РЕЄСТР для реєстрації нотаріальних дій 9 страница

| |ознайомлення | | |книги |

|------+-----------------------------+---------+-----------+--------------|

|03-07 |Номенклатура справ державної | | Постійно, | |

| |нотаріальної контори, | | ст.89-а | |

| |приватного нотаріуса | | | |

---------------------------------------------------------------------------

МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ
щодо застосування Типової номенклатури
справ державної нотаріальної контори
та приватного нотаріуса

1. Типова номенклатура установлює типовий склад справ, що
утворюються в діловодстві державних нотаріальних контор і
приватних нотаріусів (далі - Типова номенклатура), з єдиною
системою індексації кожної справи та зазначенням строків їх
зберігання і є нормативним актом.

Типова номенклатура складена на основі вивчення складу і
змісту документів державних нотаріальних контор та приватних
нотаріусів і має на меті надання їм практичної і методичної
допомоги у веденні нотаріального діловодства, організації
зберігання документів і формуванні справ, а також відборі
документів для знищення.

2. Незалежно від наявності Типової номенклатури справ кожна
державна нотаріальна контора і приватний нотаріус повинні мати
індивідуальну номенклатуру справ (далі - номенклатура справ).

Для визначення строків зберігання документів у Типовій
номенклатурі використано Перелік типових документів, що
утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого
самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із
зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом
Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від
20.07.98 N 41 (z0576-98) і зареєстрований в Міністерстві юстиції
України 17.09.98 N 576/3016 (із змінами) (далі - Перелік типових
документів).

3. Приватні нотаріуси, які зареєстрували приватну нотаріальну
діяльність в поточному році, складають номенклатуру з початку
нотаріальної діяльності в даному нотаріальному окрузі.

З Типової номенклатури справ в номенклатуру справ
переносяться справи (наряди), реєстри, книги, журнали тощо. Не
допускається включення до номенклатури справ, не передбачених
Типовою номенклатурою.

При складанні номенклатури справ строки зберігання справ,
передбачених Типовою номенклатурою, переносяться до номенклатури і
не можуть бути скорочені.

4. Відмітка " доки не мине потреба" означає, що документація
має тривале практичне значення. Строк її зберігання визначається
державною нотаріальною конторою або приватним нотаріусом, але не
може бути менше одного року.

Для справ, сформованих із копій документів, встановлюється
строк зберігання " доки не мине потреба" незалежно від строку
зберігання оригіналів документів.

5. Позначка " ЕПК", яку встановлено в номенклатурі для деяких
видів документів, означає, що частина таких документів може мати
культурне значення і після проведення експертизи їх цінності
повинна вноситися до Національного архівного фонду (далі - НАФ).
Рішення про внесення до НАФ або знищення документів з позначкою
" ЕПК" приймаються експертно-перевірною комісією державного архіву.

При складанні номенклатури справ враховуються всі відмітки,
зазначені у графі " Примітка" Типової номенклатури.

Форма номенклатури справ державної нотаріальної контори або
приватного нотаріуса повинна відповідати формі Типової
номенклатури.

6. При заповненні граф номенклатури справ державної
нотаріальної контори або приватного нотаріуса необхідно врахувати
такий порядок.

Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати умовне
позначення (арабськими цифрами) - індекс. Індекс справ складається
з індексу напряму діяльності і порядкового номера справи.

Наприклад: 02-08, де 02 - найменування напряму діяльності,
08 - номер справи згідно з порядком нумерації в межах розділу.

У другій графі наводиться заголовок справи. Він повинен
відтворювати вид документів і розкривати їх зміст.

Основною частиною заголовка є викладення питання, з якого
справа заводиться. Заголовки в номенклатурі повинні бути
короткими, чіткими, гранично точними. У заголовку вказуються види
документів (договори, свідоцтва, листування), період, за який
створено документи.

Усі документи з грифом " Для службового користування"
формуються в одну справу.

Після закінчення діловодного року справа " Документи з грифом
" Для службового користування" переглядається поаркушно. Документи
тривалого строку зберігання, що містяться у цій справі, формуються
в окрему справу, якій надається самостійний заголовок і яка
додатково включається до номенклатури справ.

Якщо у справі " Документи з грифом " Для службового
користування" містяться тільки документи тимчасового зберігання,
вона може не переформовуватися. Строк зберігання такої справи
встановлюється відповідно до найбільшого строку зберігання
документів, що містяться в цій справі. Позначка " ЕК" у графі
номенклатури справ " Строк зберігання" закреслюється, і
зазначається уточнений строк зберігання.

