Елементи наукової організації праці персоналу бухгалтерії

Ведення бухгалтерського обліку, складання звітності та здійс­нення контролю за фінансово-господарською діяльністю суб'єктів господарювання здійснюється бухгалтерією, тому оперативність, своєчасність та вірогідність інформації, на основі якої прийма­ються управлінські рішення, а тому і якість таких рішень, безпосередньо залежать від ефективності роботи апарату бухгалтерії. Для оптимального та раціонального використання трудових ресурсів та зростання на цій основі ефективності роботи апарату бухгал­терії необхідно створити певні умови відповідно до принципів наукової організації праці.

Наукова організація праці апарату бухгалтерії є комплексом організаційних, техніко-економічних, санітарно-гігієнічних, пси­хофізіологічних і естетичних заходів, спрямованих на раціоналі­зацію облікової роботи, створення сприятливих умов праці та роз­виток творчих здібностей працівників.

Основними елементами наукової організації роботи апарату бухгалтерії є:

- організація трудового процесу на основі раціонального поділу і кооперування праці та створення ефективної структу­ри апарату бухгалтерії, спроможного забезпечити виконан­ня усього комплексу облікових робіт на підприємстві;

- планування облікових робіт з метою забезпечення їх своє­часного виконання, регламентування функцій структурних підрозділів та обов'язків кожного виконавця;

- вдосконалення організації робочої зони і робочих місць бух­галтерів шляхом оснащення комп'ютерною та організацій­ною технікою;

- впровадження у практику сучасних методів і способів облі­кової роботи;

- вдосконалення нормування облікової роботи та визначення чисельності апарату бухгалтерії за нормами норми часу на виконання кожного виду облікових робіт у розрізі об'єктів обліку та нормативами чисельності працівників бухгалте­рії;

- вивчення та розповсюдження передового досвіду облікової роботи;

- раціональний підбір працівників на основі досвіду їх робо­ти, рівня освіти та кваліфікації, ставлення до виконання посадових обов'язків; спеціальна підготовка і систематичне підвищення рівня кваліфікації апарату бухгалтерії;

- створення сприятливих умов праці шляхом забезпечення науково-обґрунтованих параметрів мікроклімату у примі­щенні бухгалтерії, її раціонального освітлення, зниження рівня шуму, естетичного оточення та інших оптимальних умов праці;

- розвиток творчих здібностей, здорової конкуренції у колек­тиві та суспільної активності працівників шляхом розробки і впровадження системи заохочень і покарань, забезпечен­ня духовного збагачення працівників, підвищення їх заці­кавленості у результатах праці, створення у колективі почуття відповідальності за результати роботи, взаємної по­ваги та вимогливості. Наукова організація праці у бухгалтерії впроваджується у три етапи. На першому вивчаються і аналізуються діючі засади орга­нізації праці апарату бухгалтерії: його структура і побудова; поділ і кооперування праці; наявність та якість внутрішніх нормативних документів, що регламентують функціонування апарату бухгалте­рії (положення про бухгалтерію, положення про відділи (сектори) бухгалтерії, посадові інструкції, графіки облікових робіт, тощо); а також умови праці та оснащення робочих місць. На другому етапі розробляються і обговорюються пропозиції з наукової організації праці та техніко-економічні, соціальні, психофізіологічні і есте­тичні заходи, проводяться експерименти та створюються пере­думови для їх впровадження. На третьому етапі впроваджуються розроблені і апробовані заходи та організується спостереження за їх ефективністю з метою подальшого удосконалення.

Рекомендації з наукової організації праці слід розробляти комплексно, використовуючи принципи ергономіки, інженерної та соціальної психології. У процесі організації роботи апарату бух­галтерії необхідно встановлювати фактори, які сприяють зростан­ню продуктивності і якості праці та які ускладнюють процес ви­конання облікових робіт. Серед таких факторів найважливішими є: рівень професійної і загальної підготовки спеціаліста; підпоряд­кованість у трудовому колективі; задоволеність роботою; ступінь емоційного напруження, можливість стресових ситуацій та втоми, що ослаблює увагу і ускладнює виконання роботи; інтенсивність роботи та межі її підвищення; швидкість реакції, межі відпові­дальності; мікроклімат у колективі; конструкція елементів робочої зони і робочого місця; психологічне середовище у колективі; сту­пінь виробничого шуму та естетичний рівень навколишнього се­редовища. Невід'ємною складовою умов праці є взаємовідносини між учасниками трудового процесу, тому при організації роботи апарату бухгалтерії необхідно враховувати соціально-економічні і інженерно-психологічні фактори і чинники.

