Лекція 5. Тема: Організація аналітичного процесу

План

1. Аналітичний процес у господарській діяльності підприємств

2. Розподіл обов'язків між функціональними службами підприємства при виконанні аналітичних робіт

3. Інформаційне забезпечення аналітичного процесу

4. Вимоги до інформації

5.1. Аналітичний процес у господарській діяльності підприємств

Умовою успішного проведення аналізу є чітка організація аналітичного процесу.

Визначальним при цьому є здатність аналітика логічно відтворювати господарські операції, які знайшли відображення в обліку та звітності, рекон­струювати роботу бухгалтера (рис. 5.1).

Рис. 5.1. Послідовність роботи аналітика

При цьому завдання аналітика - передати, наскільки це можливо, дійсність, яка інтерпретується в інформації, що вивчається; відтворити в загальному вигляді всі або окремі елементи інформації. Для цього необхідно розуміти взаємозв'язок економічної теорії, бухгалтерського обліку, економіки, фінансів, банківської справи і т. ін.; знати методику ведення бухгалтерського обліку, порядок складання фінансової звітності, вміти її інтерпретувати; мати навички аналітичної роботи (тобто вміти знаходити інформацію, обробляти її, узагальнювати і робити відповідні висновки).

Будь-який аналітичний процес може бути виражений окремими елементами трьох рівнів складності: етапами, операціями та процедурами.

Зміст етапу полягає в логіко-математичному перетворенні аналізо­ваного показника, а також у кількісному та якісному його оцінювані щодо обраної бази або кількох баз порівняння.

Процедура є частиною етапу, зміст якої полягає в підготовці, обчисленні та інтерпретації аналітичних величин, які характеризують зміну показника, що вивчається. Процедура складається з послідовно повторюваних операцій. Зміна виду повторюваних операцій визначає перехід до іншої процедури.

Організація - це система раціональних, скоординованих дій вивчення

об'єкта спостереження відповідно до визначеної мети. Організація економічного аналізу розглядається як технологічний процес, розподілений на окремі етапи. Перелік етапів у різних літературних джерелах неоднаковий. На їх кількість та послідовність впливають різноманітні чинники: наявність технічних і економічних засобів досягнення поставлених цілей, структура управління, система обліку тощо.

Найпоширенішими етапами аналітичної роботи є підготовчий, основний (аналітичний), завершальний (підсумковий).

Якщо аналітичне дослідження умовно поділити на три основних етапи (підготовчий, аналітичний та підсумковий), то всю сукупність методичних прийомів відповідно до вказаних етапів можна згрупувати, як наказано в табл. 5.1.

При проведенні економічного аналізу на різних його етапах застосовуються різноманітні прийоми в тій чи іншій комбінації. Так, при попередньому аналізі будь-якого явища загальні економічні показники розкладаються (деталізуються) на частини, порівнюються, групуються. Як правило, економіст не зупиняється на попередньому аналізі. Аналітику важливо знати причини відхилень, виявити фактори, що їх зумовили, оцінити їх кількісний вплив на загальний результат роботи. Це дозволить запобігти, негативним змінам у майбутньому. Для кількісного виміру впливу окремих факторів використовують спосіб ланцюгових підстановок, балансовий метод, сучасні економіко-математичні методи та ін.

Таблиця 5. 1 Методичні прийоми економічного аналізу за етапами аналітичної роботи

Примітка. „X" означає можливість використання економічного аналізу

На завершальному (підсумковому) етапі економічного аналізу, при узагальненні результатів, першочергового значення знову набувають прийоми порівняння та групування, які дозволяють систематизувати окремо виявлені резерви за кожним видом або групою ресурсів.

Розглянемо детальніше особливості та зміст кожного з етапів аналітичної роботи.

Підготовчий етап - етап передбачає визначення мети й об'єктів аналізу, вивчення матеріалів і результатів за раніше проведеним аналізом відібраних об'єктів, складання плану аналізу та графічного проведення, розробку програми та всього інструментарію аналізу (макетів таблиць, алгоритмів розрахунків і т.д.), обмеження кола необхідної інформації для проведення аналізу та попереднє ознайомлення з нею.

Щодо мети та завдань економічного аналізу, то це питання детально розглядається в першій темі посібника, а об'єкти економічного аналізу відбирають, виходячи із визначеної мети дослідження.

Ознайомлення з матеріалами і результатами раніше проведеного аналізу за визначеною програмою або об'єктами дасть змогу не лише оцінити ефективність вже проведеної аналітичної роботи, а й врахувати при подаль­шому плануванні допущені раніше помилки та недоліки.

Організація аналітичної роботи не має жорсткої регламентації системою нормативних актів, як, наприклад, організація облікового процесу. У зв'язку з цим упорядкованість досягається шляхом створення внутрішнього докумен­ту (зокрема, ним може бути наказ про облікову політику).

При цьому основою організації економічного аналізу є його планування, яке проводиться на підготовчому етапі. Для цього складаються план аналітичної роботи та програми аналізу.

План проведення аналітичної роботи складається на рік, півріччя або квартал.

У плані аналітичної роботи висвітлюються:

тема аналізу та напрями використання його результатів;

програма та календарний графік проведення, розподіл окремих ділянок роботи між виконавцями, а також строк (термін) проведення аналізу. Графік виконання аналітичних робіт має передбачити найстисліші терміни, оскільки чим оперативніший аналіз, тим ефективніше використовують його результати в управлінні виробництвом;

перелік джерел аналізу та способи отримання інформації, якої не вистачає;

розробка макетів аналітичних таблиць і вказівок про їх заповнення, а також пропозиції щодо графічного оформлення матеріалів і результатів аналізу; загальне методологічне забезпечення.

У комплексному плані аналітичної роботи доречно використати сітьові графіки для зв'язку черговості, термінів і виконавців окремих аналітичних робіт за підрозділами і службами підприємства з метою фіксування того, хто, коли та куди спрямовує вихідну інформацію, що відображає результати проведеного аналізу.

