Связи с общественностью в социальной сфере

Кампании по связи с общественностью в сфере культуры и некоммерческом секторе также имеют определенную специфику, хотя и они, по мнению британского специалиста по связям с общественностью Р. Хэйвуда, должны руководствоваться принципом: «Действуйте так же как в бизнесе».3 Дело в том, что специфика некоммерческого сектора во многом определяется относительно большой долей частных благотворительных пожертвований, спонсорских денег и государственных субсидий в их бюджете. Однако не нужно думать, что организации некоммерческого сектора живут только за счет пожертвований. По данным западных специалистов такого рода организации большую часть доходов получают от частных гонораров, продажи товаров и услуг. Так в США доля «трудовых доходов» составляет 60%, в Венгрии –

57%, в Италии – 53%, а в Великобритании – 48%.1 Поэтому, на пример, руководитель музея практически ничем не отличается от директора коммерческой фирмы. В некоммерческом секторе применяются аналогичные маркетинговые приемы и методы.

Специфика некоммерческого сектора состоит в том, что в нем высока доля благотворительных денег и неоплачиваемого волонтерского труда. Однако это не отменяет основной модели организации и проведения кампании по связям с общественностью. Специфика проведения PR-кампаний в некоммерческом секторе заставляет учитывать мнение спонсоров и, конечно же, различные социальные потребности общества (здравоохранение, массовый спорт, культура, религия и т.п.).

48. Механизмы выбора и методы работы со СМИ в рамках проведения PR-кампании.

За годы регулярных контактов со средствами массовой информации и их представителями в практике паблик рилейшнз сформировались определенные правила, знание которых способно облегчить построение крепкого фундамента взаимоотношений с СМИ. Каждый автор выделяет разные правила, акцентируя внимание на самых разнообразных моментах, мы же приведем лишь некоторые важные положения.

Формируя отношения с СМИ, организация — крупная в особенности — должна установить формальную политику этих отношений. Эта политика определяет, с одной стороны, правила представления информации для СМИ, а с другой — правила сбора и анализа информации, уже выпущенной СМИ для общественности.

Передаваемые в средства массовой информации сведения всегда должны быть честными, достоверными и заслуживающими доверия. Правду следует говорить всегда, даже если она не особо приятна для самой компании. От этого зависит отношение СМИ, а через них и общественности, к организации и ее представителям. Кроме этого, нельзя забывать о журналистских расследованиях, когда информация может быть получена в обход организации. Несмотря на то, что некоторые считают правдивую политику очень опасной, большинство специалистов уверены, что правдивая работа с общественностью приносит значительные дивиденды.

Важное правило при работе со СМИ заключается в сочетании справедливого распределения информации между различными независимыми (или даже конкурентными) СМИ и эксклюзивностью. Причем эксклюзивность всегда должна соблюдаться, иначе она теряет смысл.

Необходимо заранее выстраивать медиа-политику организации, но разработанный план работы с масс медиа должен быть гибким и поддаваться корректировке в максимально короткие сроки. Иначе существует вероятность попадания в зависимость от определенного СМИ.

Лучше всего (кроме экстренных случаев) обращаться к ограниченному числу подходящих по тематике изданий и учитывать местную специфику. При работе с масс медиа очень важно помнить о сроках, так как все СМИ имеют периодический характер. Предоставляемая информация также должна заслуживать внимания как потенциальная новость. При этом ее могут сопровождать объяснения и комментарии, но вот узко профессиональных терминов лучше избегать. Приемлемо использовать упрощенные графики и таблицы.

