Коефіцієнти регресії для розрахунку чисельності апарату бухгалтерії

Розрахункову чисельність апарату бухгалтерії визначають за рівнянням регресії. Для скорочення часу на виконання матема­тичних розрахунків у Міжгалузевих нормативах чисельності працівників бухгалтерського обліку у картах. Якщо величини факторів-аргументів відрізняються від наведених у нормативних картах, то розрахунок чисельності виконується за формулами, які наведено у картах. Загальна нормативна чисельність Нз працівників апарату бухгалтерії із урахуванням обсягів комп'ютеризації і облікових робіт визначається за формулою:

Нз = Н*К_к.п.з.

де: Нз- загальна нормативна чисельність працівників апарату і бухгалтерії

Н- нормативна чисельність працівників бухгалтерії, чол.;

К_к.п.з. - коефіцієнт рівня комп'ютеризації облікових робіт.

Розрахуємо загальну нормативну чисельність апарату бухгал­терії за показниками:

1. Середньоспискова чисельність працівників підприємства (Чпр)-250 осіб.

2. Кількість самостійних структурних підрозділів (N_сн) - 10 од.

3. Частка облікових робіт, що виконуються на ПЕОМ, менше 70 відсотків.

Розрахунок:

1. Нормативна чисельність працівників бухгалтерії (Н) для під­приємства із чисельністю 250 осіб і 10 самостійними структурни­ми підрозділами становить 4, 8 особи.

2. Коефіцієнт комп'ютеризації облікових робіт [К_{к пз} = 1, 3).

3. Загальна нормативна чисельність працівників апарату бух­галтерії становить:

Нз = 4, 8 х 1, 3 = 6, 24 = 6 осіб.

При запровадженні нових норм часу для розрахунку чисель­ності апарату бухгалтерії підприємства необхідно керуватись нор­мами ст. 86 КЗпП, згідно з якими:

- запровадження, заміна і перегляд норм праці провадиться власником або уповноваженим ним органом за погоджен­ням з виборним органом первинної профспілкової організа­ції (профспілковим представником);

- власник повинен роз'яснити працівникам причини пере­гляду норм праці, а також умови, за яких мають застосову­ватися нові норми.

- про запровадження нових і зміну чинних норм праці влас­ник повідомляє працівників не пізніш як за один місяць до їх запровадження.

Недотримання встановленої законодавством процедури є по­рушенням трудового законодавства.

Процес запровадження нових норм облікової роботи на під­приємстві здійснюється у декілька етапів. На підготовчому етапі оформляють такі документи:

- заявку керівника підприємства голові профспілкової орга­нізації про узгодження норм часу на облікові роботи, до якої додають проект відповідного наказу;

- витяг з протоколу засідання профспілкового комітету зі зго­дою на запровадження норм часу на облікові роботи.

На етапі запровадження норм часу оформляється наказ по під­приємству. У ньому затверджується розрахунок нормативної тру­домісткості робіт і нормативної чисельності працівників апарату бухгалтерії, відхилення штатної чисельності від нормативної, які оформляються як додаток до наказу; установлюється строк запро­вадження нових норм часу; сповіщаються працівники бухгалтерії про майбутнє запровадження норм часу. У разі відхилення фак­тичної чисельності апарату бухгалтерії від нормативної головному бухгалтеру дається доручення у зазначений строк внести відповідні пропозиції про оптимальні кадрові рішення з метою приведення чисельності апарату бухгалтерії до розрахункової.

1.3 Структура і побудова апарату бухгалтерії

Бухгалтерія є структурним підрозділом підприємства, призначеним для виконання певних функцій і завдань. На апарат бухгал­терії певні обов'язки, а також його наділяють певними правами. І ефективно виконувати покладені на нього функції і завдання апарат бухгалтерії спроможний за умови вмілої організації його робо­ти. Така організація включає комплексне вирішення усіх питань, і пов'язаних із поділом та кооперуванням праці, формуванням апа­рату бухгалтерії певної форми та структури, чітким визначенням функцій, завдань, обов'язків та прав як бухгалтерії у цілому, так і кожного її структурного підрозділу і кожного бухгалтера.

Організаційна побудова апарату бухгалтерії - це форма по­ділу і кооперування праці, що включає поділ облікової роботи між бухгалтерами; вибір структури та форми апарату бухгалтерії, ви­значення його завдань, обов'язків і функцій, регламентацію облікового, контрольного і аналітичного процесів та роботи бухгал­терії.

Поділ праці - це розчленування облікового процесу на окремі самостійні види робіт та їх закріплення за виконавцями. Спеціа­лізація бухгалтерів на виконанні певних облікових операцій за­безпечує зростання рівня їх професіоналізму, продуктивності та якості праці, тому є одним із основних чинників удосконалення облікового процесу. Поділ праці між працівниками дозволяє ви­значити функції та завдання кожної структурної дільниці та роз­робити організаційну модель апарату бухгалтерії. Поділ праці у бухгалтерії реалізується у розподілі обов'язків між виконавцями як за характером і змістом роботи, так 1 за рівнем кваліфікації пер­соналу. За характером і змістом роботи її поділяють за такими принципами:

1) предметним (тематичним; оперативно-виробничим, топо­логічним);

2) функціональним;

3) змішаним.

