Система внутрішнього і зовнішнього контролю на підприємстві

Система внутрішнього контролю організується керівництвом підприємства. Це по-перше й основна відмінність внутрішнього контролю від інших видів контролю.

Незалежний аудит проводиться незалежним аудитором, форми, й ті види контрольних дій також аудитором (п.9 Тимчасових правил аудиторську діяльність Російській Федерації і п. Закону “Про аудиторську діяльність”). Ревізія проводиться штатним ревізором будь-якого відомства, форми, і різноманітні види контрольних дій також цим відомством.

Внутрішній контроль - це система заходів, організованих керівництвом підприємства міста і здійснюваних для підприємства з єдиною метою найефективнішого виконання всіма працівниками своїх зобов'язань під час проведення господарських операцій. Внутрішній контроль визначає законність операцій та його економічну доцільність підприємствам.

Цілями організації системи внутрішнього контролю для підприємства є:

1) здійснення упорядкованим й ефективної діяльності підприємства;

2) забезпечення дотримання політики керівництва кожним працівником підприємства;

3) забезпечення схоронності майна підприємства.

Досягнення перелічених вище цілей необхідною умовою є узгодженість системи бухгалтерського обліку (ширше - Обліку) і системи внутрішнього контролю, оскільки система подвійному записі, що у основі будь-якого системи бухгалтерського обліку (зокрема автоматизованих систем бухгалтерського обліку), визначає порядок реєстрації господарських операцій та забезпечує належний контроль.

Досягнення цілей організації системи внутрішнього контролю необхідне рішення окремих завдань. Керівництво підприємства зобов'язана надати організацію та влитися підтримку належним чином такої системивнутреннею контролю, яка була б достатньої у тому, щоб:

- в бухгалтерську (фінансову) звітність входило усе, що має бути, у неї включено, і включено з те, що повинно бути у ній включено, бо, що включено до звітності, було б правильно визначено, класифіковане, оцінено і зареєстровано;

- бухгалтерська (фінансова) звітність давала правильне й опозиції об'єктивний уявлення про підприємство загалом;

- комп'ютерні програми, контролюючі функціонування облікової системи, які включають формування первинних документів, їх науковий аналіз іразноску за рахунками, було неможливо сфальшувати;

- кошти підприємства було неможливо бути незаконно надано чи неефективно використані;

- все відхилення від планів амбіційних своєчасно виявлялися, аналізувалися, а винні відповідали;

- внутрішня звітність оперативно передавалася особам, уповноваженим приймати управлінські рішення, на її оптимального використання. Із перелічених вище завдань керівництва підприємства з організації внутрішнього контролю видно нерозривна зв'язок системи внутрішнього контролю з цими двома видами бухгалтерського обліку; бухгалтерським фінансовим і бухгалтерським управлінським урахуванням.

Перші три завдання забезпечуються зв'язком системи внутрішнього контролю і системи бухгалтерського фінансового обліку, а через три воно з системою бухгалтерського управлінського обліку.

Саме тому надалі ми розрізняти дві системи:

- систему внутрішнього фінансового контролю;

- систему внутрішнього управлінського контролю.

Як очевидно з змісту поставлених завдань, створення внутрішнього контролю - це дуже складного процесу, а саму систему внутрішнього контролю - це надзвичайно складний тонку організм, невід'ємними частинами якого є цілком усі підрозділи підприємства, всі сфери роботи і діяльність кожногоработника-предприятия. Система внутрішнього контролю - це організація всередині організації (підприємства).

Ступінь складності внутрішнього контролю має відповідати організаційну структуру підприємства, кількості персоналу, розгалуженості мережі філій і підрозділів, ступеня централізації бухгалтерського обліку, і іншим характеристикам підприємства у цілому.

Об'єктами внутрішнього контролю є цикли діяльності організації - цикли постачання, виробництва та реалізації. Найважливішою функцією внутрішнього контролю є забезпечення дотримання працівниками підприємства службових обов'язків,

Методи, використовувані під час здійснення внутрішнього контролю, дуже різні і включають елементи таких методів, як:

- бухгалтерський фінансовий облік (рахунки і подвійна запис, інвентаризація

і документація, балансовое узагальнення);

- бухгалтерський управлінський облік (виділення центрів відповідальності,

нормування витрат);

- ревізія, контроль, аудит (перевірка документів, перевірка арифметичних розрахунків, перевірка дотримання правил обліку окремих господарських операцій, інвентаризація, усне опитування персоналу, підтвердження і простежування);

- теорія управління.

Всі перелічені методи інтегруються на єдину систему й закони використовують з метою управління підприємством.

