Організація автоматизованого обліку основних засобів

Облік основних засобів (ОЗ) і нематеріальних активів (НМА) здійснюється на протязі усього життєвого циклу, від надходження на підприємство і до моменту їх ліквідації чи реалізації.

Типовими формами первинної документації, якими оформлюють операції з обліку основних засобів є наступні уніфіковані форми документів:

· ОЗ-1 — Акт приймання-передачі основних засобів (для внутрішнього переміщення);

· ОЗ-2 — Акт приймання-здачі відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об'єктів;

· ОЗ-3 — Акт на списання основних засобів;

· ОЗ-4 — Акт на списання автотранспортних засобів;

· ОЗ-5 — Акт про установку, пуск та демонтаж будівельної машини;

· ОЗ-6 — Інвентарна картка обліку основних засобів;

· ОЗ-7 — Опис інвентарних карток з обліку основних засобів;

· ОЗ-8 — Картка обліку руху основних засобів;

· ОЗ-9 — Інвентарний список основних засобів;

· ОЗ-14, ОЗ-15, ОЗ-16 — Розрахунок амортизації основних засобів.

З первинних документів формується вхідна інформація при автоматизаваному розв”язанні задач з обліку основних засобів та необоротних матеріальних активів.

Основними завданнями організації обліку і контролю наявності та руху основних засобів є:

ü правильне документальне оформлення і своєчасне відображення в регістрах обліку надходження, внутрішнього переміщення і вибуття об'єктів основних засобів;

ü контроль за збереженням основних засобів;

ü контроль за витратами на ремонт основних засобів, а також за ефективністю використання основних засобів;

ü правильне обчислення та відображення в обліку сум амортизації;

ü отримання документально обґрунтованих даних про наявність та рух основних засобів за місцями їх експлуатації, а також в розрізі осіб, відповідальних за її збереженням”

ü виявлення результатів від реалізації об'єктів основних засобів або іншого їх вибуття.

І ефективного результату можна досягти з використанням інформаційних систем і комп'ютерних технологій обліку.

Задачі можуть розв’язуватися по-різному:

Ø із застосуванням електронних таблиць;

Ø власних програмних продуктів, розроблених силами підприємства;

Ø універсального програмного забезпечення, запропонованого фірмами-розробниками для проведення розрахунків з планування, обліку, контролю та аналізу.

Так, для виконання облікових робіт широкого використання набули такі програмні комплекси, як “1С: Підприємство”, “Парус”, “БЕСТ”, “Галактика” тощо. Крім того, користувач може скористатися окремими їх модулями, які, наприклад, забезпечують облік основних засобів, складский облік, торгівлю, заробітну плату тощо.

В наступному пункті на прикладі розглянемо використання ПП “Галактика”.

6.3. Автоматизація розв'язання задачі “Облік основних засобів та необоротних матеріальних активів” з використанням програмного продукту “Галактика”

Програмний продукт “Галактика” розроблений корпорацією “ГАЛАКТИКА”, фінансово-економічного призначення і систем управління.

Функціональна структура системи “Галактика” включає:

Ø Контур адміністративного управління

Ø Контур оперативного управління

Ø Контур управління виробництвом

Ø Контур бухгалтерського обліку

Система побудована по модульному принципу, що допускає в залежності від виробничо-економічної ситуації ізольовану експлуатацію окремих модулів, а також використання їх довільних комбінацій.

Функціональна структура системи “Галактика” представлена на рис.____

Автоматизоване вирішення задач обліку основних засобів передбачає: документування операцій руху основних засобів; організацію поточного обліку наявності та руху основних засобів та складання звітності; розрахунок амортизації та зносу основних засобів; організацію поточного обліку амортизаційних відрахувань та зносу основних засобів, складання звітності; документування операцій по ремонту основних засобів; організацію поточного обліку ремонту основних засобів, складання звітності.

Розглянемо особливості автоматизованого обліку основних засобів та необоротних матеріальних активів.

Вихідні звіти, які формуються в результаті рішення задач:

· Інвентарний опис по МВО за звітний період;

· Інвентарний опис по МВО на вказану дату;

· Інвентарний опис по МВО по підрозділам;

· Відомість зносу по МВО;

· Відомість зносу по видам ОЗ (по всім об”єктам; по об”єктам, які прибули в поточному році; по об”єктам, які вибули в поточному році; за проміжок);

· Відомість зносу по підрозділам;

· Відомість зносу по підрозділам у розрізі видівОЗ;

· Відомість наявності драгметалів;

· Інвентаризаційний опис драгметалів;

· Звіт повного зносу;

· Зведений звіт зносу по підрозділам;

· Зведений звіт зносу по групам і видам ОЗ;

· Рух ОЗ по видам Оз;

· Рух ОЗ по МВО;

· Рух ОЗ по підрозділам;

· Відомість переоцінки по видам ОЗ;

· Відомість переоцінки по групам ОЗ;

· Відомість переоцінки по підрозділам;

· Карточка обліку руху ОЗ по групі ОЗ;

· Карточка обліку руху по виду ОЗ;

· Карточка обліку руху по МВО;

· Карточка обліку руху по підрозділу

· Статистичний звіт по формі 11, який включає:

Наявність і рух ОЗ

Наявність ОЗ на кінець року

Амортизація ОЗ

Інші нефінансові активи

Конрольні запитання

1. Основні задачі обліку основних засобів.

2. Особливості автоматизованого обліку основних засобів.

3. Особливості автоматизованого обліку необоротних матеріальних активів.

4. Вихідні звіти, які формуються в результаті рішення задач з обліку основних засобів.

5. Вихідні звіти, які формуються в результаті рішення задач з необоротних матеріальних активів.

6. Дайте визначення основним засобам, нематеріальним активам та назвіть особливості їх класифікації, як вони впливають на автоматизовану обробку.

7. Назвіть, які рахунки з плану рахунків забезпечуватимуть на прикладі програмного комплексу розкрийте особливості ведення синтетичного та аналітичного обліку.

8. Схарактеризуйте нормативно-довідкову інформацію з обліку основних засобів та НМА, назвіть особливості формування довідників.

9. Схарактеризуйте особливості формування електронних первинних документів, які описують господарські операції по наявності і руху основних засобів.

10. Назвіть особливості коригування облікових даних.

11. Розкрийте особливості ведення електронної картотеки основних засобів.

12. Схарактеризуйте основні форми вихідної інформації, періодичність формування та назвіть її користувачів.

13. Схарактеризуйте інформаційні потоки з обліку основних засобів.