Термо-гигрометрические условия хранения аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов 3 страница

4.9. Выявление уникальных и особо ценных документов

Выявление уникальных и особо ценных документов проводится в плановом порядке наиболее квалифицированными специалистами на основании отраслевых научно-методических разработок и методических пособий, подготовленных в архиве.

4.9.1. Отнесение документов к уникальным осуществляется в порядке, определенном Регламентом Государственного реестра уникальных документов и включает в себя:

– составление листа учета и описания уникального документа (приложение № 24), заполняемого на каждый выявленный уникальный документ;

– рассмотрение экспертно-методической комиссией (или другим совещательным органом) архива представленных материалов;

– подготовку предложений о включении документов в Государственный реестр уникальных документов и представление их в вышестоящий орган управления архивным делом.

4.9.2. Отнесение документов к особо ценным осуществляется на основании решения экспертно-методической комиссии (или другого совещательного органа) архива и закрепляется учетными документами в установленном порядке (см. п. 5.5.4).

4.10. Создание страхового фонда документов и фонда пользования

Страховой фонд документов представляет собой совокупность страховых копий документов и создается в целях сохранения документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов, является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов документов в специальных хранилищах страхового фонда.

Фонд пользования представляет собой совокупность копий документов Архивного фонда Российской Федерации, выполненных на различных материальных носителях и предназначенных для использования с целью обеспечения сохранности оригиналов документов.

Фонд пользования создается:

– одновременно с созданием страхового фонда;

– целевым порядком на наиболее используемые документы;

– в процессе других работ, в том числе по рассекречиванию документов, организации их использования.

4.10.1. Организация работы по созданию страхового фонда

4.10.1.1. Очередность страхового копирования определяется ценностью и информационной значимостью документов, физическим состоянием и интенсивностью обращения к ним. Из фондов, равноценных по значению, первоочередному копированию подлежат фон-
ды, документы которых находятся в плохом физическом (техническом) состоянии и наиболее интенсивно используются, а также цветные кино- и фотодокументы, фотодокументы на стеклянной основе.

4.10.1.2. Подготовка документов к страховому копированию осуществляется в соответствии с правилами выдачи документов из хранилищ (см. п. 4.6). При этом проверяется их физическое состояние, выявляются документы с малоконтрастными или угасающими текстами, а также документы, требующие реставрации и консервационно-профилактической обработки.

4.10.1.3. Страховое копирование проводится по фондам с соблюдением систематизации единиц хранения в описи, которая копируется перед ними. Страховому копированию подлежат все документы единицы хранения.

4.10.1.4. При страховом копировании дела, как правило, расшивке не подлежат. Расшивка дел производится в исключительных случаях по согласованию с руководством архива при полной невозможности копировать переплетенное дело. По окончании работы дело переплетается лабораторией или организацией-изготовителем страховых копий заново.

4.10.1.5. Страховое копирование документов осуществляется в соответствии с типовыми технологическими регламентами и другими действующими нормативно-техническими документами.

4.10.1.6. Исполнитель несет ответственность за сохранность копируемых документов в течение всего времени нахождения документов в лаборатории.

4.10.2. Типы страховых копий документов

4.10.2.1. Страховой копией документа на бумажной основе является негативная микроформа (микрофильм или микрофиша) 1-го поколения, изготовленная на фотографической галогеносеребряной пленке соответствующего типа методом оптического фотографирования документов.

4.10.2.2. Страховой копией кинодокумента является первая совмещенная копия оригинала, изготовленная на пленке соответствующего типа методом контактной печати.

4.10.2.3. Страховой копией фотодокумента является первая копия оригинала, изготовленная на фотопленке соответствующего типа методом репродуцирования или контактной печати.

4.10.2.4. Страховой копией фонодокумента является первая копия оригинала, изготовленная способом магнитной звукозаписи на магнитной ленте соответствующего типа. На уникальные фонодокументы страховые копии могут изготавливаться способом механической звукозаписи (граморигинал 1, 2).

4.10.2.5. Страховой копией видеодокумента является первая копия оригинала, изготовленная в формате оригинала способом видеозвукозаписи на магнитной ленте.

