Термо-гигрометрические условия хранения аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов 4 страница

Не допускается присвоение описям одинаковых учетных номеров, отличающихся только буквенной индексацией (например, № 1 и 1 “л.с.”), за исключением случаев, предусмотренных п. 5.5.5.2.

В конце описи во всех ее экземплярах делается итоговая запись, в которой указывается количество находящихся на хранении единиц хранения, единиц учета (цифрами и в круглых скобках — прописью), первый и последний номера единиц хранения, единиц учета по описи, оговариваются имеющиеся пропуски номеров, литерные номера, выбывшие единицы и основание их выбытия.

В итоговой записи к описи фонда личного происхождения, включающей единицы хранения, единицы учета на различных носителях, дополнительно указывается количество таких единиц хранения, единиц учета.

После каждого поступления или выбытия документов составляется новая итоговая запись. Итоговая запись подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.

Если опись состоит из нескольких годовых разделов, томов, итоговая запись составляется к каждому годовому разделу, тому. К каждому последующему годовому разделу, тому составляется в нарастающем порядке сводная итоговая запись.

Каждая опись, том описи должны иметь лист-заверитель (приложение № 6).

Примечание: Законченная опись может включать не более 9999 единиц хранения, единиц учета.

Архив в обязательном порядке должен иметь 3 экземпляра описей, первый из которых является страховым.

Если опись пересоставлена, то один экземпляр ранее действовавшей описи включается во вновь составленную опись за последним учетным номером, остальные экземпляры выделяются к уничтожению в установленном порядке.

5.4.2.7. Реестр описей (приложение № 31). По реестру описей ведется поединичный и суммарный учет описей. В зависимости от организации работы по учету в архиве реестры описей ведутся в рамках хранилищ и/или архива в целом, что отражается в схеме учета документов (см. п. 5.3.2). Каждой описи присваивается очередной порядковый номер по реестру, который проставляется на обложке описи в верхнем левом углу.

Ежегодно на 1 января к реестру описей составляется итоговая запись о количестве описей, поступивших и выбывших в течение года и общем количестве описей.

5.4.2.8. Паспорт архивохранилища — составляется ежегодно каждым архивохранилищем и отражает объем размещенных в нем фондов, дел и документов.

Состав показателей формы паспорта архивохранилища определяется архивом самостоятельно с учетом состава и состояния хранящихся в конкретном хранилище документов, задач, стоящих перед ним, особенностей организации работы по учету документов в архиве.

5.4.2.9. Дело фонда. Делу фонда присваивается номер фонда, на который оно заведено. В дело фонда включаются: историческая справка, акты, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, в том числе акты о рассекречивании документов, копия характеристики фонда, составленной для путеводителя (справочника), рабочие инструкции по усовершенствованию и переработке описей фонда, схемы систематизации его документов и др.

Если документы, подлежащие включению в дело фонда, находятся
в составе архивных единиц хранения, то в дело фонда включается справка с перечислением этих единиц хранения и их архивных шифров.

Дела фондов органов КПСС, ВЛКСМ, в которые включены документы по истории фондов первичных партийных и комсомольских организаций, расформированию не подлежат. В дела фондов первичных партийных и комсомольских организаций помещаются справки со сведениями о нахождении документов по истории данного фонда в деле другого фонда.

Дела фондов, вошедших в состав объединенного архивного фонда, включаются в его дело фонда.

Документы дела фонда должны быть пронумерованы с составлением листа-заверителя, подшиты (прошнурованы), заключены в твердую обложку. К делу фонда составляется внутренняя опись. Дела фондов хранятся в порядке номеров фондов.

Примечание: Состав документов дела организации-сдатчика документов при нефондовой организации документов аналогичен составу документов дела фонда.

5.4.2.10. Историческая справка о фондообразователе и фонде (см. раздел 7.2.1). На ее основании заполняются основные учетные документы архива в части отражения в них истории организации-фондообразователя. Справка подписывается составителем.

5.4.3. Основные требования к учетным базам данных и организации их ведения

5.4.3.1. Учетные базы данных (БД) ведутся для:

– информационной поддержки учета;

– ведения централизованного государственного учета документов в автоматизированном режиме;

– подготовки в автоматизированном режиме статистических сведений, аналитических таблиц, в том числе о динамике изменений объема, состава и состояния архивных документов;

– оперативного представления сведений о наличии в архиве документов того или иного фондообразователя за определенный отрезок времени.

