Порядок проведення інвентаризації та закриття рахунків на підприємстві

Кожне підприємство, установа щонайменше раз на рік перед складанням фінансової звітності повинно провести інвентаризацію власних активів і зобов'язань. Оскільки ця тема завжди є актуальною, у зазначеній статті розглянемо основні суттєві аспекти проведення інвентаризації небюджетних організацій. А щодо бюджетних установ, то основним документом, яким слід керуватися при інвентаризації у цьому випадку, є Інструкція № 90. У ній розглядаються особливості інвентаризації бюджетних установ і наводяться форми інвентаризаційних документів.

Об'єкти і періодичність проведення інвентаризації

Пунктом 1 ст. 10 Закону про бухоблік встановлено, що підприємства зобов'язані проводити інвентаризацію активів і зобов'язань для перевірки їх наявності, стану і оцінки. Інвентаризація дає змогу забезпечити достовірність даних бухобліку та фінансової звітності.

Об'єкти і періодичність проведення інвентаризації визначаються власником (керівником) підприємства, крім випадків, коли її проведення є обов'язковим згідно із законодавством (п. 2 ст. 10 Закону про бухоблік).

Призначає проведення інвентаризації керівник чи власники підприємства своїм наказом (наприклад протоколом, на підставі якого може видаватися наказ керівника).

У наказі зазначаються вид інвентаризації (повна, планова, суцільна, вибіркова, обов'язкова перед складанням річної звітності), її об'єкти (що саме слід перевіряти), кількість і строки проведення, крім випадків, коли проведення інвентаризації є обов'язковим (п. 2 Інструкції № 69).

Призначені постійні (робочі) комісії проводять інвентаризацію, складають відповідні описи, протокол. Протокол, описи та інші інвентаризаційні документи надаються на розгляд таким комісіям. Останні також складають свій протокол.

Усі інвентаризаційні документи надаються на розгляд керівника підприємства, який їх затверджує. Затверджені документи передаються до бухгалтерії для відображення в обліку наслідків інвентаризації.

Затверджені результати інвентаризації відображаються в бухгалтерському обліку підприємства в тому місяці, в якому закінчено інвентаризацію, але не пізніше грудня звітного року (пп. «г» пп. 11.12 п. 11 Інструкції № 69).

Згідно з постановою № 158 існують певні специфічні особливості інвентаризації майна державних підприємств, що приватизуються (корпоратизуються), а також майна державних підприємств та організацій, яке передається в оренду (повертається після закінчення строку дії договору оренди або його розірвання):

інвентаризація проводиться за рішенням державних органів приватизації (під час корпоратизації — органів, уповноважених управляти державним майном) чи орендодавців;

інвентаризація проводиться на останнє число місяця, на яке здійснюється оцінка майна державних підприємств, що приватизуються (корпоратизуються), чи майно яких передається в оренду (повертається з оренди);

за загальним правилом інвентаризацію слід провести за 15 календарних днів;

узагальнення результатів інвентаризації, підготовка пропозицій і висновків інвентаризаційної комісії щодо врегулювання встановлених різниць проводиться у 5-денний термін після подання всіх інвентаризаційних описів (актів);

матеріали інвентаризації (описи, акти, звіряльні відомості, протоколи) оформляються не менш як у двох примірниках, один з яких подається державному органу приватизації (під час корпоратизації — органу, уповноваженому управляти державним майном) або орендодавцю, а другий залишається на підприємстві або організації і є підставою для відображення результатів інвентаризації в бухгалтерському обліку.

Основні завдання інвентаризації наведено в п. 7 Інструкції № 69, зокрема:

виявлення фактичної наявності основних фондів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, коштів, цінних паперів та інших грошових документів, а також обсягів незавершеного виробництва в натурі;

установлення надлишку або нестачі цінностей і коштів шляхом зіставлення фактичної наявності з даними бухгалтерського обліку;

виявлення товарно-матеріальних цінностей, які частково втратили свою первісну якість, застарілих фасонів і моделей, а також матеріальних цінностей та нематеріальних активів, що не використовуються;

перевірка дотримання умов та порядку збереження матеріальних та грошових цінностей, а також правил утримання та експлуатації основних фондів;

перевірка реальності вартості зарахованих на баланс основних фондів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, цінних паперів і фінансових вкладень, сум грошей у касах, на розрахунковому, валютному та інших рахунках в установах банків, грошей у дорозі, дебіторської і кредиторської заборгованості, незавершеного виробництва, витрат майбутніх періодів, забезпечень та резервів наступних витрат і платежів.

