Автоматизоване робоче місце (АРМ) бухгалтера: призначення, функції та його рівні

Автоматизоване робоче місце (АРМ) спеціаліста – це інструмент раціоналізації і інтенсифікації управлінської діяльності.

Професійні АРМ являються головним інструментом спілкування людини з інформаційними системами, які виконують роль автономних робочих місць, інтелектуальних терміналів великих ЕОМ, робочих станцій в локальних мережах. АРМ мають відкриту архітектуру і легко адаптуються.

АРМ мають проблемно-професійну орієнтацію на конкретну предметну область і являють собою засіб спілкування спеціаліста з автоматизованими інформаційними системами.

Якщо в якості критерію взяти організаційну структуру управління, то можна умовно виділити АРМ керівника, АРМ управлінського працівника середнього і оперативного рівнів. У відповідності з принципами вибіркового розподілення інформації ці особи мають потребу в абсолютно різній інформаційній підтримці.

Створення АРМ забезпечує:

Ø простоту, зручність і дружнє ставлення по відношенню до користувача;

Ø простоту адаптації до конкретних функцій користувача;

Ø компактність розміщення і невисокі вимоги до умов експлуатації;

Ø високу надійність і живучість;

Ø порівняно просту організацію технічного обслуговування.

Ефективним режимом роботи АРМ являється його функціонування в рамках локальної обчислювальної мережі. Створені АРМ спеціалістів надають можливості користувачу працювати в діалоговому режимі, оперативно вирішувати поточні задачі, зручно вводити дані, вести контроль, обробку інформації, визначати достовірність результатної інформації, виводити і передавати по каналам зв’язку. Інформаційне забезпечення АРМ орієнтується на конкретну, звичну для користувача, предметну область.

Найбільш важливим для практичних цілей є групування задач за економічним змістом вихідних показників. Таке групування є основою для виділення таких типів автоматизованих робочих місць бухгалтера (АРМБ):

Ø АРМБ з обліку основних засобів;

Ø АРМБ з обліку виробничих запасів;

Ø АРМБ з обліку праці і заробітної плати;

Ø АРМБ з обліку готової продукції, її відвантаження, реалізації та визначення фінансового результату;

Ø АРМБ з обліку фінансово-розрахункових операцій;

Ø АРМБ з обліку витрат на виробництво;

Ø АРМБ зведеного обліку і складання звітності;

Ø АРМБ по обліку капітальних вкладень.

Кожному з перерахованих АРМБ (комплексів задач) відповідає певний перелік задач.

Технологія організації обліку в умовах АРМ бухгалтера має три етапи:

Ø підготовка інформації та її обробка;

Ø систематизація й узагальнення облікової інформації на рахунках за видами ресурсів, контроль, аналіз і її аудит;

Ø формування інформації для подальшого використання в управлінні підприємством.

В процесі управління підприємством приймаються оперативні, тактичні та стратегічні управлінські рішення. З цієї метою відокремлюють три рівня управління.

На першому рівні управління здійснюється оперативне управління структурними підрозділами (цех, магазин, комора, відділ і т.д.). На цьому рівні формуються первинні дані, здійснюються їх обробка, розрахунок і відображення інформації для прийняття управлінських рішень на місці виникнення інформації (АРМБ I категорії). АРМБ I категорії необхідне для формування і підготовки первинної інформації безпосередньо на місці виникнення її (в цехах, складах та інших підрозділах), а також для вирішення необхідних облікових і аудиторських задач. Первинні дані реєструються безпосередньо на робочому місці, де вони виникають, і передаються по певному ланцюжку. В процесі вирішення задач на кожному робочому місці виявляють відхилення, а також причини і винних у них, відомості для оперативного управління процесом виробництва на рівні філії, дочірніх підприємств, ділянок, цехів, відділів та інших виробничих одиниць.

На другому рівні управління інформація систематизується і узагальнюється за комплексами завдань, ділянками обліку, виконуються контроль і внутрішній аудит. На цій стадії формується і відображається інформація для прийняття конкретних управлінських рішень за комплексом завдань (АРМБ II категорії). На АРМБ II категорії здійснюється контроль проходження первинної інформації і вирішується ряд аналітичних і аудиторських задач, тут також виявляють відхилення від нормальних умов роботи по ділянках обліку (комплексах задач). На цьому етапі одержувана інформація підлягає логічному контролю на коректність, а також здійснюється автоматичний аудит за відповідністю даних аналітичного і синтетичного обліку. Крім того, на АРМБ II категорії здійснюється моделювання облікового процесу, проведення аудиту, а також прийняття управлінських рішень з окремого комплексу задач.