В плані організації та проведення аналізу в цілому по підприємству повинні бути передбачені заходи, пов'язані з методичним управлінням аналітичною роботою (інструктивні наради для виконавців, забезпечення їх методичними вказівками та інструктивними матеріалами), а також з контролем за її ефективністю.

У програмі проведення аналізу з конкретної теми відображаються: мета, об'єкт, джерела інформації, терміни, ступінь деталізації та глибина вив­чення окремих аспектів діяльності, виконавці та розподіл обов'язків між ни­ми, методика аналізу (типова або із врахуванням специфіки об'єкта, що вив­чається), розробка макетів аналітичних таблиць, алгоритмів їх заповнення.

Програма проведення економічного аналізу може бути розроблена за схемою показаною в табл. 5.2.

Таблиця 5.2 - Програма робіт з проведення економічного аналізу

Кількість і кваліфікація виконавців залежить від програми аналізу та від термінів його проведення. Розподіл обов'язків між виконавцями потребує диференційіюго підходу. Значна частина аналітичних робіт має більш-менш технічний характер (збирання, систематизація, оброблених даних), і тому її можна виконати з допомогою обчислювальної техніки та вручну без участі найкваліфікованіших працівників. Інша частина робіт - безпосередньо аналітичне оброблення згрупованих даних, інтерпретація отриманих результатів, розробка висновків і пропозицій - потребують участі добре підготовлених теоретично та практично фахівців.

Розробка програми, вибір методики аналізу - важливі процедури підготовчого періоду, що значною мірою визначають кількість та ефективність усієї аналітичної роботи. Відображення в програмі обсягу використаної в аналізі інформації залежить від напряму аналізу, періоду (місяць, квартал, рік), рівня управління (підприємство чи його підрозділ), суб'єкта аналізу тощо.

Аналітичний етап роботи включає:

збирання (із залученням статистичної звітності, даних синтетичного та аналітичного обліку, планової документації, результатів спеціальних спосте­режень тощо) і перевірку достовірності інформації, що використовується (достатня та достовірна інформація - головна умова ефективності аналітичної роботи). Обсяг інформації, шо використовується при економічному аналізі, повинен бути необхідним та достатнім. Збирання інформації - процес трудо-

місткий, тому отримання зайвої, такої, що не відповідає завданням дослід­ження, інформації призводить до підвищення вартості робіт;

систематизацію накопичених матеріалів;

забезпечення зіставленості показників (за оцінкою, структурою, принци­пами побудови і т. ін.);

статистичне оброблення отриманих даних (вираховування середніх, відносних величин, групування показників і т. ін.), заповнення аналітичних таблиць;

розробку аналітичних показників, необхідних для вирішення постав­лених перед аналізом завдань, визначення факторів і ступеня їх впливу на відповідні показники діяльності підприємства, виявлення причинних зв'язків між цими показниками та відповідними господарськими процесами;

визначення резервів збільшення ефективності виробництва тощо.

Рис. 5.2. Організаційні етапи аналітичної роботи на підприємстві

На аналітичному етапі для оброблення та вивчення показників діяльності підприємств використовують весь арсенал методичних прийомів еконо-мічного аналізу (рис.5.2)

На підсумковому етапі проводять глибше вивчення й узагальнення (групування, підрахунок) резервів господарювання, визначають заходи їх реалізації, доводять до відома зацікавлених осіб результати аналізу, відображені у відповідних документах.

Обов'язковим елементом цього етапу є систематичний кпнтооїй. за виконанням рішень, прийнятих відповідно до результатів аналізу.

Виділяють дві організаційні форми економічного аналізу на підпри­ємстві: централізовану і децентралізовану. Кожна з них функціонує із залученням або без залучення комп'ютерної техніки. Централізована організаційна форма управління підприємством містить спеціалізований підрозділ (відділ, бюро) економічного аналізу. За допомогою такої організаційної системи досягається єдність методологічного забезпечення аналізу, чіткий розподіл праці аналітиків, можливість застосування потужної обчислювальної техніки тощо. Однак вона має й суттєві недоліки: відо­кремленість аналітичного процесу від процесів управління, низька еконо­мічність технології аналітичного процесу та ін.

При децентралізованій формі спеціалізований підрозділ не виділяється, а весь комплекс аналітичних робіт розподіляється в діючій організаційній системі управління підприємством. За такої організації аналітичний процес максимально наближений до управлінського, є його окремим етапом, значно зменшується обсяг оброблення економічної інформації, створюються сприятливі умови для застосування міні- і мікроЕОМ.

На великих промислових підприємствах діяльністю всіх економічних служб керує фінансовий директор (головний економіст), який є заступником голови правління з економічних питань. На малих підприємствах аналітичну роботу очолює зазвичай головний бухгалтер. Він організовує всю економічну роботу на підприємстві, в тому числі з економічного аналізу. Для координації

аналітичної роботи можуть створюватися також техніко-економічні ради, до складу яких входять керівники всіх відділів і служб підприємства.

Виконання завдань економічного аналізу на всіх стадіях господарської діяльності підприємства потребує повного охоплення аналітичною роботою всіх служб і ділянок.

Отже, економічний аналіз входить до обов'язків не тільки працівників економічних служб, й технічних відділів (головного механіка, енерге-тика, технолога тощо), цехових служб, керівників ділянок тощо. Тільки спільними зусиллями роботи економістів, техніків, технологів, які мають різнобічні знання з питань, що вивчаються, можна комплексно дослідити проблему та знайти найбільш оптимальний варіант її вирішення. Розподіляти аналітичну роботу між функціональними відділами та службами доцільно за принципом виконання службових обов'язків, враховуючи кількість, терито-ріальну цілісність структурних підрозділів і систем управління, структуру виробництва, структуру та технічну оснащеність управлінського апарату, організацію планування та обліку.

