![]() Главная страница Случайная страница КАТЕГОРИИ: АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника |
Тема 3. Організація діловодства, документування та документообігу
1Поняття про діловодство та документування
Процес прийняття управлінського рішення включає в себе отримання інформації, її переробку, аналіз, підготовку на приймання рішення і залежить від документного забезпечення управління. Якщо на підприємстві не налагоджена чітка робота з документами, то і потребується і саме управління, тому на всіх підприємствах встановлюється порядок приймання реєстрації кореспонденції, відправлення відповідних документів, контроль за використанням, збереженням оброблених документів. Дана робота називається діловодством. Організація діловодства проводиться згідно з основними положеннями єдиної державної системи діловодства. В сучасних умовах діловодства перевага надається автоматизованим системам. Є три класи автоматизованої системи діловодства: - короб очні продукти; - замовлені системи; - налагоджувані програмні комплекси. До коробочних продуктів належать: автоматизовані системи, що являють собою готові рішення і реалізують певний типовий набір організацій. Строки впровадження програмного забезпечення невеликі, що знижує їх вартість. Єдиним, але досить суттєвим недоліком є їх мінімальна адаптованість до функціональних вимог конкретного об’єкту автоматизації. Замовні системи замовляються під конкретний об’єкт автоматизації і максимально реалізують функціональні вимоги підприємства, але розробка нової автоматизованої системи це тривалий і трудомісткий процес, що вимагає значних фінансових вкладень. Налагоджувані програмні комплекси є проміжним варіантом між двома названими класами систем. В базовому варіанті реалізується певний типовий набір функцій, який може бути значно доповнений в процесі впровадження і подальшої експлуатації системи. Базовим моментом в системі діловодства є номенклатура. Номенклатура діловодства – перелік справ підприємства для групування і збереження в них документів. 2 Організація документування господарських операцій Включає статті: - складання, приймання; - перевірка, обробка, передача в архів.
Первинні документи можуть бути прийняті в тому випадку, якщо вони: - складенні за формою, мають усі реквізити; - мають підписи.
При прийманні документи перевіряються і здійснюється контроль: - за правильністю оформленням; - за законністю - за доцільністю - за реальністю.
Методичні прийоми перевірок: 1.Економічна – з’ясування доцільності операції, забезпеченості джерелами фінансування.. 2. Зустрічна - співставлення документів та записів в облікових регістрах. 3. Підрахунок витрачання сировини по фактичному випуску готових виробів у відповідності до встановлених норм. 4. Встановлення повноти і правильності оформлення документів за змістом і арифметично. 5. Експертна – виявлення підробок в документах. 6. Нормативно - правова – встановлення відповідності діючим правилам, законом. 7. Оцінка документів за даними кореспондуючих рахунків.
Обробка – підготовка документів для запису сум операції на рахунках. Стадії обробки: 1) Контроль: - попередній перегляд договорів, наказів здійснює головний бухгалтер при підписанні документів; - поточний - у ході здійснення обчислювальних операцій; - наступний - після облікового оформлення операції при обробці документів.
2) Обробка: - групування; - таксування; - контирування; - включених до облікових регістрів. Обробленні документи: 1. Первинні документи; 2. Картки аналітичного обліку (необов’язково); 3. Оборотні відомості аналітичного обліку; 4. Регістри аналітичного обліку; 5. Головна книга; 6. Фінансові звіти.
Первинні документи, що пройшли обробку повинні мати відмітку: - при машинній обробці – дату запису в обліковій регістр; при автоматизації - відтиск штампу оператора.
3Організація документообігу Документообіг – організована система створення, перевірки та обробки документів у БО від моменту їх створення до передачі в архів. На основі структурної схеми підприємства положень про структурні підрозділи та посадові інструкції розробляється графік документообігу (затверджує порядок обробки інформації, що зазначений в первинних документах). Графік регламентує строки складання, подання та обробки документів. Визначає час їх обробки, посадових осіб, відповідальних за складання документів, порядок передачі документів по інстанціях і так далі. Графік розробляє головних бухгалтер.
|