Організація обліку касових операцій

У проекті організації обліку касових операцій встановлюється порядок розрахунку ліміту каси та переказу у банк понад лімітова­них сум; порядок та черговість використання готівкової виручки на господарські потреби; порядок документального оформлення касових операцій; порядок ведення касової книги та представлен­ня звіту касиру до бухгалтерії; техніка та методика аналітичного і синтетичного обліку касових операцій у бухгалтерії; визначають­ся особи, які мають право складати, перевіряти та підписувати документи, якими оформлюються касові операції.

При організації обліку касових операцій необхідно дотримува­тись вимог Положення про ведення касових операцій у національ­ній валюті в Україні, тому що у разі їх порушення з підприєм­ства стягуються фінансові санкції.

Підприємства мають право тримати в позаробочий час у своїх касах готівкову виручку (готівку) у межах, що не перевищує ліміт каси. Ліміт каси установлюється підприємствами самостійно на підставі розрахунку ліміту залишку готівки в касі, що підписуєть­ся головним (старшим) бухгалтером та керівником підприємства. Установлений ліміт каси затверджується внутрішнім наказом під­приємства.

Підприємства розробляють порядок здавання готівкової ви­ручки (готівки) для її зарахування на рахунки в банках залежно від обсягів такої виручки та інших обставин. Для доставки грошей з банку у касу та з каси у банк касиру підприємства необхідно ви­діляти супровід та автомобіль. Підприємствам, у яких є щоденна значна грошова виручка, яку необхідно здавати у банк, доціль­но інкасацію грошей здійснювати за договором зі спеціальними службами, яким згідно із законодавством України надане право на перевезення валютних цінностей та інкасацію коштів.

Строки здавання готівкової виручки (готівки) для її зарахуван­ня на рахунки в банках визначаються підприємством і встановлю­ються за погодженням з відповідним банком (у якому відкрито рахунок підприємства, на який зараховуються кошти) відповідно до вимог нормативних документів.

Також необхідно розробити порядок раціонального викорис­тання готівкової виручки підприємств на фінансування потреб, що виникають у процесі їх функціонування, а також для прове­дення розрахунків з бюджетами та державними цільовими фон­дами за податками і зборами та черговість таких платежів.

У проекті організації обліку касових операцій викладається по­рядок оперативного контролю за збереженням грошових коштів та дотриманням касової дисципліни. Під касовою дисципліною розуміють здійснення операцій по касі на основі оформлених при­бутково-видаткових документів, своєчасне оформлення опера­цій з надходження та видачі грошей, правильне ведення касової книги та звіту касира, своєчасне подання звіту та документів до бухгалтерії, своєчасну здачу понад лімітованих коштів до банку, забезпечення цільового використання коштів. Дотримуватись ка­сової дисципліни зобов'язаний касир, а перевіряти - головний бух­галтер.

Організація обліку касових операцій включає:

1) організацію приміщення каси та збереження готівки;

2) організацію документування касових операцій; організа­цію аналітичного і синтетичного обліку касових операцій;

3) оперативний контроль касової дисципліни.

Організація касового господарства включає: обладнання приміщення каси, яке б унеможливлювало доступ до нього сто­ронніх осіб; підбір кадрів; організацію доставки виручки у банк та готівки з банку; охорону каси.

Керівники підприємства повинні забезпечити належні умови для забезпечення схоронності грошових коштів під час їх збері­гання і транспортування. Для здійснення розрахунків готівкою необхідно виділити приміщення каси та забезпечити його належ­не облаштування та надійне зберігання готівкових коштів у ньо­му. Якщо з вини керівників не були створені належні умови для забезпечення схоронності коштів під час їх зберігання і транспор­тування, то вони несуть за це відповідальність у встановленому законодавством України порядку. Зберігати у касі готівку та інші цінності, що не належать цьому підприємству, забороняється.

Іншим важливим заходом, що забезпечує збереження коштів, є суворий кадровий підбір касирів, інкасаторів. На посаду касира доцільно запрошувати особу, що має досвід облікової роботи та роботи із грошима. При прийманні касира на роботу необхідно перевірити його попередню трудову діяльність. Керівник підпри­ємства у разі зарахування на роботу касира укладає з ним договір про повну матеріальну відповідальність та ознайомлює його під підпис із вимогами Положення. За підбір касирів відповідають головний бухгалтер та відділ кадрів.

