Полевая опись

Основным документом учета и научного описания памятников истории и культуры, поступивших в фонд экспедиции, является полевая опись.

В заголовочных данных, кроме названия документа, необходимо отразить:

1. Название экспедиционного отряда и его принадлежность к конкрет­ной школе или внешкольному учреждению.

2. Наименование темы поисково-собирательской работы и по чьему заданию она выполняется.

3. Руководитель экспедиции.

4. Ответственный за ведение полевой описи.

5. Даты начала и окончания ведения полевой описи.

Учет и научное описание памятников истории и культуры в полевой описи — процесс весьма ответственный, требующий применения специальных музееведческих приемов учета и описания. Поэтому его должны осуществлять специально подготовленные участники экспедиции.

Формуляр полевой описи играет роль своеобразных методических рекомендаций, подсказывающих участникам экспедиции какую информацию необходимо собрать для более точного и полного научного описания предметов музейного значения.

Всего в полевую опись внесено________ предметов музейного значения (цифрами и прописью).

В графе 1 проставляются номера памятников истории и культуры в порядке поступления,

В графе 2 записывается точная дата и место (адрес) выявления и получения памятника.

В графе 3 необходимо записать название памятника истории и культуры, сообщенное лицом, передавшим памятник, или определенное участниками экспедиции.

В графе 4 проставляется количество экземпляров одинаковых памятников, а при получении рукописей, дневников, книг, альбомов и т.п. — количество листов.

В графе 5 описывается материал, из которого изготовлен памятник (бумага, береста, ткань, металл и т.п.) и способ его изготовления (рукопись, гравировка, оттиск, фото, литье и т.п.).

В графе 6 указывается, для чего предназначался памятник в момент его создания.

В графе 7 необходимо зафиксировать, как использовался памятник истории и культуры в момент его выявления (украшал стену квартиры, хранился в личном архиве и т.п.). Если памятник найден в поле или ином месте, то это тоже необходимо зафиксировать («находился на чердаке заброшенного деревянного одноэтажного дома, принадлежавшего до такого-то года тому-то, по адресу такому-то»).

При заполнении графы 8 нужно обратить серьезное внимание на подробное описание внешних признаков памятника и всех его индивидуальных особенностей: форма, цвет, отдельные повреждения, надписи, автографы, пометки, исправления и т.п. В этой же графе отмечается степень сохранности памятника (хорошо сохранившийся, ветхий, рваный, выцветший и т. п.).

В графе 9 записываются данные о владельце памятника: фамилия, имя, отчество, год и место рождения, профессия, должность и место работы, адрес места жительства. Если памятник передан учреждением, то необходимо дать полное название учреждения и должность лица, ответственного за передачу памятника.

Историческая справка (графа 10) составляется на основании данных об истории памятника от времени и места его создания до места и времени его выявления и поступления в фонд экспедиции. При заполнении этой графы используются данные, зафиксированные в «легенде», «Тетради для записи воспоминаний и рассказов», «Полевом дневнике».

В графу 11 «Примечания» вносятся все дополнительные данные, выявленные после включения памятника истории и культуры в полевую опись, вопросы, требующие дополнительных исследований, ссылки на другие, связанные с данным памятником, источники и на записи в других полевых документах, относящиеся к данному памятнику.

Записи в полевой описи необходимо делать в день поступления памятников истории и культуры в фонд экспедиции, чтобы была возможность уточнить или дополнить недостающие сведения.

По окончании работы экспедиции под последней записью полевой описи цифрами и прописью проставляются итоговые данные о количестве внесенных в опись предметов музейного значения.

Опись подписывается руководителем экспедиции и лицом, ответственным за учет, описание и хранение собранных экспедицией краеведческих материалов.

Полевая опись вместе с собранными краеведческими материалами и другими полевыми документами поступает в музейное собрание, регистрируется в инвентарной книге школьного музея и получает по ней свой инвентарный номер.

Практика показывает, что при заполнении полевой описи участники экспедиции не всегда придают серьезное значение полноте записей, графы описи заполняются подчас формально и не дают достаточно полного представления о памятниках истории и культуры по исследуемой теме. Часто это происходит оттого, что поступившие в фонд экспедиции памятники регистрируются и описываются в полевой описи не сразу, в день поступления, а по истечении какого-то времени. Отдельные данные за это время стираются из памяти, обнаруживается, что какие-то сведения забыли выявить. В результате в опись включается сравнительно небольшой объем информации о конкретном памятнике, и если памятник сам по себе недостаточно информативен, то резко снижается информационный потенциал памятника истории и культуры в целом, а это значит, что снижается и диапазон его научного использования. Поэтому рекомендуется учитывать и описывать памятники истории и культуры в день их поступления в фонд экспедиции, находясь вблизи объекта комплектования, чтобы можно было попытаться выявить дополнительные сведения о памятнике в том объеме, который необходим для качественного описания его в полевой описи. Информацию, которую не удалось выявить в процессе изучения памятника в среде бытования, позже, как правило, получить уже невозможно.

В тех случаях, когда в фонд экспедиции поступают не все выявленные памятники истории и культуры, а определенная часть их остается у владельцев, целесообразно собрать возможную информацию о них, включив ее в полевой дневник или в особую опись на выявленные, но оставшиеся в среде бытования памятники. Такая опись может составляться по образцу «Полевой описи», в графе «Примечания» необходимо указать возможные сроки и условия получения этих памятников.

О наиболее ценных исторических памятниках, оставшихся в среде бытования, необходимо сообщать в ближайшие государственный музей или архив.

Дальше

[Ведение полевых документов. Тетради для записи воспоминаний и рассказв и фотофиксаций]