Справи з питань, вирішення яких триває більше року (перехідні
справи), вносяться до номенклатури справ кожного року протягом
усього терміну їх вирішення під одним індексом.

Третя графа (кількість справ) заповнюється після закінчення
діловодного року, коли відомо, яка кількість справ утворилася у
минулому діловодному році. Ці дані підлягають обов'язковому
відображенню у підсумковому записі, який оформляється після
закінчення діловодного року.

У четвертій графі вказуються строки зберігання кожної справи.

У п'ятій графі робляться відмітки про заведення справ,
передачу їх в архів, про перехідні справи тощо.

7. У кінці року номенклатура обов'язково закривається
підсумковим записом, у якому зазначаються кількість і категорії
фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплюється
підписом завідувача державної нотаріальної контори, приватного
нотаріуса та їх печаткою.

Примірник номенклатури справ контори, приватного нотаріуса,
закритий підсумковим записом про кількість і категорії фактично
заведених за рік справ, надається конторою, приватним нотаріусом
до відповідного державного нотаріального архіву при погодженні ним
описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання.

8. Номенклатура справ погоджується з відповідним державним
нотаріальним архівом і ЕК управління юстиції один раз на п'ять
років.

Номенклатура справ складається у двох примірниках (перший
примірник номенклатури залишається у відповідній справі (наряді)
контори, приватного нотаріуса, а другий примірник передається до
державного нотаріального архіву. Номенклатура справ щороку, не
пізніше грудня, переглядається, уточнюється, передруковується та
складається у двох примірниках, після чого затверджується
завідувачем контори, приватним нотаріусом строком на один
діловодний рік та запроваджується в дію з 1 січня нового року.

{ Додаток 32 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства
юстиції N 1428/5 (z1660-12) від 27.09.2012 }

Додаток 33
до Правил ведення
нотаріального діловодства

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________
(найменування державної нотаріальної контори, прізвище,
ім'я, по батькові приватного нотаріуса,
назва нотаріального округу)

Індекс справи ____________________

СПАДКОВА СПРАВА N ____

до майна померлого________________________________________________

__________________________________________________________________
(число, місяць, рік, прізвище, ім'я,
по батькові спадкодавця)

Почато:

Закінчено:
На __________ аркушах

Строк зберігання ___________

Додаток 34
до Правил ведення
нотаріального діловодства

ВНУТРІШНІЙ ОПИС
спадкових справ (нарядів)

------------------------------------------------------------------------

| N |Індекс| Прізвище, |Заголовок| Дата | Дата |Номери |Примітка|

|з/п|справи| ім'я, по |документа|заведення|закінчення|аркушів| |

| | | батькові |(спадкова|спадкової|спадкової | | |

| | |спадкодавця|справа та| справи | справи | | |

| | | |її номер)| | | | |

|---+------+-----------+---------+---------+----------+-------+--------|

| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |

------------------------------------------------------------------------

Разом ________/ _________________/ спадкових справ
(цифрами і словами)

Кількість аркушів внутрішнього опису _____/ __________________/
(цифрами і словами)

Звірку наявності спадкових справ відповідно до книги обліку і
реєстрації спадкових справ проведено.

Завідувач державної
нотаріальної контори
(приватний нотаріус) __________ ___________________
(підпис) (розшифровка підпису)
Дата

Відповідальна особа державного
нотаріального архіву
(Головного управління юстиції) __________ ___________________
(підпис) (розшифровка підпису)
Дата

СХВАЛЕНО ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання ЕК Головного Завідувач державного
управління юстиції нотаріального архіву

__________ N _____________ ________ _______________
(підпис) (розшифровка
підпису)
Дата

Додаток 35
до Правил ведення
нотаріального діловодства

Державна нотаріальна контора ЗАТВЕРДЖУЮ
(приватний нотаріус) Завідувач державної
нотаріальної контори
(приватний нотаріус)

________ ________________
(підпис) (розшифровка
підпису)

Дата (печатка)
Фонд N _____

ОПИС N _____
спадкових справ тривалого
(понад 10 років) зберігання
за __________ рік

------------------------------------------------------------------

| N |Індекс|Заголовок | Крайні | Строк |Кількість |Примітка|

|з/п|справи| справи | дати |зберігання |спадкових | |

| | | (тому, |спадкових | спадкових |справ, які| |

| | | частини |справ, які| справ |вміщені у | |

| | |картонажу, |вміщені у |(картонажу, |картонаж, | |

| | | архівної |картонаж, | архівної | архівну | |

| | | папки) | архівну | папки) | папку | |

| | | | папку | | | |

|---+------+----------+----------+-----------+----------+--------|

| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |

------------------------------------------------------------------

У цей розділ опису внесено ____/_____________/ справ з N__ по N__,
(цифрами і словами)

