Довідко́во-інформаці́йна документа́ція

Звіт — службовий документ - що містить повідомлення про діяльність особи чи організації або її підсумок, виконання дорученої роботи, справи, узагальнення зробленого і т. д.

Звіти бувають прості й складні залежно від характеру виконаної роботи.

Розрізняють статистичні та текстові звіти. Статистичні звіти оформляються від руки або машинописним способом на трафаретних бланках, текстові — на загальному бланку або на чистому аркуші паперу (формат А4) машинописним способом або за допомогою оргтехніки, здебільшого за схемою. Звіти складають про роботу, виконану протягом певного періоду. Вони мають бути конкретними, тобто давати стислу відповідь на запитання схеми.

Реквізити звіту: назва виду документу, дата (дата підписання), заголовок до тексту (про що звіт і за який період), текст (вступ, основна частина, висновки і плани на перспективу), підпис, відбиток печатки (у разі потреби).

Проект текстового звіту готує секретар-референт.

31. Факс — це службовий документ, одержаний за допомогою телефакса телефонними каналами зв'язку. Факс становить ксерокопію переданого документа. Факс оформляють так само, як і службовий лист.

Додаткові дані, що їх автоматично проставляє апарат — це: зазначення відправника (його коду), дата та час передавання документа, номер телефакса, з якого передано інформацію, кількість сторінок.

Відправник факса (адресант) має одержати підтвердження про те, що адресат одержав інформацію. Головною є графа «RESULTS», в якій у разі одержання повідомлення повністю і без помилок проставляється «OK»; якщо були збої, — то «NG».

Якщо одержані факси містять дуже важливу інформацію і призначені для тривалого користування, то їх слід скопіювати, оскільки папір, що використовують для факсів, дуже тонкий.

Здебільшого листування з комерційних питань зберігають 3 роки. Службове листування з інофірмами щодо найважливіших питань зберігають не менше 10 років.

Телеграма — це службовий документ, що становить буквенно-цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв'язку (телеграфом).

Тексти телеграм друкують без абзаців. Вони повинні бути стислими і недвозначними. Не рекомендується вживати прийменники, сполучники, займенники, вигуки, частки (крім частки «не»). Не допускається: переносити слова тексту телеграми з одного рядка на інший; робити будь-які виправлення. У разі потреби замість розділових та інших знаків використовують умовні позначення: КРПК, КМ, ЛПК, НР (номер), ДВК (двокрапка). Знаки «-» (мінус), «+» (плюс), % (процент) пишуть словами; однозначні числа — переважно словами, багатозначні — цифрами.

Службові телеграми оформляють на поштових чи фірмових бланках або на чистих аркушах паперу (формат А5) у двох примірниках (перший передають до відділення зв'язку, другий підшивають у справу.

Розрізняють ініціативні телеграми і телеграми-відповіді.

У телеграмах відповідях на початку тексту зазначають номер документа, на який дають відповідь, а в кінці — вихідний номер, після чого зазначають назву підприємства (скорочено), посаду (в разі потреби), прізвище особи, яка підписала телеграму.

Оформляючи службову телеграму, зазначають: назва виду документа, категорія телеграми, вид телеграми, телеграфна адреса одержувача, номер документа, на який дають відповідь, текст, вихідний номер телеграми, скорочена назва підприємства, що надсилає телеграму, посада особи, яка підписала телеграму; поштова адреса та назва підприємства — відправника телеграми, підпис, дата підписання телеграми, відбиток печатки підприємства — відправника.

3. Державотворча роль мови….

Мова як одна з головних ознак кожної нації є її генетичним кодом, який поєднує минуле із сучасним, програмує майбутнє і забезпечує буття людської спільноти у вічності.

Незважаючи на складні умови тривалих періодів бездержавності української нації та її територіальної роз’єднаності, українська мова зберегла свою самодостатність і, врешті-решт, стала важливим чинником возз’єднання українських земель і відновлення соборної незалежності України.

Українська мова – не лише засіб спілкування, а й скарбниця духовного і культурного спадку українського народу. У витворених протягом віків різноманітних формах буття української мови (старовинні усні перекази і літописи, народні пісні і думи, казки і міфи, поетичні і прозові твори тощо) зберігаються історична пам’ять і досвід нації, глибинні витоки її світоглядних і моральних цінностей, віддзеркалюються національні традиції і узвичаєння, звичаї і навички, тобто ознаки, що притаманні саме цій спільноті.

