Передача электронных документов в архив организации.

3.11.1 Электронные документы поступают в архив электронной документации в упорядоченном состоянии на двух экземплярах единиц хранения (резервном и рабочем) по сдаточным описям структурного подразделения, выполненным в традиционном и электронном виде (приложения 2, 3, 4, 5), в комплекте с сопроводительной запиской структурного подразделения, а также в виде экземпляра фонда использования. Документы на внешних электронных носителях (диски, кассеты и т.п.) физически перемещаются из структурных подразделений в архивохранилище. Фонд пользования, размещенный на дисковом массиве (сервере) организации, физически не перемещается.

В случае использования в организации единой автоматизированной системы НСА службы документационного обеспечения и архива электронной документации, всем переданным в архив электронным документам присваивается статус «архивный» и вносятся сведения о новом месте их хранения.

В случае использования раздельных информационных систем в службе документационного обеспечения и в архиве, осуществляется передача регистрационных данных об электронных документах из первой системы во вторую.

Прием электронных документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения в архив производится лицом, ответственным за архив (специальным сотрудником) в присутствии работника структурного подразделения.

3.11.2 При приеме электронных документов на хранение в архив:

– проверяется соответствие поступивших документов и электронных носителей сведениям сопроводительной записки, описи и удостоверяющего листа к описи;

– проводится проверка физического и технического состояния электронных носителей, в первую очередь проверка на наличие вредоносных компьютерных программ;

– проводится проверка наличия и технического состояния электронных документов (проверка воспроизводимости каждого файла каждого экземпляра – резервного и рабочего – единицы учета электронных документов);

– проводится проверка полноты состава сопроводительной технической документации.

3.11.3 Прием электронных документов в архив оформляется составлением в конце каждого экземпляра сдаточной описи (удостоверяющего листа к ней) итоговой записи, в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив электронных носителей и единиц учета электронных документов, их объем в байтах и мегабайтах, номера отсутствующих электронных носителей и единиц учета, дата приема–передачи электронных документов, а также подписи ответственного за архив (работника архива) и работника структурного подразделения, передавшего электронные документы.

3.11.4 После поступления в архив электронных документов временного (до 10 лет) и временного (свыше 10 лет) хранения, а также постоянного срока хранения, не включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, или включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, но оставляемых на депозитарном хранении в организации, на электронных носителях указываются:

– сокращенное название архива;

– учетный номер единицы хранения;

– номер фонда;

– номера описей, единицы учета которых записаны на единицу хранения.

Надписи исполняются на ярлыке электронного носителя (или нерабочей поверхности оптического диска) специальными маркерами или фломастерами, запрещается делать надписи острыми пишущими средствами. Этикетки сначала маркируются, а затем наклеиваются. Они размещаются на:

– верхней кромке и на обеих сторонах магнитооптического диска;

– лицевой стороне магнитного диска;

– верхней кромке кассеты с магнитной лентой.

Для поступивших электронных носителей с документами постоянного срока хранения, включенными в состав Архивного фонда Российской Федерации и передаваемые в дальнейшем на хранение в государственный архив, оформляются только ярлыки и вкладыши футляров.

3.11.5 Оформление ярлыков и вкладышей футляров единиц хранения электронных документов после поступления в архив электронных документов.

Каждый футляр единицы хранения должен быть снабжен ярлыком, в случае невозможности наклеивания ярлыка – фронтальным вкладышем, а футляр оптического диска – также боковым вкладышем. При поступлении электронных документов в архив вкладыши, помещенные в футляр единицы хранения в структурном подразделении, заменяются на ярлыки или фронтальные вкладыши, оформляемые в архиве.

На ярлыках и фронтальных вкладышах указывается:

– сокращенное название организации;

– сокращенное название архива;

– учетный номер единицы хранения;

– производственный (заводской) номер электронного носителя;

– статус электронных документов: «Раб.» (рабочий) или «Рез.» (резервный);

– номер фонда;

– номера описей, единицы учета которых записаны на единицу хранения;

– крайние даты электронных документов;

– при необходимости отметки «ОЦД» (особо ценные документы) и «ОД» (документы с ограниченным доступом).

Фронтальный вкладыш помещается в футляр единицы хранения таким образом, чтобы надписи на нем были видны при закрытом футляре.

Боковой вкладыш помещается на правой грани пластикового футляра оптического диска. На нем указываются:

– сокращенное название организации;

– учетный номер единицы хранения;

– номер фонда;

– номер описи;

– статус электронного носителя: «Раб.» (рабочий) или «Рез.» (резервный).

Ярлыки на футляр сначала маркируются, а затем наклеиваются. Надписи исполняются каким-либо печатным способом или специальными черными водостойкими чернилами, для них возможно использование штампов и других аналогичных средств.

Недопустимо наклеивание ярлыков непосредственно на магнитные ленты, магнитные и оптические диски.