При застосуванні предметного принципу поділу праці за кожним сектором (відділом, групою, бухгалтером) закріплюється певний об'єкт обліку, наприклад, сектор або група обліку основних засобів і нематеріальних активів; сектор або група обліку запасів; сектор або група обліку грошових коштів; сектор або група обліку розрахунків з персоналом; сектор або група обліку виробництва; сектор або група обліку реалізації; сектор або група обліку розра­хункових операцій.

При застосуванні оперативно-виробничого принципу поділу праці та формування структурних підрозділів апарату бухгалтерії за кожним з них закріплюється окреме виробництво, ділянка, які тех­нологічно пов'язані між собою: облік основного та допоміжного ви­робництв у промисловості; облік капітального будівництва, монтаж­них робіт у будівництві; облік рослинництва, облік тваринництва, облік машинно-тракторного парку в сільському господарстві, облік автотранспорту, тощо. Застосування певного принципу поділу праці у бухгалтерії підпорядковується досягненню певних завдань, постав­лених перед апаратом бухгалтерії. Так, предметна структура апара­ту бухгалтерії призначена забезпечувати формування облікової ін­формації у цілому по підприємству, а виробнича - у розрізі окремих структурних підрозділів або видів діяльності, що дозволяє ефективно управляти та контролювати їх діяльність. На малих підприємствах найчастіше використовується предметний принцип, що передбачає закріплення за кожним виконавцем певної ділянки обліку.

При функціональному принципі поділу праці та формування структурних підрозділів апарату бухгалтерії сектори (відділи, гру­пи) спеціалізуються на виконанні однорідних облікових операцій відповідно до стадій технологічного процесу формування обліко­вої інформації. Так, один сектор лише приймає документи або їх складає, другий - їх перевіряє та обробляє; третій - веде аналітичний та синтетичний облік; четвертий - складає звітність. Такий варіант найповніше відповідає сучасним вимогам організації апа­рату бухгалтерії, де кожне робоче місце оснащене персональним комп'ютером.

На підприємствах зі значним обсягом облікових робіт комбіну­ються предметний та функціональний принципи побудови струк­турних підрозділів апарату бухгалтерії. При цьому, облікова робота між відділами розподіляється за об'єктами обліку, а всередині і виділяють групи для виконання певних облікових операцій. На­приклад, сектор обліку грошових коштів поділяють на групи об­ліку готівки та операцій на рахунках банків, при цьому за о/; ними працівниками закріплюють обов'язки зі складання документів, їх реєстрації, а за іншими - перевірки звітів касира, виписок банків та ведення Журналу 1 та Відомостей 1.1. та 1.2. Така вузька спеціалізація бухгалтерів на виконанні певних облікових робіт забезпе­чу! зростання ефективності облікової роботи, сприяє підвищенню її оперативності за рахунок зростання рівня кваліфікації бухгалтерів.

Залежно від складності облікової роботи, яку виконує персонал бухгалтерії, його поділяють на чотири рівні кваліфікації:

1) керівники, що очолюють апарат бухгалтерії або його струк­турні підрозділи (головні бухгалтери та їх заступники);

2) професіонали - висококваліфіковані працівники із фахо­вою вищою освітою та стажем роботи за спеціальністю;

3) фахівці - спеціалісти із базовою фаховою освітою;

4) технічні службовці, які виконують переважно прості меха­нічні операції (касири, обліковці цеху).

Працівників різних рівнів кваліфікації відрізняє рівень знань та рівень професіоналізму, тому їм доручається робота різної склад­ності. При прийнятті працівника на роботу його можуть призначити на посаду згідно із його дипломом про освіту, але подальше і переміщення на посадах залежить від набутого життєвого досвіду, рівня кваліфікації та ставлення до роботи.

Поділ праці дозволяє об'єднувати трудову діяльність окремих працівників з метою оперативного і якісного виконання завдань, поставлених перед бухгалтерією з найменшими витратами людських ресурсів. Кооперування праці - це об'єднання окремих ви­конавців у групи, сектори, їх робота під керівництвом старшого бухгалтера з метою оптимального використання людських ресур­сів. Кооперація праці апарату бухгалтерії здійснюється на таких організаційних рівнях (рис. 2.1).

Кооперування праці між окремими працюючими дозволяє забезпечити їх вузьку професійну спеціалізацію та підвищити рівень виконуваної роботи, забезпечивши виконавцями усі ділянки облі­кової роботи. Кооперування праці між функціональними підроз­ділами бухгалтерії забезпечує предметну спеціалізацію кожного сектору та дозволяє об'єднувати зусилля при вирішенні складних завдань, зумовлених потребами управління підприємством.

