Аналітичний облік розрахунків з персоналом ведеться за кожним працівником, видом виплат та утримань.

Як уже зазначалось в попередніх темах, для ведення автоматизованого обліку використовуються як вітчизняні, так і зарубіжні програмні розробки.

Модульне рішення автоматизації задач з обліку праці та її оплати може виокремлювати облік виробітку та оплати праці робітників-відрядників; табельний облік відпрацьованого часу та неявок; облік депонованої заробітної плати тощо, які встановлюються в цехах, дільницях, бригадах.

Комплексне рішення реалізує автоматизацію обробки даних і в місцях виникнення інформації з обліку прації та її оплати, і в бухгалтерії підприємства. Крім того, забезпечуються тісні інформаційні зв’язки з іншими ділянками обліку та управлінською інформаційною системою підприємства. Наприклад, в “Галактиці” програмний модуль “Зарплата” взаємодіє з модулями “Облік і управління кадрами” та “Документообіг”. У відділі кадрів формуються особові справи, штатний розклад та ведеться облік робочого часу.

Розглянемо особливості автоматизації обліку виробітку та відрядної оплати праці робітників, які працюють індивідуально чи у складі бригад.

Модуль з обліку виробітку та оплати праці робітників-відрядників може передбачати функції (рис.), які забезпечують: введення інформації з клавіатури; перегляд даних; виконання розрахунків; ведення нормативно-довідкової інформації; друк машинограм; закриття розрахункового періоду та перенесення облікових даних на дискету.

Інформаційна база передбачає формування та використання такої нормативно-довідкової інформації: довідник особових рахунків; класифікатори професій; довідник цехів, відділів, бригад; довідник видів оплат, довідник норм часу та розцінок.

Первинними документами є: табель обліку робочого часу, наряди на відрядну роботу (типові та індивідуальні форми), список осіб, які працюють понад норми, відомість на виплату премій робітникам-відрядникам. На підставі таких введених документів по кожному робітнику-відряднику розраховуються суми та нормований час в цілому за місяць.

В результаті обробки даних одержують таку вихідну інформацію:

Ø бригадні наряди (кількість, норма часу, розцінки, сума, час нормований) використовується для контролю та формування контрольних підсумків;

Ø індивідуальні наряди (кількість, норма часу, розцінки, сума, час нормований) використовується для формування даних по робочих-відрядниках, які працюють індивідуально;

Ø табель (час фактичний, коєфіцієнт трудової участі, процент премії, час нормований, сума, сума премії) містить дані по кожному табельному номеру в розрізі основних видів оплат;

Ø відомість нарахованої зарплати по робочих-відрядниках (за табельними номерами та видами оплат) формує дані в файл нарахувань для програмного комплексу з обліку праці та її оплати;

Ø відомість нарахованої заробітної плати по робочих-відрядниках (по категоріях і професіях) накопичує дані для формування “Звіту про виконання норм виробітку по робочих-відрядниках”;

Ø відомість нарахованої заробітної плати по робочих-відрядниках (за шифрами виробничих витрат) (шифри виробничих витрат, види оплат, час нормований, сума ) формує дані для програмного комплексу з обліку праці та її оплати для складання зведених відомостей розподілу нарахованої заробітної плати за шифрами виробничих витрат.

При комплексній автоматизації обліку праці та її оплати модуль «Облік виробітку та оплати праці робітників-відрядників», встановлений в цеху, відділку, бригаді взаємодіє з модулем “Бухгалтерія”, де інформація із місць виникнення узагальнюється, контролюється та аналізується.

Для забезпечення автоматизованого обліку відпрацьованого часу та контролю за станом трудової дисципліни на підприємствах у більшості випадків використовують модуль “Табельний облік”, основні функції якого полягають уведенні щоденної реєстрації явок на роботу, залишення роботи, усіх випадків запізнень та неявок з зазначенням причин, а також фіксування часу простоїв та роботи понад норми. Таке робоче місце забезпечує введення первинної інформації, обробку та одержання машинограм і відеограм по видах явок тавідхилень.

