Нормативно-методические основы экспертизы ценности электронных документов

2.1.1 Экспертиза ценности электронных документов – это изучение электронных документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

2.1.2 Экспертиза ценности электронных документов проводится на основе:

– действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;

– типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, перечней электронных документов, типовых и примерных номенклатур дел;

– нормативно-методических документов органов управления архивным делом Российской Федерации и субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

В соответствии с федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125-ФЗ от 22.10.2004 г.):

– электронные документы включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации (ст. 5 «Состав Архивного фонда Российской Федерации»);

– экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности; до проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается (п. 6 ст. 6 «Включение архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации»).

«Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (утвержден руководителем Федеральной архивной службой России 06.10.2000 г.) устанавливает, что срок хранения документов на нетрадиционных (электронных) носителях должен соответствовать сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях (п. 2.5).

2.1.3 Отнесение электронных документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних и технологических особенностей электронных документов.

К критериям происхождения относятся:

– роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли;

– значимость выполняемых организацией функций;

– значение физического лица в жизни общества;

– время и место образования электронного документа.

В архивный фонд организации включаются создаваемые, получаемые и приобретаемые любым законным способом электронные документы, в том числе в результате аутсорсинга услуг по ведению государственных информационных ресурсов, выполняемых внешними организациями.

К критериям содержания относятся:

– значимость событий (явления, предмета), отраженных в электронном документе;

– значимость информации электронного документа (уникальность и типичность, сводный характер информации);

– дублирование информации электронного документа в информации других документов постоянного срока хранения;

– вид, разновидность электронного документа;

– подлинность электронного документа, поколение записи документов на электронный носитель.

К критериям внешних особенностей относятся:

– форма удостоверения и оформления электронного документа;

– характеристики и физическое состояние носителей с электронными документами;

– полнота состава частей и элементов электронного документа.

При отборе электронных документов на хранение следует учитывать следующие обстоятельства:

– удостоверяющие листы к описям электронных документов должны быть оформлены в порядке, нормативно установленном руководством организации;

– рекомендуется, чтобы виды электронных носителей, на которых записываются документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, были стандартными, рыночно широко распространенными и имели бы надежную защиту от несанкционированной перезаписи информации;

– для долговременного хранения предпочтительнее отбирать экземпляры научно-технических документов, созданных в растровых графических форматах.

К критериям технологических особенностей относятся:

– возможность воспроизведения и обработки информации без использования оригинального программного обеспечения;

– формы и состав процедур по обеспечению подлинности и целостности электронных документов;

– технологическая совместимость с информационной системой архива;

– наличие сопроводительной технологической документации и справочников;

– возможности архива по ограничению и разграничению доступа к информации электронного документа.

Критерии внешних и технологических особенностей электронных документов должны применяться в сочетании с рассмотрением особенностей обработки и хранения данных в информационной системе, в которой документы возникли и существовали.

При отнесении электронных документов к составу Архивного фонда Российской Федерации также учитывается:

– фактор степени сохранности документов фонда (как на электронных, так и иных носителях);

– ограничения на распространение и использование электронных документов (авторское право, имущественные права, договор с собственником);

– возможность обеспечения долговременного хранения, проведения технологических миграций и их возможная стоимостная оценка.