Принцип управления внутри организации

Во внутриорганизационной жизни управление играет роль координирующего начала, формирующего и приводящего в движение ресурсы организации для достижения своих целей. Менеджмент формирует и изменяет, если в этом есть необходимость, внутреннюю среду организации, представляющую собой органичное сочетание таких составляющих, как структура, внутриорганизационные процессы, технология, кадры, организационная культура, и осуществляет управление функциональными процессами в организации.

Структура организации отражает слов организации разделение ролей и видов деятельности, объединение их в рамках различных подразделений, связи между этими подразделениями и объединение подразделений в единое целое. Исходной точкой построения структуры является проектирование работы. Проектирование работы зависит от многих факторов, в частности от того, какая квалификация требуется для выполнения работы, какую часть продукта изготовляет отдельный работник, в какой мере содержание работы воздействует на работника, требуется ли наличие обратной связи от конечного результата, должна ли работа предполагать развитие и обучение работника и т.п. От проектирования работы зависит очень многое от внутренней жизни организации.

Следующим шагом в формировании структуры организации является выделение структурных подразделений, иерархически увязанных и находящихся в постоянном производственном взаимодействии. Менеджмент должен определить организационные размеры структурных подразделений, их права и обязанности, систему взаимодействия и информационной связи с другими подразделениями, поставить задачи перед подразделениями и наделить их необходимыми ресурсами. От умелого решения этих вопросов и своевременной корректировки и изменения структуры зависит успешность функционирования организации (рис. 3.).

Рис. 3. Структура управления

Организационные процессы, формируемые и направляемые менеджментом, включают следующие основные подпроцессы: коммуникации, принятие решения, лидерство, власть и влияние, разрешение конфликтов и т.д.

Существующие в организации нормы и формы коммуникации оказывают большое влияние на состояние дел внутри организации. В одних организациях практикуется преимущественно письменная форма коммуникаций, в других – все контакты в основном осуществляются в виде разговора. Коммуникационные процессы находятся под влиянием управления и составляют предмет особой заботы руководства организации в том случае, если оно стремится к повышению эффективности в работе организации.

Правила и процедуры принятия решений, или «механизм», формируются менеджментом в соответствии со спецификой и традициями организации. Во многом этот процесс строится исходя из существующей системы коммуникации и может быть очень разным в разных организациях. Широко известен опыт японских фирм, где принятие решений осуществляется снизу вверх. Существует множество организаций, где решения принимаются наверху (централизовано). С другой стороны, в ряде случаев нельзя достичь успеха без делегирования полномочий на нижние или оперативные уровни организационной иерархии. Наряду с организационными аспектами для менеджмента важна логика и техника принятия решения в организации.

Лидерство как процесс общего руководства организацией интересует менеджмент как с точки зрения методов и техники руководства, так и с позиции стиля работы руководителя. Широко известны методы руководства в рамках теории «Х» и «Y», ситуационный подход к лидерству, стили руководителей в «управленческой сетке». Эффективное лидерство строится на умении пользоваться властью и оказывать влияние, разрешать межличностные, групповые и организационные конфликты.

Технология, включающая технические средства (предметы и методы), их комбинирование и использование для получения конечного продукта, создаваемого организацией, является предметом самого пристального внимания со стороны менеджмента. Управление должно решать вопросы технологий и их наиболее эффективного применения. Очень важно учитывать то, как новые технологии могут повлиять на климат внутри организации.

Люди являются основой любой организации. Без людей нет организации. Организация живёт и функционирует, пока в ней есть люди, которые взаимодействуют по поводу преобразования сырья в продукт. Менеджмент формирует кадры, устанавливает систему отношений между людьми, включает их в созидательный процесс совместной трудовой деятельности, способствует развитию персонала, его обучению и продвижению по работе.

Люди (персонал, кадры), работающие в организации, отличаются друг от друга по полу, возрасту, образованию, национальности, семейному положению. Все эти отличия могут серьёзно влиять как на характеристики работы и поведение отдельного работника, так и на действия и поведение других членов организации. В связи с этим менеджмент должен строить свою работу с персоналом таким образом, чтобы способствовать развитию положительных результатов поведения и деятельности каждого человека и стараться нивелировать негативные последствия его действий. В отличие от машины человек имеет желания, для него характерно наличие отношения к своим действиям и действиям окружающих, что может серьёзно влиять на результаты его труда.

Организационная культура влияет как на внутреннюю жизнь организации, так и на её положение во внешней среде. Носителями организационной культуры являются люди, но вырабатывается и формируется она в значительной мере менеджментом и в частности высшим куроводством. Организационная культура может играть огромную роль в мобилизации всех ресурсов организации на достижение её целей, но может и являться мощным тормозом на пути достижения целей, в особенности, если для этого требуются изменения.

Внутренняя жизнь организации состоит из большого количества различных действий, процессов и подпроцессов. В зависимости от типа организации, её размера и вида деятельности отдельные действия и процессы могут занимать в ней ведущее место. Несмотря на огромное разнообразие действий и процессов, можно выделить шесть групп функциональных процессов, которые охватывают деятельность любой организации и являются объектом управления:

1) производство, 2) маркетинг, 3) финансы, 4) эккаутинг (учёт и анализ хозяйственной деятельности), 5) работа с персоналом, 6) нововведения.

Управление производством предполагает, что соответствующие службы менеджмента и руководители определённого уровня управляют процессом переработки сырья, материалов и полуфабрикатов, поступающих на входе в организацию, в продукт, который организация предлагает внешней среде. Для этого менеджмент выполняет следующие операции:

- управление внедрением и производством продукта;

- выбор технологического процесса, расстановка кадров и техники по процессу с целью оптимизации затрат на изготовление и выбор методов изготовления продукта;

- управление закупкой сырья, материалов и полуфабрикатов;

- управление запасами на складах, включающее управление хранением закупленных товаров, полуфабрикатов собственного изготовления для внутреннего использования и конечной продукции;

- контроль качества.

Управление маркетингом призвано посредством маркетинговой деятельности по реализации созданного организацией продукта увязать в единый процесс удовлетворение потребностей клиентов в производимой продукции и достижение целей организации. Для этого осуществляется управление такими процессами и действиями, как:

- изучение рынка;

- обеспечение научно-исследовательской, опытно-конструкторской работой (НИОКР) и производства необходимой информацией;

- реклама;

- ценообразование;

- создание систем сбыта и распределения созданной продукции;

- послепродажное обслуживание потребителей.

Управление финансами состоит в том, что менеджмент управляет процессом достижения финансовых средств в организации. Для этого осуществляется:

- формирование денежных ресурсов;

- составление бюджета и финансового плана;

- распределение финансовых средств между различными сторонами, определяющими жизнь организации;

- оценка финансовых возможностей организации.

Управление эккаутингом предполагает управление процессом обработки и анализа финансовой информации о работе организации с целью сравнения фактической деятельности организации с её возможностями, а также с деятельностью других организаций. Это позволяет вскрыть проблемы, на которые она должна обратить внимание, и выбрать лучшие пути осуществления её деятельности.

Управление персоналом связано с использованием возможностей работников для достижения целей организации. Кадровая работа включает: подбор, отбор и расстановку кадров; их обучение и развитие; компенсацию за вклад усилий работника; проектирование работы; поддержание отношений с профсоюзами и разрешение трудовых споров.

Управление нововведениями является необходимой функцией современной организации и направлено на постоянное её приспособление к изменениям внешней среды. Руководитель может контролировать только свою организацию и не может влиять на внешнюю среду.