у тому числі:
літерні номери ____________________;
пропущені номери __________________

Відповідальна за діловодство
особа державної нотаріальної
контори
(приватний нотаріус) __________ ____________________
(підпис) (розшифровка підпису)
Дата

СХВАЛЕНО ПОГОДЖЕНО
Протокол ЕК Головного Завідувач державного
управління юстиції нотаріального архіву
від _________ N ____ ________ _______________
(підпис) (розшифровка
підпису)
Дата

Додаток 36
до Правил ведення
нотаріального діловодства

ВНУТРІШНІЙ ОПИС СПАДКОВОЇ СПРАВИ

------------------------------------------------------------------

| N | Заголовок | Дата і реквізити | Номери |Примітка |

| з/п | документа | документа | аркушів | |

|-------+-------------+-------------------+----------+-----------|

| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |

------------------------------------------------------------------

Разом ____/______________/ документів.
(цифрами і словами)

Разом ____/______________/ виданих свідоцтв про право на спадщину.
(цифрами і словами)

Разом ____/______________/ виданих свідоцтв про право на частку
(цифрами і словами)

у спільному майні подружжя.
Кількість аркушів справи ____/________________/
(цифрами і словами)

Кількість аркушів внутрішнього опису ____/_______________/
(цифрами і словами)

Державний нотаріус
(приватний нотаріус) __________ ______________________
(підпис) (розшифровка підпису)
Дата

Додаток 37
до Правил ведення
нотаріального діловодства

ВНУТРІШНІЙ ОПИС
документів справи N ______

----------------------------------------------------------------------

| N | Прізвище, | Дата | Заголовок | Номер |Номери |Примітка|

|з/п| ім'я, |нотаріально |нотаріально | за |аркушів| |

| |по батькові |посвідченого|посвідченого|реєстром| | |

| | фізичних | документа | документа | | | |

| | осіб, | | | | | |

| |найменування| | | | | |

| | юридичних | | | | | |

| | осіб, | | | | | |

| | щодо яких | | | | | |

| | вчинялися | | | | | |

| |нотаріальні | | | | | |

| | дії | | | | | |

|---+------------+------------+------------+--------+-------+--------|

| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |

----------------------------------------------------------------------

Разом ____/_____________/ нотаріально посвідчених документів.
(цифрами і словами)

Кількість аркушів справи ____/__________________/
(цифрами і словами)

Кількість аркушів внутрішнього опису ____/_______________/
(цифрами і словами)

Звірку наявності нотаріальних документів відповідно до
реєстру для реєстрації нотаріальних дій проведено.

Завідувач державної
нотаріальної контори
(приватний нотаріус) __________ _____________________
(підпис) (розшифровка підпису)
Дата

Відповідальна особа державного
нотаріального архіву
(Головного управління юстиції) __________ _____________________
(підпис) (розшифровка підпису)
Дата

Додаток 38
до Правил ведення
нотаріального діловодства

ЗАСВІДЧУВАЛЬНИЙ НАПИС СПРАВИ N ________
(розділу опису)

У справі (розділі опису) підшито (вкладено) і пронумеровано

______________________________________________________ аркуша(ів),
(цифрами і словами)

у тому числі: літерні аркуші ____________________________________;
пропущені номери аркушів __________________ + аркушів внутрішнього
опису ____________________________________________________________

------------------------------------------------------------------

| Особливості фізичного | Номери аркушів |

| стану та формування | |

| справи | |

|-----------------------------------+----------------------------|

| 1 | 2 |

|-----------------------------------+----------------------------|

| | |

------------------------------------------------------------------

Завідувач державної нотаріальної
контори (приватний нотаріус) ________ _____________________
Дата (підпис) (розшифровка підпису)

Додаток 39
до Правил ведення
нотаріального діловодства
(za318-10)

Додаток 40
до Правил ведення
нотаріального діловодства

Державна нотаріальна контора
(приватний нотаріус)

Фонд N _____ ЗАТВЕРДЖЕНО
Завідувач державної
нотаріальної контори
(приватний нотаріус)

________ _________________
(підпис) (розшифровка
підпису)
Дата
Печатка

ОПИС N ___
справ постійного зберігання
за __________ рік

_______________________________________________________________
(назва розділу)

------------------------------------------------------------------

| N |Індекс | Заголовок |Дата справи | Кількість |Примітка|

|з/п |справи | справи | (тому, | аркушів у | |

| | |(тому, частини)| частини) |справі (томі, | |

| | | | | частині) | |

|----+-------+---------------+------------+-------------+--------|

| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |

------------------------------------------------------------------

У цей розділ опису внесено ___/________ / справ з N__ по N__,
(цифрами і словами)