Передавая в процессе коммуникации определенное сообщение, не стоит концентрировать внимание исключительно на положительных фактах и аргументах. Необходимо упомянуть и об отрицательных моментах. Исследования показали, что аудитория, знакомая только с положительными доводами, легко переубеждается с помощью контраргументов. А вот переубедить публику, знакомую с разными аспектами явления очень трудно. При этом для убеждения изначально положительно настроенной публики или аудитории с невысоким уровнем образования может быть достаточно и позитивных аргументов. Если негативные факты всплывают помимо желания организации, то действовать надо быстро и организованно, что позволяет значительно уменьшить негативные эффекты или даже улучшить имидж компании и сформировать преданность общественности.

При работе со средствами массовой информации следует помнить, что на практике контакты осуществляются с конкретными людьми. Ко встрече с журналистом необходимо готовиться заранее, не важно, что это – интервью для печати или прямой телевизионный эфир. Следует определять все возможные вопросы, как приятные для организации, так и несущие негативную окраску, и репетировать подходящие ответы. Отвечать лучше всего на те вопросы, к ответам на которые вы подготовились, но ситуация " без комментариев" совершенно не приемлема. Альтернативные варианты поведения: если не можете ответить, то объясните почему; скажите, что информация вам не известна, но вы выясните в чем дело и сообщите позже; дайте прямой ответ. Если обещали, то сообщите дополнительную информацию.

Наиболее важные факты сообщаются в первую очередь. И телевизионный эфир, и печатный материал скорее всего будут редактироваться и сокращаться. Не уходите от заданной темы и прямо отвечайте на поставленные вопросы. Помните, что репортер – своеобразный трубопровод, один из важнейших коммуникационных элементов при взаимодействии со СМИ. Его хорошую работу всегда следует хвалить, а вот ошибки исправлять надо очень осторожно. Рекомендуется на незначительные ошибки вообще не обращать внимания. Аудитория на опровержение скорее всего не обратит внимания, а СМИ будут чувствовать себя неловко. Однако, если допущенные ошибки серьезны, следует побеседовать с редактором или журналистом, готовившим материал, а можно и просто написать письмо в редакцию. Такое письмо обязательно должно содержать: дату и страницу исходной статьи, неправильную информацию, которая была напечатана, правильную информацию, а также имя и должность автора письма.

Задача ПР-специалиста заключается в достижении максимального числа выхода ПР-информации с целью создания нового или правильного понимания. Чтобы построить взаимовыгодные отношения с прессой необходимо провести тщательный анализ, в результате которого определяются подходящие для сотрудничества СМИ с учетом: тематической направленности, типа масс медиа, частоты публикаций (или выходов в эфир), самого позднего срока подачи материала или информации, территории распространения, потенциальной аудитории и способа распространения (платно, бесплатно).

Тактический проигрыш может сохранить стратегическую позицию в общественном мнении. Вы можете проиграть баталию с СМИ, но выиграть долгосрочную войну за доверие общественности. Должностное лицо, своевременно и публично признающее свои ошибки, позволяет сохранить доверие к организации. [20]

49. Основные виды медиатированных коммуникаций в системе связей с общественностью: бэкграундер, статья, кейс-история, письмо в редакцию, биография, медиа-кит, конференция, митинги, выступления, «круглые столы».

В системе паблик рилейшнз существуют различные приемы представления информации, которые называются медиатированными видами коммуникации в системе PR.

Одним из основных инструментов связей с общественностью является информационный пакет для прессы (пресс-пакет, пресс-кит, медиа-кит), так как он включает несколько видов материалов и широко используется в рамках проведения различных мероприятий.

Набор основных материалов, включаемых в медиа-кит, конечно, зависит от цели его дальнейшего использования, однако минимум документов, необходимых в любом медиа-ките, может быть сведен к следующему:

1. сопроводительное письмо с перечнем всех документов, включенных в медиа-кит;

2. анонс-релиз, разосланный вместе с приглашением на мероприятие;

3. пресс-релиз с развернутой информацией по теме проводимого мероприятия; он предназначен для журналистов, которые будут готовить объемную и подробную информацию;

4. биографические справки на лиц, участвующих в проведении мероприятия;

5. текст выступления всех представителей организации, участвующих в проведении мероприятия;

6. бэкграундер или факт-лист, или и то и другое;

7. брошюры и листовки, связанные тематически с пресс-конференцией;

8. текст статей, подготовленных для публикации службой по связям с общественностью организации;

9. фотографии, графики, таблицы;

10. визитные карточки представителей компании, присутствующих

на мероприятии;

11. мелкие рекламные образцы продукции фирмы;

12. памятные предметы с логотипом фирмы (блокноты, ручки, плас

тиковый мешок).

