Термо-гигрометрические условия хранения аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов 10 страница

8.8.2. Подготовка документов и других материалов к экспонированию включает: реставрацию подлинных документов и материалов; изготовление копий фонда пользования и муляжей, а также страховых копий.

Обеспечение сохранности документов при транспортировке осуществляется в установленном порядке (см. п. 4.6.7).

Обеспечение сохранности документов при экспонировании регламентируется отраслевыми нормативно-методическими документами.

Ответственность за сохранность документов несут организации — устроители выставки. Архив, представивший документы для выставки, обеспечивает контроль за соблюдением требований обеспечения сохранности документов при экспонировании.

Страхование документов и оформление их временного вывоза за пределы Российской Федерации проводятся в установленном порядке (см. п. 4.8).

8.8.3. Выставка может сопровождаться рекламой с целью привлечения посетителей. Для рекламы выставки архив использует средства массовой информации, распространяет рекламно-издательскую продукцию. Для презентации выставки готовятся пресс-релизы; желательно издание каталога выставки.

8.9. Использование документов архива в средствах массовой информации

Использование документов архива в средствах массовой информации представляет собой подготовку информационных материалов для периодической печати, радио и телевизионных передач, кинофильмов.

Для периодической печати архив готовит статьи о составе и содержании документов, архивных находках и т.п., статьи и подборки документов по определенной тематике.

Использование документной информации в радио и телепередачах проводится в форме бесед, хроник, информаций, интервью, репортажей, рекламы и др.

Объемы, сроки подготовки, тематика информационных материалов для средств массовой информации согласовываются с редакциями газет, журналов, радио и телепрограмм.

Документы могут быть предоставлены архивом кино-, теле-, видеостудиям, информационным и рекламным агентствам, редакциям печатных изданий, издательствам и т.п. для подготовки сценарных планов, создания художественных, документальных, художественно-публицистических, научно-популярных и учебных программ и фильмов, издания печатной продукции.

8.10. Организация и проведение информационных мероприятий с использованием документов

Информационные мероприятия с использованием документов, представляющих общественный интерес, проводятся архивом на основании предварительной договоренности с заинтересованными организациями в различных формах. Проведение их сопровождается выступлениями и сообщениями работников архива, в том числе в режиме “вопрос — ответ”, показом тематических подборок документов, кинофильмов, видеофильмов, слайд-фильмов, кинопрограмм, прослушиванем фонодокументов, экскурсиями по архиву, выставками документов и др.

8.10.1. Встречи с общественностью — могут быть тематические, предполагающие выступления работников архива и других участников на определенную тему с характеристикой документов, и информационные, на которых участники информируются о составе документов одного или нескольких архивов, фонда или группы фондов, о новых поступлениях в архивы, рассекреченных документах. Для организации встречи составляется программа, в которой определяется тематика выступлений, состав документов, предназначенных для демонстрации, продолжительность встречи.

8.10.2. Экскурсии в архив — могут быть обзорными (о составе и содержании документов, основных направлениях деятельности архива) и тематическими (с демонстрацией комплекса документов архива по определенной тематике).

8.10.3. Презентации, “Дни открытых дверей” — проводятся для популяризации работы архива, состава и содержания его фондов. В программу мероприятия включаются обзорные экскурсии, методические консультации по актуальным вопросам работы архива.

8.10.4. Лекции, доклады — готовятся по определенной тематике на основе информации, содержащейся в документах.

8.10.5. Устные журналы — как правило, имеют определенное название и постоянные тематические рубрики; проводятся регулярно. При их проведении аудитории сообщаются сведения о документах, архивных поисках и находках.

8.10.6. Читательские конференции — организуются для пользователей, работающих или намеревающихся работать в читальном зале архива, в целях информации о составе и содержании архивных фондов и НСА к ним, о новых поступлениях, рассекреченных документах, об информационной деятельности архива, а также в целях улучшения качества обслуживания в читальном зале. Во время читательских конференций изучаются потребности пользователей, их оценки работы архива по информационному обслуживанию.

8.10.7. Уроки для студентов и школьников — организуются на основе договоров архива с высшими и средними учебными заведениями в соответствии с согласованными с ними планами. Уроки носят тематический характер, проводятся в форме лекций, семинаров, практических и факультативных занятий.

