Організація документообігу

Документи у процесі їх складання та обробки проходять три­валий та складний шлях. На етапі поточного обліку показники до­кументів обробляються, групуються, узагальнюються і викорис­товуються для заповнення регістрів обліку. На основі цих вже об­роблених і узагальнених показників складається звітність та при­ймаються управлінські рішення. Складну проблему організації руху документів ускладнює необхідність своєчасного виконання усіх облікових робіт, тому що у разі недотримання термінів подання звітності з підприємства стягують штрафні санкції, Для своє­часного одержання зведених показників необхідно організувати детально продуману систему руху документів у часі та просторі, тобто між виконавцями, які складають, обробляють та зберігають документи.

Упорядковане просування первинної інформації у процесі її створення (одержання ззовні), трансформації, обробки та уза­гальнення у системі обліку називають циркуляцією облікової інформації. Просування первинних документів як носіїв інфор­мації, з моменту їх складання (або отримання ззовні) до передачі до архіву підприємства утворює документообіг. Від оптимальності документообігу залежить ефективність усього облікового процесу, тому він є найважливішим об'єктом організації обліку на підприємстві. Від раціональної побудови документообігу і налагодження оперативного складання і передавання у бухгалте­рію носіїв інформації та їх обробки залежить швидкість одержан­ня вихідної, зведеної облікової інформації, що потрібна для управ­ління, контролю і аналізу. Змістом організації документообігу є встановлення маршруту проходження документа від його скла­дання до передачі до архіву після виконання усіх видів робіт з його обробки, визначення термінів виконання кожного виду робіт та їх виконавців.

Раціональна організація документообігу на підприємстві пе­редбачає:

1) мінімізацію проміжку часу між здійсненням господарської операції та одержанням узагальненої інформації щодо неї керівництвом підприємства;

2) застосування найбільш досконалих засобів і способів зби­рання та просування інформації до місця її обробки та уза­гальнення.

Документообіг організується апаратом бухгалтерії на чолі з головним бухгалтером. Організація документообігу включає не лише попереднє планування та регулювання потоків документів, але й контроль за дотриманням встановленого порядку та термі­нів складання та передавання документів. Порядок організації до­кументообігу розкривається у третьому розділі наказу про обліко­ву політику.

Документообіг умовно поділяють на чотири стадії:

- робота над носіями інформації у процесі їх складання або одержання із зовні;

- просування від місця складання або одержання до місця об­робки до бухгалтерії;

- рух в процесі обробки;

- рух після обробки до місця постійного зберігання - до архіву.

Кожна стадія, у свою чергу, складається з декількох позицій - більш дрібної сукупності робіт з носіями, що у схемі руху доку­ментів виділяється самостійним записом і виконується одним ви­конавцем протягом встановленого терміну часу. Кількість позицій документообігу для різних документів може бути різною. Це зале­жить від складності носія інформації, тривалості шляху його про­сування.

Організація документообігу на стадіях складання і просу­вання первинних документів включає: вибір форм первинних документів для кожного об'єкта обліку; вибір технічних засобів і способів складання носіїв облікової інформації, зокрема, доку­ментів; призначення осіб, відповідальних за правильне і своєчас­не складання первинних документів; визначення часу докумен­тування коленого виду господарських операцій та переліку робіт, необхідних для створення документа, вибір способів передавання інформації від одного виконавця до іншого.

При організації документообігу необхідно мінімізувати його за­гальну тривалість, що забезпечується різними шляхами. Перш за усе необхідно встановити, коли складаються документи: 1) до здій­снення господарської операції; 2) у процесі її здійснення; 3) після її закінчення. Перший варіант забезпечує найбільшу точність відо­браження інформації у документах, а також надає найбільше мож­ливостей для своєчасного встановлення різних відхилень. Однією з важливих складових документообігу є встановлення частоти пе­редавання документів на обробку у бухгалтерію. їх необхідно пере­давати без затримок, що призводять до послаблення оперативно­го контролю за здійсненням господарських операцій; порушують терміни виконання облікових робіт; спричиняють спотворення інформації або навіть її втрату.

Необхідно встановити чіткі терміни передавання документів до бухгалтерії. Вони залежать, від обсягів облікової інформації; важливості об'єктів обліку; віддаленості виробничих підрозділів та складів від бухгалтерії; способів збирання інформації та наявності технічних засобів її передавання. Чим важливіше об'єкт обліку та чим більше інформації, тим частіше вона передається до бухгалте­рії. Оперативна передача документів дозволяє оперативно контр­олювати роботу структурних підрозділів підприємства, забезпечує ритмічну роботу апарату бухгалтерії та своєчасне та якісне вико­нання облікових робіт.

