Задание для самоконтроля к РАЗДЕЛУ 2

1. Определите понятие «реквизит документа».

2. Какие реквизиты документа устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003?

3. Что такое бланк документа?

4. Какие форматы бланков используются в делопроизводстве?

5. Определите понятие документооборот

6. Перечислите этапы работы с входящими документами.

7. Перечислите этапы работы с исходящими документами.

8. Перечислите этапы работы с внутренними документами.

9. Какова цель учета количества документов?

Ответы на задание для самоконтроля

1. Реквизит – информационная совокупность, неделимая далее на более мелкие смысловые единицы.

(см. 2.1.1)

2. 01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

(см. 2.1.1)

3. Бланк – стандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и отводится место для переменной информации.

(см. 2.1.1)

4. Три основных формата:

А3 – 297 х 420 мм;

А4 – 210 х 297 мм;

А5 – 148 х 210 мм.

(см. 2.1.1)

5. Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело.

(см. 2.2.1)

6. прием и первичная обработка;

предварительное рассмотрение;

регистрация;

рассмотрение документов руководителем организации;

доставка документов исполнителям;

контроль исполнения;

подшивка исполненного документа в дело.

(см. 2.2.2)

7. составление проекта документа;

изготовление документа;

визирование проекта документа, его согласование (при необходимости);

подписание (утверждение) документа;

регистрация;

отправка документа адресату.

(см. 2.2.2)

8. составление проекта документа;

его изготовление;

визирование проекта документа;

подписание;

регистрация;

размножение и доставка приказа исполнителям;

контроль исполнения;

подшивка исполненного документа в дело.

Обычно внутренние документы на этапе их подготовки и оформления имеют порядок прохождения исходящих документов, а на этапе исполнения (использования) – входящих документов.

(см. 2.2.2)

9. Учет позволяет, с одной стороны, по возможности сократить количество документов, с другой стороны, выбрать наиболее целесообразные технические средства для механизации работ с документами.