Аналогічні завдання інвентаризації встановлено п. 4 постанови № 158, вимоги якої згідно з пп. 11.3 п. 11 Інструкції № 69 поширюються на всі випадки проведення інвентаризації: головною метою інвентаризації є визначення не тільки фактичної наявності майна, а й його стану (зношене чи незношене, придатне або непридатне) з даними бухгалтерського обліку, врегулювання інвентаризаційних різниць та відображення результатів інвентаризації у передаточному балансі.

Під час інвентаризації не тільки перевіряється фактична наявність майна та його відповідність обліковим даним, а й проводиться контроль за збереженням, дотриманням відповідальними особами правил збереження майна і ведення первинного обліку.

Згідно з п. 2 Інструкції № 69 відповідальність за організацію інвентаризації, правильне та своєчасне її проведення несе керівник підприємства.

Крім того, відповідно до пп. 11.4 п. 11 Інструкції № 69 робочі інвентаризаційні комісії несуть відповідальність за своєчасність і дотримання порядку проведення інвентаризацій за наказом керівника підприємства, за повноту і точність внесення до інвентаризаційних описів даних про фактичні залишки майна, матеріальних цінностей, коштів і документів, цінних паперів та заборгованості в розрахунках.

Інвентаризація проводиться повним складом інвентаризаційної комісії у присутності матеріально відповідальної особи (пп. 11.2 п. 11 Інструкції № 69).

Якщо склад комісій затверджено, наказ про проведення інвентаризації видано, то можна розпочинати інвентаризацію.

Комісією заповнюються бланки інвентаризаційних описів відповідної форми в одному примірнику, до яких заносяться дані про початок інвентаризації, дані про матеріально-відповідальну особу, у підзвіті якої проводиться інвентаризація, зазначено перелік членів інвентаризаційної комісії без зазначення даних бухгалтерського обліку.

З підготовленим таким чином бланком комісія прибуває до місця проведення інвентаризації. Наприклад, якщо перевіряються цінності на складі, комісія прибуває на склад. Матеріально-відповідальна особа (комірник тощо) розписується у відповідному інвентаризаційному описі. Після чого власне і починається огляд, переважування, обмір, підрахунок цінностей. Усі дані заносяться до опису.

Для різних об'єктів існують певні особливості проведення інвентаризації. Зокрема, для:

товарно-матеріальних цінностей, включаючи бібліотечні фонди (п. 11.8 Інструкції № 69);

незавершеного виробництва, незавершеного капітального будівництва і незавершеного ремонту (п. 11.9 Інструкції № 69);

витрат майбутніх періодів, забезпечення та резерву майбутніх витрат і платежів (п. 11.10 Інструкції № 69);

розрахунків (дебітори і кредитори) (п. 11.11 Інструкції № 69).

Окрім того, особливості інвентаризації об'єктів (специфічних та інших) підприємств агропромислового комплексу зазначено в Методичних рекомендаціях № 37.

Окремо слід зазначити про правила призупинення інвентаризації цінностей у приміщеннях, де вони зберігаються, якщо інвентаризація не закінчена протягом одного дня і має бути закінчена протягом наступних днів. Згідно з п. 12 постанови № 158 голова інвентаризаційної комісії опечатує приміщення пломбіром. Під час перерви в роботі комісії в цьому самому приміщенні повинні зберігатися і інвентаризаційні описи.

Комісія після обрахування, вимірювання, зважування відповідних об'єктів заносить їх до відповідного інвентаризаційного опису, акта, після чого в описі, акті підбиваються підсумки — загальна кількість, вартість проінвентаризованих об'єктів, члени комісії ставлять власні підписи, підписується також і матеріально-відповідальна особа, зазначається дата закінчення інвентаризації.

Окремі особливості заповнення інвентаризаційної відомості (опису) зазначено в пунктах 14 і 15 постанови № 158. По-перше, в інвентаризаційному описі найменування цінностей та їх кількість надається із зазначенням номенклатурного номера та в одиницях виміру, прийнятих в обліку (штуках, метрах, кілограмах тощо). По-друге, на кожній сторінці інвентаризаційного опису зазначається прописом число порядкових номерів цінностей та загальна кількість у натуральних вимірах усіх цінностей, що записані на цій сторінці, незалежно від того, в яких одиницях виміру (штуках, метрах, кілограмах тощо) їх відображено. По-третє, матеріали інвентаризації (описи, акти, звіряльні відомості, протоколи) оформлюються не менш як у двох примірниках (для майна державних підприємств, що приватизуються (корпоратизуються), або майна державних підприємств, яке передається в оренду).