Значну роль в оптимізації процесу документообігу відіграють способи передавання документів у бухгалтерію: 1) безпосередньо матеріально-відповідальними особами або оперативними праців­никами (комірниками, майстрами); 2) обліковцями структурних підрозділів (нормувальниками, табельниками). Первинні доку­менти можуть прийматись бухгалтерами безпосередньо у місцях їх складання, на робочому місці оперативних працівників. Напри­клад, при оперативно-бухгалтерському (сальдовому) методі об­ліку запасів бухгалтер може приймати документи у комірника на складі. Для передавання інформації з віддалених структурних під розділів підприємства доцільно залучати кур'єрів, що не буде від­волікати працівників з їх робочих місць. Для прискорення руху документів необхідно максимально обмежити число осіб, що беруть участь у складанні того чи іншого документа.

Необхідно механізувати і автоматизувати процес складання документів, встановити раціональну послідовність робіт з їх скла­дання і просування, уникати невиправданих зустрічних документопотоків, максимально розширити попередній контроль, оскіль­ки наступний затримує передачу документів на обробку.

Заповнені документи, у тому числі за допомогою технічних за­собів, групуються у певні групи. На кожну з них складається супро­відний ярлик. У ньому відображують назви та номери документів, а на технічних носіях відображують узагальнені показники щодо згрупованих господарських операцій.

При застосуванні комп'ютерної техніки на кожному етапі формування і обробки первинної інформації та її накопичення у пам'яті машини потрібно чітко визначити обсяги інформації, ди­ференціюючи її за способами одержання:

- шляхом переробки первинних облікових показників;

- у результаті вторинної переробки за заданою програмою;

- як вихідна при складанні звітності.

Документообіг на стадії обробки документів та викорис­тання інформації в аналітичному і синтетичному обліку будується залежно від організаційної форми апарату бухгалтерії (топологіч­ної, оперативно-виробничої, функціональної або комбінованої). Приймання документів від матеріально-відповідальних осіб під­тверджується підписом бухгалтера у супровідних регістрах (при прийманні звіту касира у касовій книзі), або супровідних докумен­тах (при прийманні документів з руху запасів у реєстрі ф. М-13), або спеціальних книгах (картках).

При оперативно-виробничому поділі праці у бухгалтерії пер­винні документи приймаються відповідними секторами залежно від об'єкта обліку: матеріальний сектор приймає документи з об­ліку запасів; сектор з обліку заробітної плати та розрахунків з працівниками - документи з обліку праці та її оплати, тощо.

При функціональному принципі поділу праці усі документи надходять у перший функціональний відділ бухгалтерії. Після пе­ревірки їх передають у другий відділ, третій і так далі до повної об­робки та узагальнення інформації в облікових регістрах. Переда­вання документів з одного відділу в інший не реєструється.

Кожному виконавцю встановлюється максимально короткий термін на обробку документів. При цьому суворо регламентуються терміни передавання документів від одного виконавця до іншого, а також між відділами бухгалтерії або структурними підрозділами підприємства та з бухгалтерії у постійний архів. Час на обробку документа встановлюється виходячи з трудомісткості облікових операцій. Вона визначається за типовими нормами часу, шляхом хронометражу або на підставі власного досвіду головного бухгал­тера або іншого виконавця. Терміни обробки документів встанов­люють так, щоб забезпечити своєчасне узагальнення інформації для аналітичного і синтетичного обліку, оперативного контролю, складання звітності.

Для своєчасного виконання облікових робіт рух документів здійснюється за графіками. їх розробляє апарат бухгалтерії під керівництвом головного бухгалтера. Він встановлює персональну відповідальність бухгалтерів за дотримання термінів виконання облікових робіт. Форма графіків документообігу, порядок їх скла­дання і обсяги показників визначаються підприємством самостій­но.

Графік - це таблиця, за підметом якої вказують назви докумен­тів, а за присудком - структурні підрозділи або осіб, що працюють з документами; терміни виконання робіт та передавання докумен­тів між виконавцями; види робіт, що виконуються з документами. Зведені графіки розробляють за 1) видами операцій (надходжен­ня, відпуск), 2) за об'єктами обліку (облік основних засобів, облік праці та її оплати), 3) по підприємству у цілому. У зведених графі­ках фіксують лише основні стадії руху документів: 1) терміни сдавання (передавання) документів; 2) виконавців, які відповідають за дотримання цих термінів.