Перечень реквизитов учетных БД формируется в соответствии с основными показателями, описывающими объект учета — архивный фонд, архивная коллекция, единица хранения, единица учета, группа единиц хранения, единиц учета, включенных в опись — в традиционных учетных документах. При этом ведение традиционных учетных документов является обязательным.

Обобщенные показатели документов централизованного государственного учета, а также исходные показатели, необходимые для их получения, входят в число обязательных реквизитов учетных БД, устанавливаемых Федеральной архивной службой России.

Учетные БД формируются во взаимосвязи с другими информационными БД, имеющимися в архиве, и должны быть совместимы с соответствующими учетными БД вышестоящего органа управления архивным делом.

Преемственность учетных БД и традиционных основных учетных документов обеспечивается использованием в БД реквизитов основных учетных документов.

5.4.3.2. Учетные БД заполняются на основе учетных документов архива. Для обеспечения адекватности заполнения и ведения учетной БД разрабатывается инструкция, определяющая содержание каждого реквизита и организацию ведения БД.

В плановом порядке осуществляется работа по заполнению учетных БД по состоянию на 01.01. года, следующего за отчетным. В дальнейшем ведется оперативное внесение изменений в учетные документы и в учетные БД.

5.5. Порядок учета документов

5.5.1. Учет поступления документов в архив

Документы поступают в архив на хранение на основании:

– акта приема-передачи документов на хранение (приложение № 40);

– акта приема на хранение документов личного происхождения (приложение № 41).

Примечание: Документы могут ставиться на учет также по результатам проведения отдельных видов архивных работ (см. п. 5.5.3).

Все принятые в архив документы вносятся в книгу учета поступлений документов (приложения № 26, 26а). Каждый впервые поступивший в архив фонд записывается в список фондов (приложение № 27), на него заполняются лист фонда (приложение № 28) и карточки указателя к листу фонда, заводится дело фонда. На аудиовизуальные документы при их нефондовой организации заполняются листы учета кинофотофонодокументов и видеодокументов (приложения № 29, 29а). Каждая впервые поступившая опись учитывается в реестре описей (приложение № 31).

Для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации на новый фонд составляется карточка фонда (приложение № 38), данные о поступлении частей фондов, ранее принятых на хранение, включаются в “Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 01.01.00 г.” (приложение № 39).

5.5.1.1. В книгу учета поступлений документов (приложения № 26, 26а) последовательно вносятся все первичные и повторные поступления документов. Каждое поступление получает один порядковый номер независимо от того, состоит ли оно из документов одного или нескольких фондов; одного или нескольких видов кинофотофоновидеодокументов. Нумерация поступлений ведется в валовом порядке.

Если поступление состоит из документов нескольких фондов или нескольких видов аудиовизуальных документов, то данные по каждому фонду, виду записываются с новой строки.

Если фонд поступает впервые, то номер фонда проставляется в книге учета поступлений документов после его присвоения по списку фондов. Если поступившие в архив документы являются частью фонда, уже находящегося на хранении, то в соответствующей графе книги указывается номер, присвоенный этому фонду ранее.

В графе “Краткая характеристика состояния документов” отмечается, включены ли документы в опись или поступили в архив в необработанном виде, а также состав поступившей документации (управленческая, по личному составу, личного происхождения, кинофотофонодокументы и др.).

На 1 января каждого года подводится итог количества поступивших за год документов, отдельно указывается объем документов, принятых на депозитарное хранение.

5.5.1.2. В список фондов (приложение № 27) фонд записывается только один раз, при первом поступлении в архив. Не допускается внесение фонда в список фондов ранее поступления его документов на хранение.

Для учета поступивших фондов используются номера по списку фондов в валовой последовательности. Могут также использоваться “свободные номера” — номера фондов, документы которых выделены к уничтожению в установленном порядке или включены в состав объединенных архивных фондов, относительно которых точно известно, что их документы ранее не использовались.

Номера утраченных, переданных в другие архивы фондов, а также номера фондов, вошедших в состав объединенного архивного фонда, документы которых ранее использовались, не могут быть присвоены вновь поступившим фондам.