Головне меню модуля “Табельний облік” має такий вигляд (рис.)

При такому варіанті автоматизації табельного обліку можливе налаштування користувача на різні графіки роботи (на рік). Функція “Табель” передбачає роботу з електронним “Табелем робочого дня” у таких режимах: ведення табеля (список співробітників конкретних підрозділів, тривалість робочого дня, неявки, звільнення співробітників, відпустки); довідники (відділів, графіків змін для розрахунку вечірніх та нічних годин). “Друк зведень” забезпечує формування повного табелю, відомості неявок за день, відомість-табель за першу половину поточного місяця по бригаді, довідка про співробітника, відомість сум нарахованої заплати, відомість доплат.

Пункт головного меню “Різне” забезпечує виконання перерахунків підсумків в усій базі за визначений місяць, вилучення записів по звільнених співробітниках, перенесення відпусток з поточного місяця в наступний, занесення в базу даних інформації про нового співробітника, встановлення паролю доступу.

Вилучення зайвих записів в базі даних виконує функція “Сервіс”.

Первинним документом, де відображається облік виходів та неявок на роботу є табель обліку використаного робочого часу.

До нормативно-довідкової інформації модуля “Табельний облік” відносять: календар, довідник підрозділів, довідник позначень явок та неявок; довідник змін, довідник табельних номерів. А коли цей модуль є складовою програмного комплексу, то основні довідники беруться з програмного модуля обліку праці та її оплати в бухгалтерії. Він забезпечує останнього файлами даних про відпрацьований час та виходи на роботу, дозволяє автоматизувати процес введення інформації та уможливлює пакетний режим розрахунку різних видів нарахувань.

Модуль “Табельний облік” формує відомості неявок, доплат за роботу у вечірній час, нарахувань і відхилень від нормальної тривалості робочого дня, а також довідку за табельним номером.

При роботі з персоналом бувають ситуації, коли той чи інший співробітник з якихось причин своєчасно не отримав заробітну плату. Розробники програм користувачам пропонують модуль “Депоненти” як самостійний програмний продукт або у складі комплексної автоматизації обліку праці та її оплати. У останньому випадку створюється загальна база особових рахунків, що сприяє швидкому та безпомилковому депонуванню зарплатні.

Автоматизований облік депонентів ведеться за допомогою депоненських карток. Створюється масив депонованої заробітної плати за номерами карток та сумами депонентів, який щомісяця поповнюється новими оперативними записами. Вхідною інформацією при депонуванні є показники платіжних відомостей, а при видачі – витратних касових ордерів. На період впровадження використовується книга депонентів для створення масиву залишків та довідник особових рахунків.

Головне меню модуля “Депоненти” передбачає дві функції (рис).

Функція “Реєстр” використовується тільки після видачі заробітної плати до закриття місяця в модулі “Зарплата” (в бухгалтерії), і забезпечує бухгалтера необхідною інформацією про депоновану заробіну плату та формує відповідну звітність.

Функція “Архів” імітує роботу бухгалтера з книгою депонентів, що уможливлює сортування та пошук інформації за різними ознаками, формування нових депонентських карток їх перегляд, редагування та вилучення.

Розглянемо особливості мережевої обробки даних та її застосування в обліку.

В залежності від конкретних виробничих умов (кількість працюючих, видів оплати праці, нормативної бази тощо), на підприємствах для якісного забезпечення вирішення комплексів задач з обліку праці та її оплати розробляються обчислювальні мережі, які забезпечують автоматизацію документообігу, розрахунки по заробітній платі та формують відповідні звіти та необхідні зведені дані для калькулювання собівартості продукції (робіт) в частині трудових витрат.

Можливі різні варіанти архітектури обчислювальних систем і технологічних процесів для вирішення даних комплексів задач. Основними з них є:

Ø однорівнева система – на малих і середніх підприємствах, де відсутня повна автоматизація управління підприємством;

Ø багаторівнева система – на великих підприємствах і виробничих об’єднаннях з функціонуючими корпоративними інформаційними системами.