Главная страница Случайная страница
КАТЕГОРИИ:
АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника
РЕФЕРАТ. архив, документ, электронный документ, метаданные, управление документами, хранение, комплектование
|
|
Объем - 180 с.
Ключевые слова:
архив, документ, электронный документ, метаданные, управление документами, хранение, комплектование, учет, обеспечение сохранности, информационные технологии
Настоящий отчет содержит результаты научно-исследовательских работ по теме «Разработка нормативных, методических и технологических основ создания, хранения и использования архивных электронных информационных ресурсов», выполненных по соответствующему заданию ФЦП «Электронная Россия» (2002-2010 гг) на 2007 год.
Объектом исследования послужила организация работы с электронными документами в архивах органов государственной власти, архивах предприятий, учреждений и организаций.
Цель работы заключается в создании необходимого методического обеспечения работы с электронными документами в архивах организаций.
Основой методологии работ являются методы комплексного системного документоведческого и архивоведческого анализа применительно к организации хранения электронной документации в архивах.
Методические рекомендации содержат указания о порядке документирования процессов экспертизы ценности, приема-передачи на архивное хранение из структурных подразделений, комплектовании, учете, обеспечении сохранности электронных документов в архивах организаций.
Методические рекомендации могут применяться в работе организациями любого уровня и любой формы собственности.
Список исполнителей
| Руководитель темы, д.и.н., проф., директор ВНИИДАД ______________________ Зам. руководителя, к.и.н., проф., зав. отделом ______________________ | М.В. Ларин В.С.Мингалев |
| Руководитель группы, директор Центрального архива документов на электронных носителях г.Москвы, к.и.н., с.н.с. ______________________ | В.И. Тихонов |
| Ответственные исполнители нач. отдела, Росархив ______________________ Зав.отделом ЭиТОАД ВНИИДАД _________________________ зав. сектором ВНИИДАД, к.и.н. ______________________ зав. отделом ВНИИДАД, к.и.н., доцент _____________________ ст. науч. сотр. ВНИИДАД, к.и.н. ______________________ науч. сотр. ВНИИДАД, к.и.н. ______________________ ст. науч. сотр. ВНИИДАД ______________________ мл. науч. сотр. ВНИИДАД ______________________ | В.А. Ерёмченко Н.А. Ткаченко В.М. Жигунов В.Ф. Янковая М.Л. Гавлин Е.В. Терентьева О.В.Васильева Н.В.Лифанова |
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ …………………………………………………………………………………………7
1 Общие положения ………………………………………………………………………………..8
1.1 Термины и определения ………………………………………………………………….8
2 Экспертиза ценности электронных документов ………………………………………………13
2.1 Нормативно-методические основы экспертизы ценности
электронных документов ……………………………………………………………………13
2.2 Организация проведения экспертизы ценности электронных документов …………15
2.3 Порядок проведения экспертизы ценности электронных документов ……………...17
2.4 Порядок оформления результатов экспертизы ценности
электронных документов. …………………………………………………………………..18
3 Комплектование архива ………………………………………………………………………..20
3.1 Комплектование архива электронными документами. ……………………………….20
3.2 Источники комплектования. …………………………………………………………...20
3.3 Состав электронных документов, подлежащих передаче в архив. ………………….20
3.4 Включение электронных документов в номенклатуру организации. ………………21
3.5 Порядок подготовки электронных документов к передаче в архив электронной документации организации. ……………………………………………………………22
3.6 Миграция электронных документов. ………………………………………………….23
3.7. Запись документов на электронные носители. ……………………………………….25
3.8 Требования к оформлению носителей с электронными документами,
передаваемых в архив. ………………………………………………………………………26
3.9 Составление и оформление сдаточной описи электронных документов, подготовленной в структурном подразделении. ……………………………………...27
3.10 Составление и оформление сдаточной описи единиц хранения электронных документов временного (до 10 лет) хранения, подготовленной в структурном подразделении. ………………………………………………………………………….33
3.11 Передача электронных документов в архив организации. …………………………34
4 Обеспечение сохранности документов архива ………………………………………………37
4.1 Система мер обеспечения сохранности электронных документов ………………….37
4.2 Требования к помещениям и хранилищам ……………………………………………38
4.3 Режимы хранения электронных документов …………………………………………40
4.4 Размещение электронных документов. ………………………………………………..46
4.5 Средства хранения электронных носителей. ………………………………………….46
4.6 Порядок выдачи электронных документов из архива ………………………………..49
4.7 Специальная физическая и техническая обработка электронных документов …….52
4.7.1 Резервные и рабочие экземпляры электронных документов в архиве электронных документов организации ……………………………………………………………….54
4.7.2 Экземпляры электронных документов в страховых и пользовательских
форматах ……………………………………………………………………………………..55
4.8 Контроль наличия и состояния электронных документов …………………………...56
4.9 Защита электронных документов и программно-технических средств архива от воздействия вредоносных компьютерных программ ………………………………...65
5 Организация документов в архиве электронной документации ……………………………67
5.1 Электронная документация в составе фонда организации ………………………….67
5.2 Определение принадлежности электронных документов к составу фонда организации ……………………………………………………………………………..67
5.3 Организация электронных документов в пределах архивного фонда ………………68
6 Учет электронных документов в архиве электронной документации ……………………..71
6.1 Общие требования к учету электронных документов в архиве ……………………..71
6.2 Единицы учета электронных документов …………………………………………….71
6.3 Система учетных документов архива электронной документации …………………72
6.4 Порядок ведения основных учетных документов архива ……………………………73