Ефективність бухгалтерського обліку на підприємстві визна­чальною мірою залежить від оптимально вибраної форми і струк­тури апарату бухгалтерії, під якою розуміють його поділ на від­окремлені підрозділи, призначені виконувати самостійні функції, визначення їх підпорядкованості і взаємозв'язку між ними.

Форму і структуру апарату бухгалтерії підприємство обирає са­мостійно із урахуванням об'єктивних факторів. Структура обліко­вого апарату, чисельність його працівників та перелік посад зале­жать від обсягів діяльності підприємства, чисельності працюючих на підприємстві; структури підприємства; видів його діяльності; особливостей організації технології виробництва; територіальної розгалуженості (наявності філій, дочірніх підприємств, представ­ництв і місць їх розташування), рівня комплексної автоматизації управління та автоматизації облікового процесу, системи управ­ління підприємством (централізована, децентралізована), спеці­алізації по видах діяльності, перспектив зростання обсягів діяль­ності, порядку взаємодії бухгалтерії з іншими службами підпри­ємства, обсягів облікової роботи, рівня кваліфікації бухгалтерів та інших факторів, що впливають на обсяги облікової роботи.

Форма і структура апарату бухгалтерії повинні відповідати та­ким вимогам: бути максимально простими і відповідати техноло­гічній структурі підприємства; виключати елементи дублювання та паралелізму функцій і обов'язків працівників; чисельність апа­рату бухгалтерії визначати за нормами часу на виконання колено­го виду облікових робіт та нормативами чисельності працівників бухгалтерії; будуватися із урахуванням сучасних наукових досяг­нень і відповідати принципам наукової організації праці; забезпе­чувати самостійність та повноцінність кожного підрозділу.

Для побудови апарату бухгалтерії можна обрати одну з органі­заційних форм:

1) централізовану і 2) децентралізовану.

При централізованій формі апарату бухгалтерії на підпри­ємстві створюється головна бухгалтерія, у якій і ведеться обліко­ва робота. Апарат бухгалтерії розташовується сконцентровано, як правило, у приміщенні адміністрації і як методично, так і адміністративно підпорядковується головному бухгалтеру. Така форма апарату бухгалтерії найбільш поширена на невеликих підприємствах з компактним розміщенням підрозділів та у бюджетних установах, де централізовані бухгалтерії обслуговують не одну організацію чи установу, а цілу групу однорідних організацій певного напряму (шкіл, дошкільних закладів, лікарень). Вона має низку переваг і недоліків. До переваг можна віднести, зокрема, ефектив­не використання професійного потенціалу персоналу бухгалтерії, організаційної і комп'ютерної техніки, своєчасне та якісне скла­дання звітності. Серед істотних недоліків - віддаленість апарату і бухгалтерії від місць складання документів, що знижує оператив­ність і обсяги інформаційного забезпечення керівників середньої панки (начальників цехів, служб, підрозділів) під час прийняття відповідних рішень або здійснення поточного контролю діяльнос­ті структурного підрозділу.

При децентралізованій формі апарату бухгалтерії крім го­ловної бухгалтерії підприємства створюються цехові і між цехові бухгалтерії, тобто частина апарату бухгалтерії працює безпосе­редньо у виробничих-підрозділах. Така форма застосовується великими підприємствами зі значною кількістю підрозділів, а також при розміщенні окремих цехів, дільниць чи підрозділів на значній відстані від головного підприємства. При цьому, бухгалтер струк­турного підрозділу з методичних питань підпорядковується лише головному бухгалтеру, а з адміністративних - керівнику відповідного структурного підрозділу.

В об'єднаннях, асоціаціях, холдингах, концернах створюєть­ся централізована бухгалтерія (найчастіше нею стає бухгалтерія головного, підприємства), а у територіально й організаційно від­окремлених підрозділах (філіях, представництвах, відділеннях) бухгалтерії, що виконують увесь комплекс облікових робіт від оформлення первинних документів, їх обробки, ведення синте­тичного і аналітичного обліку до складання фінансової і статис­тичної звітності. Звітність подається як до бухгалтерії головного підприємства так і місцевим фінансовим та статистичним органам. Функції бухгалтерії головного підприємства обмежуються перевіркою і зведенням показників звітності цих підрозділів.

Наближення апарату бухгалтерії безпосередньо до місць здійснення господарських операцій підвищує вірогідність обліку, дозволяє оперативно здійснювати контроль і аналіз діяльності структурних підрозділів та забезпечує потреби управління ними Однак, при цьому зростають витрати на утримання апарату бух­галтерії, послаблюється поточний контроль бухгалтерії головного підприємства за роботою на місцях. Вказані недоліки централізо­ваної і децентралізованої організації апарату бухгалтерії успішно долаються при комплексній автоматизації обліково-аналітичних робіт, організації на підприємствах АРМ бухгалтера на основі су­часних ЕОМ і комп'ютерних технологій, а також широкого запро­вадження і розвитку служби внутрішнього аудиту.