8.11. Выдача документов во временное пользование

Выдача документов во временное пользование осуществляется в установленном порядке (см. п. 4.6).

8.12. Учет использования документов архива

Учет использования документов архива осуществляется в целях планирования и совершенствования работы по организации использования документов и развития системы НСА, изучения эффективности использования отдельных категорий и групп документов, проведения маркетинговых исследований рынка информации.

Архив ведет учет поступающих и исполненных тематических и социально-правовых запросов (приложение № 52), пользователей и их личных дел (приложение № 53), пользователей и тематики исследований в читальном зале (приложение № 54), других форм использования документов.

Учет подготовленных архивом информационных документов, других форм использования документов проводится в традиционной форме (на карточках), или в автоматизированном режиме, в журналах с указанием пользователя, тематики, поисковых данных использованных документов, характера использования (для информационных документов), устроителей и партнеров (для выставок), названия статей, радиотелепередач, времени их выхода в эфир, названия кинофильмов, печатных изданий.

Учет и регистрация запросов социально-правового характера, поступающих от российских и иностранных юридических и физических лиц ведется раздельно.

8.13. Копирование документов и оформление копий, изготовленных по заказам пользователей

8.13.1. Копирование документов

8.13.1.1. По заказам пользователей изготавливаются ксерокопии, микрокопии, фотоотпечатки, позитивы кинофотодокументов, а также копии на электронных носителях в зависимости от технических возможностей архива.

Объем, сроки и виды изготавливаемых копий устанавливаются архивом с учетом его технических возможностей.

Копирование документов для органов государственной власти и местного самоуправления, государственных, негосударственных организаций, общественных объединений производится на основании гарантийного письма организации-заказчика.

Архив производит копирование документов для пользователей, занимающихся в читальных залах, а также обращающихся в архив с письменным запросом (заказом). Заказ на копирование документов (приложение № 55) для пользователей, занимающихся в читальном зале архива, выполняется в установленном порядке (см. раздел 5 “Правил работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации”).

Копирование документов для личных исследований работников архива производится на общих основаниях.

8.13.1.2. Оформление заказов на копирование, поступивших от органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и граждан, подбор и подготовку документов для копирования производят работники архива.

Выполнение заказа на копирование производится в порядке, установленном руководством архива. Порядок расчетов за копирование документов, стоимость изготовления копий архив согласовывает с заказчиками заранее.

Учет заказов на копирование ведется в традиционном или автоматизированном режиме (приложение № 56).

8.13.1.3. Не производится копирование документов, находящихся в плохом физическом состоянии, а также в случаях, когда при копировании может быть нанесен ущерб их физической сохранности.

Вопрос о копировании уникальных документов, а также документов и дел, требующих расшивки или реставрации, решается руководством архива в каждом конкретном случае.

8.13.1.4. Копирование документов ограниченного доступа производится в порядке, предусмотренном соответствующими законодательными актами и нормативными документами.

8.13.1.5. При копировании документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, а также документов личных фондов учитываются ограничения, установленные фондообразователями или их правопреемниками (наследниками) при передаче документов в архив на постоянное или депозитарное хранение.

Копирование документов, составляющих объекты авторского права, осуществляется с учетом норм Закона Российской Федерации “Об авторском праве и смежных правах”.

8.13.1.6. Объемы копирования документов, неопубликованных описей, каталогов, других архивных справочников, а также баз и банков данных по заказам пользователей устанавливаются руководством архива в каждом конкретном случае.

8.13.2. Оформление и выдача копий, изготовленных по заказам пользователей

На копиях, изготовленных по заказам пользователей, архивом указываются поисковые данные документов.

Копии документов выдаются заказчикам или их доверенным лицам, и могут быть высланы по указанным адресам.

Вывоз копий документов на различных носителях за пределы Российской Федерации осуществляется в порядке, установленном Министерством культуры Российской Федерации.

8.14. Организация работы по рассекречиванию документов

Рассекречивание сведений и их носителей — снятие ранее введенных ограничений на распространение сведений, составляющих государственную тайну, и на доступ к их носителям.

8.14.1. Директор архива обеспечивает проведение работы по контролю за сроками секретности документов, имеющих грифы секретности, и информирует руководителей органов государственной власти, которые наделены полномочиями по отнесению сведений к государственной тайне, а также организаций о наличии в архивах документов со сроками секретности свыше 30 лет, их составе и объеме.

