Понятие и виды бухгалтерских документов

В Советском энциклопедическом словаре (гл. ред. А.М. Прохоров; ред. кол.: А.А. Гусев и др.- изд. 4-е. – М.: Сов. Энциклопедия, 1987) на с. 404 дано следующее понятие документа: «Документ (от лат. Documentum – свидетельство), материальный носитель данных (бумага, кино- и фотопленка, магнитная лента и т.д.) с записанной на нем информацией, предназначенной для ее передачи во времени и пространстве. Документы могут содержать тексты, изображения, звуки и т.д. В узком смысле – деловая бумага, юридически подтверждающая какой-либо факт или право на что-то».

С правовой точки зрения документ является одним из видов материальных носителей зафиксированной в нем информации, имеющей значение для принятия организационных, управленческих, правовых, поисковых и познавательных решений.

Особенности документа определяются следующими обстоятельствами:

· документ всегда представляет собой результат целе­направленной деятельности человека, следовательно, в нём остаются специфические следы этой деятельности конкретного человека;

· данная деятельность связана с регистра­цией, фиксацией какого-либо реально прошедшего, существующего факта, события, действия или определенных сведений о чем-то, а ино­гда и то и другое вместе;

· осуществляются эти действия различными способами с помощью специ­альных знаний, навыков, умений и доступных технических средств;

· регистрация (фиксация) отражаемого факта, события осуществляется на специально изготовленном, пригодном для этих целей материале (бумага, электронные носители информации и т.д.).

Информация, зафиксированная в документе, предназначена для передачи, распространения во времени и пространстве, использование в различных целях.

В большом бухгалтерском словаре (под ред. А.Н. Азрилияна. – М.: Институт новой экономики, 1999. – 574 с.) на с.95 дано следующее определение бухгалтерского документа: «Письменное свидетельство (доказательство) факта совершения хозяйственной операции или право на ее совершение. Бухгалтерские документы, как правило, составляются по установленным формам на бланках, отпечатанных типографским способом».

Следовательно, исходя из требований бухгалтерского законодательства, единственным основанием для регистрации хозяйственной опе­рации в бухгалтерском учете являются первичные учетные документы – письменное свидетельство о совершении той или иной хозяйствен­ной операции в соответствии с требованиями законодательства. С по­мощью первичных документов впервые регистрируется данная хозяй­ственная операция.

Закон Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетно­сти» в ст. 9 «Первичные учетные документы» определяет следующее: факт совершения хозяйственной операции подтверждается первичным учетным документом, имеющим юридическую силу, который состав­ляется ответственным исполнителем, совместно с другими участни­ками операции. Далее в той же статье говорится о том, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

В соответствии с Постановлением Совета министров Республики Беларусь от 15.10.2001 г. № 1493 (НРПА РБ. 2001. № 5/9193) все субъекты хозяйствования должны перейти на использование унифицированных форм первичной учетной документации по формам, которые находятся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Этим же постановлением предписывалось республиканским ор­ганам управления до 01.12.2001 г. утвердить альбомы унифицирован­ных форм первичной учетной документации, их электронные версии для соответствующих видов деятельности и отраслей экономики и до 01.01.2002 г. по одному экземпляру этих альбомов представить в Мини­стерство финансов, Министерство экономики, Министерство стати­стики и анализа, Министерство труда и социальной защиты, Мини­стерство по налогам и сборам.

Далее этим же постановлением обязывались юридические лица, независимо от формы собственности, и индивидуальные предприни­матели применять с 1.01.2002 г. альбомы унифицированных форм пер­вичной учетной документации, регистров бухгалтерского учета и их электронные версии для соответствующих видов деятельности и от­раслей экономики, если иной порядок ведения бухгалтерского учета не установлен законодательством.

Выполняя Постановление Совета Министров Республики Бела­русь от 29.04.1999 г. № 620 (НРПА РБ 1999. № 38.5/744) в части госу­дарственного регулирования бухгалтерского учета и отчетности в го­сударстве, а также разработки и утверждения типовых унифицирован­ных форм первичной учетной документации, Министерство финансов Республики Беларусь своим Постановлением от 19.04.2001 г. № 43 «Об утверждении бланков унифицированных форм первичной учетной документации» утверждает бланки унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, в дальнейшем разрабатываются и утверждаются другие бланки.

Закон Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетно­сти» ст. 9 и Указ Президента Республики Беларусь от 15 марта 2011 года № 114 «О некоторых вопросах применения первичных учетных документов» п. 1.4 указывают на то, что если используются первичные учетные документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифициро­ванных форм первичной учетной документации, то эти документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

· наименование, номер документа, дату и место его составле­ния;

· содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее измерение и оценку в натуральных, количественных и денежных показателях;

· должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и личные подписи, позволяющие однозначно идентифицировать участ­ников хозяйственной операции.

Кроме того, указанный закон позволяет в зависимости от харак­тера хозяйственной операции и системы обработки данных в первич­ные учетные документы вносить дополнительные реквизиты, и указы­вает на то, что первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операций, а если это не представляется возмож­ным, то непосредственно после ее совершения.

Что касается вопроса исправления и стирания записей в первич­ных учетных документах, Закон «О бухгалтерском учете и отчетно­сти» регулирует в ст. 9 и в частности: «В первичных учетных докумен­тах стирание записей и не оговоренные исправления не допускаются. Неправильные записи в первичных учетных документах исправляются путем их зачеркивания и надписи правильных. Внесение исправления в кассовые и банковские документы не допускается». Кроме того, по сложившейся практике исправления, в первичных документах под­тверждаются подписью лица, составлявшего этот документ и вносив­шего исправления.

Первичные учетные документы составляются на белорусском или русском языке, а если эти документы составлены на других язы­ках, то Закон Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетно­сти» обязывает, чтобы эти документы имели подстрочечный перевод на белорусский или русский язык.

Закон Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетно­сти» определяет, что первичные учетные документы могут состав­ляться на бумажных и машинных носителях информации. А если пер­вичные учетные документы составлены на машинных носителях ин­формации, то организация обязана изготовить за свой счет копии та­ких документов на бумажных носителях для других участников хозяй­ственных операций, а также по требованию органов экономического контроля и правоохранительных.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных до­кументов, согласовывается с главным бухгалтером организации и ут­верждается руководителем этой организации. Но документы, которые связаны с оформлением хозяйственных операций по поступлению или выплате денежных средств, подписываются руководителем и главным бухгалтером организации или уполномоченными на то лицами (ст. 9 Закон РБ «О бухгалтерском учете и отчетности»).

Должностные лица, ответственные за совершение хозяйствен­ной операции и правильность ее оформления в первичных учетных документах, составляющие и подписавшие эти документы, обеспечи­вают своевременное оформление и передачу в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете и достоверность информации в них.

Учитывая особую роль первичных учетных документов в про­цессе формирования бухгалтерского учета, Закон Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» предъявляет особые требования к порядку оформления и содержания информации в этих документах, так как от их качества зависит достоверность бухгалтерского учета и отчетности, своевременность и законность управленческих решений.