Технология синхронизации бумажных и электронных документов

https://www.cadmaster.ru/magazin/articles/cm_40_tdms.html

Несмотря на бурное развитие электронно-цифровых технологий, на сегодняшний день для документов основным носителем остается бумага. Даже если внутри проектной организации весь цикл разработки технической документации ведется в электронном виде, то за ее пределами — и на строительной площадке, и в цеху — царствуют бумажные чертежи.

Раздельное существование электронной и бумажной копий одного и того же документа неизбежно влечет за собой проблемы рассинхронизации содержащейся в них информации.

Наиболее распространенным способом создания документа является следующая последовательность действий:

• документ разрабатывается в электронном виде;
• процесс проверки и согласования может производиться как в электронном, так и в бумажном виде. Для проверки документа в бумажном виде его необходимо распечатать. Чтобы избежать случайного попадания рабочих документов на следующую стадию, при печати их помечают различными хорошо заметными знаками, не мешающими основному содержимому документа;
• документ, прошедший все проверки и согласования, отпечатывается «набело» и подписывается;
• утвержденный документ после присвоения ему инвентарного номера сканируется. Сканированный файл в формате TIFF добавляется в тот же объект, который содержит исходный электронный документ.

Если в дальнейшем вносить изменения только в электронный документ, затем его снова согласовывать, печатать и подписывать, никаких проблем синхронизации возникнуть не должно. Но если в машиностроении принят довольно жесткий регламент внесения изменений, которого придерживается большинство конструкторских подразделений, то в проектных организациях промышленного и гражданского строительства, несмотря на существование схожих стандартов, сложилась практика внесения изменений в документы непосредственно на строительной площадке.

Отказаться от вышеупомянутой практики довольно сложно, процесс внесения изменений требует определенных затрат времени. Полный цикл перевыпуска документа (с возвратом документа разработчику) может занять несколько дней. Учитывая требования непрерывности некоторых процессов строительства, иногда такая задержка просто невозможна.

После завершения строительства документы с внесенными изменениями возвращаются в проектную организацию. Вне зависимости от того, документ какого вида (бумажный или электронный) считается оригиналом, мы не можем менять бумажный документ — в нем и только в нем содержится информация о том, «как построено». Однако мы можем, заново отсканировав документ и заменив первоначальный файл на новый, синхронизировать информацию, хранящуюся в системе. Таким образом, измененный документ заменяет утративший силу оригинал не только в бумажном архиве, но и в электронной системе.

А что делать с исходным электронным документом? Переделывать или оставить как есть? Вносить изменения в исходный электронный документ не всегда оправдано. И дело здесь не только в дополнительных потерях времени:

• в отличие от других областей проектирования, в строительстве даже типовые здания и сооружения являются уникальными объектами — их привязка к «земле» и коммуникациям, а также необходимость согласования с органами власти и контроля каждый раз требуют ведения нового проекта. Многие решения, принятые в данном проекте, не будут использованы в последующих проектах;
• документация на некоторые виды построенных объектов запрашивается крайне редко, а незначительные (некритические) отклонения от того, «как построено», в ней считаются нормой;
• за время между обращениями к документации форматы файлов, в которых она была выполнена, устареют, что потребует дополнительных усилий для конвертации.

Обсуждение положительных и отрицательных сторон полной синхронизации выходит за рамки нашей статьи. Но в общем случае можно выделить ряд проектных организаций, для которых соответствие электронных и бумажных документов является важным требованием, а время, затрачиваемое на внесение изменений, можно свести к минимуму.

Проектные организации, расположенные в непосредственной близости от возводимых объектов (например, предприятия, входящие в градостроительный комплекс), имеют возможность оборудовать площадки современными средствами коммуникации и вносить изменения в электронные документы прямо на объекте.

Проектно-конструкторские отделы заводов, а также различные эксплуатирующие и ремонтные организации напрямую заинтересованы в корректности информации, которой они располагают. Вероятность повторного использования документов на таких предприятиях достаточно высока, а данные, содержащиеся в документах, могут использоваться другими информационными системами.

Возможно, уже в обозримом будущем на смену бумаге придут электронные графические планшеты. Но пока даже принятие закона о цифровой подписи практически не изменило картину, сложившуюся в техническом документообороте. И чтобы обеспечить синхронизацию бумажных и электронных документов, ряд российских предприятий, использующих TDMS, уже применяет вышеописанную технологию.