8.14.2. В случае получения руководителем архива в установленном порядке полномочий по рассекречиванию сведений, составляющих государственную тайну, он организует проведение работ по их рассекречиванию. В этих целях в архиве создается комиссия по рассекречиванию архивных документов.

Комиссия осуществляет работу в плановом порядке, а также по запросам пользователей и в связи с осуществлением архивом публикационных и исследовательских проектов.

В годовой план работы комиссии включается рассмотрение вопросов о рассекречивании документов архива в связи с истечением установленного законодательством срока секретности сведений, составляющих государственную тайну, а также по запросам органов государственной власти, научных и общественных организаций и граждан.

Информация о рассекреченных документах высших органов государственной власти, хранящихся в федеральных государственных архивах, опубликованная в Бюллетенях, издаваемых Федеральным архивной службой России, служит основанием для снятия режима секретности с копий аналогичных документов, хранящихся в архивах субъектов Российской Федерации.

8.14.3. Результаты проведенной работы по рассекречиванию документов руководитель архива доводит до сведения руководителя органа государственной власти, делегировавшего ему полномочия по рассекречиванию документов.

8.14.4. Архив предоставляет для изучения членам экспертных комиссий, созданных в организациях, руководители которых наделены полномочиями по рассекречиванию сведений, отнесенных к государственной тайне, а также членам комиссий, созданных на правах структурных подразделений Межведомственной комиссии (МВК) по защите государственной тайны для организации рассекречивания отдельных категорий документов, и привлеченным к работе экспертам подлинники документов или копии, их заменяющие, а также необходимую информацию (перечни дел и документов, обзоры, справки и т.д.).

8.14.5. Рассекречивание документов, созданных в деятельности ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников, осуществляется в порядке, определяемом МВК по защите государственной тайны.

8.14.6. Запросы граждан, органов государственной власти и организаций о рассекречивании документов рассматриваются архивом в течение трех месяцев. Если архив не полномочен рассекречивать запрашиваемые сведения, он в месячный срок с момента поступления запроса направляет его в орган государственной власти, полномочный рассматривать вопрос об их рассекречивании, или в МВК по защите государственной тайны, о чем уведомляет юридическое или физическое лицо, направившее запрос в архив.

8.14.7. Оформление результатов рассекречивания архивных документов проводится в установленном порядке.

8.14.8. Архив информирует общественность о рассекреченных документах, представляющих общественно значимый интерес, а также затрагивающих права и законные интересы граждан.

8.15. Публикационная деятельность архива

Публикационная деятельность архива — совокупность работ по подготовке документальных публикаций, включающая определение типа, вида и формы публикации, организацию подготовки публикации, выявление и отбор документов, выбор и передачу текста, археографическое оформление документов и составление к ним научно-справочного аппарата, формирование макета документальной публикации, работу с издательством. При публикации документов следует руководствоваться действующими правилами издания исторических документов.

Федеральная архивная служба России координирует работу архивов по подготовке межархивных изданий, в том числе серийных, а также изданий, осуществляемых в соответствии с распоряжениями Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, международными соглашениями Российской Федерации и двусторонними соглашениями с архивными службами зарубежных стран.

8.15.1. Типы, виды и формы публикаций документов

8.15.1.1. Типы документальных публикаций определяются их целевым назначением. Различаются научный, научно-популярный и учебный типы изданий. Все они основываются на научных принципах подготовки, но отличаются спецификой отбора источников, приемов передачи текста документов и составом научно-справочного аппарата.

8.15.1.2. Виды изданий документов определяются составом публикуемых источников и в соответствии с этим издания могут быть пофондовыми, тематическими или включать документы одной разновидности. Пофондовые публикации состоят из документов одного фонда (коллекции) или его структурной части, но могут иметь в своем составе документы фондообразователя из других фондов и архивов в случае плохой сохранности или разрозненного хранения фонда. Тематические публикации состоят из разнообразных исторических источников по определенной теме, независимо от их фондовой принадлежности. Публикации документов одного вида включают документы одного вида (разновидности), независимо от их фондовой принадлежности.

