Справочники

Если вы хотите хранить сведения о большом количестве похожих объектов - это значит, что вам нужно воспользоваться одним из справочников, существующих в 1С: Бухгалтерии. Ниже перечислены некоторые из стандартных справочников:

Номенклатура - справочник, который предназначен для хранения информации о товарах, материалах, услугах. Номенклатура - это пример иерархического справочника, то есть справочника, в котором выделяют группы элементов (например - Услуги) и отдельные элементы (в нашем случае - отдельные услуги, оказываемые организацией).

«Рис. 9» Форма списка справочника

В левой части формы можно видеть панель, отображающую группы, в правой отображаются группы и элементы справочника.

Помимо формы списка у справочников обычно есть еще несколько форм. Такая практика принята для различных объектов системы - обычно существует несколько форм, которые система автоматически вызывает в различных ситуациях.

Для редактирования элементов справочника (а так же - для создания новых элементов) используется форма элемента справочника (рис. 10). Эта форма позволяет ввести данные об элементе номенклатуры.

«Рис. 10» Форма элемента справочника

Структура этой формы очень напоминает структуру формы документа, рассмотренного выше. Она содержит множество реквизитов, которые следует заполнить (или оставить незаполненными, если они не нужны в конкретной организации) при создании элемента справочника.

Валюты - справочник, хранящий сведения о валютах, используемых в учете (рис. 11).

«Рис. 11» Форма справочника Валюты

Этот справочник так же имеет несколько форм, используемых при работе с ним.

Контрагенты - справочник, хранящий сведения о контрагентах - физических и юридических лицах (поставщиках, покупателях и т.д.), с которыми имеет дело организация.

Заполнение справочников - один из этапов первоначальной подготовки системы к работе. Причем, работа со справочниками - их заполнение, использование элементов, является важной частью вспомогательной работы, которую приходится проводить бухгалтеру, ведущему учет в 1С: Бухгалтерии. Фактически, если вам, например, впервые понадобилось указать в документе контрагента, с которым ваша организация ранее не работала, вы должны сначала создать элемент справочника Контрагенты, который будет содержать нужные сведения, а потом - подставить созданный элемент в документ. Такой подход может показаться избыточным - однако, если через какое-то время вам снова придется создавать документ, указывая того же контрагента, вы по достоинству оцените пользу от ранее созданного элемента справочника.

Удобство использования справочников заключается в том, что, введя один раз, например, сведения о контрагенте, вы можете пользоваться введенными данными для подстановки их в документы или в другие объекты системы. Например, если какой-нибудь документ должен содержать подробную информацию о вашем контрагенте, а эта информация уже есть в системе - вам достаточно выбрать нужный элемент справочника, а всё остальное будет сделано автоматически. Так достигается повышение скорости работы с одинаковыми данными, а так же их единообразие

Отчеты

Отчеты используются для получения различной информации. Фактически, отчеты в 1С: Бухгалтерии - это точно такие же отчеты, которые строятся при " ручном" ведении учета. Например, отчет Оборотно-сальдовая ведомость, который можно найти в меню Отчеты > Оборотно-сальдовая ведомость - это обычная оборотно-сальдовая ведомость, которая строится по счетам учета за определенный период и содержит начальные остатки, обороты и конечные остатки по счетам. На рис. 12 вы можете видеть форму отчета Оборотно-сальдовая ведомость.

«Рис. 12» Форма отчета Оборотно-сальдовая ведомость

Для того, чтобы построить отчет, служит кнопка Сформировать. Если вы меняли какие-либо настройки отчета, или после формирования отчета в систему были введены документы, которые могут повлиять на отчет, нажатие этой кнопки формирует отчет с учетом обновленных данных.

Кнопка Заголовок позволяет включать и отключать отображение заголовка отчета.

Кнопка Настройка позволяет задавать дополнительные настройки отчета.

Кнопки Сохранить значения и Восстановить значения служат для сохранения и восстановления настроек отчета. Эти настройки могут быть достаточно сложными, и для того, чтобы сэкономить время на повторной настройке отчета, можно ими пользоваться.

Практически все отчеты имеют поля для настройки периода отчета и выбора организации, по которой строится отчет.

Регламентированные отчеты (Отчеты > Регламентированные отчеты) позволяют получать формы регламентированной отчетности, например - Бухгалтерский баланс и еще множество форм. Эти формы, в основном, нужны для целей предоставления отчетности в различные службы. Например, для отчета в налоговую службу.

Система по умолчанию содержит достаточно большое количество отчетов - как обычных, так и регламентированных. На первый взгляд может показаться, что этого набора хватит любому бухгалтеру в любой организации. Однако на самом деле именно новыми отчетами чаще всего дополняют типовую конфигурацию.

Например, если бухгалтеру или управленческому персоналу нужен отчет, который показал бы, какая продукция организации была наиболее популярной у покупателей в прошедшем месяце, без специализированного отчета не обойтись. Кстати, в данном примере отчет - это лишь верхушка айсберга. Для того чтобы его построить, придётся настраивать и другие объекты системы. Например, может понадобиться завести особый регистр, собирающий сведения о проданных товарах с набором необходимых дополнительных данных, придётся модифицировать процедуру проведения документов, которыми оформляется продажа товаров.

Система поддерживает использование так называемых внешних отчетов - программный код таких отчетов хранится в файлах с расширением ERF. Такой отчет можно открыть командой Файл > Открыть, произвести предусмотренные в отчете настройки, выполнить отчет, получив необходимые данные. Плюс использования внешних отчетов заключается в том, что нет необходимости вносить изменения в типовую конфигурацию. Однако, если отчет требует каких-то особых данных - без модификации конфигурации не обойтись.