Важливим елементом організації праці апарату бухгалтерії, є раціональне планування службових приміщень та створення комплексу організаційно-технічних умов, які забезпечують нор­мальну роботу у відповідності із санітарно-гігієнічними стандар­тами. При виборі приміщення для бухгалтерії підприємства слід виходити з таких критеріїв:

1) максимальне наближення до апарату управління та інших підрозділів підприємства, що забезпечить між ними та бухгалтерією оптимальну взаємодію та взаємозв'язок у процесі формування та передавання облікової інформації; 2) створення нормальних умов праці для бухгалтерів; 3) забезпечен­ня зручностей при обслуговуванні відвідувачів, у тому числі пра­цівників підприємства, що безпосередньо взаємодіють з апаратом з бухгалтерії у процесі виконання посадових обов'язків, зокрема, здавання або одержання документів та з інших потреб.

Бухгалтерію слід розташовувати в одному приміщенні зі струк­турами управління та поруч із підрозділами основного виробництва, що забезпечить оптимальну взаємодію між ними. Для вільно­го доступу відвідувачів до бухгалтерії їй слід виділяти приміщення на першому-другому поверхах. Структурні підрозділи бухгалтерії слід розташовувати так, щоб забезпечити між ними тісну взаємо­дію. З цією метою доцільно для усього апарату бухгалтерії виділяти або одну велику кімнату, поділяючи її на блоки, або надавати для кожного сектору (відділу) окремі приміщення, розташовані поруч. Окремі кімнати слід виділяти для головного бухгалтера, касира та працівників, що постійно приймають відвідувачів. Приміщення необхідно спеціально обладнати, щоб унеможливити доступ до ро­бочих місць осіб, що не працюють у бухгалтерії. Для відвідувачів необхідно обладнати робочі місця (стіл, стілець), забезпечивши їх необхідним канцелярським приладдям. Площа приміщення пови­нна відповідати санітарним нормам із розрахунку 20 м³ на праців­ника, тому для однією особи слід виділяти 3, 25-6м² при мінімаль­ній висоті приміщення 3, 25м.

Одним із суттєвих чинників, що сприяють зростанню ефектив­ності та якості роботи апарату бухгалтерії є створення комфорт­них умов праці бухгалтерів, їх комплекс включає: 1)підтримання оптимальної температури у приміщеннях (18-20°) за рахунок опалення та оснащення кондиціонерами; 2) раціональне освітлення у відповідності із санітарними нормами; 3) зниження рівня шуму; 4) кольорове оформлення стін, що сприяє зростанню продуктив­ності розумової діяльності. -

Для зростання продуктивності праці та зменшення помилок г обліку, у першу чергу, необхідно забезпечити раціональне освіт­лення робочого місця бухгалтера. При цьому доцільно перева­гу надавати природнім джерелам світла порівняно зі штучними. Освітлення повинно бути рівномірним протягом робочого дня ураховувати контрастність об'єкта і фону. Це досягається поєднанням загального освітлення всього приміщення з використанням в окремій робочій зоні місцевого освітлення, але лише його застосо­вувати недопустимо. Для цього доцільно застосовувати поворотні, пересувні лампи. М'яке світло, що не сліпить очі, повинно надхо­дити до поверхні робочого стола ліворуч. При освітленні службо­вих приміщень та робочих місць рекомендуються такі норми:

- у разі люмінесцентного освітлення - 300 люкс;

- у разі освітлення лампами розжарювання - 150 люкс. Ефективність освітлення у приміщеннях підвищується при раціональному фарбуванні стін та стель. На ефективність праці суттєво впливає колір приміщення. Найсприятливішим є білий, зелено-блакитний, світло-зелений, бежевий. Ці кольори не тільки заспокійливо діють на нервову систему людини, але і значно по­ліпшують освітленість у приміщеннях. Для кращого розсіювання та відбиття світла рекомендується стелю фарбувати у білий колір, він відбиває до 90 % світлового потоку. Стіни повинні менше відби­вати світло і мають бути темнішого кольору, ніж стеля. Якщо вікна у приміщенні виходять на сонячний бік, то стіни краще фарбувати в прохолодні тони: блакитний, зеленуватий, салатний. Для примі­щень з вікнами, орієнтованими на північ, північний захід, північ­ний схід, більше підходять кольори теплої гами: жовтуватий, світ­ло-оранжевий, піщаний. Підлоги незалежно від матеріалу, з якого їх зроблено, повинні мати темніший колір, ніж стіни. Озеленен­ня приміщень, що є декоративним елементом інтер'єру поліпшує склад повітря, зменшує нервово-психічне стомлення, що особливо важливо для умов розумової праці.