На третьому рівні здійснюються формування зведених даних, контроль, аналіз і аудит фінансово-господарської діяльності підприємства. На цьому рівні управління здійснюється управління підприємством в цілому, визначається зовнішня політика, розробляються перспективні плани та стратегія їх виконання. (АРМБ III категорії). АРМБ III категорії призначене для аналізу роботи структурних підрозділів і підприємства в цілому, для узагальнення зведених даних, пов'язаних з вирішенням регламентних задач із складання оперативної і періодичної звітності. На цьому АРМБ здійснюється оперативний контроль з використання трудових, матеріальних і грошових ресурсів, здійснюються аудит за виконанням показників структурними підрозділами і додержанням умов чинних норм матеріальних і трудових витрат, виявлення негативних відхилень від діючих систем нормування або планування, вирішуються задачі управлінського обліку, моделювання облікових даних.

Таким чином, АРМ — це професійно-орієнтований комплекс технічних, інформаційних і програмних засобів, призначених для автоматизації функцій спеціаліста, які виконуються на його робочому місці.

Основне призначення АРМ — забезпечити управлінський персонал новими засобами техніки та технології. Насамперед йдеться про автоматизоване діалогове виконання основних функцій управління, діалогову інформаційну взаємодію користувачів і оперативний доступ до даних, нагромаджуваних у центральній базі даних ІС або в розподільній базі даних АРМ.

Організація АРМ змінює техніку та методологію виконання функцій управління. Виникли нові технічні операції, такі як робота з екраном як з документом, ведення екранного діалогу, використання нових форм подання даних — електронних картотек і таблиць, графіків і діаграм, багатовіконне подання даних.

Засоби АРМ дають змогу автоматизувати розв'язання облікових задач, що формалізуються, забезпечити інформаційну підтримку важко формалізованих задач, результати яких використовуються для прийняття рішень.

З урахуванням професійних знань і практичних навичок користувач може обирати методику розв'язання задач, маніпулювати даними для обчислень, аналізувати їх результати і приймати відповідне конкретній ситуації управлінське рішення.

4.4. Комп'ютерні системи бухгалтерського обліку (КСБО)

Комп'ютерні системи бухгалтерського обліку (КСБО) пройшли великий істо­ричний шлях становлення і розвитку. Вони змінювалися паралельно зі змінами інформаційних технологій, програмних і технічних засобів обробки інформації, методів і засобів розробки, концепції побудови ІС.

Ринок КСБО розпочав формуватися з кінця 80-х років. Сьогодні існує велика кількість різноманітних програмних засобів автоматизації бухгалтерського обліку: від засобів автоматизації локальної задачі бухгалтерського обліку до повнофункціональної КСБО в складі ІС підприємства.

Існує залежність між масштабом підприємства і типом застосовуваних в КСБО інформаційних технологій

Ця залежність обумовлена як потребами в інформаційних технологіях для реалізації функцій КСБО, так і можливим рівнем затрат на її створення і супроводження. Чим менший масштаб підприємства, тим відносно простіше бухгалтерський облік, менша інтенсивність інформаційних потоків. Для цього класу систем мається потреба в нескладних (а отже, недорогих) інформаційних технологіях. Відомо що для великих підприємств КСБО являються невід'ємною частиною ІС підприємства, тому інформаційні технології КСБО диктується інформаційною системою підприємства. Найбільший простір для вибору інформаційних технологій існує при створенні КСБО середніх деяких великих підприємств. Відповідність інформаційних технологій КСБО масштабу підприємства приведено в таблиці №.

По повноті і інтеграції облікових функцій розрізняються:

Ø КСБО для окремих ділянок бухгалтерського обліку;

Ø Комплексні КСБО для всіх ділянок бухгалтерського обліку;

Ø КСБО з розширенням функцій бухгалтерського обліку (наприклад, торгові системи, складські системи, системи управління продажами, системи закупівельної діяльності тощо);

Ø Цілком інтегровані з функціями управління підприємством КСБО.

