Термо-гигрометрические условия хранения аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов 6 страница

Каждая единица хранения просматривается визуально и полистно; фонодокументы прослушиваются. Выделение к уничтожению документов с повторяющейся информацией проводится только после сверки их с документами, оставляемыми на хранение. Кроме подлинников могут оставляться на хранение дублетные экземпляры особо ценных документов, а также варианты документов при наличии виз, резолюций, помет и правок текста.

Расшивка и переформирование дела осуществляется, как правило,
при наличии в нем более половины документов временного хранения.

Документы, содержащие ординарную (повседневную), повторяющуюся информацию, однородного происхождения и формы, создающиеся в больших количествах (например, обращения граждан), могут быть приняты в архив выборочно. Предварительно составляется рабочая инструкция по проведению выборочного отбора, рассматриваемая на Экспертно-методической комиссии (ЭМК) архива. Вид выборки и ее представительность (репрезентативность) определяются в зависимости от вида документов, однородности содержащейся в них информации, количества документов. Применяются последовательно, как правило, несколько видов выборок, первой из которых должен быть целевой отбор, т.е. отбор документов по заранее определенному для данных документов признаку (например, среди обращений граждан выбираются предложения граждан и письма творческого характера). Результаты работы по предварительному изучению всего массива документов, определению видов выборки, ее представительности, методике отбора отражаются в предисловии к соответствующей описи.

6.1.5.4. Документы, отложившиеся в период до 1922 года включительно, к уничтожению не выделяются. Личные дела и документы биографического характера, завершенные в делопроизводстве по 1945 год включительно, также уничтожению не подлежат. Уничтожение документов, отложившихся в период с 1922 по 1945 год включительно, осуществляется в установленном порядке только с разрешения Федеральной архивной службы России.

6.1.5.5. При определении сроков хранения документов организаций используются типовые, примерные, ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения и перечни документов, подлежащих передаче на постоянное хранение.

Сроки хранения отдельных категорий документов, не вошедших в перечни, устанавливаются также в правовых и нормативных актах, согласованных с Федеральной архивной службой России или на основании специальных решений ЦЭПК при ней.

6.1.5.6. Экспертиза ценности документов осуществляется органами и учреждениями системы Федеральной архивной службы России в соответствии со следующими полномочиями:

– Федеральная архивная служба России определяет: принципы и критерии формирования Архивного фонда Российской Федерации, состав документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, сроки хранения документов; утверждает: типовые, примерные перечни документов со сроками хранения и подлежащих передаче в архивы, изменения и дополнения к ним; акты о выделении к уничтожению документов, образовавшихся по 1945 год включительно и находящихся на хранении во всех архивах; согласовывает: ведомственные перечни документов, изменения и дополнения к ним, примерные номенклатуры дел; решает спорные вопросы по отбору документов на хранение и уничтожение;

– органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации определяют состав документов, относящихся к Архивным фондам субъектов Российской Федерации и подлежащих хранению в архивах; утверждают: примерные перечни документов, подлежащих передаче в соответствующие архивы, изменения и дополнения к ним, описи дел, документов постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов из фондов архивов, описи дел, документов постоянного хранения, подлежащих приему в архивы, перечни копий (микрокопий) документов, подлежащих постоянному хранению на правах подлинников, листы учета и описания уникальных документов; согласовывают: описи дел по личному составу и долговременного хранения, акты о выделении к уничтожению документов из фондов соответствующих организаций, примерные номенклатуры дел и номенклатуры дел организаций — источников комплектования архивов; решают в пределах своей компетенции спорные вопросы по отбору документов на постоянное хранение;

– архив организует отбор и своевременную передачу в архив документов юридических и физических лиц — источников комплектования; рассматривает списки фондов, подлежащих экспертизе ценности; проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов; рассматривает с последующим представлением органу управления архивным делом составленные, переработанные описи на документы, хранящиеся в архиве, акты о выделении к уничтожению документов из фондов архива, описи дел постоянного и долговременного сроков хранения и акты о выделении к уничтожению документов, образовавшихся в деятельности самого архива.

