Включение электронных документов в номенклатуру организации.

3.4.1 Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков хранения, по установленной форме.

Ответственность за составление номенклатуры дел возлагается на службу документационного обеспечения управления организации.

Архив организации в целях качественного учета и комплектования документами оказывает необходимую методическую и практическую помощь службе документационного обеспечения управления в составлении номенклатуры дел.

3.4.2 Электронные документы формируются в папки-дела в соответствии с номенклатурой дел. При включении компьютерных папок – «дел» в номенклатуру дел (приложение 1):

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждой компьютерной папки-«дела» и базы данных, включаемых в номенклатуру. Индекс компьютерной папки-«дела» и базы данных составляется по тем же правилам, что и индексы дел с документами на бумажной основе. Для одних и тех же наименований документов на бумажной основе и в электронном виде следует предусматривать делопроизводственные индексы, имеющие одинаковую цифровую часть и отметку «ЭД» для электронных документов (например «02-10» – индекс дела для бумажных документов и «02-10/ЭД» – для электронных документов).

В графу 2 номенклатуры дел включается заголовки компьютерных папок-«дел» и заголовки (названия) баз данных.

Базы данных включаются в номенклатуру дел в качестве самостоятельной папки – «дела». Заголовок базы данных должен включать ее полное и краткое название, отражать ее структурную и технологическую организацию (документно-ориентированная база данных, реляционная база данных, объектно-ориентированная база данных, геоинформационная система и т.д.), основное содержание и состав электронных документов (записей базы данных).

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество папок-«дел» и компьютерных папок, в которые включаются файлы базы данных. Графа заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения электронных документов, номера статей по перечню (типовому, ведомственному). При включении в номенклатуру электронных документов, срок хранения которых не предусмотрен типовыми или ведомственными перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения и ЦЭК (ЭК) организации.

В графе 5 «Примечание» проставляется отметки «ЭД», о выделении электронных документов к уничтожению, об их передаче в другую организацию и др.

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел в графу 2 раздела «Итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел» отдельно от дел с документами на бумажной основе вносится итоговая запись о количестве заведенных компьютерных папок-«дел», отдельно постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, источником комплектования которого организация является, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровка его подписи.