Українська мова – невід’ємний державницький атрибут, що зберігає свою історичну спадкоємність від давньокиївської доби. Як мова найчисленнішого, найстаршого етносу українська мова відповідно до загальноприйнятої світової практики виконує функцію єдиної державної мови в Україні.

Відповідно до Рішення Конституційного Суду України від 14 грудня 1999 року № 10-рп/99 про офіційне тлумачення статті 10 Конституції України, державний статус української мови означає її обов’язкове застосування на всій території України при здійсненні повноважень органами державної влади та органами місцевого самоврядування (мова актів, роботи, діловодства, документації тощо), а також в інших визначених законом публічних сферах публічного життя, зокрема у роботі навчальних закладів, сфері обслуговування, культурі, засобах масової інформації.

Вільне володіння державною мовою – юридичний обов‘язок кожного громадянина України.

Престижу мови сприяє її державність і патріотичне ставлення до неї її носіїв, тому громадяни України, як і всякої іншої держави, мають мовні обов’язки, що полягають у захисті та збереженні рідної мови. Захист рідної мови - найприродніший і найпростіший, найлегший і найнеобхідніший спосіб національного відродження і самоутвердження. Володіння рідною мовою - не заслуга, а обов’язок справжніх патріотів. Знання рідної (державної) мови не обмежує можливості вивчати інші мови - споріднені і не споріднені. Вислів “Скільки ти знаєш мов - стільки разів ти людина” ніколи не втратить своєї актуальності.

В Україні двомовність - природне явище. Але володіння двома мовами вимагає правильного користування ними. На жаль, вітчизняні білінгвісти часто говорять змішаною мовою, яку в побуті називають суржиком. Тому серед мовних обов’язків наших громадян слід виділити ще один - дотримуватись культури українського мовлення. Належний рівень мовної культури є свідченням розвинутого інтелекту людини, її вихованості.

Державотворча роль української мови відбивається в таких моментах:

1. Мова як одна з головних ознак кожної нації є її генетичним кодом, який поєднує минуле із сучасним, програмує майбутнє і забезпечує буття людської спільноти у вічності.

2. У витворених протягом віків різноманітних формах буття української мови зберігаються історична пам’ять і досвід нації, глибинні витоки її світоглядних і моральних цінностей, віддзеркалюються національні традиції і узвичаєння, звичаї і навички, тобто ознаки, що притаманні саме цій спільноті.

3. Одночасно українська мова створює той мовний простір, який є природнім середовищем буття української нації. Його збереження є неодмінною умовою самого її існування і базовою матеріальною гарантією забезпечення мовних прав українців.

4. Українська мова – невід’ємний державницький атрибут, що зберігає свою історичну спадкоємність від давньокиївської доби. Як мова найчисленнішого, найстаршого, автохтонного і титульного етносу українська мова відповідно до загальноприйнятої світової практики виконує функцію єдиної державної мови в Україні.

Функції мови

1. Комунікативна (функція спілкування). Мова- засіб спілкування, інформаційний зв'язок у суспільстві. Мова є універсальним і унікальним, матеріально найдешевшим засобом спілкування.

2. Номінативна (функція називання). Усе пізнане людиною – предмети, явища, процеси, поняття – дістає певну назву і так під цією мовною назвою існує в свідомості мовців. Назва вирізняє предмет із безлічі інших. Мовну назву мають не реальны предмети, а й вигадані, народжені фантазією.

3. Мислетворча. Мова – засіб творення думки. Людина мислить у мовних формах. Процесс цей складний: іде від конкретно-чуттєвого рівня до понятійного. Поняття закріплюються в словах. Отже, мислити – це означає оперувати поняттями у мовній формі.

4. Пізнавальна. Людина пізнає навколишній світ не тільки власним досвідом, а й через мову, бо в ній нагромаджено досвід попередніх поколінь, сума знань про світ. Наприклад, засобами мови (текст, вислови, фрази, лексика) можна одержати грунтовні знання про космос, океан чи якусь країну, так ніколи й не відвідавши її.

5. Експресивна (виражальна). Мова надає найбільше можливостей розкрити світ емоцій та почуттів людини, вплинути на них силою своїх переконань чи почуттів.

6. Естетична. Милозвучність, гармонія форми і звучання у процесі спілкування стають для мовців джерелом естетичної насолоди, сприяють розвиткові високого естетичного смаку. Естетичні можливості мови широкі – театр, кіно, радіо, телебачення.

