Служебная переписка

В учреждениях и органах УИС используются различные виды официальных документов информационно-справочного характера для обмена информацией в деятельности государственных учреждений, иных организаций и граждан.

В зависимости от способов передачи деловой информации по каналам почтовой связи или посредством электрической связи документы подразделяются на следующие виды: служебное письмо, телеграмма, электронное письмо (электронное сообщение), факсограмма.

Служебные письма подразделяются на следующие виды:

v ответы о выполнении поручений директора ФСИН России, первого заместителя (заместителей) директора ФСИН России, руководителя территориального органа ФСИН России;

v ответы на запросы других организаций и граждан;

v ответы на обращение граждан по вопросам, относящимся к компетенции учреждения и органа УИС;

v Инициативные документы, в том числе информационные письма для учреждений, подведомственных территориальному органу ФСИН России;

v другие документы.

Служебные письма имеют следующий состав реквизитов, их расположение и оформление:

· Бланк.

· Адресат.

Служебные письма адресуют вышестоящим органам и подведомственным учреждениям, иным организациям, руководителям или конкретным должностным лицам, а также гражданам при ответе на их обращение.

В состав реквизита «Адресат» входят: наименование учреждения или органа УИС, другой организации, наименование должности, инициалы и фамилия получателя.

При направлении служебного письма в учреждение или орган УИС, иную организацию наименование пишется в именительном падеже, например:

Территориальное управление

Росимущества

по Амурской области

ул. Почтовая, д.1,

г. Благовещенск, 101000

При направлении служебного письма должностному лицу должность, звание, фамилия пишутся в дательном падеже, например:

Начальнику Академии ФСИН России

генерал-майору внутренней службы

И.О. Фамилия

Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности 1, 5 межстрочным интервалом.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес, например:

Фамилия И.О.

ул. Садовая, д.5, кв.12

г. Липки, Тульская обл., 301264

Служебное письмо не должно содержать больше четырех адресатов.

· Дата.

Дата служебного письма оформляется в день его подписания при регистрации службой делопроизводства.

В тексте служебных писем даты печатаются цифровым способом, причем сначала дата, затем номер, например: от 18.04.2014 № 609.

Не допускается разрыв даты и перенос на другую строку номера.