Організація обліку операцій на рахунках у банках

Пріоритетною формою розрахунків в Україні є безготівкові роз­рахунки, тому що згідно із порядком ведення касових операцій в Україні усі підприємства незалежно від форм власності та виду діяльності повинні зберігати вільні грошові кошти на рахунках у банках (за винятком ліміту каси). Для цього необхідно відкрити рахунки в банках та організувати облік грошових коштів на них. Організація обліку операцій на рахунках банків є однією із най­важливіших підсистем обліку на підприємстві, раціональність якої безпосередньо впливає на інші підсистеми, а тому потребує особливо виважених підходів.

Порядок здійснення операцій на рахунках у банках регламен­тується нормативними Документами, вимоги яких безпосередньо впливають на організацію їх обліку. Організація обліку коштів та операцій на рахунках у банках включає три групи питань: 1) організацію відкриття, використання та закриття рахун­ків у банках; 2) організацію документування операцій на рахунках у банках; 3) організацію аналітичного і синтетичного обліку опера­цій на рахунках у банках.

Організація відкриття, використання та закриття рахун­ків у банках включає: відкриття рахунків у банках; повідомлен­ня податкової служби України за місцем реєстрації підприємства про відкриття рахунків; оформлення карток із зразками підписів розпорядників коштів, які мають право першого й другого підпи­сів на розрахункових документах; одержання перепустки до банку

для працівників підприємства (касирів) і оформлення посвідчен­ня їх особи; узгодження графіку обслуговування підприємства у банку, визначення порядку здачі готівкової виручки до банку та одержання готівки у відділенні банку, представлення замовлення на готівку, порядку одержання чекових книжок, узгодження фор­ми розрахунків (паперова або у форматі електронних платежів у системі " клієнт-банк-клієнт").

Підприємство самостійно обирає банківські установи для збе­рігання коштів та обслуговування розрахунків із клієнтами, ви­рішуючи, які рахунки необхідно відкрити (поточні, депозитні, рахунки акредитиву, розрахункових чекових книжок, тощо). Кіль­кість рахунків, які підприємство має право відкривати у банках, не обмежується. Поточні рахунки в іноземній валюті відкриваються для кожного виду валют. Для відкриття поточного рахунку підпри­ємству потрібно подати такі документи:

- заяву про відкриття поточного рахунку, підписану керівни­ком підприємства;

- копію свідоцтва про державну реєстрацію підприємства;

- копію належним чином зареєстрованого установчого доку­мента;

- копію довідки про внесення підприємства до Єдиного дер­жавного реєстру підприємств та організацій України;

- копію документа, що підтверджує взяття підприємства на облік в органі державної податкової служби;

- картку із зразками підписів осіб, яким відповідно до законо­давства України або установчих документів підприємства надано право розпорядження рахунком та підписання роз­рахункових документів і відбитка печатки;

- копію документа, що підтверджує реєстрацію підприємства у відповідному органі Пенсійного фонду України;

- копію страхового свідоцтва, що підтверджує реєстрацію підприємства у Фонді соціального страхування від нещас­них випадків на виробництві та професійних захворювань України як платника страхових внесків.

Копії усіх документів засвідчують у порядку, встановленому нормативними документами, тобто нотаріально або органами, що видали довідки або здійснили реєстрацію підприємства,

Організація документування операцій на рахунках у бан­ках включає: забезпечення бухгалтерії нормативними докумен­тами, що регламентують порядок документування розрахункових операцій; вибір платіжних інструментів для виконання розрахун­кових операцій на рахунках у банках та визначення кількості їх примірників, необхідної для проведення операції; забезпечення бланками розрахункових документів; доведення до бухгалтерів шифрів банків, номерів рахунків та інших платіжних реквізи­тів контрагентів, термінів сплати податків, зборів та інших видів зобов'язань перед фізичними та юридичними особами; розробку порядку складання розрахункових документів та ведення журналу їх реєстрації; порядку представлення документів до банку; призна­чення осіб, відповідальних за складання документів, їх перевірку та підписання; розробку графіків документообігу та забезпечення бухгалтерії комп'ютерною технікою, необхідною для складання до­кументів.

Для здійснення розрахункових операцій використовуються різні платіжні інструменти (меморіальний ордер; платіжне дору­чення; платіжна вимога-доручення; платіжна вимога; розрахун­ковий чек; акредитив). Бухгалтерія розробляє порядок здійснення розрахунків із застосуванням кожного із платіжних інструментів, визначає порядок, спосіб та час їх представлення до банку.

