Особливості складання розпорядчих та організаційних документів

Основою документаційного забезпечення діяльності менеджера є організаційно-розпорядчі документи, які забезпечують процес розпорядчої і виконавчої діяльності. Вони складають одну з підсистем управлінської документації.

Організаційно-розпорядча документація грає важливу роль у діяльності підприємств. За допомогою неї документуються такі важливі питання, як: визначення функцій і прав підприємства в цілому, його структурних підрозділів; встановлення і зміна структури і штатів підприємства; реорганізація і ліквідація підприємств і їхніх структурних ланок; контроль за підвідомчими об'єктами; організація діловодства; забезпечення апарату управління кадрами; організація процесу управління.

Організаційно-розпорядча документація за функціональною ознакою поділяється на такі групи

1. Організаційна документація (положення, статути, інструкції, правила, протоколи), за допомогою якої визначається статус підприємства, структурних ланок і порядок їхньої роботи.

2. Розпорядча документація (постанови, розпорядження, рішення, накази з основної діяльності, вказівки), що характеризує адміністративну діяльність підприємства.

3. Довідково-інформаційна документація (листи, телеграми, доповідні записки, довідки, огляди, зведення та ін.).

4. Обліково-фінансова документація (інвентаризаційні акти, акт на проведення переоцінки і т. д.).

Розглянемо деякі з перерахованих видів документів, що найбільш часто застосовуються в роботі менеджера.

Положення — це правовий акт, що визначає порядок створення, права, обов'язки і організацію роботи підприємства, його структурних підрозділів на тривалий термін часу. Текст положення містить такі розділи: загальна частина, основні задачі і функції, права і відповідальність.

Виділяють положення таких видів: про установи, структурні підрозділи (комісії, групи, неформальні підрозділи, громадські організації та ін.), окремі посадові особи і про проведення різних заходів (оглядів, конкурсів та ін.).

Текст положення про підрозділ включає такі розділи:

1. Загальні положення.

2. Основні задачі.

3. Функції.

4. Права та обов'язки.

5. Відповідальність.

6. Взаємини з іншими підрозділами.

Положення про структурний підрозділ підписує його керівник, вищестоящий керівник, якому підпорядкований даний підрозділ, і розроблювач; положення узгоджується з юридичним відділом.

Положення про установу затверджується розпорядчим документом вищестоящої організації.

Датою положення є дата його затвердження.

Структуру і зміст положень про проведення заходів визначають установи, які їх організовують.

Положення оформлюють на бланку із заповненням таких реквізитів: назва структурного підрозділу (в разі потреби), гриф затвердження, назва виду документа (положення), дата, індекс, заголовок, коди, текст, візи, грифи погодження.

Статут — це документ, що регулює взаємини громадян, підприємств з іншими підприємствами і громадянами в сфері державної або господарської діяльності.

Структура статуту, його зміст визначаються розроблювачем, він включає такі розділи:

• загальні положення (вказуються задачі і цілі підприємства);

організаційна єдність (перелічуються структурні підрозділи і їхні взаємозв'язки);

• регламент діяльності (наводиться інформація про форми управління, права і обов'язки посадових осіб);

• фінансово-матеріальна база (вказуються джерела фінансових ресурсів, порядок розпорядження коштами);

• звітна і ревізійна діяльність;

• порядок ліквідації і відповідальність за справи підприємства.