Розподіл обов'язків з проведення економічного аналізу повинен бути обґрунтованим. Від того, наскільки він доцільний, залежить не тільки повнота охоплення об'єктів аналізу, а й виключається можливість багато­разового (різними функціональними службами) проведення одних і тих самих досліджень. Це, в свою чергу, сприяє більш ефективному використанню робочого часу спеціалістів і забезпечує комплексність аналізу.

5.2. Розподіл обов'язків між функціональними службами підпри­ємства під час виконання аналітичних робіт

У зв'язку з прискореним розвитком суспільного виробництва, впро­вадженням досягнень науково-технічного прогресу, ускладненням господарських зв'язків обсяг інформації безперервно зростає. За оцінками вчених, обсяг інформації, необхідний для управління економічними й соціальними процесами, кожні 6-8 років подвоюється. Тому важливе значення мають мінімізація та раціональне використання інформації. Причому для прийняття управлінського рішення менеджерам необхідна специфічна, добре структурована інформація про об'єкт управління.

При організації економічного аналізу на підприємстві розробляють спеціальний „Табель аналітичних робіт" (табл. 5.3), зазначаючи в ньому повний перелік аналітичних робіт (завдань), відповідальних за них виконавців та співвиконавців.

Схема розподілу обов'язків щодо виконання аналітичних робіт передбачається програмою (табл. 5.4). Це забезпечує чіткість і своєчасність виконання відповідних функцій ліквідує дублювання.

Розподіл завдань економічного аналізу відповідно до суб'єктів управління проводять разом з обліком специфіки роботи кожного функціонального відділу або служби. Групування аналітичних робіт за відділами та службами відображають у документі певної форми (табл. 5.5).

Таблиця 5.4 Розподіл обов'язків між функціональними службами підприємства щодо виконання аналітичних робіт

Таблиця 5.5 Розподіл завдань економічного аналізу за суб'єктами управління

Заповнюючи наведену таблицю, вказують поставлені для вирішення аналітичні завдання, зазначають, хто саме є основним (відповідальним) виконавцем, співвиконавцем тощо.

Крім виконавців аналітичної роботи (див. табл. 5.5), перерахованих вище, суб'єктами економічного аналізу є як безпосередньо власники підприємства, кредитори, постачальники, покупці, податкові органи, персонал і керівництво підприємства, так і опосередковано зацікавлені в діяльності підприємства користувачі інформації (аудиторські фірми, консультанти, біржі, юристи, преса, асоціації, профспілки). Кожен суб'єкт

економічного аналізу вивчає інформацію, виходячи із своїх інтересів. Так, власникам необхідно визначити зміну (збільшення чи зменшення) частки власного капіталу й оцінити ефективність використання ресурсів адміністрацією підприємства; кредиторам і постачальникам - доцільність продовження кредиту, умови кредитування, гарантії повернення кредиту; потенціальним власникам і інвесторам - вигідність вкладання в підприємство своїх капіталів і т.д.

Діяльність сучасного підприємства відрізняється глибиною й складністю зв'язків, високим ступенем розподілу праці, динамізмом технологічних, економічних, соціальних та інших процесів; складається із значної кількості подій та явищ, кожне з яких є джерелом інформації.

Інформація стає цінною лише за її необхідності, за взаємодії споживачів і джерел інформації. Інформація зменшує невизначеність, знімає незрозумілість, яка завжди виникає при нестачі даних. Вона може бути виражена набором літер, цифр, інших умовних знаків (символів) і осмислюється внаслідок чуттєвого сприйняття й уявлень людини.

Економічний аналіз займає проміжне місце між збиранням інформації та прийняттям управлінських рішень, тому його комплексність, глибина й ефективність багато в чому залежать від обсягу і якості інформації, що використовується. Для якісного управління необхідна оптимальна кількість достовірної інформації, оскільки її нестача не дає змоги отримати повного уявлення про предмет, що вивчається. При нестачі інформації важко як слід розібратися в ситуації, оцінити її й прийняти правильне рішення. З іншого боку, надлишковість інформації перешкоджає її швидкому оброблені, аналізу й узагальненню, в результаті чого можна зробити необґрунтовані висновки. Щоб зменшити обсяг інформації, її прагнуть стиснути, вдаючись до кодів, шифрів, спеціальних методів, що одночасно підвищує її корисну місткість. Особливо успішно вирішується ця проблема в умовах функціонування автоматизованих систем управління, що усувають потік непотрібної, надлишкової інформації.

Економічний аналіз виступає не лише споживачем інформації, а створює її для власних потреб і прийняття управлінських рішень. Для економічного аналізу використовують різноманітні джерела інформації. Потреба в конкретних матеріалах залежить від періоду, що аналізується, мети та завдань економічного аналізу.

Склад, зміст і якість інформації, яка залучається до аналізу, мають визначальну роль у забезпеченні його дієвості. Аналіз не обмежується тільки економічними Даними, а широко використовує технічну, технологічну та Іншу інформацію.

Звертає на себе увагу величезний обсяг інформації, а також сучасні її види, такі як: реклама, яка, хоча поки і не досконала, однак має значні інформаційні можливості; машинні джерела; матеріали поліграфічні, засобів масової інформації та Інтернету; інформація професійних консалтингових фірм. На жаль, останнє з названих джерел знаходиться в стадії становлення, але його важливість важко переоцінити. Інформаційно-маркетингові центри займаються наданням інформаційних послуг щодо ситуації на ринках України та в інших країнах, дають можливість відслідковувати рейтингові оцінки найближчих конкурентів, полегшують формування раціональних ділових рішень.

Основою побудови інформаційного забезпечення економічного аналізу в АСУ повинна бути його модель, яка описує процес проходження аналітичної інформації, її оброблення та порядок документального оформлення. Розробка інформаційного забезпечення економічного аналізу в АСУ повинна орієнтуватися на оптимальний перелік аналітичних завдань. Най­ефективніше інформаційне забезпечення, що ґрунтується на концепції банку даних, забезпечує інтеграцію інформації, можливість її багаторазового та комплексного використання без додаткових перетворень та дублювання.