Форма та порядок оформлення розрахункових документів су­воро регламентуються нормативними документами, якими встановлені таки вимоги:

- розрахункові документи складаються на бланках за фор­мою, затвердженою інструкцією. Документи, складені у до­вільній формі, не приймаються;

- бланки розрахункових документів виготовляються на па­пері формату А4 або А5 лише друкарським способом або з використанням комп'ютерної техніки;

- на бланках розрахункових документів необхідно обов'язково забезпечити наявність та схематичне розташування усіх елементів (рамок, ліній, текстових елементів тощо) згідно із інструкцією;

- у розрахункових документах необхідно заповнювати усі реквізити, передбачені інструкцією;

- усі текстові елементи бланків виконують українською мо­вою;

- примірник розрахункового документа, реєстр платіжних вимог, які залишаються в банку, мають містити відбиток печатки підприємства і підписи відповідальних осіб;

- розрахункові документи подають до банку у кількості при­мірників, потрібної для усіх учасників безготівкових розра­хунків;

- на розрахункових документах не допускаються виправлен­ня та підчистки.

Якщо при перевірці банком розрахункових документів виявле­но порушення вимог нормативних документів, то вони поверта­ються без виконання.

Найбільш поширеним розрахунковим документом є платіжне доручення. Воно призначається для перерахування пев­ної суми коштів (при сплаті податків, зборів та інших обов'язкових платежів; погашенні кредиторської заборгованості за товари, робо­ти, послуги) з рахунку платника на рахунок одержувача (рис. 9.2).

Платіжні доручення оформлює бухгалтер із застосуванням комп'ютерної техніки. Документи обов'язково перевіряються і підпи­суються керівником та головним бухгалтером та засвідчуються пе­чаткою підприємства. Перевірені та підписані документи бухгалтер реєструє у спеціальному журналі, що забезпечує контроль за їх вико­нанням. Доручення приймаються банком від платника до виконання протягом десяти календарних днів, не враховуючи дня заповнення.

Платіжні вимоги-доручення застосовуються усіма учасника­ми безготівкових розрахунків. Верхня частина вимоги-доручення оформляється одержувачем коштів і передається безпосередньо платнику не менше ніж у двох примірниках. Доставку вимог-дору­чень до платника може здійснювати банк одержувача через банк платника на договірних умовах. У разі згоди оплатити вимогу-доручення платник заповнює її нижню частину і подає до банку, що його обслуговує. Банк платника приймає від нього вимогу-дору­чення протягом 20 календарних днів з дати її оформлення отри­мувачем коштів.

Для примусового списання коштів згідно із законодавством стягувач оформляє платіжну вимогу не менше ніж у трьох примір­никах і подає до банку, що його обслуговує, разом із двома примір­никами реєстру платіжних вимог. Банк приймає платіжні вимоги протягом 10 календарних днів з дати їх складання, а банк платни­ка - протягом 30 календарних днів з дати їх складання.

Для забезпечення контролю за своєчасним складанням доку­ментів та їх просуванням між виконавцями розробляється зведе­ний графік руху документів (табл. 9.3).

Для удосконалення документування операцій на рахунках бан­ків доцільно створити у пам'яті комп'ютера макети документів для оформлення кожного виду операцій, що відбуваються на підпри­ємстві (сплати кожного виду податків, зборів та інших обов'язкових платежів, сплати кредиторської заборгованості кожному поста­чальнику) і коригувати у них лише змінні показники.

Оперативне ведення клієнтом своїх рахунків у банку та обмін технологічною інформацією, визначеною в договорі між банком та клієнтом, підприємство може здійснювати за допомогою систем дистанційного обслуговування «клієнт-банк», «клієнт-Інтернет-банк». У договорі, що укладається між банком та підприємством, обов'язково обумовлюються права, обов'язки та відповідальність сторін, порядок вирішення спорів у разі їх виникнення тощо. При здійсненні розрахунків за допомо­гою систем «клієнт-банк», «клієнт-Інтернет-банк» тощо застосову­ються електронні розрахункові документи.

Організація аналітичного і синтетичного обліку операцій на рахунках у банках включає: забезпечення апарату бухгалтерії бланками документів, регістрів обліку та форм звітності; розробку методики й техніки приймання, перевірки та обробки виписок з ра­хунків у банках; методики та техніки аналітичного і синтетичного обліку; вибір регістрів аналітичного й синтетичного обліку опера­цій на рахунках у банках та розробку порядку їх складання; забез­печення працівників бухгалтерії нормативними й законодавчими документами, що регламентують грошовий обіг та здійснення опе­рацій на рахунках у банках, а також комп'ютерною та іншою техні­кою, необхідною для складання документів та ведення обліку.