8.15.1.3. Формы публикации документов:

– печатная: корпус, серия, сборник, альбом, буклет, плакат, публикация в периодических и продолжающихся изданиях;

– публикация на пленочных носителях: микрофильм, микрофиша;

– электронная: дискеты, мультимедиа, СD-диски, база данных, в информационной сети Интернет и др.

8.15.2. Организация подготовки документальных публикаций

8.15.2.1. Архив осуществляет мероприятия, необходимые для обеспечения научно-исследовательских и технических процессов подготовки документальных публикаций: формирование редакционной коллегии, коллектива составителей, составление организационно-методических документов, заключение договора с другими заинтересованными организациями и издательством и т.п.

8.15.2.2. При наличии нескольких организаций-участников определяется головная организация, которая координирует и организует работу, обеспечивает своевременность государственной регистрации работы, составления плана-проспекта издания, инструкции (археографической памятки), графика работы, осуществляет контроль за его выполнением, утверждает коллектив редакторов и составителей публикации, организует работу редколлегии, совместно с редколлегией оказывает методическую и практическую помощь соисполнителям, организует рецензирование и обсуждение подготовленной рукописи, ведет переговоры и заключает договор с издательством.

Распределение обязанностей между участниками работы оформляется соглашением и фиксируется в нем или в рабочем плане, который утверждается руководством головной организации по согласованию с руководителями организаций-участников.

8.15.2.3. Для научного руководства и организации работы по подготовке публикации формируется редакционная коллегия или назначается редактор. В состав редколлегии входят представители всех организаций — участников подготовки издания. В ее составе может быть выделен ответственный (главный) редактор. При подготовке многотомного издания на каждый том выделяется свой редактор. Редколлегия (ответственный редактор, редактор) определяет тип и форму публикации, утверждает план-проспект, формирует коллектив составителей, поручает участникам подготовку необходимых организационно-методических документов, определяет сроки их представления и график работы, рассматривает вместе с составителями состав и содержание документов, отобранных к публикации, принципы их отбора, систематизации, а также научно-справочный аппарат публикации, рекомендует рукопись к печати. Редколлегия контролирует выполнение принятых решений и работу коллектива составителей, заслушивает отчеты ответственных составителей, редакторов томов о проделанной работе.

8.15.2.4. Коллектив составителей определяет источники выявления документов, проводит первичный отбор документов, непосредственную археографическую работу с ними (передача текста, археографическое оформление, составление примечаний по тексту и содержанию), подготовку других частей научно-справочного аппарата и приложений. К обязанностям составителей относится также сверка копий документов, в том числе текстов, введенных в компьютер, с оригиналами, и оригинал-макета издания в электронной форме.

При наличии нескольких составителей выделяется ответственный составитель, который входит в состав редколлегии. Он руководит коллективом составителей, организует его работу, оказывает остальным составителям методическую и практическую помощь, контролирует выполнение работы составителями, проводит унификацию всех частей документальной публикации, подготавливает археографическое предисловие к ней.

8.15.3. Формирование плана-проспекта издания

План-проспект документальной публикации составляется специалистами по данной проблеме (теме), входящими в состав редколлегии, или ответственным составителем с последующим рецензированием специалистом, рассматривается и утверждается редколлегией. В плане-проспекте дается обоснование целесообразности подготовки данной публикации, ее научной и иной актуальности, новизны и оригинальности, излагаются цели и задачи издания. План-проспект содержит определение хронологических и географических рамок, объема публикации, обоснование выбора типа, вида и формы публикации, его примерной структуры и принципов систематизации документов, состава научно-справочного аппарата. К плану-проспекту прилагается библиография по данной проблеме, перечень архивов, других хранилищ и частных собраний с указанием названий и номеров архивных фондов, в которых следует проводить выявление документов. В процессе выявления документов план-проспект может быть уточнен.

8.15.4. Выявление и отбор документов, выбор и передача текста документов

8.15.4.1. Работе по выявлению документов предшествует составление возможно полного библиографического списка литературы с целью ориентации археографа в вопросах осуществляемого издания, историографии темы, ее источниковой базы. Круг источников выявления документов определяется темой, типом и видом издания. Для установления круга источников необходимо знание литературы, сети архивов, системы научно-справочного аппарата, истории фондообразователей, истории комплектования фондов, их сохранности, степени использования документов в печати. На каждый выявленный документ составляется карточка; картотека выявленных документов может вестись и в автоматизированном режиме.