У графіках детально планується лише найважливіша части­на документообігу - з моменту передачі оперативними працівни­ками документів і до їх одержання бухгалтерією. Роботи на стадії складання документів у графіку не висвітлюються. Порядок їх ви­конання регламентується робочими інструкціями зі складання до­кументів, що додаються до робочого альбому носіїв інформації. У зведеному графіку також не вказують строків, послідовності руху і обробки документів апаратом бухгалтерії. Послідовність робіт з об­робки документів доцільно регламентувати структурними і індиві­дуальними графіками облікових робіт. Основні показники (терміни, виконавців облікових робіт) у графіках доцільно конкретизувати.

У сітьових графіках зазначають не лише види робіт зі складан­ня документа, але й оптимальні терміни їх виконання кожним ви­конавцем.

Для обґрунтування та деталізації зведених графіків, пошуку усіх резервів прискорення облікового процесу розробляються ін­дивідуальні схеми руху документів. У таких схемах у технологіч­ній послідовності створення і використання первинного докумен­ту вказують усі види робіт, що виконуються з цим документом від початку його складання до здачі до архіву; час за кожним етапом роботи і час у днях з моменту початку складання; місця роботи з документом та посадових осіб, які беруть участь в його складанні та обробці.

Графік регламентує терміни складання первинних документів, час передавання від одного виконавця до іншого; час обробки на кожній стадії облікових робіт; перелік посадових осіб, відповідаль­них за складання, перевірку, реєстрацію та обробку документів; порядок передавання документів; строк надходження документів до бухгалтерії; терміни обробки і виконання усіх облікових робіт за звітний період; строки передачі документа до архіву та строки його зберігання. Схеми руху документів використовуються для аналізу документообігу, підрахунку його тривалості у днях, визначення переліку обов'язків та відповідальності виконавців.

Для більшої наочності індивідуальні схеми руху документів зо­бражують графічно їх називають оперограмами.

Для аналізу документообігу у розрізі об'єктів обліку у цілому розробляють особливі графіки-схеми. У них для кожного носія первинної інформації графічно відображують його шлях у систе­мі обліково-економічної інформації підприємства. Для більш повної характеристики документообігу у графіку-схемі для кожного структурно підрозділу, який бере участь у просуванні до­кумента, умовними символами позначають, який примірник до­кументу надходить, зміст робіт з його обробки, час перебування у цьому підрозділі, тощо. З цією метою документ зображують у вигляді чотирикутнику з кількістю клітин, необхідних для зазначен­ня усіх умовних символів. Знизу графіку-схеми наводять перелік таких символів.

Кожному виконавцю видається витяг із графіка облікових ро­біт, які він виконує. Організація контролю за документообігом є одним із основних заходів, що забезпечує своєчасне виконання облікових робіт та оперативну роботу апарату бухгалтерії. Дотримання термінів складання та обробки документів контролюється заступниками головного бухгалтера, які очолюють сектори (групи) бухгалтерії.

При суцільному контролі одночасно із перевіркою законності господарської операції, її доцільності та правильності оформлення документів, перевіряють і своєчасність їх складання у бухгалтерії та передавання до місць виконання господарських операцій. Су­цільний контроль також здійснюється за зворотнім рухом первин­них документів від оперативних працівників підприємства до бух­галтерії. Для контролю своєчасності здавання документів у супро­відних ярликах, реєстрах, картках, призначених для оформлення операцій зі здавання-приймання документів, указують дату і час їх передавання за графіком і фактично. У кінці місяця вибирають факти порушення термінів сдавання документів, встановлюють причини таких відхилень і приймають заходи з усунення причин порушення графіків документообігу.

При контролі за дотриманням графіків руху документів на ста­дії їх обробки виявляють випадки порушення термінів передаван­ня документів між секторами (відділами) бухгалтерії або окремими бухгалтерами для подальшої обробки та узагальнення інформації. Для цього використовують зведені графіки, а також структурні та індивідуальні графіки роботи апарату бухгалтерії.

Графіки документообігу додають до наказу про облікову полі­тику.

1. Форми бухгалтерського обліку

Облікова процедура матеріалізується у формі обліку, що запро­ваджується підприємством. Форми обліку постійно розвиваються із удосконаленням управління виробництвом, зростанням рівня наукової організації інформаційних систем.