Примечание: Архив, имеющий соответствующие полномочия, рассматривает и утверждает на ЭПК описи дел, документов постоянного хранения организаций, описи дел постоянного и долговременного сроков хранения, акты о выделении к уничтожению документов, образовавшихся в деятельности самого архива, составленные и переработанные описи на документы, хранящиеся в архиве, акты о выделении к уничтожению документов из фондов архива; согласовывает номенклатуры дел и описи дел по личному составу организаций, акты на уничтожение документов.

6.1.5.7. В результате экспертизы ценности документов архивом составляются: описи дел, документов постоянного хранения, описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения, описи дел по личному составу и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение № 42). Акт и описи представляются на рассмотрение, согласование и утверждение в установленном порядке (см. п. 6.1.5.6).

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составленный при описании документов, переработке описей, вступает в силу после утверждения описей дел, документов постоянного хранения и описей дел по личному составу.

Документы, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию) и снимаются с учета в установленном порядке (см. п. 5.5.2). Сдача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию документов осуществляется под контролем работника архива.

6.1.6. Формы приема документов от источников комплектования архива

Документы организаций — источников комплектования могут поступать на хранение в архив полностью и выборочно.

При полном приеме в архив поступают все ценные документы от каждой конкретной организации — источника комплектования полного приема.

При выборочном приеме в архив поступают:

а) все ценные документы от отдельных организаций определенного вида (группы) источников комплектования группового выборочного приема;

б) часть ценных архивных документов, из числа неповторяющихся в фондах других организаций, от конкретной организации — источника комплектования повидового выборочного приема.

Определение формы приема документов от организаций — источников комплектования осуществляется органами и учреждениями системы Федеральной архивной службы России и фиксируется в списках источников комплектования архива.

В случае нежелания негосударственной организации, отнесенной к числу источников комплектования полного приема или группового выборочного приема, передать на хранение все архивные документы, от нее может быть, в виде исключения, осуществлен повидовой выборочный прием.

6.1.7. Прием-передача документов в архив

6.1.7.1. Архив осуществляет прием документов в соответствии с планом-графиком, составленным с учетом установленных сроков передачи документов на постоянное хранение, согласованным с организациями — источниками комплектования.

Сроки приема документов от негосударственных организаций определяются в соглашении (договоре).

Документы организаций — источников комплектования принимаются в архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы.

При приеме документов проводится проверка физического, санитарно-гигиенического, технического состояния документов и страховых копий (см. п. 4.4.2.1–4.4.2.7).

Документы принимаются в архив по утвержденным ЭПК описям (документы по личному составу в случае досрочного приема — по согласованным описям), в исключительных случаях — по сдаточным описям. Прием дел производится поединично; особо ценные дела принимаются с их полистной проверкой. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в архив. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи, в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и прилагаемой к акту справке. Архив принимает меры по организации розыска не поступивших на постоянное хранение документов. Утраченные подлинные документы могут быть заменены их копиями.

Прием документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение (приложение № 40), составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой — в организации — источнике комплектования. В архив с документами передаются три экземпляра описи.

При первом приеме документов от организации принимается также историческая справка о фондообразователе и фонде, которая затем дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре организации.

Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, выполняются за счет организаций, сдающих документы.