За даними бухобліку в описі, акті проставляють облікову кількість і вартість об'єктів. До речі, при проведенні інвентаризації комісія спочатку заносить до опису, акта фактичну кількість цінностей і тільки потім разом з бухгалтерією облікову, а не навпаки.

Далі комісія разом з бухгалтерією підприємства:

відхилення за основними засобами записують до форми № інв-18, за товарно-матеріальними цінностями до форми № інв-19. Останні складаються бухгалтером і підписуються матеріально-відповідальною особою;

за виявленими фактами відхилень фактичних даних від облікових отримують письмові пояснення матеріально-відповідальних осіб;

розробляють пропозиції щодо заліку нестач і надлишків за пересортицею, а також списання нестач у межах норм природного убутку.

Насамкінець відбувається засідання інвентаризаційної комісії, результати якого оформляються протоколом. У протоколі слід відобразити всі суттєві аспекти проведеної інвентаризації. Наприклад, у протоколі зазначають стан складського господарства, результати інвентаризації і висновки щодо них, пропозиції про залік нестач та надлишків за пересортицею, списання нестач у межах норм природного убутку, а також понаднормативних нестач і втрат від псування цінностей із зазначенням вжитих заходів щодо запобігання таким втратам і нестачам тощо. До протоколу додають усі інвентаризаційні документи.

Якщо на підприємстві окрім робочих комісій діють постійні комісії, то протокол робочої комісії разом з доданими документами передається на розгляд постійної комісії. У свою чергу, постійні комісії розглядають протокол робочої комісії з доданими інвентаризаційними документами. Засідання постійних комісій також документується протоколом, разом з яким надаються всі інвентаризаційні документи, складені робочою комісією.

Протоколи постійних комісій передаються керівнику підприємства, який у 5-денний термін повинен їх розглянути та затвердити (пп. «в» пп. 11.12 п. 11 Інструкції № 69).

Згідно з методикою ведення бухгалтерського обліку в нашій країні, а також відповідно до чинного законодавства єдиним фінансовим звітним роком для всіх підприємств, у тому числі сільськогосподарських, є календарний рік, який починається 1 січня і закінчується 31 грудня (включно). Таким чином, всі факти фінансово-господарської діяльності підприємств, що мали місце протягом цього періоду, повинні бути зафіксовані в бухгалтерському обліку, оцінені, згруповані належним чином і в кінцевому рахунку відображені в річній фінансовій звітності.

Особливість сільськогосподарських підприємств у даному випадку полягає в тому, що вони мають довгий виробничий цикл за основним видом діяльності, а також яскраво виражений сезонний характер виробництва. У зв'язку з цим облік виробничого процесу і всього, що з ним пов'язано, на підприємствах галузі не може бути закритий в середині сільськогосподарського року. Це означає, що закриття всіх необхідних рахунків повинно здійснюватися в кінці періоду, коли завершені масові польові роботи та сформовано основні фінансові показники.

Протягом фінансового року готову продукцію, виконані роботи та надані послуги списують з кредиту рахунків обліку витрат за плановими цінами, затвердженими в господарстві. У кінці звітного року відповідно до сформованої фактичною сумою витрат собівартість продукції, робіт і послуг доводять до фактичної шляхом складання додаткової проводки або методом «червоне сторно».

Рахунки потрібно закривати в наступному порядку:

- за результатами проведеної інвентаризації виходячи з прийнятих управлінських рішень закривають рахунок 94 «Нестачі і втрати від псування цінностей»;

- закривають всі субрахунки рахунку 23 «Допоміжне виробництво», крім субрахунка 23-3 «Машинно-тракторний парк»;

- закривають субрахунок 23-3;

- розподіляють витрати майбутніх періодів, загальновиробничі і загальногосподарські витрати;

- розподіляють або коригують суми амортизації і відрахувань на ремонт основних засобів за окремими рахунками рослинництва;

- розраховують фактичну собівартість і списують виявлені відхилення в основних галузях виробництва (рослинництві, тваринництві, промисловому виробництві) і закривають рахунок 24 «Брак у виробництві»;

- уточнюють витрати за рахунками капітальних вкладень і при необхідності списують;

- визначають результати від реалізації основних видів продукції та інші види доходів і витрат і закривають рахунки 90 «Собівартість реалізованої продукції» і 94 «Операційні витрати»;

- списують прибуток (збиток) і закривають рахунок 44 «Прибутки та збитки».