у тому числі:
літерні номери____________________;
пропущені номери __________________

Завідувач державної
нотаріальної контори
(приватний нотаріус) __________ _____________________
Дата (підпис) (розшифровка підпису)

СХВАЛЕНО ПОГОДЖЕНО
Протокол ЕК Завідувач державного
Головного управління нотаріального архіву
юстиції ________ _______________

_________ N ____ (підпис) (розшифровка
підпису)
Дата

Додаток 41
до Правил ведення
нотаріального діловодства

Державна нотаріальна контора ЗАТВЕРДЖЕНО
(приватний нотаріус) Завідувач державної
нотаріальної контори
Фонд N ____ (приватний нотаріус)

________ _____________
(підпис) (розшифровка
підпису)
Дата
Печатка

ОПИС N
справ тривалого (понад 10 років)
зберігання
за __________ рік

___________________________________________________________
(назва розділу)

------------------------------------------------------------------

| N |Індекс |Заголовок | Дата | Строк |Кількість|Примітка|

|з/п |справи | справи | справи |зберігання| аркушів | |

| | | (тому, | (тому, | справи |(у томі, | |

| | | частини) | частини) | (тому, |частині) | |

| | | | | частини) | | |

|----+-------+----------+----------+----------+---------+--------|

| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |

------------------------------------------------------------------

У цей розділ опису внесено __/________/ справ з N__ по N__,
(цифрами і словами)

у тому числі:
літерні номери____________________;
пропущені номери __________________

Завідувач державної
нотаріальної контори
(приватний нотаріус) __________ _____________________
Дата (підпис) (розшифровка підпису)

СХВАЛЕНО ПОГОДЖЕНО
Протокол ЕК Завідувач державного
Головного управління нотаріального архіву
юстиції ________ _______________

_________ N ____ (підпис) (розшифровка
підпису)
Дата

Додаток 42
до Правил ведення
нотаріального діловодства

Державна нотаріальна контора ЗАТВЕРДЖЕНО
(приватний нотаріус) Завідувач державної
нотаріальної контори
ФОНД N ________ (приватний нотаріус)

________ ______________
(підпис) (розшифровка
підпису)
Дата
Печатка

ОПИС N ________
справ з особового складу
за __________ рік

_______________________________________________________
(назва розділу)

------------------------------------------------------------------

| N |Індекс | Заголовок | Дата | Строк | Кількість |Примітка|

|з/п |справи | справи | справи |зберіган-| аркушів у | |

| | | (тому, | (тому, |ня справи| справі | |

| | | частини) |частини)| (тому, | (томі, | |

| | | | |частини) | частині) | |

|----+-------+-----------+--------+---------+-----------+--------|

| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |

------------------------------------------------------------------

У цей розділ опису внесено ____/________________/
(цифрами і словами)

з N____________ до N_______________, у тому числі:

Літерні номери_____________________;

пропущені номери____________________

Завідувач державної
нотаріальної контори
(приватний нотаріус) __________ ___________________
(підпис) (розшифровка
Дата підпису)

ПОГОДЖЕНО СХВАЛЕНО
Протокол засідання Протокол засідання ЕК
ЕПК державного архіву Головного управління юстиції

_____________ N _____ _____________ N _______

Додаток 43
до Правил ведення
нотаріального діловодства

__________________________________________________
(найменування державного архіву)

___________________________________________________
(назва фонду)

Фонд N ____________
ОПИС N ____________

_________________________________________
(назва опису)

Крайні дати справ __________________

Формат А4 (210 х 297 мм)

Форма титульного аркуша закінченого опису справ постійного та
тривалого (понад 10 років) зберігання

Додаток 44
до Правил ведення
нотаріального діловодства

Державна нотаріальна контора ЗАТВЕРДЖУЮ
(приватний нотаріус) Завідувач державної
нотаріальної контори
(приватний нотаріус)
АКТ

_________________ N _____ ________ _____________

_________________________ (підпис) (розшифровка
(місце складання) підпису)
Дата
про вилучення для знищення Печатка
документів, не внесених до
Національного архівного фонду

На підставі _________________________________________________

__________________________________________________________________
(назва і вихідні дані переліку документів
із зазначенням строків їх знищення або типової
номенклатури справ)

відібрані до знищення як такі, що не мають науково-історичної
цінності та втратили практичне значення, документи фонду
N ________________________________________________________________
(найменування фонду)

