Організація ведення та обробки даних вивчення попиту і товароруху

Дані про попит населення на товари зберігаються і накопичуються на гнучких магнітних дисках (дискетах) для використання на ПЕОМ. Виходячи з практики роботи підприємств інформаційно-обчислюваного обслуговування торгівлі, джерелами інформації є дані: статистичної і бухгалтерської звітності, вибіркового анкетного обстеження підприємств роздрібної! оптової торгівлі.

Розрізняють реалізований, незадоволений і попит, що формується.

* Реалізований попит відповідає тій частині грошових доходів населення, яка фактично задоволена в результаті купівлі товарів у роздрібній мережі торговельних підприємств всіх форм власності (державної, приватної та кооперативної торгівлі, підприємствах гро­мадського харчування і на колгоспних ринках).

* Незадоволений попит - це та частина фактично пред'явленого населенням попиту (в грошовому еквіваленті), яка в даний чи інший момент часу не була реалізована у зв'язку з причинами об'єктивного і суб'єктивного характеру.

* Попит, що формується, являє собою попит на реально існуючі товари, у тому числі й нові, який формується під впливом цілої низки чинників. Із метою його перспективного формування й прогнозування, дані про попит повинні накопичуватись у відповідних обсягах, структурі та динамічних г - тах. Розрізняються оперативні і архівні масиви даних. Сукупність оперативних, архівних і довідкових масивів даних утворюють

розділ^

базу даних. Із закінченням поточного року, кварталу або сезону), оперативні дані про попит у агрегованому вигляді переносяться у архів. Обробка інформації з бази даних здійснюється за допомогою системи управління бази даних (СУБД). Для ведення бази даних попиту в малих і середніх торговельних підприємствах застосовується пакет програм типу dBASE II (пакет Ребус).

Попит вивчається в розрізі товарних група і асортиментних позицій (різновидів). Реалізований попит, як правило, визначається на основі ста­тистичної звітності (форми № 3-торг-зведена) та матеріалів вибіркових обстежень. Вибіркові обстеження попиту проводиться з тієї причини, що існують дані статистичної звітності не включають необхідних даних в повному обсязі, оскільки змоги з достатньою повнотою робити виснов­ки про розвиток попиту форма № 3-торг-зведена містить відомості тільки відносно агрегованих груп товарів (чого не досить для економічного обгрунтування заявок і замовлень на поступлення, які складають, згідно з більш деталізованою номенклатурою товарів, наприклад, статистичні дані про продаж товарів складається по 92 товарним групам, а плани товарного забезпечення роздрібного товарообороту торговельних підприємств - більш ніж за 150 позиціями).

Для організації вибіркового обстеження попиту на роздрібних підпри­ємствах торгівлі створюються служби маркетингу (СМ) по типу кон­трольно-асортиментних пунктів (КАПів). У бланк-завдання на вибіркове обстеження попиту включають рядки, у які заносяться дані про товари однієї або кількох товарних груп: про товарні записи на початок і кінець звітного періоду, про надходження й реалізацію товарів, величини незадоволеного попиту на товари (якщо ведеться така форма). Форми № 3-торг-зведена і бланк-завдання заповнюють економісти і менеджери Щокварталу. Дана форма формується автоматично на підставі даних, Що є у базі даних (запис здійснюється при формуванні товарно-транс­портних накладних і рахунків-фактур), а дані бланків-завдань заносяться У базу даних вручну.

Повнота і вірогідність даних бланків-завдань CM перевіряється Методом порівняння із даними форми № 3-торг-зведена. Прогнозування попиту на товари (реалізованого і незадоволеного) здійснюється в номен­клатурі асортименту, що міститься в бланку-завданні. Прогнозування попиту, що формується, за даними вибіркового обстеження КАП є ^НаДзвичайно складним в реалізації і потребує більш складних методів

222 __________________________________________________ ЧАСТИН А,

анкетного обстеження. Дані прогнозування попиту є основою для скла­дання обґрунтованих (збалансованих) замовлень-заявок на постачання товарів торговельним підприємствам.