6.1.7.2. Архив принимает документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации по истечении следующих предельных сроков их хранения в архивах и архивных службах государственных органов и организаций:

– документы федеральных органов государственной власти, а также документы Генеральной прокуратуры Российской Федерации, органов государственной власти и прокуратур республик, отраслевых академий, государственных объединений, организаций федерального и республиканского подчинения — через 15 лет;

– документы органов государственной власти и прокуратур краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов, городов, районов, государственных организаций краевого и областного подчинения, подчинения автономной области и окружного подчинения — через 10 лет;

– записи актов гражданского состояния, документы по личному составу, записи нотариальных действий и судебные дела, похозяйственные книги — через 75 лет;

– документы, образовавшиеся при осуществлении деятельности совместных (с участием государства) организаций смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеет преобладание доля государственной собственности — через 10 лет;

– научную, технологическую и патентную документацию — через 10 лет;

– конструкторскую документацию — через 15 лет;

– проектную документацию по капитальному строительству — через 25 лет;

– телеметрическую документацию — через 5 лет;

– аудиовизуальные документы — не позднее, чем через 3 года со времени изготовления;

– машиночитаемые (электронные) документы — через 5 лет.

В необходимых случаях эти сроки могут быть изменены органами и учреждениями системы Федеральной архивной службы России. Досрочный прием может быть осуществлен при угрозе утраты документов или ликвидации организации (смерти гражданина) при отсутствии правопреемника и вышестоящего органа. Продление сроков допускается в виде исключения в случае необходимости практического использования документов организацией или отсутствия возможности (площади) у архива для приема документов.

6.1.7.3. Документы из муниципального архива принимаются в государственный архив на основании соглашения между соответствующим органом управления архивным делом субъекта Российской Федерации и органом местного самоуправления. В соглашении оговариваются сроки временного хранения архивных документов в муниципальном архиве, порядок и условия их передачи на постоянное хранение в государственный архив. Передача оформляется актом приема-передачи документов на хранение (приложение № 40).

6.1.7.4. Передача документов из одного архива в другой осуществляется на основании решения Федеральной архивной службы России и/или органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в связи с уточнением профиля архива, а также по результатам экспертизы ценности документов по личному составу.

При передаче документов из одного архива в другой в связи с уточнением профиля архива составляется акт приема-передачи документов на хранение (приложение № 40) в двух экземплярах (для архива-сдатчика и архива-преемника).

При передаче всего фонда одновременно передаются три экземпляра описей и дело фонда.

Документы по личному составу, хранящиеся в специализированных архивах (хранилищах), отобранные на постоянное хранение по результатам экспертизы ценности, передаются, как правило, в общие архивы.

6.1.7.5. Документы негосударственных организаций принимаются на хранение в архив в соответствии с условиями соглашения (договора):

– на постоянное хранение с передачей права собственности государству;

– на временное (с указанием срока), в том числе депозитарное (без указания срока) хранение с сохранением права собственности за организацией.

Передача документов в собственность государства осуществляется, как правило, безвозмездно. Временное, в том числе депозитарное хранение осуществляется архивом, как правило, за плату.

Архив может принять решение: о приеме определенных архивных документов только от части негосударственных организаций; приеме только части архивных документов от отдельных организаций. Данные особенности приема оговариваются в соглашении (договоре), и в предисловии к соответствующей описи документов.

Прием документов на временное, в том числе депозитарное хранение оформляется актом приема-передачи документов на хранение (приложение № 40); прием документов при условии их описания за счет собственника может проводиться по сдаточной описи поединично с составлением листов проверки наличия (приложение № 7).

6.1.7.6. Документы от физических лиц, отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации, поступают в архив:

– по договору дарения;

– по завещанию;

– по договору купли-продажи;

– по решению суда об изъятии незаконно присвоенных документов, о признании документов безхозяйными или бесхозяйственно содержащимися.

На месте хранения документов личного происхождения производится их предварительный просмотр, в результате которого экспертом составляется заключение о ценности документов. Работник архива или владелец документов составляет сдаточную опись. При заключении договора купли-продажи или изъятия документов по решению суда составляется проект оценочной описи с указанием денежной оценки документов. Прием документов личного происхождения в архив осуществляется на основании решения ЭПК по результатам рассмотрения сдаточной или оценочной описи и заключения эксперта и оформляется актом приема на хранение документов личного происхождения (приложение № 41).

