Режимы хранения электронных документов

4.3.1 Световой режим.

Хранение документов на электронных носителях должно осуществляться в темноте. Это обеспечивается хранением электронных носителей в футлярах, коробках, шкафах, juke-box, на стеллажах закрытого типа, а также соблюдением установленного светового режима.

Освещение в помещениях может быть естественным или искусственным. Естественное освещение допускается рассеянным светом при условии применения на окнах светорассеивателей, защитных фильтров, жалюзи, штор и т.п.

Электронные носители любых видов и первичные средства их хранения (контейнеры, боксы, футляры) не должны подвергаться воздействию флуоресцентного и ультрафиолетового излучения, в том числе воздействию прямых солнечных лучей.

Для искусственного освещения в хранилищах применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ.

В хранилище уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа, на высоте 1 м от пола – 20–50 лк, на рабочих столах – 100 лк.

Защита электронных носителей от разрушающего действия естественного и искусственного света должна осуществляться во всех помещениях, связанных с их хранением, при любых видах работы с электронными документами.

4.3.2 Температурно-влажностный режим.

В помещениях, оборудованных системами кондиционирования воздуха, при хранении электронных носителей должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим:

Для документов на магнитных дисках и дисковых накопителях: температура воздуха – 8–18°С выше ноля, относительная влажность воздуха – 45–65%.

Для документов на полиэфирных магнитных лентах оптимальная температура воздуха – 8–18°С выше ноля, но не должна превышать +23°С. Относительная влажность воздуха должна поддерживаться в диапазоне от 15 до 50%. В краткосрочной перспективе (до 10 лет) допустимо поддержание температуры +23°С при относительной влажности 50% (в хранилище с рабочими экземплярами электронных документов). В долгосрочной перспективе (до 50 лет) необходимо поддержание температуры +11°С при относительной влажности 50% (в хранилище с резервными экземплярами электронных документов). Не допускается хранение магнитных лент при температуре выше +32°С и ниже +8°C и относительной влажности ниже 15%.

Следует учитывать, что скорость деградации основы магнитной ленты или полимерного связующего слоя ленты, тем меньше, чем ниже температура и меньше относительная влажность. В связи с этим, продолжительность полезного срока «жизни» ленты возрастает с понижением температуры и/или относительной влажности, в рамках указанного выше диапазона.

Для оптических дисков: температура не должна превышать +25°С, относительная влажность воздуха должна поддерживаться в диапазоне от 20 до 50%. В хранилище с рабочими экземплярами электронных документов допустима комнатная температура – +23°С. В хранилище с резервными экземплярами электронных документов должны поддерживаться: температура – не выше +17°С и по возможности низкая относительная влажность воздуха. Не допускается хранение дисков при температуре выше +32°С и ниже –10°C и относительной влажности ниже 10%. Возможна транспортировка дисков при температуре до –5°С и относительной влажности 50%.

При наличии рекомендаций фирмы-изготовителя электронных носителей по организации температурно-влажностного режима хранения им следует отдавать предпочтение перед приведенным выше общими рекомендациям.

Размещение хранилищ в помещениях без окон допускается при наличии в них искусственной или естественной вентиляции воздуха с установленной кратностью воздухообмена.

В хранилищах допустимо воздушное или водяное отопление, совмещенное с приточной вентиляцией, оборудованной притивопыльными фильтрами.

В хранилищах с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима хранения с применением рационального отопления и проветривания помещений, а также механических средств увлажнения или осушения воздуха.

Не допускаются резкие колебания (в течение одних суток):

– температуры:

±5°С – для оптических дисков,

±2°С – для полиэфирных магнитных лент;

– относительной влажности воздуха:

±10% – для оптических дисков и магнитных лент при среднесрочном хранении,

±5% – для магнитных лент при долгосрочном хранении.

При длительном стабильном нарушении режима хранения, сопровождающимся повышением относительной влажности воздуха до 90%, принимаются меры по его нормализации (интенсивное проветривание, осушение хранилища).

В период разных видов работ с электронными документами допускается временное хранение (до 2 месяцев) электронных носителей в помещениях с нерегулируемым температурно-влажностным режимом при температуре +20±5°С и относительной влажностью воздуха 50±20%.

Температурно-влажностный режим хранения электронных носителей контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время: в кондиционируемых помещениях – один раза в неделю; в хранилищах с нерегулируемым климатом – два раза в неделю; при нарушениях режима хранения – один раз в сутки.

Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в журнале регистрации температурно-влажностного режима. В журнале также отражаются результаты проверки правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения.

Проверка точности показаний контрольно-измерительных приборов должна проводиться не реже одного раза в 3 месяца по аспирационному психрометру с фиксацией ее результатов в том же журнале.

Номенклатура применяемых контрольно-измерительных приборов (термометров, гигрометров, психрометров, электронных термогигрометров и т.п.), а также порядок измерения и регистрации параметров комнатного и наружного воздуха определяются действующими нормативными и методическими документами.

Контрольно-измерительные приборы монтируют на одном щитке, размещая их в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем (контрольная точка).