Організація інформаційних масивів у банку даних визначається їх взаємозв'язком, який відображає інформаційну модель об'єкта, і потребами ефективного доступу до масивів при різних запитах на видачу й оброблення необхідної інформації. Ведення банку даних на сучасних ЕОМ забезпечує автоматизоване вирішення завдань у різних режимах, в тому числі й діалоговому. Досить загальний характер функцій банку даних дозволяє ство­рювати універсальні системи інтеграції та оброблення даних для різних підпри­ємств. Такі системи містять сукупність відносно самостійних функціональних блоків (модулів), що забезпечують успішне вирішення інформаційних завдань.

При проектуванні інформаційного забезпечення насамперед визначають склад і організацію нормативної бази, розміщення документації в основних інформаційних масивах, кількість записів і орієнтовно їх обсяг. Потім установлюють обсяг необхідної для вирішення комплексу аналітичних та інших управлінських завдань інформації, а також форми результивної інформації. При проектуванні розміщення інформації ЕОМ слід враховувати вимоги різних підсистем АСУ. Склад і зміст інформаційної бази, технологія й організація основних робіт багато в чому типові.

Неодноразове використання інформації, яка знаходиться в базі даних, висуває підвищені вимоги до її вірогідності та збереженості, що необхідно враховувати при виборі відповідного програмного забезпечення.

Будь-який процес управління - це насамперед інформаційний процес, який передбачає виконання функцій зі збирання, передачі, оброблення, аналізу інформації і прийняття відповідних рішень. У конкретній управлінській діяльності (планування, бухгалтерський облік тощо) застосовують різні специфічні інформаційні структури, подані у Відповідній формі (планові завдання, облікова, звітна документація тощо).

Упровадження діалогового режиму спілкування людини та комп'ютера пов'язане з виникненням таких структур інформації, як меню-етовпці, меню-рядки, екранні таблиці, вікна тощо, котрі притаманні й ручному обробленню інформації.

Отже, залежно від мети та методів організації даних до структуризації ЕІ можливі різні підходи. Проте в будь-якому разі аналіз і синтез ЕІ взаємозв'язані й грунтуються на утворених структурних одиницях, оскільки аналізувати можна лише те, що було виокремлено.

5.3. Інформаційне забезпечення аналітичного процесу

Під інформацією (від лат. informatio - пояснення, повідомлення, викладення) розуміють впорядковані відомості про процеси і явища зовнішнього світу, сукупність будь-яких знань тощо.

Розрізняють два поняття: „дані", що отримуються в результаті фіксації тим чи іншим способом змін у господарських процесах і явищах, та „інформація", що накопичується шляхом відповідного оброблення даних. Поняття „дані" нерідко замінюють поняттям „вхідна інформація", а „інформація" - поняттям „результативна інформація", оскільки збирання даних приводить до прийняття відповідних управлінських рішень. У тому разі, коли немає необхідності підкреслювати відмінність між інформацією й даними, вони вживаються як синсніми.

Інформація не є доступною для використання доти, доки вона не зафіксована. Інформація реєструється на документальних і машинних носіях, а та, що використовується в оперативному економічному аналізі, може бути виражена і в усній формі.

Залежно від поставлених мети і завдань впливу на об'єкт управління економічна інформація може класифікуватися за певними ознаками:

змінності: постійна, умовно-постійна і змінна інформація. До постійної відноситься інформація, яка не змінюється протягом певного періоду (наприклад, звітні дані); умовно-постійна інформація зберігає нові значення протягом тривалого періоду (наприклад, норми витрачання); змінна - відбувається часта зміна значень (наприклад, відомості про витрачання сировини та матеріалів);

насиченісті: недостатня, достатня та надлишкова інформація. Нині облік не завжди відповідає вимогам, які до нього висуваються. Наприклад, має місце багаторазове дублювання облікової інформації. Водночас багато показників не знаходять відображення в первинних документах, обліку та звітності. В ряді випадків відсутня стандартизація, уніфікація та раціоналізація складання та змісту документів (особливо тих, що готуються необліковими відділами та службами підприємств), недостатня інформація робить неможливим вирішення поставлених завдань, досягнення визначених цілей.

Інформацію можна класифікувати за такими частинами:

за способом зображення інформація буває: текстова, графічна (графіки, діаграми, схеми, креслення) і мультимедіа;

за функціональним призначенням: прогнозна, планова, нормативна, облікова інформація;

за ступенем оброблення - вхідна та вихідна інформація. Вхідна інформація (основа для наступного оброблення даних) реєструється в місці її виникнення (зберігання). Вихідна інформація - результат оброблення вхідних даних; поділяється на проміжну (що підлягала відповідному обробленню) і результатну;

за місцем утворення: внутрішня (що утворюєшся безпосередньо в межах об'єкта та характеризує його діяльність) і зовнішня інформація (що надходить ззовні);

за обсягом необхідних відомостей для управління економікою підприєм­ства: комплексна й тематична, що відноситься до певного аспекту діяльності;

за носієм: немашинна (усна, телефонна, документальна) і машинна

інформація (на магнітних стрічках, дисках, датчиках даних тощо). Певна частина управлінської інформації повідомляється усно, особливо в нижчих ланках оперативного управління. Вся бухгалтерська інформація оформлюється відповідними документами і, отже, є документальною. Застосування сучасних інформаційних технологій у процесах управління підприємствами та інши-ми суб'єктами господарювання розширює можливості використання та підвищує значимість машинних носіїв інформації.

Відомі й інші класифікаційні ознаки економічної інформації: за еле­ментами структури (реквізити, показник, масив, потік), за предметом господар­ської діяльності (інформація про продукцію, послуги тощо).

Усі джерела даних, що залучаються для проведення економічного аналізу, можна розподілити на окремі групи.

Нормативні, кошторисні, планові. До них належать усі типи планів, які розробляються на підприємстві (перспективні, поточні, оперативні, бізнес-плани, плани-графіки виробництва, технологічні карти), а також нормативні матеріали, кошториси, цінники, проектні завдання тощо.