4.10.3. Комплект и состав фонда пользования

4.10.3.1. Фонд пользования, изготовленный в результате работ по страховому копированию документов, создается в обязательном комплекте.

4.10.3.2. Обязательный комплект фонда пользования включает:

– для документов на бумажной основе — одна микроформа 2-го поколения на галогенидосеребряной пленке (негативная или позитивная), изготовленная с негативной микроформы 1-го поколения, и одна микроформа 3-го поколения, изготовленная с микроформы 2-го поколения;

– для фотодокументов — один позитивный фотоотпечаток и один дубль-негатив;

– для кинодокументов — одна позитивная совмещенная копия, один промежуточный позитив изображения и один контратип фонограммы (для звуковых кинодокументов). Позитивная копия и промежуточный позитив изображения должны входить в комплект кинодокумента, принимаемого на постоянное хранение. Допускается дополнительное изготовление фонда пользования кинодокументов в виде видеофонограмм в формате Betacam;

– для фонодокументов — одна копия на магнитной ленте шириной 6, 25 мм;

– для видеодокументов — одна копия в формате VHS.

4.10.3.3. Порядок включения в фонд пользования копий документов, созданных в процессе других видов работ, определяется архивом.

В фонд пользования включаются, как правило, копии полностью скопированных единиц хранения. Копии отдельных документов могут быть включены в фонд пользования в составе тематических подборок документов.

4.10.4. Проверка наличия и состояния и технический контроль
страхового фонда и фонда пользования

4.10.4.1. Все страховые копии должны соответствовать оригиналу как по содержанию, так и по ряду внешних признаков.

Изготовитель страховых копий должен гарантировать соответствие всех выпускаемых копий требованиям действующих нормативно-технических документов по страховому копированию.

Все страховые копии проходят технический контроль в лаборатории или организации-изготовителе, сведения об их качестве фиксируются в актах технического состояния копии страхового фонда (по формам в соответствии с отраслевыми нормативными документами).

4.10.4.2. При приеме страховых копий проверяется полнота выполнения заказа на копирование, количество копий, комплектность, правильность и полнота заполнения актов технического состояния, визуально — техническое состояние копий.

4.10.4.3. В процессе хранения страховые копии подлежат:

– проверке наличия и состояния в целях установления фактического наличия страховых копий, их соответствия данным учетных документов;

– техническому контролю состояния и своевременному проведению необходимых консервационно-профилактических мероприятий.

4.10.4.4. Технический контроль страхового фонда осуществляется один раз в три года, при этом контролю подлежит 20% страховых копий производства каждого года.

4.10.4.5. Результаты технического контроля фиксируются в акте технического состояния страховой копии, где дается заключение о необходимости и сроках проведения профилактических и реставрационных работ и устанавливаются сроки следующего технического контроля.

4.10.4.6. Проверка наличия и состояния фонда пользования осуществляется с целью контроля за сохранностью копий документов и организации работы по своевременному восстановлению фонда пользования.

Объем и периодичность работы по проверке наличия и состояния копий фонда пользования определяется с учетом его общего объема, состава, интенсивности выдачи копий и частоты их воспроизведения, а также условий хранения.

4.10.5. Оформление передачи страховых копий на специальное хранение

4.10.5.1. Централизованное хранение страховых копий осуществляет бесплатно Центр хранения страхового фонда (ЦХСФ) — специальное хранилище системы Федеральной архивной службы России.

Для получения согласия на отправку страховых копий в ЦХСФ архив представляет в вышестоящий орган управления архивным делом докладную записку о готовности к отправке страховых копий с указанием количества единиц хранения, с которых изготовлены эти копии, объема копий (в единицах учета, единицах хранения, кадрах, метраже, времени звучания), их состояния, наличия описей страхового фонда и актов технического состояния. Разрешение на передачу страхового фонда документов в Центр хранения страхового фонда дает Федеральная архивная служба России.

