Організація автоматизованого обліку фінансово-розрахункових операцій

Як і при рішенні попередньо розглянутих задач, можна виділити різні варіанти побудови системи автоматизованої обробки даних задач з обліку фінансово-розрахункових операцій (комплексні, модульні).

На створення комплексної інформаційної системи обліку фінансово-розрахункових операцій в значній мірі впливає розмір підприємства. На середніх підприємствах інформаційне обслуговуння здійснюється на рівні бухгалтера, де ведеться облік фінансово-розрахункових операцій, та керівника підприємства (головного бухгалтера). На великих підприємствах можуть виокремлюватися: каса та фінансовий відділ; бухгалтерія; керівник підприємства і головний бухгалтер.

Комплексна система автоматизованої обробки фінансово-розрахункових задач передбачає використання єдиної бази даних, яка утворюється з нормативно-довідкової, вхідної та вихідної інформації.

До складу основної нормативно-довідкової інформації цієї ділянки обліку входять:

Ø довідник типових основних документів (вид обороту, текст типової підстави);

Ø довідник підприємств (код, найменування, адреса підприємства, банківські реквізити підприємства);

Ø довідник рахунків бухгалтерського обліку (код підприємства, рахунок, субрахунок, код аналітичного обліку, його найменування);

Ø довідник зовнішніх організацій (код, найменування зовнішньої організації, її банківські реквізити);

Ø довідник прізвищ працюючих (код підприємства, структурний підрозділ, табельний номер, прізвище, ім'я, по-батькові);

Ø довідник структурних підрозділів (код підприємства, код структурного підрозділу, його найменування);

Ø довідник статей обліку (код статті, її найменування);

Ø довідник припустимої кореспонденції рахунків (основний рахунок, кориспондуючий рахунок, допустимість кореспонденції по дебету та кредиту);

Ø довідник курсу валют (найменування валюти, код валюти, одиниця валюти, вартість валюти в національній грошовій одиниці, дата введення курсу валюти);

Ø довідник типових господарських операцій.

Вхідна інформація формується в таких основних документах:

Ø прибутковий касовий ордер;

Ø видатковий касовий ордер;

Ø платіжна відомість;

Ø платіжне вимога-доручення;

Ø платіжне доручення;

Ø зведене платіжне доручення;

Ø виписка банку;

Ø реєстр чеків;

Ø заява на акредитив;

Ø заява на переревод;

Ø заява на продаж;

Ø грошовий чек;

Ø доручення на покупку валюти;

Ø доручення на продаж валюти.

Вихідна інформація така:

Ø касова книга;

Ø щоденна відомість;

Ø відомість використання засобів за цільовим призначенням;

Ø відомість надходження (витрати) коштів;

Ø картка депонування;

Ø відомість депонованих сум;

Ø відомість руху коштів по рахунках;

Ø відомість рахунків до отримання за термінами оплати;

Ø відомість по руху валютних коштів;

Ø авансовий звіт;

Ø особовий рахунок;

Ø відомість розрахунків з підзвітними особами;

Ø відомість розрахунків тощо.

Виконання облікових робіт починається з формування нормативно-довідкової інфомації та первинних даних, після чого здійснюється рішення відповідної задачі. Це досягається вибором необхідної функції в головному меню, яке може складатися із таких рівнів (рис.).

При формуванні первинних даних по банківських операціях застосовується технологія, аналогічна технології обробки даних як і по касових операціях. При цьому використовується нормативно-довідкова інформація, що дозволяє автоматично формувати постійні дані банківських первинних документів. Виписки банку є підставою для введення інформації з розрахункових чи валютних рахунків.

Обліковий працівник заповнює дані в електронну форму первинного документа, відображену на екрані дисплея. Помилкові дані коригуються. Одночасно інформація фіксується на машинному носії, а при необхідності первинний документ може бути роздрукований у визначеному форматі.

У режимі “Облік розрахунків з підзвітними особами” формуються обороти за звітний період, а також вихідне сальдо за табельними номерами підзвітних осіб і за призначенням розрахунків.

Режим головного меню “Облік розрахункових операцій” забезпечує автоматизований облік, контроль і аудит розрахунків з організаціями і підприємствами (різними дебіторами і кредиторами). Введена інформація групується в аналітичному розрізі, що уможливлює перевірку бухгалтером стану розрахунків, терміни оплати, надійність партнера, документообіг, а також причини, що зумовили утворення дебіторської і кредиторської заборгованості з початку звітного періоду.

При виборі функції “Аналітичний облік” формується відомість аналітичного обліку за розрахунковими рахунками.

За запитом бухгалтер може отримати довідкову інформацію за відповідними ознаками (типу конкретного документа або по всіх типах; номеру документа чи по діапазону номерів; даті складання документа чи по діапазону дат; основному рахунку або по діапазону рахунків; основному субрахунку або по діапазону субрахунків; сумі в гривнях або по діапазону сум у гривнах; сумі в валюті або по діапазону сум у валюті; найменуванню або його коду).

Бухгалтер має можливість документально проаналізувати надходження і витрату коштів у національній грошовій одиниці й у іноземній валюті. При цьому контролюється правильність відображення в обліку всіх проведених господарських операцій по кореспондуючих рахунках.

Режим “Моделювання надходження коштів” забезпечує бухгалтера та інших зацікавлених осіб графічною моделлю надходження коштів у зазначеному діапазоні часу, відображеною на екрані, а при необхідності, і на друкувальному пристрої, що дає можливість проаналізувати надходження і динаміку коштів.

Функція “Аналіз грошового обігу” дозволяє одержати інформацію про наявність, залишок та резерви коштів за конкретний період, що уможливлює розробку бухалтером практичних рекомендацій з удосконалювання грошового обігу на підприємстві, визначення шляхів залучення невикористаних коштів як за окремими напрямками, так і в цілому, передбачати рух коштів на підприємстві в майбутньому.