При отрицательном решении вопроса о приеме или приобретении архивом документов, а также возврате по результатам экспертизы ценности их части из числа находившихся в архиве, составляется акт возврата документов (приложение № 43) в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается в архиве, другой вместе с документами (их частью) возвращается владельцу.

6.1.7.7. При ликвидации организации — источника комплектования архива, не имеющей правопреемника, ее документы подлежат приему в архив. Документы государственной организации принимаются архивом в соответствии с требованиями настоящих Правил. Документы негосударственной организации принимаются в соответствии с условиями ее соглашения (договора) с архивом, заключенного ранее, или договора архива и ликвидационной комиссии.

При ликвидации негосударственной организации, с которой не был заключен договор, документы принимаются в установленном порядке в архив после проведения экспертизы их ценности.

Архив может за плату принять на временное хранение от ликвидируемой без правопреемника организации, отнесенной или не отнесенной к числу источников комплектования архива, документы с неистекшими сроками временного хранения и выделять их к уничтожению по достижении этих сроков.

От государственной организации прием документов с неистекшими сроками временного хранения производится в случае отказа от их временного хранения вышестоящей (по отношению к ликвидируемой) организации и только при наличии свободных помещений.

От негосударственной организации прием документов с неистекшими сроками временного хранения может быть осуществлен по договору архива с собственником, ликвидационной комиссией или с учредителями (участниками) ликвидируемой организации. Архив принимает на временное хранение от негосударственной организации документы с неистекшими сроками временного хранения по решению соответствующего органа исполнительной власти, на рассмотрение которого ликвидационной комиссией или архивом выносится вопрос об оплате хранения данных документов в случае отказа от их приема или отказа в оплате хранения учредителей (участников) ликвидируемой организации или иных организаций, ведающих вопросами движимого имущества организаций.

6.1.7.8. Документы по личному составу от действующей организации независимо от формы собственности могут быть приняты на временное хранение по договору за плату при наличии свободных площадей в архиве.

Документы по личному составу ликвидированной организации независимо от формы собственности при отсутствии правопреемника и вышестоящей организации поступают на хранение в специализированный архив (центр) документов по личному составу, а при их отсутствии — в общий архив.

6.1.7.9. Документы, созданные архивом в результате инициативного документирования событий современности или прошлого (анкеты, фотографии, записи воспоминаний, бесед, интервью и т.д.), внесенные в опись, вместе с заключением специалиста об их ценности рассматриваются экспертно-методической (экспертной) комиссией архива, ЭПК органа управления архивным делом. Прием документов оформляется актом (приложение № 40), который подписывается работниками архива, сдающими и принимающими документы и утверждается руководством архива. Документы на бумажной основе передаются на хранение вместе с сопроводительной документацией (анкетами, вопросниками, планами); аудиовизуальные документы — в необходимом комплекте и с соответствующей текстовой сопроводительной документацией.

6.1.7.10. Архив принимает на постоянное хранение аудиовизуальные и машиночитаемые (электронные) документы.

Машиночитаемые (электронные) документы принимаются на хранение в сопровождении программных средств, позволяющих воспроизвести информацию.

Аудиовизуальные документы принимаются на хранение в следующем комплекте: кинодокументы (фильмы, спецвыпуски) — негатив изображения, негатив фонограммы, магнитный оригинал фонограммы, позитивная копия, магнитная фонограмма шумов и музыки, промежуточный позитив изображения, установочные ролики и паспорта для цветных кинодокументов (в исключительных случаях принимается неполный комплект); фотодокументы — негатив, контрольный фотоотпечаток; фонодокументы и видеодокументы — оригинал и копия. Одновременно принимается текстовая сопроводительная документация: для кинодокументов — монтажные листы, аннотации, разрешительные удостоверения к законченным произведениям, акты технического состояния, записи цветовых и световых паспортов; для фотодокументов — аннотация; для фонодокументов — сопроводительная документация; для видеодокументов — акт о техническом состоянии.