Прием-передача страхового фонда осуществляется на основании приказа Федеральной архивной службы России по акту (приложение № 25), к которому прилагаются:

– описи особо ценных дел, документов или копии описей дел, документов, с которых отснят страховой фонд, или перечень номеров особо ценных дел, документов (номерник);

– описи передаваемого страхового фонда;

– акты технического состояния копий страхового фонда;

– сопроводительные документы на транспортную тару.

4.10.5.2. Страховые копии в порядке расположения их в описи помещаются в соответствующую тару для транспортировки, имеющую порядковую нумерацию в пределах отправляемой партии, и направляются в ЦХСФ в опломбированных контейнерах. В сопроводительном документе на транспортную тару указывается ее количество и число страховых копий в ней, ставятся подписи должностных лиц, ответственных за передачу.

Акты приема-передачи с приложениями (см. п. 4.10.5.1) помещаются в отдельную упаковку, на которой делается пометка “Сопроводительные документы”.

4.10.5.3. После отправки контейнеров архив извещает ЦХСФ о количестве отправленных контейнеров и дате отправки.

Оплата расходов по отправке контейнера со страховыми копиями производится архивом.

4.11. Обеспечение сохранности документов при чрезвычайных ситуациях

4.11.1. Чрезвычайными ситуациями в деятельности архивов являются такие обстоятельства, при которых невозможно выполнение в полном объеме возложенных на архив задач в соответствии с требованиями настоящих Правил и других нормативных документов, создается угроза жизни и здоровью людей, сохранности документов архива.

К чрезвычайным ситуациям относятся:

– объявление в государстве (регионе, городе) режима чрезвычайного положения;

– пожар или стихийные бедствия, повлиявшие на жизнедеятельность архива;

– исчезновение или порча документов, хищение или порча имущества в результате проникновения в архив посторонних людей, или других противоправных действий;

– аварии систем жизнеобеспечения архива, а также здания архива;

– снятие охраны архива;

– другие обстоятельства, вынуждающие руководство архива принять решение об изменении режима работы архива или приостановлении его деятельности.

4.11.2. С учетом возможных чрезвычайных ситуаций архив разрабатывает и при необходимости пересматривает планы конкретных мероприятий и другие нормативные документы о работе в чрезвычайных ситуациях.

Планы мероприятий утверждаются директором архива. С планами мероприятий и другими нормативными документами, определяющими работу архива при чрезвычайных ситуациях, должны быть ознакомлены ответственные работники архива.

4.11.3. При наступлении чрезвычайных ситуаций руководство архива немедленно (по телефону, телеграфу, факсу или лично) сообщает об этом руководству вышестоящего органа управления архивным делом и по согласованию с ним принимает решение о работе в режиме чрезвычайной ситуации, которое оформляется приказом директора архива, принимает меры по выходу из чрезвычайной ситуации и информирует о них вышестоящий орган управления архивным делом.

Раздел 5

УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ

5.1. Понятие и правовые основы учета документов

5.1.1. Учет документов — это определение их количества и состава в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах. На основе фиксации в учетных документах принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу документов учет обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска документов, контроля за их наличием и состоянием на основе единого методического обеспечения.

Учет документов строится на принципах централизации, унификации, динамичности, полноты и достоверности. Указанные принципы реализуются на основе:

· установления общих для всех хранилищ документов Архивного фонда Российской Федерации единиц учета;

· единства организации хранения и учета документов;

· сопоставимости учетных показателей;

· строгой регламентации и стабильности форм учетных документов и требований к их заполнению;

· оперативного внесения в установленные сроки во все учетные документы изменений об объеме и составе документов Архивного фонда Российской Федерации, отражающих их фактическое количество и состав.

5.1.2. Архив в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации осуществляет государственный учет документов и представляет в порядке, определенном Регламентом, учетные сведения в вышестоящий орган управления архивным делом для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии документов и копии фонда пользования, описи дел и документов.

5.1.3. Учет производится путем присвоения документам (единицам учета, единицам хранения) учетных номеров, являющихся составной частью архивных шифров.

Архивный шифр — обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации. Архивный шифр состоит из номеров: архивного фонда, архивной коллекции, описи, единицы хранения, единицы учета, которые указываются вслед за сокращенным названием архива (его официальной аббревиатурой).