Робоче місце бухгалтера - це зона його трудової діяльності, яку необхідно оптимально пристосувати для виконання функцій, ви­значених посадовою інструкцією. Організація робочих місць - це створення найбільш оптимальних і сприятливих умов праці для працівника, забезпечення їх раціонального розміщення, ро­зумне укомплектування усім необхідним для роботи на обмеженій площі, створення зручності та комфорту у роботі виконавців, усу­нення дії на них небезпечних факторів зовнішнього середовища, забезпечення безперебійного обслуговування робочих місць усім необхідним для успішного виконання облікових робіт.

Основний принцип організації робочого місця бухгалтера - це його комплексне оснащення комп'ютерною технікою, засобами зв'язку, зручними для роботи меблями, нормативно-довідкови­ми матеріалами та іншим знаряддям, необхідним для роботи.

Велике значення в оснащенні робочих місць має встановлення меблів з уніфікованих елементів, які вибираються з урахуванням посадових обов'язків і характеру роботи кожного працівника. Із таких елементів можна монтувати різноманітні робочі столи, приставки до них, тумби та інше. Відстань між робочими місцями повинна бути 0, 75 - 0, 9 м. Для зберігання технічної та довідкової літератури, а також папок з документами пропонується шафа за­гального користування.

У сучасних умовах комп'ютер стає основним функціональним елементом робочого місця бухгалтера, тому при його конструю­ванні необхідно дотримуватись вимог ергономічного забезпечен­ня.

Ергономічне забезпечення (ергономіка від грецьких слів - робота та закон) - це сукупність методів і засобів, які створюють оптимальні умови для розробки, реалізації, впро­вадження відповідних технологій, що забезпечують нормальне функціонування інформаційної системи бухгалтерського обліку, а також швидке оволодіння працівниками і користувачами їх різ­них типів та категорій із урахуванням вимог якісної, нешкідливої, безпечної роботи. Воно включає комплекс гігієнічних, антропоме­тричних, психофізіологічних, психологічних вимог. Зокрема, при використанні комп'ютерної техніки необхідно забезпечити:

- достатній робочий простір для бухгалтера, що дозволяє без­перешкодно виконувати як ручну роботу, так і працювати на комп'ютері;

зручний для сприйняття вигляд інформації на екрані моні­тора;

- достатні фізичні, зорові і слухові зв'язки між бухгалтером та комп'ютером, а також між операторами. Для цього діа­лог з системою будують так, щоб для відповіді користувача потрібно було натискати менше клавіш. Повідомлення сис­теми повинні супроводжуватися короткими звуковими сиг­налами, а особливо важливі - довгими;

- оптимальне розміщення устаткування, завдяки чому забез­печується зручне положення бухгалтера при роботі;

- припустимий рівень акустичного шуму і вібрацій, створю­ваних комп'ютерною та іншою технікою;

- наявність на робочих місцях інструкцій з техніки безпеки.

При застосуванні комп'ютерів слід дотримуватись вимог гі­гієни праці, а саме: заданих параметрів повітряного середовища (температури, відносної вологості, барометричного тиску), у приміщеннях рекомендується здійснювати кондиціювання повітря. Нормальними кліматичними умовами експлуатації ПЕОМ є:

- температура навколишнього повітря - 20 + 5° С;

- відносна вологість навколишнього повітря - 65 ± 15 %;

- атмосферний тиск - від 84 до 107 кПа (630 - 800 мм- рт. ст);

- максимальна запиленість повітря в приміщеннях при роз­мірі часток не більїпе 3 мкм - 0, 75 мг/куб. м.

Відстань між очима працюючого та екраном комп'ютера пови­нна бути не меншою, ніж півтори довжини діагоналі використо­вуваного монітора; дисплей слід розташовувати нижче рівня очей на 15 градусів, а клавіатуру - на відстані близько 40 сантиметрів від тулуба. Зап'ястя повинні розташовуватися так, щоб сонячне проміння і світло ламп не відбивались від нього та не осліплювали працюючого. В ідеалі рівень яскравості екрана повинен відповіда­ти яскравості світла в приміщенні, чого можна домогтися за допо­могою налагодженого монітора.

Складовими ділового виробничого клімату у бухгалтерії є соці­альний, моральний та психологічний мікроклімат.

Соціальне забезпечення - це комплекс заходів, що забезпечу­ють формування свідомого ставлення кожного бухгалтера до вико­нання посадових обов'язків, усвідомлення ним завдань і значення роботи бухгалтерії у функціонуванні підприємства, дотримання правил трудової дисципліни та регламенту підприємства, розви­ток творчої активності та ініціативи працівників, а також запро­вадження інституту наставників, тощо.