Касир відповідно до законодавства України несе повну мате­ріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих ним цін­ностей. Касиру забороняється передовіряти виконання дорученої йому роботи іншим особам.

Підприємства, штатним розписом яких не передбачено посади касира, виконання його обов'язків можуть покладати відповідно до письмового розпорядження керівника на бухгалтера чи іншого працівника, з яким укладається договір про повну матеріальну від­повідальність.

Організація документування касових операцій включає: вибір первинних документів, якими оформлюються касові опера­ції; розробку порядку їх складання, реєстрації, перевірки та під­писування; призначення осіб, відповідальних за оформлення до­кументів; забезпечення бухгалтерів реквізитами, необхідними для складання документів, комп'ютерною технікою для їх заповнення та реєстрації у журналі та розробку графіків документообігу.

Спосіб обліку касових операцій (ручний, комп'ютерний) під­приємство обирає самостійно, виходячи із організаційно-техніч­ного оснащення бухгалтерії.

Згідно із законодавством України касові операції оформляють­ся касовими ордерами, видатковими відомостями, розрахункови­ми документами, документами за операціями із застосуванням платіжних карток, іншими касовими документами, які підтвер­джують факт продажу товарів, надання послуг, отримання (по­вернення) готівкових коштів. Готівка до каси приймається за прибутковими касовими ордерами (ф. КО-1) їх під­писує головний бухгалтер або особа, уповноважена керівником підприємства. Особам, яка вносить кошти, видається засвідчена відбитком печатки підприємства квитанція (що є відривною час­тиною прибуткового касового ордера) за підписами головного бух­галтера або працівника підприємства, який на це уповноважений керівником.

Видача готівки з каси проводиться за видатковими касовими ордерами (ф. КО-2) або видатковими відомостями. Документи на видачу готівки підписують керівник і головний бухгал­тер або працівник підприємства, уповноважений керівником. До видаткових ордерів додають заяву на видачу готівки, розрахунки тощо. При застосуванні комп'ютерної техніки бухгалтеру доціль­но оформити зразки ордерів для кожної операції і змінювати лише змінні показники (дату, суму), що значно зменшить обсяги обліко­вої роботи.

Прибуткові касові ордери і квитанції до них, а також видатко­ві касові ордери і видаткові відомості заповнюються бухгалтером чорнилом темного кольору чорнильною або кульковою ручкою, за допомогою комп'ютерних засобів чи іншими способами, які забез­печили б належне збереження цих записів протягом установле­ного для зберігання документів терміну. Виправлення в касових ордерах та видаткових відомостях забороняються. У разі припу­щення помилок, такий документ знищується, а взамін виписують новий, без виправлень та помилок.

У складанні, реєстрації, перевірці та підписуванні касових ор­дерів участь приймає декілька осіб, тому для забезпечення своє­часного виконання усіх робіт необхідно розробляти графіки руху документів (табл. 9.2).

Прибуткові та видаткові касові ордери до передавання в касу бухгалтер реєструє у журналі реєстрації прибуткових і видат­кових касових документів (ф. КО-3). Його ведуть окре­мо за прибутковими та видатковими операціями. Видаткові касові ордери, що оформлені на підставі видаткових відомостей, реєстру­ються у журналі після здійснення виплат, зазначених у видатковій відомості.

Таблиця 9.2

Касові ордери і видаткові відомості можна реєструвати за допо­могою комп'ютерних засобів, якщо вони забезпечують формуван­ня і роздрукування потрібних касових документів, а також форму­вання показників для обліку руху коштів.

Бухгалтер, відповідальний за складання касових ордерів і ви­даткових відомостей, особисто їх передає касиру для виконання операцій. Видача ордерів на руки особам, що вносять або одержу­ють готівку, забороняється.

Приймання і видача готівки за касовими ордерами може про­водитися тільки в день їх складання. Ордери, за якими операції не виконані (внаслідок відсутності осіб, які вносять або одержують кошти), анулюють, про що роблять відмітку у журналі реєстрації документів. Для виконання операції на наступний день у разі по­треби складають новий ордер з новим номером.

При одержанні касових ордерів або видаткових відомостей ка­сир зобов'язаний перевірити наявність і справжність на докумен­тах відповідних підписів, а на видатковій відомості - дозвільного напису керівника підприємства; правильність оформлення до­кументів, наявність усіх реквізитів; наявність перелічених у доку­ментах додатків.