Всі розрахунки здійснюються в технології АРМ.

На автоматизованому робочому місці менеджера (товарознавця-реалізатора) розв'язуються такі основні завдання: обробка замовлень-заявок покупців; виписування й обробка листів на відбір товарів; виписування рахунків-фактур і прибутково-видаткових документів; облік руху товарних запасів; облік надходження товарів в розрізі реквізитів: угод, постачальник, товар.

Документом, яким оформляється вибірка товарів на підприємствах типу супермаркету (інтермаркету, оптово-роздрібного продажу), є замов­лення покупців, складене в двох примірниках у торговельному підпри­ємстві. Один примірник передається товарознавцю-реалізатору і зали­шається на підприємстві, а другий передається покупцеві (оптовому). Замовлення-заявку складають за єдиною формою, яка містить усі необ­хідні реквізити: найменування покупця; його адресу, номер розрахункового рахунку, найменування і кількість замовлених товарів, їх ціну. Належно оформлені замовлення-заявки передаються товарознавцям-реаліза-торам для реєстрації в базі даних покупців, де вказують номер і дату замовлення, найменування замовника-покупця, величину партії реалізації.

На основі замовлення-заявок покупця товарознавець-реалізатор заповнює відбірковии лист (при необхідності), який передають на склад (або торговельне підприємство), де відповідальна особа здійснює форму­вання партії товарів. В разі потреби коригування відповідальний працівник зв'язується з товарознавцем-реалізатором, який вносить відповідні корективи. Відбірний лист містить такі дані: код товару, назву, кількість. ціна, суму (з ПДВ і без ПДВ).

Операції з відпуску товарів оформлюються розхідною накладною (рахунком-фактурою), яка може виписуватися автоматично (на основі відбірного листа). Заповнюються кількісні реквізити рахунка-фактури. Перевірені і підписані відповідальною особою рахунки-фактури пере­даються для відпуску відібраного товару покупцеві за його реквізитами. На основі рахунку-фактури заповнюється супровідна накладна для відправки товарів покупцеві.

Постійний контроль за станом і рухом товарних мас, які перебувають на оптово-роздрібних підприємствах, здійснюється за допомогою

РОЗДІЛ^ ___________________________________________________________________ 223
автоматичного ведення залишків товарних запасів (Ost). За своїм зміс­
том цей масив замінює традиційну картотеку товарів,, яка містить зве­
дення про залишки товарів на торговельному підприємстві. Кожний запис
складається з певного набору реквізитів, таких як: код товару, назва
товару, код одиниці виміру, ціна, кількість, сума (можуть ще включатись
реквізити: номер угоди, назва постачальника, дата постачання).

Користуючись картотекою, товарознавець (менеджер) з реалізації обробляє замовлення-заявку покупців, викликом на дисплей інформації із масиву Ost " Дані про наявність товарів на складі" за кодом товару.

Автоматизація обліку надходження товарів здійснюється для підви­щення оперативності і якості аналізу поступлення (за терміном, датою, постачальниками).

У процесі роботи на АРМ-менеджера інформацію кодують (якщо цього не було зроблено централізовано), використовуючи довідники поста­чальників, товарів та ін. Для кодування товарів і тари може викорис­товуватися локальний код - порядковий номер товару (ПНТ). Довжина ПНТ- вісім цифрових десяткових знаків, включаючи контрольний розряд. Перші розряди цього кодового позначення, як правило, різні: від позна­чення самого підприємства до ідентифікації секції, відділу.

Другий і третій - товарна група, четвертий - товарна підгрупа, п'ятий, шостий, сьомий - номер товарної позиції в межах товарної підгрупи. Класифікатор товарів з їх порядковими номерами утворює довідник з структурою:

Таблиця 3.1

224 __________________________________________________ 4ЈЈ™HAj.