Програмні продукти КСБО, як правило, мають модульну архітектуру яка дозволяє автономно використовувати окремі функціональні модулі. Організаційно КСБО включає один чи комплекс АРМ бухгалтерів, які можуть працювати як ізольовано так і в мережному режимі.

Програмні продукти для КСБО відрізняються ступенями свободи. Так в одних програмних продуктах допускається вибір компонентів інформаційних технологій — типа СУБД, архітектури мережі, інструментальних засобів проектування, в інших — технічні і програмні рішення являються замкнутими, не підлягають модифікації. Тенденції розвитку інформаційних технологій взагалі свідчать про те, що живучими виявляються ІС орієнтовані на багатоплатформеність, що допускають заміну компонентів базового і загального програмного забезпечення.

Ринок програмних продуктів КСБО зв'язаний з ведучими фірмами-розробниками такими як: 1С: Підприємство, ІНТЕЛЛЕКТ-СЕРВІС, ПАРУС,

ГАЛАКТИКА, ДІАСОФТ, ІНФІН, ІНФОСОФТ, ОМЕГА, R-STYLE SOFTWARE LAB, COGNITIVE TECHNOLOGIES LTD, які забезпечують наступний набір послуг:

Ø Розробку, поширення (продажу) готових програмних продуктів для створення КСБО;

Ø Консалтингові послуги по проектуванню КСБО, вибору програмних засобів;

Ø Створення інформаційно-правових систем для КСБО;

Ø Видання і поширення літератури для КСБО;

Ø Організація навчальних центрів для підготовки користувачів КСБО.

Безперечним лідером серед розроблювачів є фірма 1С, про продукти якої більш докладно говориться в подальшому.

Фірми-розроблювачі КСБО пропонують широку номенклатуру програмних продуктів, що враховують потреби користувачів. Ряд фірм-розроблювачів створює програмні продукти єдиної серії під загальною торговою маркою. Вони призначені для підприємств різних чи масштабів предметних областей, мають типові елементи, використовують типові інформаційно-технологічні рішення.

Фірма «Інтелект-Сервіс» пропонує наступні програмні продукти:

Ø БЭСТ-4 — повнофункціональна, багатокористувацька і багато валютна система оперативного (торгового, складського) і бухгалтерського обліку. Уведення даних у систему здійснюється від первинних документів. БЭСТ-4 добре адаптується до специфіки конкретного підприємства;

Ø БЭСТ-4 «Магазин» — для автоматизації підприємств роздрібної торгівлі, забезпечує керування товароруом від надходження товарів на складі до їхньої реалізації, підтримує оперативний і бухгалтерський облік, взаємодію з торговим устаткуванням;

Ø БЭСТ «Компанія» — автоматизація керування великим підприємством торгівлі. Забезпечує оперативне керування торговими потоками, включаючи облік закупівель, запасів, продажів товарів, розрахунків по зобов'язаннях. Автоматизовано усі функції бухгалтерського і податкового обліку. Для керування БД використовуються великомасштабні СУБД типу SQL-Server;

Ø БЭСТ «Офіс» — повнофункціональна система керування малим підприємством. Забезпечує планування руху коштів, доходів і витрат, облік і аналіз господарської діяльності.

Ø БЭСТ «План» — програма формування календарних збутових і виробничих планів для, підприємств торгівлі, виробництва і сфери послуг, розрахунку витрат і собівартості продукції і послуг, аналізу ефективності варіантів планів, прогнозу результатів роботи.

Ø БЭСТ-ПРО — комплексна автоматизація систем керування підприємств виробничого типу, торгівлі і сфери послуг. Забезпечує повний управлінський цикл, включаючи ведення договорів, контроль взаєморозрахунків, планування виробництва і збуту, облік витрат на виробництво продукції (послуги), керування постачанням, розрахунок зарплати і т.п.

Програмні продукти фірми «ПАРУС»:

Ø ПАРУС 7.11 — повнофункціональна система автоматизації керування для малого і середнього бізнесу;.

Ø ПАРУС «Система керування» — система автоматизації керування для промислових підприємств;:

Ø ПАРУС «Аналітика» — аналітична програма для аналізу діяльності торгових підприємств;

Ø ПАРУС «Бюджет» — система автоматизації керування для бюджетних організацій;

Ø ПАРУС «Страхування» — система автоматизації керування для страхових компаній.