Для підвищення якості і ефективності роботи апарату бухгал­терії поряд із заходами моральної мотивації слід застосовувати систему матеріального заохочення у результатах роботи шляхом запровадження раціональної оплати праці. Не будучи безпосеред­ньо задіяним у виробничих процесах, апарат бухгалтерії забезпе­чує потреби управління в інформації, чим бере активну участь у функціонуванні підприємства, тому його роботу потрібно оплачу­вати нарівні із оплатою праці, встановленою для інших категорій управлінського персоналу.

Для кожної категорії персоналу бухгалтерії встановлюється певний рівень оплати праці. Він залежить від складності та обсягів облікової роботи, яку повинен виконати той чи інший виконавець. Але, рівень заробітної плати керівників (головного бухгалтера, його заступників) не може у рази, перевищувати заробітну плату підлеглих. Для підвищення продуктивності і ефективності роботи апарату бухгалтерії необхідно розробити науково обґрунто­вану систему мотивації праці шляхом запровадження дифе­ренційованої оплати, за якої рівень заробітної плати кожного виконавця безпосередньо залежить від результатів його робо­ти (своєчасного складання звітності або виконання облікових робіт, роботи без помилок та зауважень, суворого дотримання правил внутрішнього розпорядку, тощо); володіння іноземни­ми мовами, навичками роботи на комп'ютері та інших засобах організаційної техніки, тощо. При цьому, систему матеріаль­ної мотивації та заохочення необхідно поставити у залежність як від результатів власної праці бухгалтера, так і результатів фінансово-господарської діяльності підприємства за рахунок, наприклад, премій за певні звітні періоди або виплат за підсум­ками роботи за рік.

Для раціональної організації роботи апарату бухгалтерії ви­рішального значення набуває система соціально-психологічного забезпечення. Вона включає створення високого рівня організа­ційної культури, сприятливого морально-психологічного клімату у колективі, забезпечення раціонального керівництва персоналом бухгалтерії. Ефективність роботи апарату бухгалтерії залежить, у першу чергу, від атмосфери взаємної пошани і поваги, свідомо­го підпорядкування своєї поведінки високим моральним ідеалам, співпраці між керівником і підлеглими, між працівниками як коле­гами. Важлива роль в ефективному забезпеченні праці належить моральному мікроклімату. У колективі повинні переважати взаємодовіра між працівниками, товариські взаємини і дружба, взаємодопомога, глибока пошана до кожного члена колективу, турбо­та про молоде покоління.

Психологічний клімат у бухгалтерії переважно залежать від раціональності дій головного бухгалтера та керівників струк­турних підрозділів бухгалтерії. Раціональність управління персоналом визначається такими факторами як: досвід керів­ництва, рівень знань не лише бухгалтерського обліку, але й ін­ших економічних дисциплін, без яких неможливе керівництво сучасними обліковими структурами, комунікаційні якості, пер­спективність, свобода мислення, цілеспрямованість, гнучкість керівництва на усіх рівнях управління (секторами, відділами, групами), його творча активність та здатність приймати рішен­ня у різних умовах.

Не менш важливою умовою раціональної організації обліку є формування корпоративної структури. Кожному підприємству притаманна власна система матеріальних та духовних цінностей, еталонів поведінки, настроїв, методів управління та принципів ді­яльності та інші компоненти організаційної поведінки. Корпора­тивну культуру слід розглядати як інструмент, що дозволяє орієн­тувати усі підрозділи та окремих осіб на загальні цілі, мобілізувати ініціативу працівника та полегшувати продуктивне спілкування між ними, адже культурне підприємство - це гармонійне підприємство, на якому працівник сприймається як найголовніша цінність та, як наслідок, організує між особисту та між групову взаємодію на психологічному рівні; підприємство, що будує своє відношення з елементами навколишнього середовища на підставі розуміння їх системної сутності та унікальності.

Для організації облікової роботи величезного значення на­буває раціональна техніка роботи кожного бухгалтера. Само­організація праці - це комплекс заходів, що вживаються са­мим виконавцем для забезпечення системи та порядку у робо­ті. Основними елементами самоорганізації праці є організація робочого місця, робочої зони, раціонального режиму праці, за­безпечення технологічної послідовності виконання облікових робіт, систематичність, дисципліна праці, само планування порядку і послідовності виконання робіт, самоконтроль якості та своєчасності їх виконання. Самоорганізація роботи почи­нається з ретельного планування робочого дня, чіткої системи організації власної роботи. Незважаючи на наявність індиві­дуальних графіків роботи, кожний працівник бухгалтерії по­винен спланувати свій робочий день зранку і накреслити, що потрібно виконати.