Лекция 19. Внедрение электронного документооборота в проектирующей организации

Главным инструментом проектирования и основным средством, обеспечивающим взаимодействие участников инвестиционного процесса, являются информационные технологии. Стратегически важным направлением деятельности института стали работы по созданию корпоративной информационной системы, способной обеспечить на уровне современных требований функционирование всех основных элементов деятельности организации.

Сегодня, когда практически каждое рабочее место обеспечено необходимыми техническими и программными средствами, руководство института уделяет самое серьезное внимание обучению персонала — как в рамках выездных сессий, так и на собственной территории, в двух оборудованных учебных классах. Какими бы «продвинутыми» ни были пользователи, недостаточно лишь научить их обращению с электронным инструментарием. Требуется сформировать корпоративную культуру совместной работы всех участников процесса проектирования. В частности, именно поэтому служба информационных технологий совместно с CSoft Engineering разрабатывают стандарт предприятия по работе в AutoCAD — базовой для нас среде проектирования. Совершенно очевидно, что не мы первые и не мы последние, кто озаботился решением подобной задачи. В качестве основы для работ по стандартизации мы приняли рекомендации компании Autodesk.

Итак, будем считать, что рабочие места обеспечены всем необходимым, а персонал обучен. Чего в такой ситуации все-таки будет не хватать, так это возможности оперативного управления текущими проектами… Здесь мы подходим к проблеме организации электронного архива и технического документооборота.

Существует весьма обширная литература, посвященная системам электронного документооборота, принципам их формирования и внедрения. Опыт же построения подобных систем всегда уникален. Мы хотим поделиться с читателями нашим опытом внедрения системы электронного технического документооборота проектно-сметной документации (ЭД ПСД), выделив основные этапы построения, упомянув о преодоленных трудностях и заблуждениях… Хотелось бы отметить, что существенную помощь в процессе разработки и внедрения ЭД ПСД оказал наш системный интегратор (компания CSoft), на плечи которого легла самая сложная часть — подготовка теоретической базы для будущей системы.

Заблуждение первое: «Хороший программный комплекс решит все проблемы».

Приобретение программы — это только начало. Любая, даже самая хорошая программа — лишь инструмент, конструктор, из которого формируется будущая система. Приступая к внедрению системы, нужно четко понимать, что основная сложность заключается не в технической стороне дела, а в организационной. Необходимо переосмыслить существующие нормативы, которые писались под организацию бумажного производства, разъяснять плюсы каждого шага внедрения, заручиться внятной и активной поддержкой руководства организации. Только когда на каждом уровне иерархической системы предприятия работа с системой войдет в привычку, можно будет сказать, что сама система внедрена.

Из перечисленных позиций вытекает опровержение второго заблуждения: «Срок внедрения системы — от 2 до 5 месяцев, метод внедрения — пилотный проект».

Во время построения и внедрения ЭД ПСД мы придерживались следующих правил:

• построение системы осуществляется поэтапно, каждый этап дополняет предыдущий и охватывает некую часть технологического процесса;
• внедрение ЭД ПСД осуществляется так, чтобы не создавать новых подразделений и рабочих мест, а вписать систему в выбранную часть технологической цепочки и обучить пользователей на местах;
• количество пользователей и их роли в ЭД ПСД определяются потребностями каждого этапа так, чтобы обеспечить полноту и непротиворечивость данных.

Система ЭД ПСД в ОАО «ВНИПИгаздобыча» построена на базе разработанного компанией Consistent Software комплекса TDMS, который позволяет осуществить такое гибкое и поэтапное построение.

Все началось с простого архива растровых образов выпускаемой документации. На первом этапе система была внедрена в конце технологической цепочки: при размножении бумажных документов создавался их растровый образ, а при поступлении бумажных документов в технический архив архивариусы обеспечивали иерархическое размещение их электронных копий. В это время в системе работали специалисты всего двух отделов: множительной техники и технического архива. Цель этапа — обеспечить наличие растрового образа выпускаемых документов с возможностью формирования электронных версий для отправки заказчику.

Следующий этап условно назовем «Электронным документооборотом разработанных документов». Система охватила технологическую цепочку, включающую проверку бумажных документов нормоконтролем, комплектацию бумажных документов, их сканирование и передачу в архив. Цель этапа — обеспечить полное и корректное размещение в ЭД ПСД как растров разработанной документации, так и их исходников (файлов DWG, DOC, XLS и т. д.). В этот момент мы отказались от формирования электронного архива силами архивариусов, а к работе с ЭД ПСД подключились проектировщики (не менее двух человек от каждой рабочей группы), нормоконтролеры, работники группы комплектации — всего около 40% сотрудников проектных подразделений института. Теперь электронные документы создаются в дереве объектов системы, а дерево объектов имеет иерархическую структуру, построенную на основе системы идентификации проектных документов и гарантирует уникальное место и обозначение каждого документа в системе.

Движение электронных документов повторяет движение бумажных и обеспечивается переходами от одного статуса (свойство объектов в TDMS) к другому. Электронный документ начинает формироваться на рабочем месте проектировщика, который должен создать документ в дереве объектов, наполнить его исходными файлами и отправить на проверку группе нормоконтроля. Позже, во время тиражирования, электронный документ пополнится и растровыми образами, которые будут содержать все подписи. Во время проверки нормоконтролем бумажного документа одновременно проверяется и наличие электронного документа в ЭД ПСД, его комплектность, правильность обозначения и расположения в дереве объектов

Во время приема бумажных документов группа комплектации проверяет наличие соответствующего электронного документа в системе, что обеспечивает полноту электронного архива (проверке нормоконтроля подлежит не вся документация). Затем бумажный документ отправляется на тиражирование, в процессе которого создается и размещается в системе растровый образ бумажного документа. Наконец, бумажный документ попадает в архив, а его электронной копии присваивается конечный статус. При выдаче бумажного документа на изменение одновременно выдается и электронный. В это время автоматически создается новая версия электронного документа (встроенная возможность TDMS), чем обеспечивается хранение изменений

Ответственность специалистов распределена следующим образом:

• проектировщики отвечают за первичное формирование электронных документов в системе и их наполнение исходными файлами;
• нормоконтролеры контролируют построение дерева объектов, обозначение электронных документов и их комплектность в соответствии с текущими требованиями;
• группа комплектации отвечает за полноту системы ЭД ПСД;
• сканировщик и — за наличие растрового образа;
• работники архива — за поддержание соответствия между состоянием бумажного («в разработке» или «архивирован») и электронного документов.

На сегодня каждый участник ЭД ПСД получил те или иные преимущества от внедрения системы. Например:

• проектировщики — полноценный электронный архив проектно-сметной документации;
• нормоконтроль — отказ от ведения отчетности в бумажном виде: необходимые документы СМК система формирует автоматически;
• группа комплектации — полный контроль над комплектностью сдаваемой документации;
• руководители отделов — автоматическое ведение журналов выдачи/приема заданий, своевременное оповещение о ходе работ по проекту;
• ГИПы — реальное управление своими проектами;
• сектор организации производства и координации выпуска ПСД — возможность контролировать ход выполнения работ по проектам и загруженность отделов;
• служба качества — автоматическое формирование некоторых документов СМК.

Дальнейшее развитие системы мы видим в ее постепенном превращении в комплексную информационную систему масштаба всего предприятия, для чего потребуется интеграция с другими системами, работающими на предприятии (офисным документооборотом, системой ведения договоров и т. д.). Например, в следующем году планируется вести календарное и ресурсное планирование производственного процесса.