Для апарату бухгалтерії обирають певний тип його організа­ційної побудови:

1) лінійний (ієрархічний); 2) лінійно-штабний (по вертикалі); 3) комбінований (функціональний). Тип апарату бухгалтерії залежить від чисельності його працівників.

При лінійному (ієрархічному) типі усі бухгалтера безпосе­редньо підпорядковуються головному бухгалтеру, який контролює роботу кожного виконавця. Така організаційна побудова харак­терна для невеликих підприємств, де чисельність бухгалтерів не перевищує 10-12 осіб (рис.2.2).

При більшій чисельності апарату бухгалтерії його поділяють на самостійні структурні підрозділи - сектори, відділи, групи. Кожний сектор (група) очолюється старшим бухгалтером або заступником головного бухгалтера, який відповідає за роботу даного структурного підрозділу і контролює її. Головний бухгалтер керує апаратом бухгалтерії через заступників або старших бухгалтерів. Його розпорядження передаються старшому бухгалтеру сектора, який передає його керівникові групи. Структурні підрозділи створюються або за предметним (оперативно-виробничим), або функціональним принципом. У першому випадку вони виконують по­вний цикл облікових робіт з обліку певного об'єкта господарюван­ні і: збирають й обробляють первинну облікову інформацію, ведуть аналітичний і синтетичний облік, складають звітність і здійсню­ють оперативний контроль. У бухгалтерії підприємства можуть створюватись такі відділи (сектори):

- фінансово-розрахунковий, який здійснює облік касових операцій і операцій па рахунках банків, розрахункових і кредитних операцій;

- праці й заробітної плати, який відповідає за нарахування заробітної плати і облік розрахунків за виплатами праців­никам, а також складає звітність з праці;

- матеріальний, що на невеликих підприємствах відповідає за облік запасів, основних засобів та інших необоротних матеріальних і нематеріальних активів, контролює стан складського обліку, бере участь в інвентаризації, у великих - для обліку кожного об'єкта створюються окремі групи;

- виробництва і калькулювання, який здійснює облік затрат на виробництво, складає калькуляції собівартості продук­ції (робіт, послуг), виявляє результати роботи виробництва, інвентаризує незавершене виробництво, складає звітність про виробництво і собівартість продукції;

- готової продукції та її реалізації, який веде облік надхо­дження готової продукції на склади підприємства, її відван­таження і реалізації, розрахунків з покупцями та замовни­ками і складає звітність про обсяги реалізації;

- зведено-балансовий, який здійснює решту господарських операцій (облік валових доходів і валових витрат, фінан­сових результатів), веде узагальнюючі й облікові регістри, складає декларації, баланс та інші форми фінансової і ста­тистичної звітності, організовує бухгалтерський архів. Блок-схема бухгалтерії підприємства, побудована за пред­метним принципом, наведена на рис. 2.3.

На підприємствах, де фінансовий облік відокремлено від управлінського, апарат бухгалтерії поділяють на фінансову бухгалтерію, і виробничу бухгалтерію та групи оперативного аналізу і контролю. Першій підпорядковують групи обліку активів (запасів і необорот­них активів), розрахунків з оплати праці, розрахункових, фінансових і кредитних операцій; другій - групи обліку витрат виробництва та калькулювання собівартості продукції. При використанні оперативно-виробничого принципу кожний підрозділ бухгалтерії обслуговує декілька однорідних цехів, господарств або складів.

При використанні функціонального принципу поділу обліко­вих робіт кожному бухгалтеру для виконання делегують однорідні роботи (приймання або складання документів, виконання розра­хунків, складання звітності).

В об'єднаннях, асоціаціях, холдингах, концернах бухгалтерія і оговорюється за комбінованою структурою. Між самостійними підрозділами, які виконують предметно-замкнені облікові про­цеси, обов'язки і функції поділяють за функціональним принци­пом. Блок-схема апарату бухгалтерії, побудована за комбінованою структурою, наведена на рис. 2.4.

Структура бухгалтерії розкривається у штатному розкладі підприємства, де вказують назву посад, чисельність працівників за кожною посадою, посадовий оклад та систему преміювання. Структуру апарату бухгалтерії та розподіл обов'язків між її пра­цівниками визначає головний бухгалтер. Первинним елементом Структури апарату бухгалтерії є посада. Формування посади вклю­чає визначення характеру, складу та обсягу функцій і обов'язків, які виконуватиме працівник.