В наиболее общем определении пресс-релиз - это сообщение для СМИ, содержащее информацию, потенциально интересную для широкой аудитории.

Составляя пресс-релиз необходимо думать, как журналист; совмещать желания вашей организации и требования СМИ; представлять факты в форме, отличной от рекламной; акцентировать внимание на самой важной и интересной информации; прогнозировать целевые группы, заинтересованные в вашей версии

сообщения; познакомиться со спецификой СМИ - получателей вашего сообщения.

Пpecc-релиз - анонс - короткое сообщение (не более одной страницы) о предстоящем мероприятии с приглашением журналистов принять в нем участие. Выполняет главную задачу привлечь СМИ, пообещав им интересную информацию и новости.

Новостной пресс-релиз - сообщение, содержащее важную новость или полезную информацию для широкой аудитории. Распространяется в ходе пресс-конференции, презентации, «круглого стола» и пр.

Пресс-релиз - техническое сообщение - развернутая и информация о продукте или об услуге, часто в сопоставлении с аналогами. Предназначена для специализированных СМИ на случай, если они захотят сделать подробный анализ, при этом объем может быть любым.

Пресс-релиз - объявление - короткая (1-2 абзаца) самодостаточная информация, не предполагающая проведения каких-либо мероприятий, а в ряде случаев - и публикации. Может касаться изменения адреса, кадровых перестановок и пр.

Бэкграундер — вид письменного материала, роль которого сообщить информацию об истории возникновения и развития компании, дать дополнительные сведения по какому-либо поводу или ситуации, связанные с деятельностью организации в настоящее время. Хотя бэкграундер не имеет персонального обращения, создается он очень часто для журналистов, для тех, кто собирается писать об организации, и именно бэкграундер призван обеспечить такого журналиста полной и точной информацией. Но бэкграундер также служит информационной базой для сотрудников компании при подготовке брошюр, статей, news-релизов, а кроме того, они используются для знакомства с организацией новых сотрудников. Бэкграундер, содержащий историческую справку о возникновении организации и ее развитии, должен быть в отделе по связям с общественностью всегда под рукой и высылаться по первому требованию. Бэкграундеры рассылаются обычной или электронной почтой и обязательно включаются в медиа-кит при подготовке очередной пресс-конференции.

Биографическая справка. Биографическая справка имеется в архивных материалах организации на всех сотрудников руководящего звена, а также составляется на любое лицо, занимающее штатную должность, когда в этом возникает необходимость. Основой для составления биографической справки, как правило, служит резюме, которое сотрудник представил при поступлении в компанию. Дополнительно в нее включаются материалы, показывающие его/ее продвижение по карьерной лестнице в данной организации.

Факт-лист в кратком виде передает основную информацию об организации, всегда увязанную с каким-либо конкретным событием, и сообщает дополнительные сведения, важные для более полного понимания и оценки этого события целевой аудиторией.

Занимательная статья. Готовый к публикации в СМИ материал заказчика статьи или редакции издателя. Как жанр PR занимательная статья сочетает возможности художественно-публицистических и аналитических жанров журналистики. В ней анализируется какое-то событие или явление, с которого и начинается ее повествование. Далее идет описание какого-то забавного, курьезного случая, который дает информационный повод для последующего изложения материала, придает выражаемым мыслям актуальность, а также делает сложный аналитический материал, «скрываемый» за рамками занимательного текста, воспринимаемым широкой аудиторией.