6.5 Ведение учетных баз данных в архиве организации. ………………………………...83
7 Справочно-поисковые средства (научно-справочный аппарат) к документам архива электронной документации …………………………………………………………….84
7.1 Архивная опись единиц учета электронных документов …………………………….84
7.2 Историческая справка к фонду ………………………………………………………...90
7.3 Автоматизированный научно-справочный аппарат ………………………………….92
8 Использование электронных документов ……………………………………………………96
8.1 Порядок доступа к документам архива электронной документации и формы их использования …………………………………………………………………………..96
8.2 Информационное обеспечение пользователей архива электронной документации.97
8.2.1 Организация работы читального зала архива электронной документации. ………97
8.2.2 Создание экземпляров архивных электронных документов по запросам физических и юридических лиц. ……………………………………………………….98
8.3 Исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера …...98
8.3.1 Порядок исполнения запросов. ………………………………………………………98
8.3.2 Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий. ………..101
9 Порядок передачи электронных документов на постоянное хранение в государственный архив ……………………………………………………………………………………103
9.1 Временное хранение электронных документов Архивного фонда Российской Федерации ……………………………………………………………………………...103
9.2 Порядок передачи электронных документов на постоянное хранение ……………105
ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………… …………106
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ …………………………………………………………………107
ПРИЛОЖЕНИЯ ………………………………………………………………………………….112
1. Форма номенклатуры дел организации ………………………………………………..113
2. Форма Сдаточной описи единиц учета электронных документов, составленной в структурном подразделении …………………………………………………………114
3. Пример составления Сдаточной описи единиц учета электронных документов, составленной в структурном подразделении ……………………………………….115
4. Форма Удостоверяющего листа к сдаточной описи файлов и папок, составленной в структурном подразделении …………………………………………………………118
5. Пример составления Удостоверяющего листа к сдаточной описи файлов и папок, составленной в структурном подразделении ……………………………………….119
7. Книга учета поступления и выбытия электронных документов …………………….122
8. Книга учета единиц хранения электронных документов …………………………….123
9. Список фондов …………………………………………………………………………..124
10. Лист учета электронных документов фонда …………………………………………125
11. Форма Архивной описи единиц учета электронных документов постоянного хранения ……………………………………………………………………………….127
12. Пример заполнения Архивной описи единиц учета электронных документов постоянного хранения …………………………………………………………………130
13. Форма Удостоверяющего листа к архивной описи единиц учета электронных документов постоянного хранения …………………………………………………..134
14. Пример заполнения Удостоверяющего листа к архивной описи единиц учета электронных документов постоянного хранения ……………………………………136
15. Архивная опись единиц учета электронных документов временного (свыше 10 лет) хранения ………………………………………………………………………………..138
16. Удостоверяющий лист к архивной описи единиц учета электронных документов временного (свыше 10 лет) хранения ………………………………………………...141
17. Реестр описей единиц учета электронных документов ……………………………143
18. Книга учета экземпляров электронных документов в страховых и пользовательских форматах ………………………………………………………………………………..144
19. Пример заполнения карточки единицы хранения электронных документов ………145
20. Книга учета поступления и выбытия электронных документов временного (до 10 лет) хранения …………………………………………………………………………..147
22. Акт о выделении к уничтожению единиц учета и единиц хранения электронных документов, не подлежащих хранению ……………………………………………..149
23. Акт о неисправимых повреждениях единиц хранения электронных документов..151
24. Акт о неисправимых повреждениях единиц учета электронных документов ……152
25. Акт о необнаружении электронных документов, пути розыска
которых исчерпаны ……………………………………………………………………153
26. Акт приема–передачи электронных документов из другой организации, от юридического или физического лица ………………………………………………...154
27. Акт приема–передачи электронных документов на постоянное хранение в государственный архив ………………………………………………………………..156
28. Пример оформления Акта создания рабочего (резервного) экземпляра электронного документа ………………………………………………………………………………158
29. Акт записи, копирования электронных документов на единицу хранения ………..159
30. Пример оформления Акта проведения миграции электронных документов ………160
31. Акт о технических ошибках в учетных документах …………………………………161
32. Акт об обнаружении электронных документов, не относящихся к данному архиву, фонду, неучтенных и т.д. ……………………………………………………………...162
33. Пример оформления Акта выявления вредоносных компьютерных программ в электронных документах ……………………………………………………………...163
34. Пример оформления Акта проверки физического и технического состояния электронных документов ……………………………………………………………...164
35. Карточка поврежденных единиц учета электронных документов ………………….166
36. Лист проверки наличия и состояния электронных документов …………………….167
37. Акт проверки наличия и состояния электронных документов ……………………...169
38. Карточка учета необнаруженных единиц хранения электронных документов ……172
39. Карточка учета необнаруженных единиц учета электронных документов ………..173
40. Примерный перечень страховых компьютерных форматов ………………………...174
41. Заказ на выдачу документов на электронных носителях ……………………………175
42. Акт о выдаче документов на электронных носителях во временное пользование..176
43. Книга выдачи электронных документов из хранилища ……………………………..178
44. Лист использования единицы хранения электронных документов ………………...179
45. Журнал регистрации выданных экземпляров электронных документов …………..180