Структура бухгалтерії не може залишатись постійною, при змінах, що відбуваються у діяльності суб'єктів підприємницької ді­яльності, її необхідно її постійно вдосконалювати. Фундаменталь­ною основою реалізації системного підходу до організації апарату і бухгалтерії є приведення його організаційної структури у відповід­ність із вимогами і потребами управління, що дозволить підпри­ємству ефективно взаємодіяти із зовнішнім середовищем, продук­тивно розподіляти та направляти зусилля своїх співробітників на досягнення поставлених цілей. Але, рішення щодо перебудови та і вдосконалення організаційної структури апарату бухгалтерії не­обхідно обґрунтувати обсягом витрат на його утримання.

1. 4 Нормативно-правове забезпечення роботи апарату бухгалтерії

Нормативно-правове забезпечення роботи апарату бух­галтерії включає систему нормативно-правових документів, які регламентують завдання, обов'язки і функції як апарату бухгалте­рії у цілому, так і кожного із її підрозділів (відділу, сектору, групи) і кожної посадової особи; розподіл функцій і обов'язків між підроз­ділами та виконавцями; визначають послідовність та терміни ви­конання облікових робіт як бухгалтерією у цілому, так і кожним підрозділом і виконавцем.

Внутрішні організаційні регламенти розробляються підпри­ємством на основі норм централізованих законодавчих і норма­тивних документів, що регламентують ведення бухгалтерського обліку. До них належать положення про бухгалтерію та її струк­турні підрозділи (відділи, сектори, групи), посадові інструкції, гра­фіки, операційні інструкції, регламенти робочого дня, тощо. Вони затверджуються власниками (засновниками) або керівником під­приємства, доводяться до кожного виконавця і додаються до нака­зу про облікову політику. Структура нормативно-правового забезпечення роботи апарату бухгалтерії зображена на рис. 2.5.

Система нормативно-правового забезпечення роботи апарату бухгалтерії включає три рівні взаємопов'язаних між собою норма­тивних документів:

- перший стратегічний рівень - управління апаратом бухгал­терії у цілому, він складається з Положення про бухгалтерію та зведеного графіку облікових робіт;

- другий рівень - структурні підрозділи бухгалтерії - сектори, відділи, групи, його структурними компонентами виступа­ють Положення про роботу сектора або групи та структурні графіки роботи групи, відділу, сектора;

- третій рівень - посада бухгалтера, функціонування якої ре­гулюють Посадова інструкція бухгалтера та індивідуальний графік роботи бухгалтера.

Вихідним документом при плануванні роботи апарату бухгал­терії та розподілу обов'язків між структурними підрозділами бух­галтерії та виконавцями є Положення про бухгалтерію. У ньо­му вказують загальні положення, на підставі яких утворюється і функціонує головна бухгалтерія (рішення учасників (засновників) підприємства; установчі документи; її місце в управлінні; підпо­рядкованість); основні завдання; функції головної бухгалтерії та її структурних підрозділів; права і обов'язки працівників; взаємодія і взаємовідносини бухгалтерії з іншими структурними, підрозділа­ми підприємства; структура і побудова; порядок розширення, ре­організації, ліквідації; система оплати праці та преміювання бух­галтерів.

З метою конкретизації функцій облікового апарату підприєм­ства на підставі положення про бухгалтерію розробляються окре­мі положення для коленого її структурного підрозділу (управління, сектору, відділу або групи). У них виділяють такі розділи: загальна частина, завдання сектору, його структура, функції, права, відповідальність та взаємовідносини з відділами, цехами, відокремленими підрозділами підприємства.

Положення про бухгалтерію та її структурні підрозділи затвер­джують власники (засновники) підприємства або уповноважена ними особа (керівник).

За аналогічною структурою розробляються Положення про управління обліку міністерств, відомств, акціонерних товариств. У їх складі доцільно виділити підрозділи за напрямками робіт: скла­дання зведеної звітності та контроль її показників, контрольно-ревізійної робота, методологічна робота, облік в апараті управління.

Завдання і функції, покладені на структурні підрозділи бухгал­терії, виконуються працівниками апарату бухгалтерії, виконавця­ми. Для професійного і технічного поділу праці, досягнення його високої продуктивності і персональної відповідальності за якість і терміни виконання облікових робіт, а також попередження безвідповідальності у роботі на кожній посаді (робочому місці) розробля­ються посадові інструкції, у тому числі і для головних бухгалтерів.

Посадові інструкції розробляються на підставі Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників. Згідно Довідника за рівнем кваліфікації працівники апарату бухгалтерії поділяються на такі категорії:

1) керівники (головний бухгалтер, завідувач сектору (відділу) апарату бухгалтерії);

2) професіонали (вища освіта та стаж роботи за спеціальністю);

3) фахівці (базова вища освіта відповідного напрямку);

4) технічні службовці (касир, обліковець).

Посадові інструкції розробляються для працівників усіх посад, зазначених у штатному розписі підприємства, окремо для кожної категорії персоналу.