Кейс-история. Этот материал полностью готовится к публикации специалистами по связям с общественностью. Он должен отвечать требованиям аналогичного журналистского жанра — житейской истории: быть увлекательным для читательской аудитории, на которую рассчитан.

В житейских историях описываются некие эпизоды из жизни людей, их поступки, различные ситуации, коллизии, их опыт как покупателей, т.е. все то, что может быть обобщено в единый блок (файл) с названием «Бытие человека».

Этот жанр относится к художественно-публицистическим. Следовательно, тексты кейс-историй должны использовать приемы языковой образности, наглядности и легкости изложения информации. Житейские истории создаются с помощью художественного метода, в котором основную роль играет авторская фантазия. Цель написания данного материала - передача благоприятного жизненного опыта, полученного, например, при покупке продукции какой-то компании или какой-то услуги.

Новостная статья. Представляет собой материал, который содержит какое-то уникальное известие, касающееся, например, внедрения новых технологий на производстве, изобретений, открытий, а также анализ влияния этого события на развитие общества. В этом материале новость как бы должна получать реальное подтверждение полезности открытия в обычной жизни.

Обзорная статья. Это готовый к публикации в СМИ материал организации для общественности. Многие издания заинтересованы в получении материала, в котором описана работа разных компаний определенной отрасли. При помощи информации, содержащейся в данном материале, у читателя формируются определенные выводы.

Письмо в редакцию. Этот аналитический материал, предназначенный для публикации в СМИ, готовится как реакция на событие, публикацию, касающиеся компании, кадровых перестановок в ней или других проблем. Обычно письмо написано от лица руководства организации или же группы людей, объединенных под эгидой какого-то движения. Как самостоятельный жанр журналистики письмо должно обладать характерными признаками: быть обращенным к адресату (читателю, слушателю), содержать стремление автора побудить адресата к каким-то действиям в связи с предметом выступления.

КОНФЕРЕНЦИЯ - Собрание, совещание представителей каких-н. государств, научных, общественных, учебных организаций для обсуждения каких-н. особых вопросов.

Ми́ тинг — массовое собрание для обсуждения злободневных вопросов текущей жизни, в поддержку определённых требований, так и для выражения солидарности или протеста. Обычно проводится на открытом воздухе и, как правило, доступен как для единомышленников, также и для любых желающих или интересующихся лиц. Митинг заканчивается принятием резолюции.

Кру́ глый стол — общество, конференция или собрание в рамках более крупного мероприятия (съезда, симпозиума, конференции). Используется в двух смыслах — как свободная конференция разнородных участников для непосредственного обсуждения определённых проблем (в частности, конфликтов) и — реже — как закрытое общество избранных, принимающее в кулуарах важные решения.

· цель обсуждения — обобщить идеи и мнения относительно обсуждаемой проблемы;

· все участники круглого стола выступают в роли пропонентов (должны выражать мнение по поводу обсуждаемого вопроса, а не по поводу мнений других участников); отсутствие набора нескольких ролей характерно не для всех круглых столов;

· все участники обсуждения равноправны; никто не имеет права диктовать свою волю и решения.

Данная модель обсуждения, основываясь на соглашениях, в качестве итогов даёт результаты, которые, в свою очередь, являются новыми соглашениями. В процессе круглых столов оригинальные решения и идеи рождаются достаточно редко. Более того, зачастую круглый стол играет скорее информационно-пропагандистскую роль, а не служит инструментом выработки конкретных решений.

Семинары и «круглые столы» проводятся, как правило, для специализированных СМИ с целью углубленного знакомства с продуктами, технологическими процессами в компании и т.п.

В рамках проведения семинаров и круглых столов рекомендуется подготовить одного или двух докладчиков с выступлениями по продуктам и/или услугам. Продолжительность мероприятия: в среднем 1, 5-2 часа. Это время отводится для докладов и вопросов.