Объединенные архивные фонды и архивные коллекции учитываются на общих основаниях. Объединенному архивному фонду, образованному из фондов, ранее учтенных самостоятельно, присваивается номер одного из фондов, включенных в его состав.

Название фонда вносится в список фондов на основании исторической справки или титульного листа описи.

Название фонда состоит из полного и (в скобках) официально принятого сокращенного названия организации-фондообразователя с указанием ее подчиненности, местонахождения, крайних дат существования. Если название фондообразователя менялось, то в списке фондов указывается только последнее его название.

Название объединенного архивного фонда может состоять из обобщенного названия включенных в него фондов, из названия руководящей организации и обобщенного названия подчиненных ей организаций, из перечня названий сменявших друг друга организаций. Конкретные названия всех организаций, документы которых вошли в объединенный архивный фонд, а также их переименования указываются в листе фонда.

Название фонда личного происхождения состоит из фамилии, имени, отчества лица, указания родственных отношений, псевдонима, рода деятельности (профессии), служебного положения, принадлежности к политической партии, звания; название семейного или родового фонда — из фамилии и инициалов главных членов семьи или рода и титула, ранга и т.д. Фамилии, имена, отчества, титул, род деятельности, служебное положение, родственные отношения и т.д. всех членов семьи или рода указываются в листе фонда.

В названии архивной коллекции указывается признак (признаки) ее формирования, а при необходимости — и ее составитель (прежний владелец, собиратель коллекции).

Между названиями фондов оставляется интервал.

5.5.1.3. Лист фонда (приложение № 28) заполняется с соблюдением следующих основных требований.

В графе “Дата первого поступления фонда” указывается дата в соответствии с записью в книге учета поступлений документов; для объединенного архивного фонда и архивной коллекции — дата поступления или дата создания их в архиве.

В графе “Крайние даты каждого названия фонда” указываются начальная и конечная даты существования организации-фондообразователя под каждым названием независимо от наличия в фонде документов за этот период. Если организация продолжает функционировать, конечная дата не проставляется. Для объединенного архивного фонда указываются даты образования наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организаций-фондообразователей, документы которых включены в состав объединенного архивного фонда. Для фонда личного происхождения в этой графе указываются даты жизни фондообразователя, для коллекции документов — даты самого раннего и самого позднего документов, включенных в коллекцию.

В графе “Название фонда” в хронологической последовательности перечисляются все переименования организации-фондообразователя, последнее из которых является названием фонда. Каждое переименование фондообразователя, включая изменение его подчиненности и местонахождения, пишется с новой строки. При этом, если между датами создания и ликвидации фондообразователя имеется период, за который документы не сохранились, переименование фондообразователя указывается и за этот период. Все последующие изменения в названии организации-фондообразователя вносятся в лист фонда по мере поступления в архив документов фонда.

Для объединенных архивных фондов в указанной графе дается обобщенное название фонда. Названия всех организаций-фондообразователей, из документов которых создан объединенный архивный фонд, также как и их переименования, могут указываться в графе “Название фонда” или в графе “Название описи”.

Неописанные документы учитываются в разделе “Учет неописанных документов” в условных единицах хранения, документах или листах. После составления на неописанные документы описи, утвер-
ждения ее в установленном порядке, документы на основании акта описания документов, переработки описей (приложение № 46) снимаются с учета как неописанные и ставятся на учет как описанные, что отражается в соответствующих разделах листа фонда.

Поступление документов по каждой новой описи (ее продолжению) фиксируется отдельной записью. В графе “Название описи” указывается название описи (ее продолжения) или приводится краткая характеристика состава включенных в опись документов. В графе “Наличие (остаток) ед. хр.” указывается их количество как по описи, по которой произведена запись, так и по фонду в целом. Количество секретных единиц хранения по фонду в целом указывается через дробь, например, 100/5с.

5.5.1.4. При заполнении листов учета аудиовизуальных документов (приложение № 29, 29а) в графе 2 описи присваивается номер. Если принятые документы присоединяются к уже имеющейся и учтенной по листу учета описи, то в этой графе делается отметка: “К описи №...”.

В графах 8, 9 (для фонодокументов — 9–11) проставляется количество единиц учета, единиц хранения по каждой описи отдельно. В графах 10–14 (для фонодокументов — 12–18) указывается количество единиц учета, единиц хранения по описи, по которой произведена запись, а также по виду документов в целом.