Джерело облікового характеру. До них належать усі дані, що містять документи бухгалтерського, статистичного та оперативного обліку, а також усі види звітності, в тому числі внутрішньогосподарська звітність, первинна облікова документація. Звітність, яка використовується для потреб економіч­ного аналізу, класифікується за кількома ознаками (табл. 5.6).

Таблиця 5. б Основні види звітності підприємства

Звітність підприємств - це система показників, які характеризують результати діяльності підприємства за певний період.

Важливе значення для аналітичної роботи мають дані, які відображені в облікових реєстрах, оборотних відомостях, картках і книгах обліку, в первинних документах (вимогах, нарядах, накладних, лімітних картках тощо). Для поглиблення результатів економічного аналізу, виявлення причин відхилень від прогнозів і в динаміці за показниками, що вивчаються, використовуються дані реєстрів бухгалтерського обліку (машинограм, журналів, дебетових і накопичувальних відомостей тощо), первинних j зведених документів. Ці джерела інформації містять широкий аналітичний матеріал. Так, за даними реєстрів бухгалтерського обліку та доданих до них документів можна вивчити причини перевитрачання ресурсів, сплати штрафів та інших недоліків, установити винних, перевірити законність, доцільність і ефективність господарських операцій.

У процесі проведення економічного аналізу (особливо при оцінювання фінансового стану підприємства) широко використовуються дані фінансової звітності: Балансу (ф. № 1), Звіту про фінансові результати (ф. № 2), Звіту про рух грошових коштів (ф. № 3), Звіту про власний капітал (ф. № 4), Приміток до річної фінансової звітності (ф. № 5), яка, відповідно до П(С)БО 1 „Загальні вимете до фінансової звітності", має такі якіе-ін характеристики.; зрозумілість та адекватність тлумачення, достовірність, зіставність, доречність.

Позаоблікові джерела інформації:

офіційні нормативні документи, якими підприємство зобов'язане користу­ватися у своїй діяльності - закони України, укази президента, постанови уряду та місцевих органів, накази вищих органів;

матеріали, акти, висновки внутрішнього та зовнішнього аудиту, внутріш-ньовідомчих і позавідомчих ревізій, перевірок діяльності податкової служби, кредитних установ, територіальних агентств з фінансового оздоровлення тощо, лабораторного та лікарсько-санітарного контролю, професійних консал-тингових фірм, друку, ЗМІ, Інтернету, регіональних відділів статистики, особистих контактів з виконавцями;

господарсько-правові документи (договори, рішення арбітражу, судових органів тощо);

технічна та технологічна документація;

спеціальні обстеження (хронометраж);

доповідні записки, листування з контрагентами;

реклама.

Комплексне використання перерахованих джерел інформації та правильне їх поєднання в процесі економічного аналізу дозволяють всебічно та глибоко вивчити всі сторони господарської діяльності та повніше виявити резерви економічного й соціального розвитку.

Визначення джерел аналізу та підготовка даних є одним з важливих моментів першого етапу організації аналітичного процесу. Для проведення аналізу з основної теми дослідження необхідні джерела інформації можна оформити у вигляді табл. 5.7.

Таблиия 5.7.

Підготовка інформаційної бази для потреб економічного аналізу.

Цінність економічної інформації може розглядатися в трьох аспектах: споживчому (корисності для управління), економічному (вартості), естетич­ному (сприйнятті людиною). Цінність інформації визначається економічним ефектом функціонування об'єкту управління, викликаним її споживчою вартістю. Основною вимогою до інформації є її корисність під час прийняття рішень. Для забезпечення цієї вимоги інформація повинна бути зрозумілою, доречною, достовірною, а також відповідати ідеї гармонізації та стандартизації. Підготовка інформації для проведення економічного аналізу передбачає:

перевірку інформації на доброякісність (перевіряються повнота даних,

дотримання правил складання та оформлення звітності, правильність арифметичних розрахунків, узгодженість показників, наведених у різних таблицях);

перевірку інформації за сутністю (у процесі перевірки визначають, наскільки той чи інший показник відповідає дійсності, фактичному стану справ підприємства);

забезпечення можливості порівняння показників (усю числову інфор­мацію після перевірки її доброякісності приводять до порівняльного вигляду.

Це здійснюють за допомогою таких способів, як нейтралізація впливу вартісного та якісного факторів шляхом доведення їх до єдиного базису, використання середніх і відносних величин, методів перерахунку тощо);

спрощення числових показників. Вибір ступеня спрощення залежить від змісту показника, його величини тощо. Для цього можна замінювати абсолютні показники відносними, заокруглювати цифри;

систематизація та групування підібраної інформації.

Оскільки від якості джерел інформації залежить достовірність результатів аналізу, вони повинні обов'язково та ретельно перевірятися. Достовірні джерела аналізу - необхідна умова об'єктивності та високої якості аналітичних робіт, оскільки вони забезпечують доказову силу висновків, зроблених на підставі результатів економічного аналізу.

При перевірці інформаційної бази застосовують прийоми докумен­тального контролю (табл. 5.8).

Таблиця 5.8. Прийоми перевірки інформаційної бази

Основні вимоги до інформації, яка використовується при аналізі, наведені в табл. 5.9.

Таблиця 5.9 - Вимоги до інформації, яка використовується при аналізі

При дослідженні достовірності інформаційної бази необхідно: - перевірити дотримання правил оформлення звітності; прийнятність та узгодженість показників звітів за суміжні хронологічні періоди: узгодже­ність показників різних форм звітності перевіряють, як правило, зіставленням. Деякі показники входять до різних звітних форм і, отже, при правильному складанні звіту обов'язково повинні збігатися. При цьому треба використати внутрішньоформові та міжформові ув'язки;

провести вибіркову інвентаризацію;

здійснити логічний контроль показників звітності;

провести арифметичний та нормативний контроль;

застосувати зустрічну перевірку.

Одночасно повинні бути забезпечені комплексність інформації, її формування за єдиними ознаками, можливість групування, перегрупування та комп'ютерного оброблення, доступність для сприйняття тощо.

