Організація діяльності облікового апарату в умовах функціонування автоматизованої обробки даних

На бухгалтерський персонал підприємства покладене виконання організаційно-методичних, контрольно-аналітичних та інформаційних функцій, які за місцем і призначенням можна об’єднати у такі групи (рис.). Автоматизована обробка облікових даних докорінно змінює умови та характер роботи облікового персоналу, підвищуючи продуктивність та якість їх праці, спричинює необхідність удосконалення організаційної структури бухгалтерії та інших взаємопов’язаних структурних підрозділів підприємства. Для цього:

Ø розробляються відповідні документи, які регламентують діяльність (положення про бухгалтерський облік, посадові інструкції тощо), де чітко визначені склад та форми інформації, що передаватиметься, термін її передавання, відповідальність, порядок вирішення розбіжностей тощо;

Ø визначається загальне коло робіт в бухгалтерському обліку, які виконуються обліковими працівниками незалежно від їх розподілу за ділянками обліку, та функціональні обов’язки працівників, які відповідають за конкретну ділянку.

Складність управління діяльністю апарату облікового процесу в умовах автоматизації зумовлюється наявними тісними інформаційними зв’язками облікових задач з задачами інших підрозділів, і полягає в необхідності чіткого розподілу функцій облікового персоналу та забезпечення взаємодії з персоналом управлінських та виробничих підрозділів.

Зміст інформаційних взаємозв’язків залежить від особливостей підприємства, а їх організація – від ступеню автоматизації бухгалтерського обліку.

Утворення бази облікових даних дозволяє на сформованій в системі інформації виконувати, окрім облікових, контрольні, аналітичні та аудиторські функції й бухгалтерський персонал несе повну відповідальність за сформовану інформацію, контролює достовірність і правильність її використання іншими користувачами. В умовах автоматизованої обробки облікових даних організаційно-методичні функції бухгалтерського обліку передбачають виконання таких робіт:

Ø розробка та впровадження заходів по удосконаленню організації облікового процесу та веденню бухгалтерського обліку;

Ø методичне керівництво та контроль за діяльністю посадових осіб структурних підрозділів, зв’язаних з організацією та веденням бухгалтерського обліку;

Ø методичне керівництво з організації та веденню бухгалтерського обліку в виробничих (структурних) підрозділах;

Ø методичне керівництво з організації внутрішньогосподарського обліку в межах підприємства;

Ø забезпечення контролю терміну надання відповідної інформації структурними підрозділами;

Ø методичне керівництво організацією внутрішнього аудиту в конкретних підрозділах та підприємстві в цілому;

Ø організація підготовки та проведення інвентаризації;

Ø методичне керівництво організацією моделювання облікових даних для забезпечення управлінських функцій;

Ø методичне керівництво організацією аналізу фінансово-господарської діяльності в цілому по підприємству та в окремих підрозділах.

В умовах автоматизованої обробки даних інформаційні функції бухгалтерського обліку забезпечуються обліковими працівниками завдяки виконанню таких робіт:

Ø збирання, реєстрація та передавання бухгалтерським апаратом підприємства даних первинного обліку здійснених господарських операцій;

Ø участь у збиранні, реєстрації та передаванні даних первинного обліку господарських операцій, які здійснюються та оформляються окремими структурними одиницями підприємства;

Ø аналіз та коригування первинної інформації;

Ø формування електронної норативно-довідкової інформації та її коригування;

Ø автоматизований контроль введеної інформації;

Ø формування інформації в регламентному режимі та режимі запиту;

Ø контроль і аудит результатної інформації на предмет її повноти та достовірності;

Ø пошук помилок і неточностей в обліковій інформації, їх усунення;

Ø аудит правильності складання періодичної та річної звітності;

Ø використання наявної інформаційної бази обліку для надання працівникам підприємства довідок та пояснень по розрахунках господарських операціях;

Ø архівування облікової інформації.