Технология комментирования

Рецензируя выполненный на бумаге документ, мы прямо в нем пишем на полях, зачеркиваем и надписываем слова, обводим кружком неверные параметры, меняем положение абзацев стрелочками и т. д. После таких правок исходный документ не подлежит восстановлению и может быть только переиздан (написан, напечатан, начерчен) заново. Кроме того, рецензирование документов на бумажных носителях имеет и ряд других недостатков:

• на любой стадии проверки при обнаружении ошибки документ может быть отправлен разработчику. Если проверка документов осуществляется на бумаге, то, учитывая легкость, с которой можно напечатать новый, исправленный документ, нетрудно предположить, что такой «электронный документооборот» потребляет бумаги значительно больше, чем положено;
• проверка документов, сопровождаемая комментариями в устной форме по телефону или при личной встрече с разработчиком, сопряжена с риском частичной утери информации. Как несложно догадаться, при таком способе общения многие «незначительные» замечания теряются, забываются или, что тоже не редкость, «задвигаются» куда подальше;
• бумажный документ не может одновременно проверяться несколькими людьми, тогда как использование параллельной обработки в некоторых случаях могло бы сократить срок его согласования. Не обходится без потерь и уже после проверки: документ еще какое-то время продолжает находиться у проверявшего его специалиста или в обменном хранилище;
• крайне сложно оценить труд рецензента. Косвенные, незадокументированные оценки «он находит больше ошибок» или «она быстрее проверяет» вряд ли будут приняты на рассмотрение.

В отличие от процесса рецензирования на бумаге, комментирование в электронном виде не затрагивает исходного документа (в противном случае этот процесс должен был бы называться редактированием) — рецензия накладывается «поверх» него. Электронный комментарий создается в специальном редакторе, который обеспечивает ввод текста и графических объектов, создаваемых как для привлечения внимания автора, так и для черчения несложных пояснительных схем.

Программы, предназначенные для просмотра и рецензирования, делятся на две основные категории: одни из них создают комментарии непосредственно в файле исходного документа (например, Microsoft Word), другие сохраняют комментарии в отдельном файле собственного формата (например, Autodesk VoloView). Независимо от используемого способа хранения комментария, важнейшей функцией комментирования в электронном виде является возможность отказа от любых внесенных правок и замечаний.

Переход организации к комментированию в электронном виде требует решения ряда проблем как психологического, так и технического характера. Перечислим основные из них, предложив также пути решения.

Проблема

Многие специалисты, осуществляющие проверку технических документов, лучше справляются с карандашом, чем с мышью и клавиатурой.

Решение

Как показывает практика, инструменты рецензирования настолько просты, что даже истинные компьютерофобы осваивают их за считанные часы. Следовательно, дело только в желании компании использовать в производственном процессе комментирование в электронном виде.

Проблема

Для очень больших и насыщенных деталями документов проверка в электронном виде оказывается более медленной, чем на бумаге. Опытный глаз «с высоты птичьего полета» может найти на чертеже проблемные места и указать на них разработчику. Проверять несколько документов, имеющих сопрягающиеся части, также удобнее на бумаге.

Решение

Исследования, проведенные одним из крупных европейских центров проектирования, показали, что использование на рабочем столе двух современных мониторов с большой диагональю повышает производительность труда при проверке технических документов на 10− 35%. При стоимости дополнительного монитора от 10 до 30 тыс. рублей срок окупаемости этого решения — от нескольких недель до нескольких месяцев.