При цьому необхідно визначити способи найбільш ефективного задо­волення інформаційних потреб, можливість оброблення інформації за допомогою комп'ютерних технологій, розробку програм для використання інформації.

При застосуванні в економічному аналізі та управлінні економікою сучасних ЕОМ з'явилися умови для створення єдиної централізованої інфор­маційної системи, яка отримала назву банку даних.

Банк даних - це сукупність взаємопов'язаних інформаційних масивів (файлів), які підтримуються в робочому стані, і програмного забезпечення, що дозволяє вирішувати завдання пошуку та оброблення даних, які зберігаються.

Банк даних складається із:

комплексу технічних засобів для зберігання, оброблення та входу- виходу даних;

однієї чи декількох баз даних, тобто сукупності відомостей, які зберігаються в запам'ятовувальних пристроях.

комплексу програмних засобів, який прийнято називати системою управління банком даних. Ця сукупність програмно-технічних засобів забез­печує автоматичне ведення баз даних (приймання на зберігання та перетворення інформації), а також пошук відомостей за запитами користувачів, оброблення та оформлення в зручному вигляді її результатів. Крім того, виділяють мовні засоби спілкування користувача з банком даних, призначені для виконання операцій з даними, комплекс організаційних заходів, що забезпечують функціонування банку даних у складі автоматизованих систем управління (АСУ).

Далеко не завжди вихідна інформація, наприклад бухгалтерська звітність, може бути визнана достовірною. Причинами недостовірності можуть бути: незнання укладачами нормативних актів, змісту та порядку підготовки звітності; невиконання вимог цих актів; пряма фальсифікація, вуалювання відомостей тощо.

Важливим критерієм раціональності є не лише відображаюча, а й організовуюча функція інформації, якщо вона пристосована до вимог конкретного користувача і може бути зафіксована в якості ноу-хау.

У загальному випадку виділяють наукову, технічну, економічну та соціальну інформацію.

Економічна інформація (ЕІ) містить кількісігу і якісну характеристики виробничих процесів. Це повідомлення, які циркулюють в економічній системі і якими вона обмінюється із зовнішнім середовищем. Об'єктом відображення EI є виробничо-господарська діяльність, а її призначення - використання для потреб управління з метою вдосконалення цієї діяльності, покращення техніко-економічних показників системи.

Отже, економічна інформація - це сукупність різних повідомлень еконо­мічного змісту, що виникають при підготовці виробництва, під час вироб-ничо-господарської діяльності і в управлінні цією діяльністю.

Економічна інформація є об'єктом збирання, реєстрації, передачі, збері­гання, оброблення і використовується для здійснення функцій управління народ-ним господарством та його окремими ланками різного рівня.

Інформацію, подану в певному формалізованому вигляді, що дозволяє її передавати, зберігати на різних (у тому числі й машинних) носіях і обробляти за допомогою деякого процесу, прийнято називати даними.

Об'єктом інформації є різні виробничі підрозділи, вироби, деталі тощо, тобто всі елементи повідомлення, які передаються в систему.

Джерелом інформації є такий елемент, який може формувати або виробляти вхідне повідомлення в систему. Джерелом інформації може бути, наприклад, відділ. Вимірюють ЕІ в таких одиницях:

натуральних - кількість повідомлень, документів, рядків, показників, слів, символів;

телеграфних - біт (кількість двійкових розрядів), байти (8 біт), кілобайти (1024 байт), мегабайти, гігабайти і терабайти.

Натуральні одиниці використовуються в разі оброблення інформації людиною, її телеграфні - під час організації машинної, зокрема автоматизо­ваного та автоматичного оброблення інформації.

ЕІ має властивості і специфічні особливості, які слід враховувати при проектуванні інформаційного забезпечення інформаційних систем і при аналізі існуючої інформаційної системи об'єкта. До цих властивостей належать:

ЕІ має лінійну форму, тобто записується порядково;

вхідна і результатна інформація в основній масі дискретна і представлена в алфавітно-цифровому вигляді, характеризується тривалістю зберігання;

вхідна інформація в основному фіксується в первинних документах, які не придатні для автоматичного вводу в ЕОМ, що зумовлює необхідність перезапису даних на машинні носії;

ЕІ порівняно однотипна і однорідна в поєднанні з масовістю і спільністю джерел виникнення;

одні й ті самі вхідні дані використовуються багаторазово для отримання інформації в різних економічних розрізах для всіх служб і видів господар-ської діяльності;

основну частину економічної інформації періодично та регулярно обробляють;

економічна інформація характеризується великим обсягом і простими операціями оброблення;

під час оброблення інформації здебільшого існують логічні операції, арифметичні операції зводяться, як правило, до чотирьох арифметичних дій;

одержану результатну інформацію часто використовують як вхідну при подальших розрахунках.

Особливості ЕІ впливають на вибір технічних засобів для її оброблення.

До економічної інформації висунуто низку вимог. Розглянемо основні з них.

Інформація в комп'ютерних системах оброблення даних є й предметом праці, і її продуктом, а тому від якості такої інформації суттєво залежить ефективність функціонування системи.

Якість інформації можна визначити як сукупність властивостей, що зумовлюють можливості її використання для задоволення визначених згідно з її призначенням потреб.

5.4. Вимоги до інформації

Можливість і ефективність використання інформації для управління зумовлена такими її споживчими показниками якості, як репрезентативність, змістовність, повнота, доступність, актуальність, стійкість, точність, достовір-ність і цінність.

Репрезентативність інформації пов'язана з правильністю її добору й фор­мування з метою адекватного відображення заданих властивостей об'єкта.

Змістовність інформації - це її питома семантична місткість, яка дорівнює відношенню кількості семантичної інформації в повідомленні до розміру даних, що його відтворюють.

Повнота інформації означає, що вона має мінімальний, але достатній для прийняття ефективного управлінського рішення набір показників.

Доступність інформації - це забезпечення сприйняття при прийнятті управлінського рішення в комп'ютерних системах відповідних процедур її одержання і перероблення.