6.1.7.11. Прием секретных документов от источников комплектования архива осуществляется в соответствии с действующими правилами по акту и отдельным описям, имеющим соответствующие грифы (“С”, “СС”, “ОВ”).

6.1.8. Комплектование архива документами по истории России,
находящимися за рубежом

6.1.8.1. Комплектование архива документами российского происхождения, находящимися по различным причинам за пределами Российской Федерации, и/или документами зарубежного происхождения, имеющими значение для России, заключается в:

– выявлении архивных и опубликованных сведений об этих документах за рубежом;

– выявлении государственных, общественных, иных организаций, частных лиц, располагающих документами российского происхождения и по истории России;

– установлении контактов с заинтересованными министерствами и ведомствами и их органами на местах, фондами, общественными организациями по связям с зарубежными странами и соотечественниками за рубежом и их отделениями на местах, музеями, в том числе краеведческими средствами массовой информации, а также представителями научной общественности;

– подготовке библиографии справочников и других изданий о зарубежных государственных и негосударственных архивах, хранящих документы российского происхождения и по истории России;

– составлении перечней фондов, коллекций, собраний и отдельных документов профиля архива по странам, архивохранилищам, владельцам;

– изучении обстоятельств попадания за рубеж документов российского происхождения;

– выявлении сведений о документах российского происхождения, профиля архива, возвращенных в Россию в виде подлинников, а также документов по истории России, полученных в виде копий;

– своевременном информировании вышестоящего органа управления архивным делом о выявлении документов российского происхождения с обоснованными предложениями о необходимости их получения в виде подлинников или копий;

– осуществлении оперативного взаимного информирования о местонахождении профильных архивам документов;

– осуществлении работы по эквивалентному обмену копиями документов в соответствии с соглашениями Федеральной архивной службы России, органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации с архивными службами и учреждениями зарубежных стран;

– приеме подлинных документов или их копий на постоянное хранение.

6.1.8.2. Федеральная архивная служба России и органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации осуществляют координацию работы архивов, согласовывают с заинтересованными учреждениями науки и культуры, общественными объединениями и фондами вопросы выявления документов российского происхождения, их возвращения в Россию в виде подлинников и копий.

6.1.8.3. Прием полученных из-за рубежа документов в архив осуществляется в соответствии с соглашением (договором) между владельцем документов и архивом о продаже, дарении подлинных документов или их копий, обмене копиями документов. Заключение договора осуществляется с учетом законодательства соответствующей страны. В договоре могут оговариваться особые условия использования передаваемых документов.

6.1.8.4. Документы, поступившие из-за рубежа в виде подлинников или копий на правах подлинников, принятые на постоянное хранение в архив, независимо от их происхождения включаются в государственную часть Архивного фонда Российской Федерации и подлежат государственному учету.

6.2. Организационно-методическое руководство и контроль за работой архивов организаций и организацией документов в делопроизводстве

Архив в пределах предоставленных ему полномочий в целях формирования и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за работой архивов (архивных служб) и организацией документов в делопроизводстве организаций — источников его комплектования по следующим направлениям:

– методическая помощь и контроль за организацией документов в делопроизводстве;

– контроль за отбором документов и подготовкой к передаче на постоянное хранение, упорядочением документов по личному составу, обеспечением их сохранности;

– взаимодействие с экспертными комиссиями организаций;

– ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, проведение паспортизации архивов организаций;

– повышение квалификации работников архивных и делопроизводственных служб.

Архив может оказывать организациям платные услуги и осуществлять работы по обеспечению сохранности документов, отбору и подготовке документов к передаче на постоянное хранение, разработке нормативно-методических документов по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве, повышению квалификации работников архивных и делопроизводственных служб и др.

