Організація автоматизованого обліку виробничих запасів і малоцінних та швидкозношуваних предметів

Автоматизована обробка даних з обліку виробничих запасів і малоцінних та швидкозношуваних предметів (МШП) на практиці може забезпечуватися різними способами:

Ø розробкою спеціалізованою фірмою на замовлення управлінської інформаційної системи підприємства (в тому числі й інформаційної системи обліку);

Ø придбанням універсального програмного комплексу (або його окремого модулю) на ринку прогамного забезпечення;

Ø автоматизацією облікового процесу силами фахівців підрозділу з автоматизованої обробки даних підприємства;

Ø використанням табличних процесорів обліковими працівниками для забезпечення автоматизованого вирішення окремих задач конкретної ділянки обліку.

При цьому повинно враховувтися, що облік виробничих запасів здійснюється на складах та в бухгалтерії підприємства.

Після придбання у відповідності до виписаних документів виробничі запаси доставляються на склад підприємства або матеріально-відповідальній особі. На складі здійснюється документоване оформлення операцій і первинна обробка даних з обліку виробничих запасів, ведеться аналітичний облік в місцях зберігання матеріальних цінностей. Інформаційна база на цьому рівні являє собою складську картотеку, в якій відображається рух і залишки на конкретну дату або за конкретний період часу.

Облік матеріалів в бухгалтерії ведеться в кількісному та вартісному виразі по матеріально відповідальних особах, балансових рахунках, субрахунках та облікових групах на підставі зданих первинних документів зі складів та підрозділів підприємства. Здійснює розрахунок і формування вихідної інформації регламентного, контрольного і довідкового характеру. Виконується аналіз, прогноз, аудит і прийняття управлінських рішень у цілому по підприємству або структурному підрозділу.

Технологічний процес автоматизованої обробки даних з обліку виробничих запасів полягає у виконанні всіх необхідних операцій по введенню, обробці, збереженню і видачі необхідної інформації, групованню даних на рахунках, з метою контролю за наявністю і витратою матеріальних засобів зі своєчасним складанням звітності.

Тому для забезпечення обліку виробничих запасів можуть використовуватися окремі програмні модулі, які обслуговують їх облік в місцях зберігання та в бухгалтерії, або створенням різних рівнів робочих мість автоматизованої ділянки обліку виробничих запасів. Останній спосіб передбачає використання комплексної системи організації первинної та вихідної інформації. Єдина база бухгалтерських записів забезпечує необхідною інформацію аналітичний, синтетичний та управлінський облік, формування конкретної звітності.

Спільна інформаційна база уможливлює спільне використання такої нормативно-довідкової інформації, як довідники: зовнішніх організацій; прізвищ працюючих; структурних підрозділів; статей обліку; припустимої кореспонденції рахунків; номенклатура-цінник виробничих запасів; типових господарських операцій; постійних даних; груп матеріалів тощо.

Для обліку матеріальних цінностей використовуються типові форми первинних документів, які утворюють вхідну інформацію:

Ø прибутковий меморіальний ордер;

Ø здавальна накладна;

Ø товарно-транспортна накладна;

Ø накладна на переміщення матеріалів;

Ø акт про приймання матеріалів;

Ø лімітно-забірна картка;

Ø вимога;

Ø накладна на відпуск матеріалів на сторону;

Ø карточка складського обліку.

Вихідною інформацією складського обліку є:

Ø картка складського обліку матеріалів;

Ø оборотна відомість матеріальних цінностей;

Ø довідкова інформація;

Ø інформація про переоцінку матеріальних цінностей;

Ø реєстр первинних документів;

Ø інвентаризаційна відомість.

А в бухгалтерії основою регламентованою вихідною інформацією з обліку матеріальних цінностей, є:

Ø інвентаризаційна відомість по наявності матеріальних цінностей;

Ø зведена відомість по надходженню матеріальних цінностей;

Ø зведена відомість по витраті матеріальних цінностей;

Ø оборотна відомість матеріальних цінностей;

Ø картка підзвітної особи;

Ø відомість відображення господарських операцій з обліку матеріальних цінностей на рахунках бухгалтерського обліку;

Ø відомість переоцінки матеріальних цінностей;

Ø відомість нарахування і списання зносу МШП;

Ø відомість надходження матеріальних цінностей в аналітичному розрізі;

Ø відомість використання матеріальних цінностей;

Ø довідкова інформація обліку і аудиту матеріальних цінностей;

Ø відомість показників прибутку отриманої від реалізації матеріальних цінностей;

Ø реєстр первинних документів;

Ø журнал обліку відпустки матеріальних цінностей;

Ø прогнозування запасів товарно-матеріальних цінностей;

Ø прогнозування використання матеріальних цінностей.

Є свої особливості автоматизованого обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів (МШП).

До малоцінних та швидкозношуваних предметів відносяться:

¨ предмети терміном служби менше одного року незалежно від їх вартості;

¨ предмети, які за своєю вартістю не відносяться до основних засобів незалежно від терміну служби;

¨ форменний одяг, призначений для видачі працівникам підприємства;

¨ інвентарна тара тощо.

В аналітичному обліку виокремлюють МШП за місцем зберігання (складський облік) та МШП в експлуатації. Аналітичний облік МШП на складі подібний обліку матеріальних цінностей, а облік МШП, які знаходяться в експлуатації, вимагає виділення таких груп: інструменти, спецодяг і спецвзуття, господарський інвентар, штампи, спецпристосування, моделі спеціального та загального призначення. Всередині групи МШП обліковуються за номенклатурними номерами, місцями зберігання та використання (цехах, службах і інших підрозділах підприємства).

При автоматизації обліку МШП використовується нормативно-довідкова інформація: довідник цехів, складів та матеріально-відповідальних осіб, МШП (номенклатурних номерів), синтетичних рахунків, субрахунків та шифрів аналітичного обліку, винуватців і причин вибуття предметів із експлуатації, операцій руху предметів в експлуатаціїю.

Для оперативного обліку на місцях експлуатації МШП підприємство розробляє графік документообігу, в якому визначається рух первинних документів всередині підприємства.

Для обліку МШП використовуються основні первинні документи, якими описуються операції обліку матеріальних цінностей. Крім того, можливе формування специфічних документів:

Ø повідомлення про сдачу на склад (комору) інструмента, який втратив свою придатність до використання;

Ø записка майстра цеху на видачу робочим із комори інструменту(для тривалого використання);

Ø акт на вибуття інструмента внаслідок зносу чи помилки.