Посадові інструкції складаються із розділів: загальні пояснення, завдання та обов'язки, права, відповідальність, повинен знати, кваліфікаційні вимоги та взаємовідносини (зв'язки) за посадою. У заголовку посадової інструкції наводиться повна назва посади в родовому відмінку (повинна відповідати професійній назві роботи, передбаченій Класифікатором професій, змінами та доповненнями) та повна назва структурного підрозділу бухгалтерії. У розділі «Загальні положення» розкривається основна інфор­мація про посаду, сферу діяльності працівника, найменування підрозділу, де він працює, порядок призначення на посаду та при­пинення виконання посадових обов'язків, безпосередня підпоряд­кованість, кваліфікаційні вимоги до працівника (рівень освітньої підготовки, рівень кваліфікації, фах, необхідний стале роботи за фахом, інші вимоги), наявність підлеглих, перелік основних за­конодавчих актів, інших матеріалів, якими потрібно керуватись в роботі, порядок заміщення інших працівників на період їхньої тимчасової відсутності (відпустка, хвороба, інші поважні причи­ни), а також хто його заміщує.

У розділі «Завдання та обов'язки» наведено типові професій­ні завдання, обов'язки та повноваження для певної посади, по­силання на галузь необхідних знань. У ньому характеризується зміст діяльності працівника: визначається самостійна ділянка роботи відповідно до Положення про підрозділ бухгалтерії. Ділян­ка роботи може визначатися шляхом виділення групи питань з відповідних напрямів або закріпленням за працівником переліку об'єктів управління, або як перелік відносно самостійних питань. Визначається перелік видів робіт, з яких складаються функції, що виконуються. Склад робіт у посадовій інструкції визначається із урахуванням їх обсягу, визначеного типових норм часу на вико­нання кожного виду облікових робіт у розрізі об'єктів обліку. При встановленні видів робіт слід визначати їх організаційно-юридичні ознаки (керує, затверджує, здійснює, організовує, розглядає, виконує, забезпечує, контролює, бере участь, готує тощо). Завдання 1 та обов'язки працівника мають відповідати завданням і функціям підрозділу та вимогам кваліфікаційної характеристики відповід­ної посади.

У Розділі «Права» визначаються і наводяться делеговані працівникові повноваження, що забезпечують виконання покладених на нього завдань та обов'язків у процесі діяльності. Наприклад, вносити пропозиції з відповідних питань, приймати певні рішен­ня, узгоджувати проекти документів, виконувати обов'язки представництва підрозділу з певних питань, брати участь у нарадах, отримувати необхідну для виконання своїх завдань інформацію від відповідних підрозділів, тощо.

У розділі «Відповідальність» наводять показники, що є критеріями оцінки робота працівника та встановлюють межі його особистої відповідальності за результати діяльності та виконання робіт, і показниками оцінки роботи є якість та своєчасність виконання посадових завдань та обов'язків. Зокрема, зазначається, що пра­цівник несе відповідальність за невиконання або неналежне виконання посадових завдань та обов'язків, порушення правил внутрішнього трудового розпорядку та правил охорони праці.

У Розділі «Повинен знати» наводяться основні вимоги до спеціальних знань, необхідних для виконання відповідних типових за­вдань та обов'язків; а також знань законодавчих актів, положень, інструкцій та інших та нормативних документів; методів і засобів, які працівник повинен вміти застосовувати під час виконання сво­їх професійних обов'язків.

У розділі «Кваліфікаційні вимоги» наводяться вимоги щодо освіти, освітньо-кваліфікаційного рівня та досвіду, достатніх для, повного і якісного виконання посадових обов'язків, а також вимоги до післядипломної освіти і мінімальні вимоги до стажу роботи.

Для професійної групи «Керівники» вимоги встановлюються залежно від рівня та функцій управління і керівництва, які відріз­няються за своєю складністю та відповідальністю: керівники пер­винних структурних підрозділів, керівники структурних підрозді­лів вищого рівня. Для професійної групи «Професіонали» визначе­но вимоги повної вищої ревіти з освітньо-кваліфікаційним рівнем - магістр, спеціаліст та кваліфікаційне категоріювання за чотирма рівнями. Для професійної групи «Фахівці» визначено вимоги базо­вої або неповної вищої освіти з освітньо-кваліфікаційним рівнем -бакалавр, молодший спеціаліст та кваліфікаційне категоріювання за трьома рівнями. В окремих випадках ставляться вимоги щодо повної вищої освіти з освітньо-кваліфікаційним рівнем - спеціа­ліст. Для професійної групи «Технічні службовці» визначено вимо­ги щодо професійно-технічної освіти чи повної загальної середньої освіти та професійної підготовки на виробництві, у сфері послуг,

У Розділі «Взаємовідносини (зв'язки) за посадою» визначаєть­ся коло основних взаємозв'язків працівника із співробітниками свого та інших структурних підрозділів, а також зі сторонніми під­приємствами, організаціями, установами, з якими працівник має службові взаємовідносини, терміни отримання та надання взаєм­ної інформації, порядок погодження та затвердження відповідних документів, тощо.