По методике организации семинаров и круглых столов не существует специальных рекомендации здесь наибольшее внимание уделяется выбору представителей СМИ, которых предполагается пригласить, чаще всего это лояльные настроенные к компании или организации журналисты.

50. Проведение PR-кампании по RACE-формуле.

Пиар кампания представляет собой развитый цикл пиар деятельности во всех ее формах и видах, развернутый во времени пространстве. Сегодня в мировой практике сложилась устойчивое понимание основных этапов организации и проведения пиар кампаний. Конечно, каждый пиарщик творит свою пиар кампанию по собственному разумению, но, так или иначе, его действие укладываются в так называемую ФОРМУЛУ РЕЙС (RACE).

Формула предполагает четыре основных этапа действий по организации пиар кампаний.

ПЕРВЫЙ ЭТАП – research (исследование)

ВТОРОЙ ЭТАП – action (действие)

ТРЕТИЙ ЭТАП – communication (реализация пиар проекта)

ЧЕТВЕРТЫЙ ЭТАП – evaluation (оценка эффективности)

Все пиар кампании в мире, так или иначе, соответствуют этим этапам.

(1) ИССЛЕДОВАНИЕ. Мы должны ответить на фундаментальный вопрос: ЧТО В ДАННЫЙ МОМЕНТ ПРОИСХОДИТ? Нас интересует на данном этапе ситуационный анализ. На этом этапе мы должны исследовать ситуацию, в которой оказался наш клиент. Мы должны выявить проблему нашего клиента. Мы должны получить максимально широкую информацию, качественную информацию по волнующей проблеме.

На этом этапе мы должны выявить группы общественности, которые имеют отношение к проблемной ситуации. На этом этапе нас интересует:

- что произошло?

- почему произошло?

- какова проблема организации, решение которой требует ПИАР вмешательства?

- какова целевая аудитория?

На этом этапе мы ставим диагноз.

(2) ДЕЙСТВИЕ. Главный вопрос: ЧТО НЕОБХОДИМО ПРЕДПРИНЯТЬ И ПОЧЕМУ? КАКИЕ НУЖНО ПРОИЗВЕСТИ ИЗМЕНЕНИЯ? О ЧЕМ НЕОБХОДИМО СООБЩИТЬ ЦЕЛЕВЫМ АУДИТОРИЯМ? Мы провели ситуационный анализ. И тогда встает принципиальный вопрос: что делать? Диагноз поставлен, слава богу, не рак J. И вот теперь, за это нам и платят, мы должны убедить клиента в своей состоятельности. Мы должны сказать, что мы планируем предпринять и почему. Что надо трансформировать в данной ситуации.

Мы должны на этом этапе определить СТРАТЕГИЮ пиар деятельности. Стратегию этих перемен. Мы должны здесь определиться с пиар сообщением, с целевой аудиторией и с каналом коммуникации.

(3) КОММУНИКАЦИЯ. Мы должны ответить на следующие вопросы: КТО, КАК, КОГДА И ГДЕ ДОЛЖЕН ОСУЩЕСТВИТЬ КОНКРЕТНЫЕ ДЕЙСТВИЯ И КОММУНИКАЦИЮ?

Смысл третьего этапа – процесс коммуникации с целевой аудиторией.

(4) ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ. Это заключительная стадия, которая подразумевает ответ на вопрос: КАК ОСУЩЕСТВЛЯЕТСЯ, ИЛИ КАК ОСУЩЕСТВЛЕНА ПИАР КАМПАНИЯ?

Шестиэтапная модель планирования PR-кампании

Простейшая модель планирования, широко применяемая PR-практиками, включает следующие шесть этапов:

- Анализ ситуации.

- Определение целей.

- Определение категорий общественности.

- Выбор СМИ и методов работы с ними.

- Планирование бюджета.

- Анализ результатов.