5.5.2. Учет выбытия документов из архива

Документы выбывают из архива на основании:

– акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение № 42);

– акта о неисправимых повреждениях документов (приложение № 11);

– акта приема-передачи документов на хранение (приложение № 40);

– акта о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение № 13);

– акта возврата документов собственнику (приложение № 43);

– акта об изъятии подлинных единиц хранения, документов (приложение № 44).

Примечание: Документы могут быть сняты с учета также в результате проведения отдельных видов архивных работ (см. п. 5.5.3).

5.5.2.1. При выбытии описанных документов в соответствующей описи (приложения № 30–30ж) в графе “Примечания” против каждой выбывшей единицы хранения, единицы учета ставится штамп “Выбыло”. В конце описи во всех ее экземплярах делается новая итоговая запись в установленном порядке (см. п. 5.4.2.6).

В листе фонда (приложение № 28) указывается:

– в графе “Выбытие” — акт, на основании которого выбыли документы, и количество выбывших документов раздельно по каждой описи;

– в графе “Наличие (остаток)” — количество документов, оставшихся после выбытия по каждой описи и фонду в целом.

При выбытии всех документов описи номер этой описи другим описям не присваивается и остается свободным, в реестре описей (приложение № 31) делается соответствующая отметка.

Порядок записи выбытия документов в листе учета аудиовизуальных документов (приложения № 29, 29а) аналогичен порядку записи поступления (см. п. 5.5.1.4).

В случае выбытия всего фонда в списке фондов (приложение № 27) в графе “Отметка о выбытии” указывается, куда выбыл фонд, и акт, на основании которого он выбыл.

При передаче фонда из одного архива в другой передаются 3 экземпляра описи и дело фонда. Один экземпляр описи остается в архиве-сдатчике и в качестве приложения к акту приема-передачи документов на хранение (приложение № 40) включается в собственный архивный фонд архива-сдатчика.

При выделении к уничтожению всех документов фонда его описи и лист фонда помещаются в дело фонда. Дело фонда включается в собственный архивный фонд архива.

5.5.2.2. Учет выбытия неописанных дел и документов осуществляется, как правило, по результатам проведения работ по их описанию и ведется по листу фонда в установленном порядке (см. п. 5.5.1.3).

5.5.3. Учет изменений количества документов архива в результате
проведения отдельных видов работ

Количество документов архива изменяется (увеличивается и/или уменьшается) в результате:

– выверки учетных документов, по итогам которой могут быть выявлены ошибки, допущенные при подсчете количества хранящихся документов;

– проверки наличия и состояния документов, в ходе которой могут быть обнаружены неучтенные единицы хранения, единицы хранения за литерными номерами, пропущенные учетные номера и т.д.;

– реставрации документов, после которой одно дело было разделено на несколько томов и др.;

– описания документов, переработки описей, в процессе которых возможно разделение или объединение единиц хранения, а также уточнение их фондообразователя и т.д.

Основанием для внесения изменений в учетные документы по результатам указанных работ являются:

– акт о технических ошибках в учетных документах (приложение № 9);

– акт об обнаружении документов, не относящихся к данному архиву, фонду, неучтенных и т.д. (приложение № 10);

– акт о разделении, объединении дел, включении в дело новых документов (приложение № 45);

– акт описания документов, переработки описей (приложение № 46).

5.5.4. Учет уникальных и особо ценных документов

5.5.4.1. Уникальные документы подлежат специальному государственному учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, ведение которого осуществляет Федеральная архивная служба России.

На выявленные уникальные документы составляются листы
учета и описания уникальных документов (приложение № 24); порядок составления и представления этих листов определяется инструктивно-методическими документами по ведению Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.

Листы учета и описания уникальных документов, включенных в Государственный реестр, хранятся в архиве единым комплексом в порядке номеров фондов и описей в папке с клапанами. На них составляется внутренняя опись.

5.5.4.2. Учет особо ценных документов ведется по:

– списку фондов, содержащих особо ценные документы (приложение № 33);

– описям особо ценных дел, документов (приложение № 34) или перечням номеров особо ценных дел, документов (номерникам) (приложение № 34а) [9].

В описи особо ценных дел, документов за ними сохраняются их прежние учетные номера.

