Адміністративні функції керівника за Месконом, Альбертом, Хедоурі

Друга група американських вчених - Майкл Мескон, Майкл Альберт і Франклін Хедоурі у підручнику " Основи менеджменту" на відзнаку своїх попередників виклали своє бачення адміністративної функції керівника організації і назвали її " Керівництво: влада і особистий вплив". Були зроблені такі перетворення адміністративної функції Файоля:

1. Функція " передбачення" (вивчати майбутнє) розглядається не як адміністративна функція, а як загальна. Функція " управління" розділена на дві назви: функція " стратегічне планування" і функція " планування реалізації стратегії".

2. Функції " організація" і " контроль", які Файоль розглядав як адміністративні (віднесені також до загальних функцій організації).

3. Адміністративні функції Файоля " розпоряджатися" і " узгоджувати" залишилися адміністративними і виділені в окремі назви: " Керівництво: влада і особистий вплив", " Лідерство" і " Управління конфліктами і стресами".

Таким чином, заслуга М. Мескона, М. Альберта і Ф. Хедоурі полягає в тому, що вони визначили загальні функції організації: " планування", " організація", " мотивація" і " контроль"; і адміністративні функції керівництва: " керівництво і лідерство", " управління конфліктами і стресами". Але ж, якщо розглядати поняття " функція" у значенні робота, що виконується органом, обов´ язки, коло діяльності, то керівник, виконуючи будь-яку роботу, здійснює такі послідовні дії: планує роботу, організовує її виконання, дає розпорядження, приймаючи відповідні рішення, узгоджує дії виконавців, розв´ язуючи конфлікти, і контролює, здійснюючи критичний аналіз ходу виконання роботи підлеглими.

Звичайно, на кожному етапі керівник відповідним чином впливає на хід його виконання, використовуючи надані йому владні повноваження і особистий вплив. Отже, узагальнюючи вище викладений аналіз адміністративних функцій організації, на нашу думку, керівник виконує такі основні функції:

Планування (стратегічне, тактичне, оперативне, а також особисте передбачення).

Організація (праці та управління).

Узгодження і розв´ язання конфліктів.

Контроль.

Планування, як адміністративна функція

Планування це передбачення майбутнього всієї системи організації. Воно виражається у програмі дій, охоплюючи всі специфічні функції підприємства: виробничі, технічні, комерційні, економічні, фінансові, технологічні, кадрові, маркетингові та ін.

Програма дій складається із припущень на довгий та на короткий період у вигляді стратегічних, тактичних, оперативних і навіть тижневих та щоденних планів.

Вона розробляється функціональними та лінійними менеджерами у межах своїх повноважень на основі попередньо про ведених досліджень. Потім програма узгоджується між функціонерами різних служб та рангів і приводиться у відповідність до загальних директив підприємства.

Стратегічне планування — це набір дій та рішень менеджера загального керівництва для розробки специфічних стратегій, призначених для досягнення цілей організації.

Стратегія — це детальний комплексний план дій для забезпечення місії організації та її цілей у майбутньому. Тактика — це короткостроковий план дій відповідної стратегії на рівні лінійного менеджера. На відзнаку від стратегії, тактичні результати проявляються дуже швидко від виконання конкретних дій.

Таким чином, програма дій передбачає одночасне визначення цілі, лінії поведінки якої треба дотримуватися, етапи, які треба пройти: засоби, якими треба користуватися, це деяке уявлення майбутнього, де близькі події більш відомі, а події далекі уявляються все більш невизначеними, це хід підприємства у майбутнє на визначений період часу.

Перевага програми полягає у наступному:

Програма надає більше впевненості при рішенні поточних справ.

Вона захищає керівництво від великих помилок і непередбачених дій.

Впорядковує загальний хід усіх служб, залишаючи менеджеру можливість зосередження уваги на головних проблемах поточного моменту.

Охороняє підприємство не стільки від помилок орієнтування, але також і від змін, які можуть з´ явитися від можливої непослідовності вищого керівництва.

Установлює єдність поглядів, а звідси і довіру між вищим керівництвом (спостережною радою, правлінням, виконавчою дирекцією і генеральним директором в акціонерних товариствах).

Причинами невдач програми є:

1. Відсутність зацікавленості й підтримки вищого керівництва.

2. Посилення опору виконавців, якщо програма використовується для посилення контролю за виконавцями.

3. Труднощі в об´ єктивній оцінці і кількісному визначенні деяких видів робіт і галузей діяльності.

4. Опір виконавців від збільшення обсягу канцелярської роботи.

5. Нестача часу на виконання заходів.

6. Недостатність професійної компетентності для визначення цілей планування.

7. Відсутність індивідуальної мотивації.

8. Слабкість інтеграції з іншими підрозділами організації.

Важливим напрямком стратегічного планування є розробка бізнес-плану підприємницької діяльності. У ньому визначаються стратегічні і тактичні цілі та методи їх досягнення в умовах конкурентного середовища. Бізнес-план аргументовано переконує майбутніх інвесторів у можливості вкладання капіталу на вигідних умовах. У менеджерів та працівників з´ являється впевненість у майбутній роботі, а звідти необхідність в подальшому удосконаленню своєї праці.

Планування особистої роботи менеджера полягає у правильному виборі форм своєї участі у виконанні стратегічних, тактичних і оперативних планів виробничої діяльності, організації взаємозв´ язків з іншими організаціями, прийнятті рішень і здійсненні контролю за їх виконанням. Крім цього планування особистої роботи передбачає встановлення раціонального режиму праці та відпочинку.

Важливим є планування на рік, поточний квартал, місяць, тиждень і кожний день. Для цього треба скласти перелік найбільш важливих робіт року, а потім встановити терміни їх початку та закінчення. Серед них можуть бути такі, які повторюються у кожному періоді року. Особлива увага приділяється інноваційним роботам."

Для складання переліку основних робіт лінійних і функціональних менеджерів у запланований період необхідно попередньо ознайомитися з планом основних заходів всієї організації.

Оперативне планування роботи менеджера здійснюється, як правило, не більше, як на поточний тиждень. В основному це плани " на сьогодні", " на завтра". Вони є ефективним засобом виконання річних, квартальних і місячних планів і вписуються у графіки робіт.

Оперативні плани можуть бути одночасно і заходом витрат робочого часу менеджера. Графік роботи полегшує планування і організацію праці, встановлює регламент і чіткий розпорядок робочого часу менеджера. Графік роботи дня, тижня, декади, місяця дисциплінує не тільки самого менеджера, але і підлеглі йому колективи.

Робочі плани і графіки лінійного і функціонального менеджера повинні бути узгоджені з планами і графіками головного керівника організації. Організація