Миграция электронных документов.

3.6.1 Под миграцией электронных документов понимают действие по их перемещению из одной системы в другую систему при сохранении их подлинности, целостности, надежности и удобства в использовании.

Миграция включает в себя процесс конвертирования: перемещение данных из устаревших компьютерных форматов в форматы, поддерживаемые современным программным обеспечением, а также перевод данных из специальных («закрытых») форматов в открытые, распространенные форматы для целей долговременного хранения электронных документов.

Для целей временного и постоянного хранения электронные документы организации могут переводиться в страховые, программно независимые форматы. В зависимости от характера документов это может быть текстовый формат, либо другие форматы, согласованные с соответствующими архивными органами (см. также приложение 40).

Перед передачей в архив электронной документацией структурное подразделение проводит миграцию электронных документов временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения в страховые форматы.

Миграция электронных документов временного (до 10 лет) хранения может проводиться в случаях смены в организации программного обеспечения, используемого для работы с документами.

Работы по проведению миграции электронных документов могут осуществляться как специальным подразделением организации (службой информационно-технической поддержки), так и внешней организацией по договору-подряду.

3.6.2. Обязательным условием проведения миграции является сохранение информации исходных электронных документов.

Перед началом миграции электронных документов проверяется их физическое и техническое состояние, проводится проверка на наличие вредоносных компьютерных программ и проверка воспроизводимости электронных документов.

Миграции данных обязательно должна предшествовать опытная проверка, в ходе которой производится миграция небольшой части документов, после чего проводится проверка результатов миграции – воспроизводимости всех документов и их соответствие исходным документам.

Миграция электронных документов проводится с соблюдением систематизации единиц учета электронных документов. Работы по миграции проводятся для всех единиц учета электронных документов.

Миграция электронных документов осуществляется в соответствии с техническими заданиями, типовыми технологическими регламентами и другими действующими нормативно-техническими документами.

По окончании миграции производится проверка всех электронных документов на воспроизводимость, а электронных носителей с записью документов – на читаемость (см. п. 4.8.3).

Исходные электронные документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после проведения миграции продолжают храниться в течение 10 лет, после чего уничтожаются в установленном порядке. Исходные электронные документы временного (до 10 лет) хранения продолжают храниться до истечения установленных для них сроков хранения, после чего уничтожаются в установленном порядке.

3.6.3. Результаты работ по миграции фиксируются в акте проведения миграции электронных документов (приложение 30), подписываемой представителями архива электронной документации, службы документационного обеспечения и службы информационно-технического обеспечения и утверждаемый руководителем организации:

По окончании миграции составляется сдаточная опись электронных документов (приложение 2, 3), а в случае необходимости удостоверяющий лист к сдаточной описи (приложение 4, 5). Кроме этого составляется подробное техническое описание процедуры конвертирования электронных документов в новые форматы, а также других выполненных процедур, на основании которых в архиве электронной документации составляется соответствующий раздел предисловия к описи (п. 7.1.6).