7. Культорологічна. Мова є носієм культури народу – мовотворця. Кожна Людина, оволодіваючи рідною мовою, засвоює культуру свого народу, бо сприймає разом з мовою пісні, Казки, легенди, перекази, історію, звичаї, традиції матеріальної культури і духовного життя нації.

8. Ідентифікаційна. Мова – засіб ідентифікації мовців, засоб вияву належності їх до однієї спільноти: я такий, як вони, бо маю спільну з ними мову.

Стилі мови

У кожній розвинутій літературній мові сформовані суспільно-історичні різновиди мовлення – функціональні стилі.

Стиль (лат. stilus) – загострена паличка для письма – це сукупність мовних засобів (лексичних, граматичних, синтаксичних), що використовуються мовцем за певних умов спілкування у тій чи іншій сфері людської діяльності (політика, наука, техніка, право, художня література, діловодство).

Розрізняють основні стилі мови: публіцистичний, офіційно-діловий, художній, науковий. Інколи виділяють виробничо-технічний та епістолярний (мова листування). В усній формі мовлення виділяють ще розмовний стиль та ораторський. Стилі поділяються на підстилі. Стилі реалізуються у певних жанрах (напр., науковий стиль реалізується у таких жанрах, як стаття, анотація, відгук, рецензія).

Індивідуальний стиль – це сукупність мовних засобів у писаних текстах чи усному мовленні, які вирізняють мову окремого письменника, діяча культури, показують його як виразну індивідуальну мовну особистість. Кожний мовець має свій індивідуальний стиль мовлення. Цей стиль залежить від світосприймання людини, рівня її освіти, культури, вихованості. Прикладами й зразками для всіх нас є індивідуальні стилі Шевченка, Франка, Лесі Українки, Коцюбинського, О. Довженка, О. Гончара та інших діячів української культури.

9.Поняття етики ділового спілкування.

Об’єкт вивчення етики ділового спілкування - ділове спілкування, предмет - його моральний та психологічний аспекти, етичні та психологічні механізми. Етика ділового спілкування пов’язана з такими дисциплінами, як соціологія, психологія, філософія, а також з менеджментом та маркетингом.

Етика - наука про мораль, її розвиток, принципи, норми й роль у суспільстві, іншими словами, про правильне (і неправильне) у поведінці. Отже, етика - наука, а мораль - реальне явище, яке вона вивчає.

Мораль - форма суспільної свідомості, спрямована на ствердження самоцінності людини, її прав на гідне і щасливе життя.

Психологія - наука про факти, закономірності та механізми психіки.

Оскільки і етика, і психологія вивчають поведінку людей у взаємодії, у процесі їх спільної діяльності, то можна сказати, що етика ділового спілкування - дисципліна, що виникла на стику етики та психології.

Ділове спілкування стає тим ефективнішим, чим краще в ньому пов'язуються всі засоби (і вербальні, і невербальні) із дотриманням ділового етикету. Так, люди, особливо під час першої зустрічі, звертають увагу на зовнішній вигляд одне одного. Тому одяг ділової людини має бути охайним, відповідати конкретній ситуації. Що і як одягати на зустріч залежить від того, відбудеться вона вдень чи ввечері, влітку чи взимку, буде офіційною чи дружньою. Звичайно недоречними на діловій зустрічі будуть відкрита сукня, сильні парфуми, надто яскравий макіяж.

Вітаючись, треба трохи нахилити голову, почекати, що і як співрозмовник відповість на вітання, а потім, посміхнувшись, підійти до нього, не забуваючи про необхідність дотримуватись відповідної дистанції. Господар повинен спочатку запропонувати присісти гостю, а потім сідає сам. Якщо господар хоче, щоб гостю було зручно, він пропонує йому самому обрати місце, куди сісти. Гість сам обере для себе найзручнішу дистанцію. Бажано, щоб співрозмовник при цьому не сидів спиною до дверей та інших людей, бо це може викликати в нього тривогу.

Завершуючи розмову, бажано встати, спокійно попрощатися. Доречно відзначити позитивні результати, що були досягнуті під час бесіди, виказати надію на продовження зустрічей. Щоб підкреслити особливу пошану до людини, варто зустріти її біля дверей, а після завершення розмови провести до дверей.

Отже, розвиваючись та оволодіваючи різними засобами спілкування (як вербальними, так і невербальними), людина самовдосконалюється і підвищує культуру своєї поведінки і спілкування.