Актуальність - визначається ступенем забезпечення цінності інфор­мації для управління в момент її використання і залежить від статистичних характеристик відображуваного об'єкта та інтервалу часу, який минув від моменту виконання цієї інформації.

Своєчасність інформації - забезпечується надходженням на той чи інший рівень управління не пізніше заздалегідь призначеного моменту часу.

Стійкість - це властивість управлінської інформації реагувати на зміни вхідних даних, зберігати необхідну точність.

Точність інформації визначається ступенем наближення відображеного Інформацією параметра та його істинного значення. Для економічних показників, які відображаються цифровими кодами, відомі чотири класифікаційні поняття точності: 1) формальна точність, вимірювана значенням одиниці молодшого розряду числа, яким подано показник; 2) реальна точність, що визначається значенням одиниці останнього розряду числа, правильність якого гарантована; 3) досяжна точність - максимальна точність, якої можна досягти за конкретних умов функціонування системи; 4) необхідна точність, яка визначається функціональним призначенням показника.

Достовірність (вірогідність) інформації - властивість інформації відображати реально діючі об'єкти з необхідною точністю. Вимірюється

достовірність інформації ймовірністю того, що відображувані інформацією значення параметра відрізняються від істинного значення цього параметра в межах необхідної точності.

Поряд з поняттям „достовірність інформації" існує поняття „достовір­ність даних", під якою розуміють їхню безпомилковість. Вимірюється достовірність даних імовірністю появи помилок у даних.

Цінність інформації - це комплексний показник її якості.

Інформацію, що циркулює в економічному об'єкті, можна класифіку­вати за різними ознаками. Розглянемо деякі з них.

За місцем виникнення і напрямком руху інформація поділяється ня вхідну внутрішню і вихідну, або результативну.

Інформація, яка надходить в об'єкт управління, називається вхідною. Внутрішня вхідна інформація поділяється на такігрупи: планова (для ділянок і робочих місць), транспортні команди, технічні завдання майстрам, робочі команди на ліквідацію внутрішніх викривлень.

Кожен з цих видів інформації, у свою чергу, з погляду відношення до об'єкта управління, можна розподілити на зовнішню і внутрішню. Внутріш­ньою називається така інформація, яка виникає всередині об'єкта (цеху, відділу). Зовнішня виникає за межами об'єкта. Зовнішня вхідна інформація поділяється на три групи: планову, нормативно-довідкову, про зовнішні викривлення.

До наступної групи інформації можна віднести пормативпо-довідкову. яка містить різні нормативні й довідкові дані. Ця інформація вводиться і змінюється рідко. Інформація про зовніїині викривлення включає відомості, як. характеризують зміну плану, недопостачання матеріалів і комплектуючих виробів, брак технологічної документації.

Внутрішня вхідна інформація поділяється також на три групи: про продукцію, процеси, внутрішні викривлення.

Інформація про продукцію включає в себе комплекс даних, які характеризують з кількісного і якісного боку всі види продукції, а також повідомлення про рух цих видів продукції в циклі виробництва.

Інформація про процеси являє собою дані про проходження техно­логічного процесу виробництва, стан транспортних засобів тощо.

Інформація про внутрішні викривлення включає повідомлення про простоювання обладнання, робітників, транспортних засобів, відсутність матеріалів тощо.

Зовнішня вихідна інформація поділяється на обліково-розрахункову й довідкову. Довідкова являє собою різного роду довідки вищим рівням управління про виконання виробничого завдання:

- за стадіями утворення інформація поділяється на первишгу і вторинну (похідну). Первинна інформація виникає безпосередньо під час діяльності об'єкта і реєструється на початковій стадії процесу управління (стадії первинного обліку). Вторинна (похідна) отримується внаслідок оброблення інформації і може бути проміжною або результативною.

Проміжна інформація містить результати розрахунків, які використо­вують як вхідні дані для подальших розрахунків. Вона є вихідною для одного розрахунку і вхідною для груп інших завдань або для цього ж розрахунку, що створюється через деякий проміжок часу, тобто забезпечує зв'язок в середині інформаційної системи і взаємодію підсистем.

Результатну інформацію одержують під час оброблення первинної та проміжної інформації і використовують її для управління об'єктом і прийняття рішень;

за відношенням до процесу оброблення інформація класифікується на таку, що піддається обробленню, і таку, яка не піддається обробленню;

за способом відображення даних інформація поділяється на текстову (алфавітну, цифрову, алфавітно-цифрову) і графічну;

за функціями управління економічна інформація поділяється на планову, нормативну, бухгалтерську, статистичну і оперативно-технічну;

за стабільністю інформація поділяється на змінну та умовно-постійну, яку коротко називають постійною.

Змінна інформація відображає фактичні кількісні та якісні характерис­тики виробничо-господарської діяльності об'єкта, вона може змінюватися для кожного конкретного випадку як за назвами реквізитів - ознак, так і за кількісними величинами реквізитів - основ. Змінна інформація, як правило, бере участь в одному циклі оброблення, тому її називають разовою.

Постійна інформація залишається незмінною упродовж тривалого часу, багатократно використовується при оброблення змінної інформації. Постійність інформації в часі характеризується коефіцієнтом стабільності, який визнається відношенням кількості позицій номенклатури, що не змінюється протягом певного періоду (як правило, року), до загальної кількості позицій цієї номенклатури на початок цього періоду. До постійної зараховують інформацію, для якої коефіцієнт стабільності більший за 0, 7.

Постійна інформація, поділяється на нормативно-розціню-вальну, довідкову, табличну, планову.

Нормативно-розцінювальна інформація містить діючі місцеві, галузеві та загальнодержавні нормативи, виражені в абсолютних і відносних величинах. До абсолютних належать норми часу й розцінки на виготовлення виробів, норми витрат матеріальній ресурсів, ціни на матеріали й вироби, тарифи тощо. Відно­сними є різні тривалий час діючі розрахункові коефіцієнти, процентні ставки тощо.