У процесі розробки посадових інструкцій необхідно забезпе­чувати єдиний підхід до побудови, структури і викладу змісту роз­ділів. Інструкції повинні відображати повний перелік завдань та обов'язків, повноважень і відповідальності, у разі потреби мати необхідні пояснення, а всі терміни мають бути чітко визначені. У разі необхідності, завдання та обов'язки, що включені до типо­вої кваліфікаційної характеристики тієї або іншої посади, можуть бути розподілені між окремими виконавцями або коло завдань та обов'язків окремих працівників може бути розширене з доручен­ням їм робіт, передбачених для різних груп посад, рівних за склад­ністю, виконання яких не потребує іншої спеціальності, кваліфі­кації.

Для того, щоб не допускати дублювання функцій і обов'язків працівників, необхідно забезпечити взаємозв'язок між посадови­ми інструкціями.

Посадові інструкції після їх затвердження керівником підпри­ємства або за дорученням його заступниками доводяться до працівника під розписку. Зміни, доповнення до посадових інструкцій вносяться лише на підставі наказу керівника підприємства за зго­дою працівника. Наказ про внесення змін, доповнень до посадової інструкції видається у разі перерозподілу обов'язків між праців­никами у зв'язку зі скороченням їх чисельності, або необхідністю більш раціонального розподілу ніж ними посадових обов'язків. У разі зміни назви підприємства, структурного підрозділу або поса­ди до посадових інструкцій вносяться відповідні зміни.

Персонал бухгалтерії характеризується кількісними (чисель­ність зайнятих, їх середній вік, середній стаж, темпи плинності) та якісними (рівень організаційної культури, рівень освіти, ступінь професійної та кваліфікаційної придатності, творча активність) характеристиками. Завдання, поставлені керівництвом підпри­ємства перед апаратом бухгалтерії, може реалізувати колектив,, що складається з висококваліфікованих виконавців, тому необхід­но залучати найбільш кваліфікованих працівників та стимулюва­ти постійне підвищення професійної кваліфікації. Кваліфікаційні категорії підвищуються, насамперед, тим працівникам, які успіш­но виконують посадові завдання та обов'язки, творчо і сумлінно ставляться до службових доручень і вимог посадових інструкцій. Присвоєння і підвищення кваліфікаційних категорій працівникам здійснюють комісії з проведення кваліфікаційної атестації. Особи, які не мають відповідної освіти або стажу роботи, встановлених кваліфікаційними вимогами, але мають достатній практичний до­свід та успішно виконують у повному обсязі покладені на них за­вдання та обов'язки, можуть бути, як виняток, залишені на займа­ній посаді або призначені на відповідні посади за рекомендацією атестаційної комісії. Набуття і підвищення професійної кваліфіка­ції здійснюється за етапами:

- для досягнення професійної компетентності необхідно здо­бути вищу або середню спеціальну освіту, після якої набува­ти навичок практичної роботи;

- для підтримки професійної компетентності на належному рівні необхідно постійно стежити за змінами у сфері бух­галтерського обліку і аудиту: володіти сучасною інформаці­єю по питаннях ведення бухгалтерського обліку, складання фінансової звітності, а також по питаннях аудиту і інших суміжних питаннях.

Для зростання рівня професіоналізму і компетентності пра­цівників бухгалтерії необхідно постійно підвищувати їх кваліфікацію на спеціальних курсах, спеціалізованих семінарах, шляхом регулярного отримання і вивчення спеціальної літератури. Також доцільно регулярно (не рідше за один раз на місяць) проводити в бухгалтерії колективне (можливо, по групах) вивчення діючих нор­мативних документів, а також програмного забезпечення, що по­стійно оновлюється. Зміни у законодавчо-нормативних докумен­тах необхідно своєчасно доводити до виконавців під підпис, зали­шаючи їм копію відповідного акту. Копії нормативних документів по відповідних напрямах обліку повинні зберігатись в окремих теках.

При організації роботи апарату бухгалтерії увагу необхідно приділяти не лише формальній організації, тобто суворій регла­ментації функцій, обсягів роботи і обов'язків посадових осіб нор­мативними документами, але й неформальній, тобто заохочувати роботу за переконанням, стимулювати неформальне лідерство та бажання досягти найкращих результатів, а також дотримання норм професійної етики.

Зокрема, Федерація професійних бухгалтерів та аудиторів України (ФПБАУ) прийняла рішення про визнання та приєднання до Кодексу етики Міжнародної Федерації бухгалтерів (МФБ). Цим Кодексом визнається, що завдання професії бухгалтера полягає у тому, щоб з метою задоволення суспільних потреб для досягнення найвищих рівнів ефективності працювати у відповідності з най­вищими стандартами професіоналізму. Такі завдання вимагають дотримання чотирьох основних вимог:

- достовірність: суспільство потребує достовірної інформа­ції;

- професіоналізм: у клієнтів, працедавців і інших зацікавле­них осіб існує потреба в особах, які можуть бути чітко ви­значені як професіонали у сфері бухгалтерського обліку;

- упевненість: надання послуг професійних бухгалтерів ви­значають концептуальні основи професійної етики;

- якість послуг: всі послуги, надані професійним бухгалте­ром, виконані у відповідності з найвищими стандартами ді­яльності.