3.2. Організація бази даних АРМ-М

Інформаційною базою АРМ та інших складних систем програмного забезпечення є або системи незалежних файлів, або бази даних (БД). Система незалежних файлів використовується у відносно простих зв'язках між даними і за умови стійкості структури інформаційної бази. Будь-які модифікації і розширення цієї структури (неминучі в процесі розвитку складної системи) виключають потребу в значній переробці програмного забезпечення і болісно відбиваються на функціонуванні автоматизованих інформаційних торговельних підприємств. Обслуго­вування файлових структур у такій інформаційній базі здійснюється засобами операційних систем (ОС).

База даних становить сукупність файлів, які обслуговуються спеці­альним програмним забезпеченням - системою керування базами даних (СКБД). Основними функціями СКБД є: створення баз даних необхідної структури; модифікація структури баз даних; заповнення баз даних інформацією; оновлення (актуалізація) інформації в базах даних; забезпечення цілості і секретності (конфінденціальності) інформації в базах даних; видача інформації з баз даних у потрібному користувачеві вигляді (на дисплей або друкуючій пристрій, у формі довідки або документа, у вигляді файла для перенесення і передавання на інші ЕОМ тощо). В А 1С торговельних підприємств переважно використовуються реляційні бази даних.

Реляційною базою даних називається сукупність таблиць, які містять початкові дані (базові таблиці), і набір операцій для побудови з них нових (похідних) таблиць. Іншими словами, реляційна база даних - це струк­турна надбудова над типізованою множиною даних. Кожна таблиця (як базова, так і похідна) задає певне відношення (relation) на множині даних і має регулярну структуру, яка обов'язково задовольняє наступним вимогам:

< => відношення с множиною записів таблиці, тому вони не повторюються, а їх порядок в таблиці не мас значення;

■ => елементи таблиць є неподільними об 'сктами даних (наприклад, об'єктами числового, текстового, логічного типу, але не можуть самі бути таблицями);

•=> всі елементи стовпчика мають один і той же тип. Стовпчики таблиці іменуються, всі імена стовпчиків таблиці відрізняються.

Сукупність імен стовпчиків таблиці разом з типами об'єктів в них називається структурою таблиці.

Для забезпечення першої вимоги рекомендується, щоб один із стовпчиків таблиці містив унікальні значення (такий стовпчик називається ключовим); реляційна база даних пропонує спеціальний тип даних з унікальними цілочисленими значеннями - Counter, - його значеннями є порядкові номери записів таблиці.

Як серед типів даних, так і серед операцій над таблицями виділяються базові та похідні. До базових операцій реляційної бази даних відносяться:

• об'єднання таблиць однакової структури; в результуючу таблицю включаються записи обох початкових таблиць і усуваються повтори (тому довжина результуючої таблиці може бути меншою від суми довжин початкових таблиць);

• перетин таблиць однакової структури; в результуючу таблицю включаються лише спільні записи;

• різниця таблиць однакової структури; в результуючу таблицю включаються всі записи першої таблиці, яких немає в другій;

• перестановка стовпчиків таблиці; довжина таблиці залишається незмінною, лише міняється порядок елементів в записах;

• вибір (фільтрування) таблиці; в результуючу таблицю включаються лише деякі записи початкової; важливим параметром операції є фільтр (умова, критерій фільтрування записів);

• проекція таблиці на певні стовпчики - в результуючу таблицю вклю­чаються лише задані стовпчики початкової таблиці; проектування звужує відношення, тому деякі записи можуть дублюватися і в результуючій таблиці може бути менше записів, ніж у початковій;

• (декартовий) добуток таблиць; структура результуючої таблиці с об'єднанням структур початкових таблиць; якщо структури почат­кових таблиць не перетинаються (не мають співпадаючих імен стовпчиків), то запис результуючої таблиці утворюється з'єднанням (конкатенацією) записів початкових таблиць, в неї включаються всі можливі комбінації записів початкових таблиць, тому її довжина Дорівнює добутку довжин початкових таблиць;

' з'єднання таблиць через однотипні стовпчики (принаймні в одній з таблиць цей стовпчик повинен бути ключовим); якщо він є ключовим і в другій таблиці, то операція з'єднання називається відношенням 1x1, інакше - lxN; в результуючу таблицю включаються конкатенаї ці