Нормативное регулирование делопроизводства

Эффективность делопроизводства достигается не только четкостью его организации на основе накопленного опыта, но и правовым регулированием всего процесса документирования и организации работы с документами. К основному нормативному акту, регламентирующему делопроизводство и организацию работы с документами в министерствах и ведомствах России, относится Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, утвержденная Государственной архивной службой России (Росархивом) в соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации. Министерства и ведомства на основании Типовой инструкции самостоятельно, с учетом специфики своей деятельности, разрабатывают собственные нормативные правовые акты об организации делопроизводства в учреждениях своей отрасли или типовые инструкции для подведомственных однотипных учреждений. На основе последних могут разрабатываться индивидуальные инструкции по делопроизводству применительно к условиям конкретных учреждений.

В частности, таковой является Инструкция по делопроизводству в Федеральной службе исполнения наказаний (приказ ФСИН России от 10 августа 2011 г. № 463). В каждом структурном подразделении разрабатываются собственные инструкции с учетом требований упомянутых нормативных правовых актов. В данных инструкциях, как правило, регламентируются:

а) порядок подготовки и оформления документов;

б) организация работы с ними (обработка поступающих и отправляемых документов, их печатание, копирование и выполнение стенографических работ);

в) организация работы с письмами и обращениями граждан, приема граждан;

г) организация контроля исполнения документов и писем граждан;

д) организация контроля исполнения запросов и обращений народных депутатов;

е) порядок составления номенклатуры дел и формирования дел;

ж) учет объема документооборота;

з) организация и порядок применения автоматизированных систем при обработке информации о документах.

К инструкциям прилагаются формы и образцы применяемых в органе документов, учетно-регистрационные формы (регистрационные карточки, номенклатура дел, описи), справочно-методический материал (классификаторы документов, перечень документов, не подлежащих регистрации, схемы документооборота).

Организация работы с секретным делопроизводством регламентируется издаваемыми министерствами и ведомствами в соответствии с Законом Российской Федерации «О государственной тайне» собственными нормативными правовыми актами.

Вопросы организации комплектования, хранения, учета и использования архивных документов регламентируются Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации, Положением об Архивном фонде Российской Федерации и рядом других нормативных правовых актов.

Организация делопроизводства регламентируется также нормативно-техническими актами – государственными стандартами (ГОСТ), содержащими единые требования к организационно-распорядительной документации, применяемой при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности органов государственной власти и управления и подведомственных им организаций. Это требования к оформлению реквизитов, к бланкам и текстам документов, в том числе изготовляемым с помощью печатающих устройств.