Згідно Кодексу для досягнення професійних цілей професійний бухгалтер зобов'язаний дотримуватись таких фундаментальних принципів:

- чесності: при наданні професійних послуг професійний бухгалтер повинен діяти відкрито і чесно;

- об'єктивності: професійний бухгалтер повинен бути спра­ведливим, на його об'єктивність не повинні впливати ні інші особи, ні упередження, ні пристрасті, ні конфлікт ін­тересів, ні інші чинники;

- професійної компетентності і ретельності: професійний бухгалтер надає професійні послуги з належною ретельніс­тю, компетентністю і старанням;

- конфіденційності: професійний бухгалтер повинен забез­печувати конфіденційність інформації, отриманої в процесі надання професійних послуг, і не використовувати або роз­кривати таку інформацію без належних на те повноважень, за винятком випадків, коли розкриття такої інформації продиктоване його професійними або юридичними права­ми або обов'язками;

- професійної поведінки: дії професійного бухгалтера пови­нні підтримувати хорошу репутацію його професії і не дис­кредитувати її;

- регламентуючі документи: професійний бухгалтер зобов'язаний виконувати професійні послуги відповідно до професійних правил (стандартів).

Своєчасне виконання облікових робіт є однією з основних ви­мог, що ставляться до апарату бухгалтерії. Планування термінів виконання робіт та контроль за їх дотриманням здійснюється за допомогою системи графіків. При організації облікової роботи за графіком збирання первинної облікової інформації, її передаван­ня в апарат бухгалтерії, обробка показників, складання звітності та передавання вихідної інформації користувачам, а також опера­тивно-економічний контроль і аналіз здійснюються у попередньо встановлені терміни, а також визначаються особи, відповідальні за виконання кожного виду робіт та дотримання термінів їх вико­нання.

Для організації облікових робіт за графіком необхідно провести такі підготовчі роботи: скласти детальний перелік облікових і звіт­них робіт по усіх підрозділах підприємства; розробити раціональні схеми циркуляції обліково-економічної інформації, а також заходи з їх удосконалення; розробити детальний календарний план облі­кових робіт із зазначенням виконавців та термінів виконання об­лікових робіт; обговорити і узгодити терміни з виконавцями.

За допомогою графіків встановлюються і підтримуються тех­нологічні зв'язки, що виникають на різних стадіях роботи; визначаються терміни виконання робіт; унеможливлюються аврали у роботі; укріплюється трудова дисципліна та підвищується культу­ра праці бухгалтера.

Роль і значення графіків значно зростають за умови щоденного контролю за їх дотриманням. Головний бухгалтер, його заступник або інший працівник за їх дорученням систематично перевіряє своєчасність виконання і здавання робіт кожним виконавцем.

Результати щоденного контролю фіксують у відомості обліку робіт, у якій по вертикалі вказують усіх виконавців облікових робіт, а по горизонталі - терміни закінчення роботи. Якщо виконавець виконав весь обсяг робіт своєчасно за графіком, то ставлять плюс, а мінус - коли навіть незначна частина залишилась невиконаною. Відмітки за декаду або місяць показують ступінь дотримання гра­фіків виконавцями.

При відхиленнях від графіків головний бухгалтер (керівники структурних підрозділів) перерозподіляють роботу між виконав­цями, підсилюючи дільниці, що відстають. Щоденний поточний контроль за роботою апарату бухгалтерії є необхідною умовою сво­єчасного виконання облікових робіт.

Графіки розробляють головні бухгалтери, їх обговорюють ко­лективом бухгалтерії, затверджують керівники підприємства або головні бухгалтери та доводять до усіх виконавців під розписку.

Для планування облікового процесу застосовують таблично-текстові, лінійні та сітьові графіки.

Таблично-текстові графіки за обсягом інформації поділяють на зведені, структурні та індивідуальні. Зведений графік - це кален­дарний план виконання кожного з комплексів облікових робіт із зазначенням виконавців та часу виконання (як нормативного, так і фактичного). Зведений графік виконання основних комплексів облікових робіт розробляється у відповідності із термінами подан­ня звітності як зовнішнім користувачам, так і внутрішнім. Само­стійним комплексом робіт при цьому обирають обсяг облікових робіт з обліку одного об'єкта господарювання (облік виробництва; облік запасів, облік праці та її оплати).

У зведених графіках зазначають: назву, зміст роботи; час її ви­конання та дату завершення; осіб, відповідальних за виконання (табл. 2.6).

Таблиця 2.6