У разі невиконання хоча б однієї із зазначених вимог касир повертає документи для відповідного оформлення.

Касові ордери або видаткові відомості одразу ж після одер­жання або видачі за ними готівки підписуються касиром, а на до­даних до них документах ставиться відбиток штампа або напис «Оплачено» із зазначенням дати (число, місяць, рік).

Організація аналітичного й синтетичного обліку касових операцій включає: вибір регістрів аналітичного і синтетичного обліку касових операцій; методики і техніки аналітичного й синте­тичного обліку касових операцій.

Підприємства (підприємці) обліковують операції з готівкою у книгах обліку, кожна з яких має власне призначення (касова книга, книга обліку доходів і витрат, книга обліку виданих та при­йнятих старшим касиром грошей та книга обліку розрахункових операцій). При застосуванні книг обліку операцій з готівкою необ­хідно дотримуватись вимог нормативних документів, якими вони запроваджені. Так, форму і порядок ведення книги обліку доходів і витрат установлено Державною податковою адміністрацією Укра­їни. Книгу обліку розрахункових операцій необхідно прошнурувати та нумерувати сторінки та зареєструвати в органах державної податкової служби України.

Касова книга використовується для обліку наявності та руху готівки у касі. Для обліку операцій з готівкою за кожною валютою (як національною, так і кожною іноземною) використову­ють окрему касову книгу. Касову книгу необхідно правильно офор­мити. Аркуші касової книги нумеруються та шнуруються. Кіль­кість аркушів у касовій книзі засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера та скріпляється відбитком печатки підпри­ємства. За показниками касових ордерів операції з руху готівки записують до касової книги у день їх здійснення. Особливу увагу слід приділити своєчасному (у день одержання готівкових коштів) та повному оприбуткуванню готівки, що засвідчується записом операції у повній сумі її фактичних надходжень у касовій книзі на підставі прибуткових касових ордерів. Для записів операцій за один день відводиться один аркуш. Він заповнюється у двох при­мірниках (через копіювальний папір) чорнилом темного кольору чорнильною або кульковою ручкою. При заповненні касової книги виправлення або підчищення не допускаються. У кінці робочого дня касир обраховує обороти по касі та виводить залишок готів­ки у касі. Перші примірники, що є невідривною частиною арку­ша касової книги, залишаються у касовій книзі. Другий відривний примірник аркуша касової книги, є звітом касира, за яким вони звітують щодо руху грошей у касі (рис. 9.1).

Перші і другі примірники мають однакові номери. Підприєм­ства можуть вести касову книгу в електронній формі за допомогою комп'ютерних засобів за умови забезпечення належного зберіган­ня касових документів. Програмне забезпечення має забезпечува­ти формування двох частин аркуша касової книги, форма і зміст яких аналогічні паперовій формі.

Звіт касира разом із документами на одержання та видачу грошей касир передає до бухгалтерії під розписку у касовій кни­зі. Бухгалтер повинен ретельно перевірити записи до звіту касира та достовірність, правильність оформлення документів, на основі яких їх було зроблено, а також правильність арифметичних під­рахунків.

Звіт касира є регістром аналітичного обліку касових операцій. Після перевірки та обробки звіту касира бухгалтер за його показни­ками заповнює Журнал 1 і Відомість 1.1, що є регістрами синтетич­ного обліку касових операцій. У Журналі 1 і Відомості 1.1 для кож­ного звіту касира відводять один рядок, їх заповнюють у хронологіч­ному порядку, що дозволяє зіставляти їх показники із показниками касової книги на кожну дату і контролювати рух коштів. Журнал 1 і Відомість 1: 1 є підставою записів до Головної книги.

Для відображення операцій в іноземній валюті також вико­ристовують Журнал 1 і Відомість 1.1, які відкривають для кожної з валют. їх заповнюють у валюті здійснення операцій із перерахун­ком у національну грошову одиницю за курсом НБУ на день здій­снення операцій.

Звіти касира комплектуються у хронологічному порядку, ну­меруються, переплітаються в окремі папки та зберігаються від­повідно до законодавства України відповідальною особою, на яку покладено обов'язок щодо їх зберігання. Виносити з приміщення підприємства касові документи дозволяється тільки за наявності письмового дозволу керівника або головного бухгалтера. У цьому разі до кінця робочого дня зазначені документи обов'язково мають бути повернуті до приміщення каси.