В состав архивного шифра единицы хранения аудиовизуальных документов включаются также обозначения (буквенные и цифровые) элемента комплекта, размера негатива, носителя звуковой информации.

5.2. Единицы учета документов

5.2.1. Основные единицы учета документов

Основными единицами учета документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются:

– архивный фонд, архивная коллекция;

– единица хранения.

Аудиовизуальные и машиночитаемые (электронные) документы учитываются также по единицам учета.

Примечание: Документы личного происхождения, прошедшие только первичную обработку, учитываются, как правило, по документам или листам.

Необработанные документы (россыпь) учитываются из расчета 150 листов в одной условной единице хранения.

5.2.2. Единицы хранения документов

Единица хранения — физически обособленные документ или совокупность документов.

Единица хранения документов на бумажной основе — дело — совокупность документов, отдельный документ, заключенные в обособленную обложку, папку.

Единица хранения кинодокументов — физически обособленный рулон кинопленки или магнитной ленты с записью изобразительной и/или звуковой информации.

Единица хранения фотодокументов — физически обособленный кадр (негатив, дубль-негатив, позитив, слайд (диапозитив)), несколько кадров панорамной съемки, фотоотпечаток, рулон диафильма, фотоальбом.

Единица хранения фонодокументов — физически обособленные рулон кинопленки, магнитной или бумажной ленты, кассета, восковой валик, диск с записью звуковой информации.

Единица хранения видеодокументов — физически обособленные рулон магнитной ленты, кассета, диск с записью изобразительной и звуковой информации.

Единица хранения машиночитаемых (электронных) документов — физически обособленные рулон магнитной ленты, дискета, жесткий диск, компакт-диск.

5.2.3. Единицы учета аудиовизуальных и машиночитаемых
(электронных) документов

Единица учета кинодокументов — одна или несколько единиц хранения, относящихся к определенным фильму, журналу, спецвыпуску, сюжету и др.

Единица учета фотодокументов — одна или несколько единиц хранения, относящихся к определенному диафильму.

Единица учета фонодокументов — одна или несколько единиц хранения с записью определенного события, произведения литературы и искусства (нескольких произведений литературы и искусства, объединенных по авторскому, тематическому или другим признакам) и др.

Единица учета видеодокументов — одна или несколько единиц хранения с записью определенного сюжета, произведения литературы и искусства (нескольких произведений литературы и искусства, объединенных по авторскому, тематическому или другим признакам) и др.

Единица учета машиночитаемых (электронных) документов — комплект единиц хранения с записью файла или нескольких файлов, составляющих единый программно-информационный объект (текст, гипертекст, мультимедийный объект, база данных, банк данных, база знаний).

5.3. Организация учета документов в архиве

5.3.1. Учет документов в архиве осуществляется специальным подразделением или возлагается на специально выделенного работника. В хранилище назначается работник, ответственный за учет документов хранилища.

Записи в учетные документы вносятся только работниками, ответственными за учет.

5.3.2. Порядок и схема учета документов в архиве утверждаются приказом директора архива. Порядок учета документов в архиве определяет состав учетных документов и учетных баз данных, ведущихся централизованно и в каждом хранилище; закрепляет последовательность выполнения работ по учету при приеме и выбытии документов, проведении других видов архивных работ с указанием, в каком структурном подразделении какие учетные документы, учетные базы данных когда и кем заполняются; отражает взаимосвязь учета, ведущегося в хранилищах, с учетом по архиву в целом, в том числе определяет периодичность сверки учетных документов хранилищ с учетными документами архива.

Схема учета документов в графической форме фиксирует порядок учета.

Учетные документы, кроме описей дел, документов, предназначены для служебного пользования и пользователям не выдаются. В отдельных случаях по решению руководства архива могут быть выданы дела фондов.

Хранение учетных документов осуществляется в установленном порядке (см. п. 4.3.4).

5.4. Система учетных документов архива, их целевое назначение и требования к ведению

Система учетных документов архива — комплекс взаимосвязанных учетных документов и баз данных, отражающих количество и состав документов архива и их изменения, являющаяся составной частью системы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

5.4.1. Основные и вспомогательные учетные документы архива

В архиве ведутся основные и вспомогательные учетные документы. Состав и формы основных учетных документов определены настоящими Правилами. Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом самостоятельно.