8.15.4.2. Отбор выявленных документов для всех типов изданий проводится на основе принципов историзма, научной объективности, методов источниковедческого анализа документов и в соответствии с теми критериями отбора, которые были определены при решении вопроса о целях и задачах издания.

Принцип историзма предполагает каждый документ рассматривать как продукт конкретной исторической эпохи с учетом причин его возникновения и выполняемой им функции. Принцип объективности предполагает всесторонность изучения исторических явлений во всей их сложности, многогранности и противоречивости и реализуется путем отбора источников различных видов, отражающих разнообразные стороны действительности и их оценку авторами документов.

При отборе осуществляется источниковедческий анализ документов: устанавливается их подлинность, время, место, условия создания и внешние особенности документа, авторство, определяется достоверность, политическая направленность, полнота, представительность, научная значимость, новизна содержащейся в документе информации, степень сохранности и способ воспроизведения текста документа. На основе проведенного анализа определяется соответствие документа критериям отбора, выработанным в зависимости от темы и задач издания, и решается вопрос об использовании каждого документа в издании (публикация полностью, или в извлечениях, использование в научно-справочном аппарате, приложениях, иллюстрациях и т.д.) Отбор документов следует проводить поэтапно — сначала в процессе выявления и окончательно — после выявления всего комплекса и уточнения структуры издания.

8.15.4.3. Для документальной публикации отбирается основной текст документа, определяемый на основе текстологического анализа всех выявленных и имеющих самостоятельное значение текстов данного документа, независимо от способа их воспроизведения, как сохранившихся в архивах, так и опубликованных. Во всех типах и видах документальных публикаций текст документов должен передаваться с точным сохранением стилистических и языковых особенностей.

8.15.5. Структура публикации и систематизация документов

Документальная публикация состоит из предисловия, включающего историческую и археографическую части, текстов публикуемых документов, примечаний по тексту и содержанию, указателей, перечней, списка сокращений, содержания (оглавления) с перечнем опубликованных документов. По усмотрению составителей в документальную публикацию могут быть включены также: хроника событий, библиография по теме публикуемых документов, другие приложения и иллюстрации.

Систематизация документов зависит от темы публикации и характера отобранных документов. Могут применяться следующие признаки систематизации: хронологический, тематический, географический, авторский, номинальный (по видам документов) или их сочетания. Систематизация документов закрепляется их общей порядковой нумерацией.

8.15.6. Археографическое оформление документов и подготовка научно-справочного аппарата издания

8.15.6.1. Текст каждого документа в документальной публикации сопровождается редакционным заголовком и археографической легендой. В заголовке указываются порядковый номер документа в данной публикации, наименование (разновидность) документа, автор, адресат, краткое содержание, дата, место создания, делопроизводственный номер, грифы (срочности, секретности и т.д.). В археографической легенде обозначаются контрольно-справочные сведения о документе: поисковые данные (архивный шифр), подлинность, указание языка (для иноязычных текстов), способ воспроизведения, сведения о внешних особенностях и первой и/или наиболее полной публикации документа.

8.15.6.2. Состав научно-справочного аппарата документальной публикации определяется ее типом, видом и формой. В него входят: примечания по содержанию, указатели, хроника, список сокращений, терминологический словарь, библиография, перечень публикуемых и непубликуемых документов по теме, содержание (оглавление), возможны и другие приложения, иллюстрации, таблицы. Научно-справочный аппарат к публикации документов в периодических и продолжающихся изданиях состоит из вступительной статьи и примечаний. В изданиях, содержащих документы на разных языках, научно-справочный аппарат или его отдельные части могут быть составлены на одном или нескольких языках.

8.15.7. Организация рецензирования подготовленной документальной публикации и утверждение ее к печати

Одобренная редколлегией рукопись документальной публикации должна иметь одну–две рецензии. Доработанная по замечаниям рецензентов рукопись вместе со справкой о доработке выносится на обсуждение научного совета архива (редакционно-издательского совета научно-исследовательского учреждения), который рекомендует рукопись к изданию.

Рукописи межархивных изданий представляются на рассмотрение и утверждение к изданию головной организацией. Работа с издательством при подготовке документальных публикаций осуществляется в соответствии с п. 3.7.

ПРИЛОЖЕНИЯ
(образцы форм)