Чисельні тлумачення сутності форми обліку свідчать, що вона є складним теоретичним поняттям. Найбільш змістовним та ін­тегральним є визначення Я.В. Соколова: «Формою рахівництва (ред. на рівні практичного використання - бухгалтерського обліку) слід називати сукупність алгоритмів для обробки первинних показників і одержання результативної облікової інформації за допо­могою заданих технічних засобів». З цього визначення витікають певні висновки:

1) певну послідовність облікових дій забезпечує саме алго­ритм, тому, незалежно від техніки обліку, він є основним поняттям форми рахівництва. Алгоритми можуть виступа­ти у вигляді системи взаємопов'язаних облікових регістрів, які саме і визначають послідовність і способи реєстрації у них первинних показників. Алгоритми можуть створювати основу для програмування обробки первинних показників і одержання результативної облікової інформації;

2) порядок оцінки та групування об'єктів обліку, що є складо­вими обробки облікової інформації, визначають методоло­гія і методика бухгалтерського обліку, тому вони є первин­ними відносно форми обліку, яка є лише їх зовнішнім вті­ленням, «оболонкою». Відповідно, зміни теоретичних засад бухгалтерського обліку зумовлюють адекватну еволюцію форм обліку;

3) первинні документи є входом до системи обліку, а звіт­ність - її виходом, тому перебувають поза обліковою проце­дурою і до складу форми обліку не включаються;

4) порядок групування та реєстрації показників первинних документів визначає система облікових регістрів, тому вони становлять форму обліку;

5) форма обліку - це інформаційно-пошукова система, при­значена для зберігання інформації, а облікові регістри є способом організації та зберігання інформаційних масивів, тому співвідношення облікових регістрів різної структури визначає ефективність обліку (його спроможність забезпечувати формування інформації, необхідної для управління) та безпосередньо впливає на продуктивність праці бухгал­терів. На вибір форми обліку впливають певні фактори: тип підпри­ємства та обсяги його господарської діяльності; технічне забез­печення облікового процесу та план рахунків, що застосовується підприємством.

Раціонально організована форма обліку має забезпечувати:

- одержання своєчасної, повної та достовірної інформації щодо господарських операцій, яка необхідна для управління;

- групування та реєстрацію показників первинних докумен­тів, що надійшли до бухгалтерії;

- зростання продуктивності праці апарату бухгалтерії у про­цесі підготовки первинної інформації, її обробки та запису до облікових регістрів;

- зменшення числа помилок у процесі реєстрації та узагаль­нення показників;

- зберігання інформації, що забезпечує прийняття управлін­ських рішень.

Будь-яка форма обліку включає компоненти, які утворюють її інваріант:

1) тип запису (простий або подвійний);

2) послідовність запису (хронологічний та/або систематич­ний);

3) логисмографічність рівнів узагальнення облікової інформа­ції;

4) повноту записів (реєструються господарські операції, які вже відбулися, або здійснюються, або мають відбутися).

Відповідно до чинного законодавства форму обліку підпри­ємство обирає самостійно, зазначаючи її у наказі про облікову політику. Підприємствам надається право самостійно виби­рати форми облікових регістрів, виходячи при цьому не лише з рекомендованих зразків, але й з власних розробок, зумовле­них технологією обробки облікової інформації та конфігурацією комп'ютерної програми.

У наш час застосовуються такі форми обліку: меморіально-ор­дерна, Журнал-Головна, журнально-ордерна, журнальна, спроще­на, проста, комп'ютерна.

Перевагами меморіально-ордерної форми обліку є вдале по­єднання індивідуальних, конкретних особливостей кожного підприємства із загальними вимогами форми. На підприємстві від­кривають лише ті накопичувальні відомості, які потрібні для ре­єстрації господарських операцій. Цілісність цієї форми обліку за­безпечує застосування меморіальних ордерів (рис.4.8).

Меморіальні ордери складають у кінці місяця за підсумками на­копичувальних відомостей та реєструють у спеціальному журналі. Але, громіздкість побудови, що призводить до дублювання записів господарських операцій та невиправданому зростанню трудоміст­кості облікових робіт, витіснили цю форму обліку з числа найбільш вживаних та розповсюджених. Спрощеним варіантом меморіаль­но-ордерної форми обліку є форма Журнал-Головна (рис.4.9).

У цій формі обліку хронологічна реєстрація господарських опе­рацій у меморіальних ордерах поєднується з їх записами на рахун­ках обліку в одній книзі - Журнал-Головна. її перевагами є її на­очність, простота контролю облікових записів. Але, вона обмеж­ує кількість рахунків і не пристосована до поділу облікової роботи між бухгалтерами, тому не може використовуватись підприємства із значними оборотами та різними видами діяльності.

При журнальній формі обліку застосовуються журнали, що заповнюються за кредитом одного або кількох рахунків та нако­пичувальні відомості, що заповнюються за дебетом аналогічних рахунків (рис. 4.10).