5.4.1.1. Основные учетные документы:

книга учета поступлений документов (приложения № 26, 26а) — для учета каждого поступления документов в архив, а также количества и состава документов, поступивших на хранение за определенный хронологический период времени; состояния их описания;

список фондов (приложение № 27) — для регистрации принятых на хранение архивных фондов и архивных коллекций, присвоения им номеров, учета количества архивных фондов и архивных коллекций, находящихся на хранении и выбывших;

лист фонда (приложение № 28) — для учета в рамках архивного фонда, архивной коллекции количества и состава описей и их нумерации, количества и состава документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи и фонду, коллекции в целом, фиксации изменений в названии фонда;

лист учета аудиовизуальных документов (приложения № 29, 29а) — для учета количества аудиовизуальных документов определенного вида при их нефондовой организации; учета и нумерации описей аудиовизуальных документов, динамики их изменений;

опись дел, документов (приложения № 30–30ж) — для поединичного и суммарного учета документов, закрепления порядка их систематизации, учета изменений в составе и объеме документов, включенных в данную опись. Разновидностью описи является книга учета и описания аудиовизуальных документов;

реестр описей (приложение № 31) — для регистрации описей дел, документов, учета их количества и состава;

инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни (приложение № 32) — для поединичного и суммарного учета состава и состояния таких дел;

паспорт архивохранилища (произвольной формы) — для суммарного учета фондов и документов данного хранилища.

К основным учетным документам относятся документы по учету уникальных и особо ценных документов и отснятых с них страховых копий:

– лист учета и описания уникального документа (приложение № 24);

– список фондов, содержащих особо ценные документы (приложение № 33);

– опись особо ценных дел, документов или перечень номеров особо ценных дел, документов (номерник) (приложения № 34, 34а);

– реестр описей особо ценных дел, документов (номерников)(приложение № 35);

– книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования (приложения № 36, 36а);

– опись страхового фонда документов (приложения № 37, 37а);

– дело фонда — комплекс документов по истории фондообразователя и фонда, ведется на каждый архивный фонд и архивную коллекцию; при нефондовой организации аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов — дело организации — сдатчика документов;

– лист-заверитель — для учета количества листов в деле (приложения № 6).

В архиве составляются документы централизованного государственного учета:

– паспорт архива (приложение № 1);

– карточка фонда (приложение № 38);

– сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 01.01.00 следующего за отчетным года (приложение № 39).

5.4.1.2. Вспомогательные учетные документы:

карточки и книги движения фондов, описей, документов, книги учета документов, переданных в другие архивы, книги учета фондов и документов, выделенных к уничтожению, книги повидового учета документов, паспорта фондов и др., внутренние описи дел, фотоальбомов.

Архив может вести и другие вспомогательные учетные документы, которые включаются в схему учета документов.

5.4.2. Общие требования к ведению основных учетных документов

5.4.2.1. Учет документов за досоветский период и период после 1917 года, ведется раздельно, за исключением специализированных архивов, хранящих документы личного происхождения и аудиовизуальные документы. Книги учета поступлений документов, списки и листы фондов ведутся по каждому периоду с самостоятельной порядковой нумерацией фондов.

Номера фондов за период после 1917 года в архивах, хранящих документы обоих периодов, должны иметь индекс “Р”, отделяемый от цифрового обозначения номера чертой (Р–1, Р–2 и т.д.).

Номера фондов бывших партийных архивов, включенных в структуру государственных архивов, должны иметь индекс “П” (П–1, П–2 и т.д.).

Перенумерация фондов производится в исключительных случаях и только с разрешения вышестоящего органа управления архивным делом.

5.4.2.2. Изменения в учетные документы вносятся только на основании соответствующих актов (см. пп. 5.5.1, 5.5.2, 5.5.3), утвержденных в установленном порядке.

После внесения изменений в учетные документы и проставления в графе актов “Изменения в учетные документы внесены” соответствующей отметки акты помещаются в дело фонда, при нефондовой организации документов — в дело организации — сдатчика документов.