Автоматизация авторского надзора

Авторский надзор — один из видов услуг по надзору автора проекта и других разработчиков проектной документации (физических и юридических лиц) за строительством, осуществляемых в целях обеспечения соответствия решений, содержащихся в рабочей документации, выполняемым строительно- монтажным работам на объекте. Необходимость проведения авторского надзора относится к компетенции заказчика и, как правило, устанавливается в задании на проектирование объекта. Задача автоматизации авторского надзора (АН) обычно стоит в конце перечня тем, подлежащих автоматизации. И это понятно: давайте сперва автоматизируем выполнение проектных работ, а авторский надзор — это потом, да и что там делать? А на самом деле проблемы, которые встают перед специалистами, выезжающими на АН, очень значительны. Мы взяли на себя смелость выделить круг вопросов, автоматизация которых смогла бы существенно облегчить работу. Итак, вопросы, которые интересуют специалистов АН:

· мы хотим получить архив документации в привычном виде на площадке;

· мы хотим складывать свои документы по авторскому надзору в единую систему с возможностью ее переноса в свою систему документооборота;

· мы хотим, чтобы документация была связана с моделью;

· мы хотим, чтобы можно было видеть всю модель в комплексе и оперативно находить в ней интересующую нас информацию;

· мы хотим получать актуальную информацию по модели, находясь на площадке.

Мы хотим получить архив документации в привычном виде на площадке.

Выезжая на площадку, особенно в начале строительства, проектировщик обычно имеет ноутбук с информацией, которую он посчитал нужным взять с собой. При этом подготовка по выборке информации из архива занимает достаточно большое время, которого никогда не хватает. В ходе работы выясняется, что взято было документации недостаточно, хорошо бы получить еще, а кроме того хочется, чтобы информация была в привычном виде. А связь, как правило, на начальном этапе в лучшем случае осуществляется лишь по телефону. Программный комплекс CADLib Модель и Архив имеет развитую систему настроек и легко может быть приведен к привычному для проектировщика виду. Что теперь нужно сделать специалисту, чтобы иметь на площадке всю необходимую ему на данный момент информацию? Иметь на своем ноутбуке:

· стандартный набор ПО офисного назначения;

· SQL Express;

· CADLIB Модель и Архив.

А также выполнить команду по переносу необходимого проекта или раздела документации из общего архива. И получить привычную среду с полным набором информации по проекту. При этом мы имеем и привычную структуру, атрибутику на всех уровнях и вложенные файлы.

Мы хотим складывать свои документы по авторскому надзору в единую систему с возможностью переноса в свою систему документооборота.

В ходе выполнения работ по АН создается большое количество разнообразных документов, актов, служебных записок, журналов и т.д., и т.п. И если заполнение и ведение журналов регламентировано, то огромное количество актов, служебных записок остается несистематизированным и хранится в электронном виде в структуре, понятной лишь исполнителю. Что обычно бывает с этой информацией по прибытии в организацию? Из-за своей несистематизированности, из-за простой нехватки времени часть ее сваливается в кучу куда-нибудь на сервер, а часть просто теряется.

Выход: на площадке необходима упрощенная система делопроизводства, а именно — структура, позволяющая складывать вновь создаваемую документацию в соответствии с ее принадлежностью к проекту, позиции по генплану, комплекту и т.д., а также шаблоны всех необходимых документов. Это первый вопрос, который решается настройкой необходимой организации структуры делопроизводства. Следующий вопрос, требующий решения — это автоматизированный перенос всей накопленной документации в систему документооборота организации.

Мы хотим, чтобы документация была связана с моделью.

Мы хотим, чтобы можно было видеть всю модель в комплексе и оперативно находить в ней интересующую нас информацию.

Итак, мы имеем на своем компьютере копию структурированного архива проекта в привычном виде, позволяющую оперативно находить нужную информацию. В последнее время все чаще часть проекта выполняется в 3D-модели. Ее наличие позволит оперативно решать вопросы со строительными и монтажными организациями. Для этого нужно:

· иметь на своем компьютере 3D-модель, которая должна быть достаточно подробной, иметь интересующую нас атрибутивную информацию и в то же время быть достаточно " легкой", чтобы ее можно было просматривать на стандартном компьютере;

· связать имеющиеся документы с моделью.

Мы хотим получать актуальную информацию по модели, находясь на площадке.

Естественно, пока идет стройка, продолжается проектирование объекта и возникает вопрос: а как поддерживать базу в актуальном состоянии?

Если связь до сих пор не налажена, то есть только один выход: получать, например, нарочным обновленную базу и загружать ее в систему. Но, как правило, по мере " обживания" появляется возможность организации интернет- канала. Рассматриваемое программное обеспечение может работать в режиме " клиент — сервер". При этом клиентская часть может быть как на удаленном компьютере, так и на мобильном Android-устройстве.