Журнали - це вільні аркуші, що спеціально прографлені та при­значені для кредитових записів господарських операцій у корес­понденції з дебетом відповідних рахунків. Вони заповнюються дво­бічним та піковим способом. Аналітичний облік господарських операцій ведеться у спеціальних відомостях, що відкривають до окремих синтетичних рахунків. Так. до журналу № 1 відкривають відомості № 1.1; 1.2 та 1.3, призначені для аналітичного обліку грошових коштів та грошових документів; до журналу № 3 - відо­мості 3.1-3.6 для аналітичного обліку розрахунків та зобов'язань. Інформацію про обороти та сальдо на рахунках обліку, системати­зовану у журналах та відомостях, у кінці місяця переносять до Го­ловної книги. Перевагами цієї форми є поєднання синтетичного і аналітичного обліку; пристосування регістрів обліку до формуван­ня інформації, адаптованої для складання звітності. У класичному варіанті журнально-ордерної форми облі­ку ведуться лише журнали-ордери, тобто регістри систематич­ного запису, призначені для відображення кредитових оборотів (рис. 4.11).

При журнально-ордерній формі регістри та послідовність за­писів такі:

1) первинні показники, що характеризують господарські опе­рації, записують у журнали-ордери;

2) підсумки журналів ордерів переносять до Головної книги, де виводяться залишки по усіх рахунках, необхідних для скла­дання балансу та інших форм звітності.

На практиці журнально-ордерна форма обліку у її чистому ви­гляді не застосовувалась. Облік за найбільш важливими рахунка­ми «Каса», «Рахунки у банках», тощо підприємства ведуть як з кре­дитовою (журнал-ордер), так і дебетовою (відомості) деталізацією інформації, тобто не по журнально-ордерній, а по інтегральній формі обліку. Такий підхід дозволяє вибрати найбільш оптималь­ну систему регістрів для кожного рахунку. У практичній роботі бухгалтерії та чи інша форма обліку у цілому в її класичному ва­ріанті майже не застосовується. При побудові конфігурації форми обліку спостерігається проникнення елементів одних форм в інші, їх пристосування до специфіки певного підприємства.

Суб'єкти малого підприємництва можуть використовувати за власним вибором спрощену форму обліку. Нормативними документами розроблені її варіанти:

- проста форма бухгалтерського обліку;

- форма бухгалтерського обліку з використанням (веденням) регістрів обліку майна малого підприємства.

При простій формі бухгалтерського обліку господарські опера­ції відображуються у Книзі-обліку господарських операцій у хронологічному порядку. Поряд з Книгою підприємства використовують Відомість обліку заробітної плати (ф. № В-8) для нарахування заро­бітної плати та утримань з неї. За наявності необоротних активів та матеріальних запасів ведуть Відомість обліку основних засобів, нарахованої амортизації (зносу) за формою В-1 та Відомість обліку виробничих запасів, готової продукції та товарів форми В-2. При простій формі обліку реєстрація всіх господарських операцій і ви­явлення фінансових результатів діяльності проводяться в одному бухгалтерському регістрі - книзі обліку господарських операцій.

При формі обліку з використанням (веденням) регістрів обліку майна малого підприємства крім Книги обліку господарських опе­рацій підприємства ведуть відомості обліку, затверджені наказом Міністерства фінансів України.

Найбільш оптимальною і раціональною є автоматизована форма обліку. Вона базується на використанні ЕОМ при обробці облікової інформації, отриманої з первинних документів. Обробка інформації здійснюється із використанням спеціальних бухгал­терських програм, що, крім обробки облікової інформації, мають нормативно-довідкову інформацію та автоматизовану єдину базу облікових показників. Кожна програма має свої можливості щодо рівня деталізації та систематизації облікової інформації, які мож­на реалізувати у процесі обробки облікової інформації.

Застосування комп'ютерної техніки дозволяє:

1) одержувати підсумкову інформацію для прийняття управ­лінських рішень у будь-який час, а не лише за підсумками звітного періоду, що характерне для класичних форм обліку;

2) збільшити перелік облікових номенклатур та забезпечити максимальну деталізацію інформації за багатьма ознака­ми, що було неможливим з технічних причин;

3) для контролю за роботою підприємства оперативно отри­мувати вибіркову потрібну у певний час інформацію, але не оперувати з усіма її потоками;

4) якісно підвищити рівень управління за рахунок застосу­вання лінійної алгебри та кореляційного аналізу для показу взаємозв'язку між окремими рахунками;

5) забезпечити автоколацію облікової інформації, що на поря­док підвищує її точність та об'єктивність.