Опись особо ценных дел, документов (номерник) составляется на документы одной или нескольких описей фонда в зависимости от количества особо ценных единиц хранения, единиц учета в данной описи в необходимом для архива количестве экземпляров. К описи составляется титульный лист.

Если большинство документов по описи являются особо ценными, отдельная опись особо ценных дел, документов не составляется, а копируется имеющаяся опись. В таком случае к ней также составляется номерник, который является переводной таблицей от номера единицы хранения, единицы учета документов к номеру единицы хранения страхового фонда.

Сведения о копировании особо ценных документов в целях создания страхового фонда вносятся в соответствующие описи или номерники по мере проведения их страхового копирования.

В итоговой записи указывается общее количество особо ценных единиц хранения, единиц учета, включенных в опись или номерник. По завершении копирования всех единиц хранения, единиц учета по данной описи или номернику указывается: “Все единицы хранения, единицы учета скопированы, дата, должность, подпись”.

Описи особо ценных дел, документов, номерники учитываются в реестре описей особо ценных дел, документов, номерников (приложение № 35).

При отнесении документов к особо ценным в описях в графе “Примечания” напротив заголовков соответствующих единиц хранения, единиц учета проставляются отметки “ОЦ”.

В других учетных документах отметка “ОЦ” проставляется к номеру фонда, номеру описи; она является служебной и не входит в архивный шифр единиц хранения, единиц учета.

5.5.5. Учет секретных и рассекреченных документов

5.5.5.1. Учет секретных документов ведется в соответствии с требованиями специальной инструкции. В учетных документах и архивных шифрах единиц хранения секретные фонды, описи, единицы хранения обозначают индексом “с” (секретно), “сс” (совершенно секретно), “ов” (особой важности).

5.5.5.2. Изменения в учетные документы по результатам рассекречивания документов вносятся на основании акта о рассекречивании документов (приложение № 47).

Фонды, описи и единицы хранения, включающие, наряду с секретными, несекретные (рассекреченные) документы, в учетных документах и архивных шифрах единиц хранения обозначаются индексом “сч” (секретно частично).

При рассекречивании всех единиц хранения по секретной описи опись также рассекречивается, передается на открытое хранение и учитывается в листе фонда за тем же номером, но без индекса “с”, который зачеркивается на обложке и на титульном листе описи. В правом верхнем углу обложки и титульного листа описи проставляется штамп “Рассекречено”. Если секретная опись и опись открытого хранения были ошибочно учтены за одним и тем же номером, то при рассекречивании описи ей присваивается очередной порядковый номер по листу фонда.

При рассекречивании части документов по секретной описи на рассекреченные документы составляется отдельная опись, номера единиц хранения в которой остаются прежними. Для валовой нумерации таких единиц хранения, как правило, используется графа 2 описи. Эта опись вместе с документами передается на открытое хранение, учитывается в листе фондов за тем же номером, что и секретная, но без индекса “с”. В этом случае нумерация описей будет параллельной.

При рассекречивании большей части документов по секретной описи с описи снимается копия, при копировании заголовки единиц хранения, оставленных на секретном хранении, закрываются. Копия описи на рассекреченные документы передается на открытое хранение. В экземпляре описи, включающей документы, оставшиеся на секретном хранении, сохраняется их нумерация. В листе фонда такая опись учитывается дважды: экземпляр описи, оставшийся на секретном хранении — с соответствующей индексацией секретности, скопированный экземпляр, переданный на открытое хранение — без индекса “с”. Возможно также рассекречивание описи с вымарыванием заголовков единиц хранения, оставленных на секретном хранении, и составление на них новой секретной описи.

При рассекречивании отдельных единиц хранения по секретной описи они могут включаться в опись открытого хранения соответствующего фонда за литерными номерами или в валовой последовательности.

Если ранее при засекречивании части документов, включенных в опись открытого хранения, на них была составлена отдельная секретная опись с самостоятельной нумерацией, а единицы хранения открытого хранения после этого не перешифровывались, то при рассекречивании и передаче их на открытое хранение производится обратная перешифровка рассекреченных единиц хранения с восстановлением их прежних номеров.

В описях, остающихся на секретном хранении, по которым рассекречены не все единицы хранения, в графе “Примечания” против заголовков рассекреченных единиц хранения проставляется штамп “Рассекречено”. В случае, когда рассекреченные единицы хранения включены в опись открытого хранения (за литерными номерами или в валовой последовательности), то в секретной описи в графе “Примечания” указывается их новый номер.

