![]() Главная страница Случайная страница КАТЕГОРИИ: АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника |
Цель и значение внедрения компьютерных технологий в делопроизводство
Большинство делопроизводителей знакомо с традиционными способами создания и обработки документов. Внедрение персональных компьютеров (ПК) не меняет принципы и задачи делопроизводства, но снижает трудоемкость и повышает эффективность работы с документами. Оснащение компьютерами отдельных рабочих мест ускорило процессы создания и правки проектов документов, уменьшило количество ошибок и улучшило общий внешний вид компьютерной распечатки по сравнению с машинописью. На этом этапе компьютеризации ДОУ наибольшее значение имеют программные средства автоматизированного рабочего места. Программные средства любого компьютера подразделяются на системные и прикладные, Системные программные средства предназначены для обеспечения деятельности компьютерных систем как таковых. В их составе выделяют: - тестовые, диагностические и антивирусные программы; - операционные системы; - программные средства общего назначения. Среди прикладных программных средств, необходимых для компьютеризации документационного обеспечения управленческой деятельности, можно выделить: широко используемые типовые: · системы подготовки текстовых документов; личные информационные системы; системы управления базами данных; программы по распознаванию текстов; программы выхода во внешнюю среду; · системы обработки финансово-экономической информации. Менее распространенные специализированные, требующие специальной подготовки пользователей: - системы подготовки презентаций; - системы управления проектами; - экспертные системы и системы поддержки принятия решений; - системы интеллектуального проектирования и совершенствования систем управления. Автоматизация делопроизводства требует, чтобы современные офисные системы, при всей сложности средств и методов автоматизации управленческой деятельности, имели простой и удобный пользовательский интерфейс, позволяющий специалистам, имеющим дело с документами, без особой подготовки выполнять свои функции с помощью ПК. Системы автоматизации делопроизводства должны обладать следующими возможностями: · ввода, подготовки и редактирования документов; · ввода и обработки сведений о документах (регистрации); · обмена документами с руководителем и сотрудниками, совместной работы над документами; · осуществления контроля исполнения документов; · хранения и поиска документов (создания баз данных); · приема и пересылки документов; · систематизации документов, формирования папок (дел); · подготовки к архивному хранению и их архивирования. Хорошо спроектированная и правильно используемая система автоматизации офисной работы помимо облегчения выполнения рутинных операций делопроизводства позволяет получить дополнительные возможности: Ö повышения исполнительской дисциплины и более эффективного использования рабочего времени сотрудников; Ö уменьшения потерь документов; Ö более полного и точного обоснования принимаемых решений; Ö централизованного отслеживания прохождения документа на каждом рабочем месте всех исполнителей документа; Ö систематизации и анализа результатов контроля исполнения документа с целью выявления недостатков в работе исполнителей и организации документооборота на предприятии. Современный уровень развития компьютерных технологий позволяет решать поставленные задачи. Каждый документ в процессе своего жизненного цикла проходит определенные стадии: - создание; - визирование, согласование; - подписание, утверждение; - регистрацию; - рассмотрение; - исполнение; - списание в дело; - хранение, - уничтожение. Когда мы говорим об автоматизации делопроизводства, то автоматизации подлежат: движение документов и их обработка в пунктах обработки, все стадии жизненного цикла документов. Системы документооборота внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией, из которых наиболее часто встречаются следующие: · обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях; · поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам; · поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности; · протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек» в деятельности); · оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля; · исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации; · исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.
|