Постійна довідкова інформація включає опис постійних властивостей об'єкта у вигляді ознак, залежність яких тривала певний час. У наборі таких ознак завжди виділяється основна ключова ознака, якій відповідають певні значення інших ознак. Наприклад, табельному номеру працівника (ключова ознака) відповідають такі ознаки: відділ, цех, дільниця, категорія працівника, професія, розряд тощо. До довідкової інформації можна зарахувати і структурну інформацію, яка визначає склад об'єкта або явища, наприклад розподіл цехів і відділів підприємства за видами виробництва, склад збиральних з'єднань тощо. Таблична інформація містить заздалегідь обчислені показники, наприклад, таблиці сум податків, таблиці сум амортизації.

Структурні побудови ЕІ можуть бути різними, але пріоритет надається ієрархічному принципу виокремлення інформаційних сукупностей.

Одиницею (структурним елементом) найвищого рангу можна вважати всю інформаційну множину деякого об'єкта (галузь, регіон, підприємство, цех, фірма, установа тощо), його інформаційну базу (ІБ). Така множина поділяється на структурні одиниці нижчого рангу і так триває доти, доки не буде досягнено неподільних (атомарних) одиниць. Такими в ЕІ є реквізити, які являють собою мінімальні структурні сукупності ЕІ, що мають зміст. Розглянемо це поняття докладніше.

Усякий об'єкт (явище, процес тощо) має певні особливості й характерис-тики, що притаманні лише йому і вирізняють його серед йому подібних. Скажімо, такими властивостями виробу є його ціна, габарити, маса, потужність тощо.

Усі ці властивості відображаються за допомогою змінних величин -реквізитів або елементарних структурних одиниць ЕІ.

За формою реквізит є сукупністю символів - знаків чи цифр, яка відбиває цілком певні властивості об'єкта. Реквізит є логічно неподільним елементом будь-якої іншої складнішої інформаційної сукупності.

Під час автоматизованого оброблення даних часто використовують синоніми поняття „реквізит":

елемент даних;

атрибут;

змінна тощо.

Надалі користуватимемося такими з них, як атрибут і змінна.

Кожний реквізит характеризується найменуванням (іменем), значенням і структурою.

Ім'я реквізиту слугує для його однозначного визначення. Під час автоматизованого оброблення використовують скорочене ім'я реквізиту -ідентифікатор. Він також однозначно визначає реквізит і, як правило, є набором знаків і символів, що має обмеження за алфавітом, довжиною тощо, що їх накладають застосовувані технічні та програмні засоби. Крім того, щоб формули і алгоритми оброблення інформації можна було задавати чи публікувати, для реквізитів впроваджують літеро-цифрові позначення заздалегідь визначе-ниаді для цього мовами.

Значення реквізиту застосовують, щоб задати відповідну конкретну властивість об'єкта.

Структура реквізиту - це спосіб подання його значень, котрий визна­чається довжиною, типом і форматом подання значень.

Довжина реквізиту - це кількість знаків, якими подається його значення. Вона може бути сталою або змінною.

Тип реквізиту визначається тим, які властивості об'єкта він може підбивати. Розглядають числові, текстові, логічні та інші типи.

Реквізити числового типу характеризують кількісні властивості об'єкта, які одержують внаслідок обчислень чи вимірювань, тобто значення таких реквізитів можна задати в числовій формі.

Реквізити числового типу називають ще реквізитами-основами, або кількісними атрибутами. Реквізити текстового типу відображають зазвичай якісні властивості. їх характеризують обставини, за яких відбувається той чи інший процес або було здобуто ті чи інші значення кількісних атрибутів. їх називають ще реквізитами-оцінками або якісними атрибутами.

Реквізити логічного типу набувають лише двох значень: „істина" або „хибність". Вони відбивають такі властивості об'єкта, які можна поділити на дві протилежні групи.

Між структурними одиницями найвищого і найнижчого рангів існують і інші структурні елементи. Розглянемо деякі з них.

Складну структурну одиницю ЕІ, утворювану з кількох реквізитів, котрі дають кількісну і якісну або саму лише якісну характеристику об'єкта чи процесу, називають повідомленням. Вона може набирати різних форм, зокрема подаватися у вигляді показника і документа.

Складна структурна одиниця ЕІ, утворена з одного реквізиту-основи та одного чи кількох якісних атрибутів, пов'язаних із ним логічно, є показником. Показник завжди є повідомленням, але не кожне повідомлення є показником. Показник, який охоплює реквізит-основу і реквізити-ознаки, дає змогу характеризувати економічне явище як з кількісного, так і з якісного боку. В економіці значення показників надзвичайно велике і їх можна вважати головними структурними одиницями ЕІ.

Однорідні інформаційні сукупності реквізитів, об'єднані спільним змістом, утворюють інформаційний масив.

Основні елементи інформаційного масиву - це записи, під якими розуміють значення однієї позиції масиву. Записи є тими елементами масиву, з якими здебільшого оперує користувач під час роботи з масивом.

Множина однорідних показників (документів) утворює відповідний інформаційний масив.

Запис масиву характеризується переліком і послідовністю розміщення реквізитів (атрибутів), що входять до нього. Довжина запису дорівнює сумі довжин зазначених атрибутів.

Інформаційний масив як сукупність записів характеризується також ідентифікаторам. Останній присвоюється масиву при його створенні і використовується для його відшукання та роботи з масивом.

Записи в масиві можна упорядковувати за зростанням або спаданням значень відповідних атрибутів чи їх комбінацій. Такі атрибути називаються ключовими, або „ключами впорядкування" масиву. Задаючи ідентифікатор масиву, структуру його запису та ключові атрибути, повністю визначаємо його як інформаційну одиницю.

У разі автоматизованого оброблення ЕІ за допомогою ЕОМ важливого значення набуває формалізація подання ЕІ. Оскільки реквізит є основним і неподільним елементом ЕІ, то перш ніж розпочинати автоматизоване оброблення д