За сучасних умов у життя підприємств поступово входить нове поняття, зване “еккаунтингом" (accounting). Це надзвичайно ємне економічне поняття, основу якого рахівництво - ведення бухгалтерського обліку відповідно до загальноприйнятими нормами. Проте рахівництво - це лише основний елементеккаунтинга. З допомогою рахівництва створюється інформаційна база, необхідна керувати підприємством.

Професійна діяльність, що з формуванням цьому інформаційному

бази, і називаєтьсяеккаунтингом.

У той поняття входить робота:

- планова;

- зі складання звітності;

- контрольна;

- аналітична.

Отже, контроль є невід'ємною частиною обліку

.Внутрішній фінансовий контроль являє собою організований самим підприємством процес перевірки виконання і забезпечення реалізації управлінських рішень в сфері управління фінансами підприємства з метою досягнення стратегічних цілей і попередження кризових ситуацій, які можуть призвести до банкрутства.

В практиці країн з розвиненою ринковою економікою широкого поширення набула нова прогресивна комплексна система внутрішнього контролю, що застосовується в великих компаніях з розгалуженою мережею або в холдінгових компаніях, яка називається “контролінг”.

Сьогодні система контролінга поступово починає впроваджуватися і на вітчизняних підприємствах. В загальній системі контролінгу виділяється один з основних його блоків – фінансовий контролінг.

Фінансовий контролінг являє собою контролюючу систему, яка забезпечує концентрацію контрольних дій за основними напрямками фінансової діяльності підприємства, своєчасне виявлення відхилень фактичних показників від прогнозних (планових) та чинників, що зумовили ці відхилення, і прийняття управлінських рішень по нормалізації процесу управління фінансами підприємства.

Побудова системи фінансового контролінгу базується на наступних основних принципах:

1) спрямованість системи фінансового контролінгу на досягнення фінансової стратегії підприємства;

2) багатофункціональність фінансового контролінгу;

3) орієнтованість фінансового контролінгу на кількісні показники;

4) відповідність методів фінансового контролінгу специфіці методів фінансового аналізу і фінансового планування;

5) своєчасність, простота і гнучкість побудови системи фінансового контролінгу;

6) економічна ефективність впровадження фінансового контролінгу на підприємстві.

Впровадження на підприємстві системи фінансового контролінгу дозволяє значно підвищити ефективність всього процесу управління його фінансовою діяльністю.

З урахуванням перелічених принципів фінансовий контролінг на підприємстві будується за наступними етапами.

1. Визначення об’єкту контролінгу. Це загальна вимога до побудови будь-яких видів контролінгу на підприємстві з позицій цільової його орієнтації. Об’єктом фінансового контролінгу є управлінські рішення по основним аспектам фінансової діяльності підприємств.

2. Визначення видів і сфери контролінгу. У відповідності з концепцією побудови системи контролінгу, він поділяється на слідуючі основні види: стратегічний контролінг; поточний контролінг; оперативний контролінг. Кожному з цих перлічених видів контролінгу повинна відповідать його сфера і періодичність здійснення його функцій.

3. Формування системи пріоритетів показників, що контролюються. Вся система показників ран жирується по значимості. В процесі такого ранжування спочатку в систему пріоритетів першого рівня відбираються найбільш важливі показники даного виду контролінгу; потім формується система пріоритетів другого рівня, показники якого знаходяться у факторному зв’язку з показниками першого рівня; аналогічним чином формується система пріоритетів третього і наступних рівнів.

При формуванні системи пріоритетів слід враховувати, що вони можуть носити різний характер для окремих типів центрів відповідальності; для окремих напрямків фінансової діяльності підприємства; для різноманітних аспектів формування, розподілу і використання фінансових ресурсів. Однак при цьому повинно бути забезпечене ієрархічне зведення всіх контролюючих показників по підприємству в цілому і по окремим напрямкам фінансової діяльності.

4. Розробка системи кількісних стандартів контролю. Після визначення і ранжування перелік фінансових показників, які контролюються, виникає необхідність встановлення кількісних стандартів по кожному з них. Такі стандарти можуть встановлюватись як в абсолютних, так і у відносних показниках. Крім того, такі кількісні стандарти можуть носити стабільний або рухомий характер. Стандартами виступають цільові стратегічні нормативи, показники поточних планів і бюджетів, система державних або розроблених підприємством норм і нормативів і т. ін.

5. Побудова системи моніторингу показників, які включаються у фінансовий контролінг. Система моніторингу (“відслідковуючи система”) складає основу фінансового контролінгу, саму активну частину його механізму. Система фінансового моніторингу представляє собою розроблений на підприємстві механізм постійного спостереження за показниками фінансової діяльності, визначення розмірів відхилень фактичних результатів від передбачених та виявлення причин цих відхилень.