После рассекречивания к описям открытого и секретного хранения составляются новые итоговые записи об объемах фактически учтенных в них единиц хранения.

При временном совместном хранении секретных и рассекреченных документов допускается их временный учет в одной описи, которая является частично секретной (“сч”). В графе “Примечания” частично секретной описи против заголовков рассекреченных единиц хранения проставляется штамп “Рассекречено”. К описи составляется итоговая запись, фиксирующая общее количество учтенных в ней единиц хранения, а также раздельно секретных и рассекреченных.

В листе фонда в графах 6–10 отражается выбытие секретных документов и описей, а в графах 2–5 — поступление документов и описей открытого хранения. Количество документов, учтенных в частично секретной описи (“сч”), указывается через дробь (всего, в том числе секретных) в графе 11. При этом общий объем документов в фонде остается неизменным.

В списке фондов в графе 1, если фонд полностью рассекречен, индекс “сч” или “с” зачеркивается, а в графе 5 указывается основание — номер и дата акта о рассекречивании. Если полностью секретный фонд стал частично секретным, то к номеру фонда с индексом “с” добавляется буква “ч” (“сч”). Аналогичные изменения вносятся во все учетные документы, отражающие номер фонда.

При рассекречивании одного или нескольких документов в составе секретного дела, оно остается на секретном хранении и учитывается как частично секретное. К архивному шифру на обложке дела к индексу “с” добавляется буква “ч”. Номера листов рассекреченных документов перечисляются в графе “Примечания” напротив заголовка частично рассекреченного дела, а также во внутренней описи дела. В итоговой записи к описи указывается количество частично рассекреченных дел.

Фонд и опись, включающие частично рассекреченные единицы хранения, учитываются как секретные.

5.5.6. Особенности учета документов личного происхождения

5.5.6.1. Учет поступлений документов личного происхождения ведется на основании акта приема на хранение документов личного происхождения (приложение № 41) после отнесения документов личного происхождения к составу Архивного фонда Российской Федерации и определения в договоре, заключенном с собственником документов, условий их хранения и использования. К акту прилагается сдаточная опись документов, составленная собственником документов или работником архива по согласованию с собственником и утвержденная ЭПК. При этом в сдаточной описи отмечается наличие уникальных и особо ценных документов.

Учет документов личного происхождения при поступлении на временное, в том числе депозитарное хранение, осуществляется в установленном порядке (см. п. 5.5.9).

5.5.6.2. Изменения количества и состава документов личного происхождения в результате их описания документируются актом описания документов (приложение № 46), на основании которого вносятся изменения в учетные документы. На документы, не подлежащие хранению, составляется акт возврата документов собственнику (приложение № 43) в двух экземплярах, один из которых вместе с документами передается собственнику.

5.5.6.3. Не допускается хранение в архиве неучтенных документов личного происхождения.

Примечание: В исключительных случаях в архивах, ведущих в больших объемах работу с держателями личных фондов, допускается запись документов личного происхождения до утверждения ЭПК сдаточной описи в книге учета документов личного происхождения, ведущейся в структурном подразделении, осуществляющем комплектование архива.

5.5.7. Особенности учета документов по личному составу

Учет документов по личному составу, поступивших в архив, за исключением документов, принятых на временное, в том числе депозитарное хранение, осуществляется на общих основаниях.

Для определения количества хранящихся в общем архиве документов по личному составу проводится целевая работа по их подсчету на основании листов фондов, при необходимости — описей дел с фиксацией результатов по каждому фонду и суммарно по архиву в книге учета документов по личному составу (произвольной формы).

Учет документов по личному составу в фондах органов и организаций КПСС и ВЛКСМ может осуществляться попутно при проведении проверки наличия дел, выверки учетных документов, других видов работ. В ходе этих работ подсчитывается объем дел по личному составу, включенных в описи дел постоянного хранения, и в итоговой записи к описи указывается их количество (“в том числе... дел по личному составу”).

По мере изменения объемов дел по личному составу, включая проведение экспертизы их ценности после истечения 75-летнего срока хранения для их отнесения в установленном порядке к составу Архивного фонда Российской Федерации, в учетные документы вносятся соответствующие изменения.