Акты нумеруются в пределах фонда по видам актов в валовом порядке; при нефондовой организации документов — в пределах дела организации-сдатчика документов.

5.4.2.3. Список фондов (приложение № 27). Номер, присвоенный фонду по списку фондов, является его учетным номером, сохраняется за ним во всех учетных документах и является составной частью архивного шифра документов данного фонда.

Примечание: В специализированном архиве документов по лично-
му составу к номеру фонда, присвоенному комплексу документов фондообразователя по личному составу, через дробь добавляется номер фонда, за которым учтена документация по основной деятельности фондообразователя, хранящаяся в общем архиве.

Название фонда вносится в список фонда в установленном порядке (см. п. 5.5.1.2).

Ежегодно на 1 января к списку фондов составляется итоговая запись о количестве фондов, поступивших и выбывших в течение года, и общем количестве фондов, находящихся на хранении.

Список фондов заключается в твердую обложку, листы нумеруются, составляется лист-заверитель.

Перепечатка списка фондов осуществляется только с разрешения вышестоящего органа управления архивным делом. В этом случае в список фондов обязательно вносятся номера, названия и основания выбытия всех фондов, номера которых занимать запрещается.

5.4.2.4. Лист фонда (приложение № 28) — составляется на каждый фонд. В нем учитываются все документы фонда, включая неописанные и секретные.

Если в листе фонда не остается места для очередных записей, заводится лист “продолжение”, вверху которого указывается: “продолжение, ф. №..., лист 2”. На первом листе делается ссылка: “см. продолжение л. 2 (3, 4 и т.д.)”. Листы “продолжения” помещаются вслед за основным листом.

Лист фонда может быть пересоставлен только в случае, если он неисправимо поврежден или перестает отражать фактическое состояние и объем фонда, после переработки фонда или создания объединенного архивного фонда, уточнения истории организации-фондообразователя. В случае пересоставления листа фонда ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу обоих листов фонда делаются отметки: “Лист пересоставлен” с указанием даты пересоставления, должности и подписи лица, ответственного за учет.

Листы фондов хранятся в порядке номеров фондов в папке с клапанами. К каждой папке составляется лист-заверитель, где указываются начальные и конечные номера фондов и общее количество фондов, листы которых находятся в папке.

К листам фондов ведутся карточные указатели для оперативного поиска в архиве документов той или иной организации. Карточки указателя составляются на каждое переименование организации- фондообразователя (фонда), отраженное в графе “Название фонда” листа фонда, с указанием номера фонда и крайних дат существования организации-фондообразователя под данным названием, сведений о наличии документов за этот период. Карточки систематизируются в соответствии с избранной классификационной схемой.

5.4.2.5. Листы учета аудиовизуальных документов (приложения № 29, 29а) — составляется при нефондовой организации документов раздельно на различные виды кинофотофонодокументов и видеодокументов. Порядок нумерации и хранения листов учета аудиовизуальных документов аналогичен порядку нумерации и хранения листов фондов.

5.4.2.6. Опись дел, документов (приложения № 30–30ж). Единицы хранения, единицы учета учитываются в описи в соответствии с их систематизацией за порядковыми учетными номерами.

Примечание: Номера дел с текстовой сопроводительной документацией к аудиовизуальным документам должны соответствовать учетным номерам аудиовизуальных документов.

Управленческая документация, документы по личному составу, похозяйственные книги, кинофотофонодокументы и видеодокументы, машиночитаемые (электронные) документы определенного вида учитываются, как правило, по отдельным описям.

Примечание: Исключение могут составлять описи документов личного происхождения, в которые допускается включение документов как на бумажной основе, так и аудиовизуальных (при их небольших объемах).

Описям присваиваются учетные номера:

– при фондовой организации — по листу фонда;

– при нефондовой организации — по листу учета аудиовизуальных документов определенного вида.

К номеру описи может добавляться буквенный индекс, определяющий состав и вид документов, учтенных в описи, например, “л.с.” (личный состав), “н” (научная документация), “к” (конструкторская), “п” (проектная) и т.д.