Організація обліку відпрацьованого робочого часу

Організація обліку відпрацьованого робочого часу вклю­чає: вибір системи і форми табельного обліку, розробку інструкції з ведення табельного обліку, вибір форм документів з обліку від­працьованого робочого часу, встановлення порядку їх складання та обробки, контроль за дотриманням правил внутрішнього роз­порядку та табельного обліку. Організація обліку відпрацьовано­го робочого часу, які і організація обліку виробітку здійснюється спільно відділом кадрів, відділом організації праці і заробітної пла­ти та бухгалтерією підприємства, між яким необхідно встановити тісні зв'язки.

Для організації табельного обліку необхідно розробити інструк­цію, якою регламентувати систему і форму табельного обліку (цен­тралізована або децентралізована), методику побудови табельних номерів, вибрати форму табелю та інших документів, розробити порядок ведення табелів та графік їх представлення до бухгалтерії, визначити обов'язки табельників, форму й порядок проведення внутрішнього контролю за табельним обліком.

Правила внутрішнього розпорядку розробляються на основі Типових правил, затверджених міністерством праці та соціально­го захисту населення. Система табельного обліку вибирається з числа встановлених нормативними документами (жетонна, карт­кова, із застосуванням контрольних годинників, пропускна, рапортно-відомча, автоматизована) або її варіанти розробляються підприємством залежно від особливостей організації виробництва та наявної організаційно-обчислювальної техніки. Оптимальною є автоматизована система табельного обліку, що здійснюється без участі людини із використанням сучасних технічних засобів.

Кожному працюючому при оформленні його на роботу присво­юється табельний номер. Його включають у «Відомість особового складу» того підрозділу підприємства, до якого цього працівника зараховано на роботу. Контролює ведення «Відомості особового складу» у структурних підрозділах підприємства (відділеннях, це­хах, бригадах, майстернях) та слідкує за правильним присвоєнням табельних номерів начальник відділу кадрів (у великому за розмірами підприємстві) або один із працівників бухгалтерії (у невеликому підприємстві).

Для розробки табельних номерів можна використовувати один з двох методів:

1) виходячи з шифру (номера) структурного підрозділу та по­рядкового номера правника у відомості обліку особового складу цього підрозділу;

2) виділенні кожному структурному підрозділу серії табельних номерів залежно від спискової чисельності працівників та запасу для заново прийнятих на роботу. Наприклад, при чисельності апарату управління у 100 осіб йому виділяють номери від 1 до 150, цеху № 1 при чисельності 400 осіб но­мера від 151 до 600, цеху № 2 при його чисельності у 300 осіб від 601 до 1000, тощо.

Перевагами першого методу є безпосередній взаємозв'язок та­бельних номерів із шифром структурного підрозділу, що дозволяє одразу групувати заробітну плату за об'єктами обліку витрат та ка­тегоріями персоналу. Порядок розробки табельних номерів із вико­ристанням шифру структурного підрозділу наведений у табл. 5.3.

Таблиця 5.3