![]() Главная страница Случайная страница КАТЕГОРИИ: АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника |
Заполнение таблицы
· Определитесь, каким видом товаров вы собираетесь торговать и какие отделы будут в вашем магазине. Вносите данные в таблицу не по отделам, а вперемешку (в порядке поступления товаров). Заполните все ячейки, кроме тех, которые содержат формулы (" Остаток"). Обязательно оставьте последнюю строку таблицы пустой (но эта строка должна содержать все формулы и нумерацию). Вводите данные таким образом, чтобы встречались разные товары из одного отдела (но не подряд) и обязательно присутствовали товары с нулевым остатком (все продано).
·
· Выделите таблицу без верхней строки заголовка (так как Excel определяет поля базы данных по одной первой строке выделенной таблицы), но обязательно захватите нижнюю незаполненную строку (иначе вы не сможете продолжить заполнение таблицы в режиме формы). · Выберите команду Данные_Форма... Вы получите форму данных (рис. 6.2), содержащую статический текст (имена полей базы данных) и окон редактирования, в которых можно вводить и редактировать текст. Вычисляемые поля (в которых размещены формулы) выводятся на экран без окон редактирования (" Кол-во Остатка" и " Сумма Остатка"). Теперь вы имеете свою таблицу как бы в форме отдельных карточек-записей (каждая из которых представляет строку таблицы). Перемещаться между записями можно либо при помощи кнопок " Предыдущая", " Следующая", либо клавишами управления курсором (вверх, вниз), либо перемещая бегунок на полосе прокрутки формы данных. · Дойдя до последней записи (мы специально оставили ее пустой, но распространили на нее формулы и нумерацию), заполните ее новыми данными. Перемещаться между окнами редактирования (в которые вносятся данные) удобно клавишей (Tab}. Когда заполните всю запись, нажмите клавишу {Enter}, и вы автоматически перейдете к новой чистой карточке-записи · Как только вы заполните новую запись, вся внесенная вами информация автоматически воспроизведется и исходной таблице. Заполните несколько новых записей и затем нажмите кнопку Закрыть. Как видно, заполнять таблицу в режиме формы довольно удобно. Оперирование данными Итак, вы заполняли таблицу в порядке поступления товаров, а хотелось бы иметь список товаров по отделам, для этого применим сортировку строк. Выделите таблицу без заголовка и выберите команду Данные-_Сортировка... (Рис. 6.3).
• Выберите первый ключ сортировки: в раскрывающемся списке " Сортировать" выберите " Отдел" 5 и установите переключатель в положение " По возрастанию" (все отделы в таблице расположатся по алфавиту). Если же вы хотите, чтобы внутри отдела все товары размещались по алфавиту, то выберите второй ключ сортировки: в раскрывающемся списке " Затем по" выберите " Наименование товара", установите переключатель в положение " По возрастанию". Теперь вы имеете полный список товаров по отделам. Продолжим знакомство с возможностями баз данных Excel. Вспомним, что нам ежедневно нужно распечатывать список товаров, оставшихся в магазине (имеющих ненулевой остаток), но для этого сначала нужно получить такой список, т. е. отфильтровать данные. · Выделите таблицу со второй строкой заголовка (как перед созданием формы данных). · Выберите команду меню Данные_Фильтр... _Автофильтр. · Снимите выделение с таблицы. · У каждой ячейки заголовка таблицы появилась кнопка (она не выводится на печать), позволяющая задать критерий фильтра. Мы хотим оставить все записи с ненулевым остатком. · Раскройте список ячейки " Кол-во Остатка", выберите команду Настройка... и, в появившемся диалоговом окне установите соответствующие параметры (> 0). · Вместо полного списка товаров, вы получили список непроданных на сегодняшний день товаров. Можно известным нам способом вставить формулу подсчета общей суммы остатка (в режиме фильтра будет подсчитана сумма выведенных на экран данных). Эту таблицу можно распечатать. · Фильтр можно усилить. Если дополнительно выбрать какой-нибудь конкретный отдел, то можно получить список непроданных товаров по отделу. · Для того, чтобы снова увидеть перечень всех непроданных товаров по всем отделам, нужно в списке Отдел выбрать критерий Все. · Но и это еще не все возможности баз данных Excel. Разумеется ежедневно нет необходимости распечатывать все сведения о непроданных товарах, нас интересует только " Отдел", " Наименование" и " Кол-во Остатка". Можно временно скрыть остальные столбцы. Для этого выделите столбец №, вызовите контекстное меню (правой клавишей мыши в тот момент, когда указатель мыши находится внутри выделения) и выберите команду Скрыть. Таким же образом можно скрыть и остальные столбцы, связанные с приходом, расходом и суммой остатка. Вместо команды контекстного меню можно воспользоваться командой горизонтального меню Формат_Столбец_Скрыть. · Чтобы не запутаться в своих распечатках вставьте дату, которая автоматически будет изменяться в соответствии с установленным на вашем компьютере временем Вставка_Функция..., имя функции — " Сегодня"). · Теперь уже точно можно распечатать и иметь подшивку ежедневных сведений о наличии товара. · Как вернуть скрытые столбцы? Проще всего выделить таблицу Формат_Столбец_Показать. · Для того, чтобы восстановить все данные (воспроизвести таблицу в полном виде с перечнем всех товаров), достаточно убрать отметку команды Автофильтр (команда Фильтр... меню Данные). Прежде чем напечатать любой документ, выполните просмотр (Файл_Предварительный просмотр или воспользуйтесь кнопкой Предварительный просмотр панели инструментов). Вам может не понравиться несколько моментов:
Диалоговое окно < Параметры страницы> можно вызвать, находясь в режиме таблицы (не выходя в режим просмотра), выполнив команду Файл_Параметры страницы.... 1.Распечатать результаты и отчет
|