-------------------------------------------------------------------------------

| N |Заголовок| Дата | Номери |Індекс справи|Кількість| Строк |Примітка|

|з/п| справи |справи| описів | (тому, | справ |зберігання| |

| | або | або |(номенклатур| частини) за | (томів, | справи | |

| |груповий |крайні| за рік |номенклатурою| частин) | (тому, | |

| |заголовок| дати | (роки)) | або номер | | частини) | |

| | справ |справ | | справи за | | і номери | |

| | | | | описом | |статей за | |

| | | | | | |переліком | |

|---+---------+------+------------+-------------+---------+----------+--------|

| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |

-------------------------------------------------------------------------------

Разом __________________________ справ за ___________ роки.
(цифрами і словами)

Посада особи, яка проводила
експертизу цінності
(приватний нотаріус) ______________ _______________________
(підпис) (розшифровка підпису)
Дата

ПОГОДЖЕНО СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕК Протокол засідання ЕПК
Головного управління юстиції державної архівної установи

_______________ N _____ _____________ N ______

Описи справ постійного (тривалого) зберігання за _______ роки
схвалено, а з особового складу погоджено з ЕПК

__________________________________________________________________
(найменування державного архіву)

(протокол від __________ N __________)
Документи в кількості _________________________________ справ
(цифрами і словами)

вагою _____ кг здано в ___________________________________________
(найменування установи)

____________________________ на переробку за приймально-здавальною
накладною від ________________ N __________або знищено шляхом
спалення.

Посада особи, яка здала
(знищила) документи __________ _____________________
(підпис) (розшифровка підпису)
Дата

Додаток 45
до Правил ведення
нотаріального діловодства

Державна нотаріальна контора
(приватний нотаріус)

ЗАТВЕРДЖУЮ ЗАТВЕРДЖУЮ
Завідувач державної Завідувач державного
нотаріальної контори нотаріального архіву
(приватний нотаріус) (приватний нотаріус)

________ ________________ ________ _______________
(підпис) (розшифрування (підпис) (розшифровка
підпису) підпису)

Дата Печатка Дата Печатка

АКТ

_________________________________
(місце складання)
приймання-передавання документів
до державного нотаріального архіву

Підстава: ___________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________
(зміст рішення, номер і повна назва фонду, що передається;
найменування та адреса установи здавальника)

____________________________________________________________ здав,
а ________________________________________________________ прийняв

(найменування та адреса державного нотаріального архіву)

документи за _______ роки, а також довідковий апарат до них:

------------------------------------------------------------------

| N |Номер і назва | Кількість |Кількість справ |Примітка |

|з/п | описів | примірників | | |

| | | кожного опису | | |

|----+--------------+-----------------+----------------+---------|

| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |

------------------------------------------------------------------

Номери відсутніх справ ____________________________________

Разом прийнято _______________________ Фонд N _____________
(цифрами і словами)

Передавання здійснив: Приймання здійснив:

_____________________________ ___________________________

_____________________________ ___________________________
(посада, підпис, (посада, підпис,

розшифровка підпису) розшифровка підпису)
Дата Дата

Додаток 46
до Правил ведення
нотаріального діловодства

Головне управління юстиції

АКТ

____________________ N ______

_____________________________
(місце складання)

про вилучення справ приватного
нотаріуса для передачі
на зберігання до державного
нотаріального архіву

_____________________________
(експертна комісія при
Головному управлінні юстиції
у __________________________)

Підстава ____________________________________________________

__________________________________________________________________
справи (документи) вилучаються на виконання вимог статті 30-1
Закону України " Про нотаріат" ____________________________________

Перелік справ (документів) фонду N __________________________
(назва фонду)

------------------------------------------------------------------

| N |Опис| Справа | Заголовок |Крайні дати | Кількість |Примітка|

|з/п| N | N | справи, |справи, тому| аркушів | |

| | |(аркуші | тому |(документів)| у справі, | |

| | |докумен-|(заголовки | | томі | |

| | | тів N) |документів)| |(документів)| |

|---+----+--------+-----------+------------+------------+--------|

| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |

------------------------------------------------------------------

Фізичний стан справ (документів), що вилучаються
(упорядкований стан, неупорядкований стан).

Голова Комісії ____________ ___________________
(підпис) (розшифровка підпису)

Члени Комісії: ____________ ___________________
(підпис) (розшифровка підпису)

____________ ___________________
(підпис) (розшифровка підпису)

Додаток 47
до Правил ведення
нотаріального діловодства

__________________________________________________________________
(державна нотаріальна контора,
прізвище, ім'я, по батькові приватного нотаріуса,
назва нотаріального округу)