Побудова системи моніторингу контрольованих фінансових показників охоплює наступні основні етапи:

а) Побудова системи інформативних звітних показників по кожному виду фінансового контролінгу засновується на даних фінансового і управлінського обліку. Ця система представляє собою так звану “первинну інформаційну базу спостереження”, необхідну для наступного розрахунку агрегованих по підприємству окремих аналітичних абсолютних і відносних фінансових показників, які характеризують результати фінансової діяльності підприємства.

б) Розробка системи узагальнюючих (аналітичних) показників, які відображають фактичні результати досягнення передбачених кількісних стандартів контролю, здійснюється в чіткій відповідності з системою фінансових показників. При цьому забезпечується повна співставність кількісного виразу встановлених стандартів і контрольованих аналітичних показників. В процесі розробки такої системи будуються алгоритми розрахунку окремих узагальнюючих (аналітичних) показників з використанням первинної інформаційної бази спостереження і методів фінансового аналізу.

в) Визначення структури і показників форм контрольних звітів (рапортів) виконавців призначене сформувати систему носіїв контрольної інформації. Для забезпечення ефективності контролінгу така форма звіту повинна бути стандартизована і вміщувати слідуючу інформацію:

- фактично досягнуте значення контрольованого показника (у відповідності з передбаченим);

- розмір відхилення фактично досягнутого значення контрольованого показника від передбаченого;

- факторний розклад розміру відхилення. Алгоритм такого розкладу повинен бути визначений і доведений до кожного виконавця раніше;

- пояснення причин негативних відхилень по показнику в цілому і окремим його складовим.

Форма стандартного контрольного звіту (рапорту) виконавця диференціюється у відповідності із змістом доведеного йому бюджету (плану).

г) Визначення контрольних періодів по кожному виду фінансового контролінгу і кожній групі контрольованих показників. Конкретизація контрольного періоду по видам контролінгу і групам показників визначається “терміновістю реагування”, необхідною для ефективного управління фінансовою діяльністю на даному підприємстві. З урахуванням цього принципу виділяють:

- тижневий (декадний) контрольний звіт;

- місячний контрольний звіт;

- квартальний контрольний звіт.

д) Встановлення розмірів відхилень фактичних результатів контрольованих показників від встановлених стандартів здійснюється як в абсолютних, так і у відносних показниках. Так як кожний показник міститься в контрольних звітах виконавців, на даній стадії він агрегується в рамках підприємства в цілому. При цьому по відносним показникам всі відхилення поділяються на три групи:

- позитивне відхилення;

- негативне “допустиме” відхилення;

- негативне “критичне” відхилення.

е) Виявлення основних причин відхилень фактичних результатів контрольованих показників від встановлених стандартів проводиться по підприємству в цілому і по окремим “центрам відповідальності”. В процесі такого аналізу виділяються і розглядаються ті показники фінансового контролінгу, в яких спостерігаються “критичні” відхилення від цільових нормативів, завдань поточних планів і бюджетів. По кожному критичному відхиленню повинні бути виявлені причини, які їх визвали. В процесі здійснення такого аналізу в цілому по підприємству використовуються відповідні розділи контрольних звітів виконавців.

Розроблена система моніторингу повинна корегуватись при зміні мети фінансового контролінгу і системи показників поточних планів і бюджетів.

6. Формування системи алгоритмів дій з усунення відхилень є заключним етапом побудови фінансового контролінгу на підприємстві. Принципова система дій менеджерів підприємства в цьому випадку заключається в трьох алгоритмах.

а) “Не вживати ніяких заходів”. Ця форма реагування передбачається в тих випадках, коли розмір негативних відхилень значно нижче передбаченого “критичного” критерію.

б) “Усунути відхилення”. Така система дій передбачає процедуру пошуку і реалізації резервів по забезпеченню виконання цільових, планових або нормативних показників. При цьому резерви розглядаються в розрізі різноманітних аспектів фінансової діяльності і окремих фінансових операцій. В якості таких можливостей може бути розглянута доцільність введення посиленого режиму економії (по принципу “відсікання лишнього”), використання системи фінансових резервів та інші.

в) “Змінити систему планових або нормативних показників”. Така система дій проводиться в тих випадках, коли можливості нормалізації окремих аспектів фінансової діяльності обмежені або взагалі відсутні. В цьому випадку по результатам фінансового моніторингу вносяться пропозиції по корегуванню системи цільових стратегічних нормативів, показників поточних фінансових планів або окремих бюджетів. В окремих критичних випадках може бути обґрунтована пропозиція про припинення окремих виробничих, інвестиційних і фінансових операцій і навіть діяльності окремих центрів витрат і інвестицій.

Впровадження на підприємстві системи фінансового контролінгу дозволить суттєво підвищити ефективність всього процесу управління його фінансовою діяльністю.