6.2.1. Методическая помощь и контроль за организацией документов в делопроизводстве

Архив оказывает методическую и практическую помощь организациям в подготовке нормативно-методических пособий по организации документов в делопроизводстве и их внедрении. Архив совместно с организациями:

– рассматривает и готовит к согласованию соответствующим органам управления архивным делом или согласовывает в соответствии с предоставленными ему полномочиями инструкции по делопроизводству, типовые, примерные, конкретные номенклатуры дел;

– проводит совещания, семинары и консультации по обмену опытом, внедрению государственных стандартов на документацию, систем документационного обеспечения управления.

При подготовке к согласованию инструкций по делопроизводству и номенклатур дел архив проверяет их соответствие требованиям государственных стандартов на документацию, типовым инструкциям по делопроизводству, правилам работы архивов государственных организаций.

Номенклатуры дел согласовываются с органами и учреждениями системы Федеральной архивной службы России в случае существенных изменений основных функций, задач, структуры организации, но не реже, чем один раз в пять лет.

Архив осуществляет контроль за организацией документов в делопроизводстве организаций — источников комплектования в ходе проведения комплексных и тематических проверок.

6.2.2. Контроль за отбором документов, подлежащих передаче на постоянное хранение, упорядочением документов по личному составу и обеспечением их сохранности

Контроль за обеспечением сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, отбором и передачей их на постоянное хранение, осуществляется архивом в ходе проведения комплексных, тематических и контрольных проверок деятельности архивов организаций. Результаты проверок с предложениями по устранению выявленных недостатков докладываются руководству организации.

Архив:

– участвует: в подготовке предложений по совершенствованию работы архивов организаций, нормативно-методических документов по организации работы архивов, отбору документов на постоянное хранение, обеспечению их сохранности;

– рассматривает и готовит к согласованию вышестоящим органом управления архивным делом или согласовывает в соответствии с предоставленными ему полномочиями положения об архивах организаций. Положения об архивах организаций готовятся на основе соответствующих примерных положений, утверждаемых органом управления архивным делом;

– рассматривает, утверждает или готовит к утверждению ЭПК органа управления архивным делом годовые разделы описей дел, документов постоянного хранения. После утверждения описи ее первый экземпляр передается в качестве контрольного в архив;

– согласовывает или готовит к согласованию ЭПК годовые разделы описей дел по личному составу, акты о неисправимом повреждении документов, утрате документов;

– разрабатывает и согласовывает с ЭПК графики представления описей дел, документов постоянного хранения;

– оказывает организационную и практическую помощь организациям по подготовке и передаче документов на постоянное хранение и по другим направлениям деятельности архивов организаций;

– разрабатывает и организует внедрение методических пособий по вопросам работы архивов организаций;

– контролирует совместимость и преемственность создаваемого архивами организаций учетно-справочного аппарата к документам Архивного фонда Российской Федерации, в том числе совместимость аппаратного и программного обеспечения баз данных.

6.2.3. Взаимодействие с экспертными комиссиями организаций — источников комплектования архива

Архив:

– оказывает помощь в разработке положений о ЦЭК (ЭК) организаций, нормативно-методических документов, регламентирующих их работу;

– согласовывает положения о ЦЭК (ЭК), если такие полномочия предоставлены ему органом управления архивным делом;

– участвует в работе ЦЭК (ЭК) организаций — источников комплектования;

– оказывает методическую и практическую помощь в подготовке документов, подлежащих рассмотрению ЦЭК (ЭК);

– в случае необходимости организует совместные заседания с ЦЭК (ЭК) организаций;

– заслушивает по согласованию с вышестоящим органом управления архивным делом отчеты ЦЭК (ЭК) организаций об отборе документов на постоянное хранение, проведении экспертизы ценности документов, обеспечении сохранности документов и другим вопросам.

6.2.4. Ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации; проведение паспортизации архивов организаций

6.2.4.1. Архив ведет государственный учет документов, хранящихся в архивах организаций — источников комплектования в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации по следующим формам, установленным Федеральной архивной службой России: