Понятие и виды инвентаризаций

В соответствии со ст. 12 Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» от 18 октября 1994 г. (в ред. Закона от 29.12.2006г. НРПА РБ, 09.01.2007г. №4) инвентаризацией активов и обязательств называется проверка и документальное подтверждение фактического наличия средств (активов) и обязательств, выявление отклонений от учетных данных и принятие решений по внесению изменений в данные бухгалтерского учета на определенную дату. Под активами понимается имущество хозяйствующего субъекта – внеоборотные активы, основные средства, нематериальные активы, незавершенное строительство и другие капитальные вложения, финансовые вложения, оборотные активы - производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы в том числе имущественные права, исключительные права на результаты интеллектуальной деятельности. Под обязательствами понимаются долгосрочные кредиты и займы, краткосрочные кредиты и займы, кредиторская задолженность, кредиты банков, резервы предстоящих расходов и другие виды обязательств.

Инвентаризации подлежит все имущество хозяйствующего субъекта (учреждения) независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств, а также производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие хозяйствующему субъекту, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, комиссии, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

Инвентаризация состоит из проверки фактического наличия средств (объектов учета) путем их подсчета, измерения, взвешивания, описания, оценки и проверки расчетов, сопоставления этих фактических остатков с данными бухгалтерского учета.

Кроме Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» от 25.06.2001 г. проведение инвентаризаций, оформление результатов регулируется Инструкцией по инвентаризации активов и обязательств, которая утверждена Министерством финансов Республики Беларусь постановлением от 30 ноября 2007 г. № 180(далее Инструкция).

В связи с спецификой хозяйственной деятельности в отдельных отраслях экономического комплекса государства, при проведении инвентаризации могут руководствоваться ведомственными нормативно-правовыми актами, так например при необходимости проведения инвентаризации драгоценных металлов и драгоценных камней руководствуются Инструкцией о порядке использования, учета и хранения драгоценных металлов и драгоценных камней, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 15.03.2004г. №34, при инвентаризации книг руководствуются Инструкцией по учету и сохранности библиотечных фондов в Республике Беларусь, утвержденной приказом Министерства культуры Республики Беларусь от28.08.1998г. №300, при инвентаризации объектов интеллектуальной собственности руководствуются Методическими рекомендациями по оценке стоимости и учету объектов интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов, утвержденными приказом Государственного патентного комитета Республики Беларусь от17.04.1998г.№20, Министерства экономики Республики Беларусь от18.05.1998г.№41, Министерства финансов Республики Беларусь от20.04.1998г. №109, Государственного комитета по науке и технологиям Республики Беларусь от22.04.1998г.№75 и другими ведомственными нормативно-правовыми актами.

Объекты, сроки и порядок проведения инвентаризации определяются руководителем хозяйствующего субъекта или собственником имущества данного предприятия или уполномоченным им органом в соответствии с законодательством Республики Беларусь. В тех случаях, когда вопросы недостачи, хищения материальных ценностей становятся предметом расследования правоохранительных органов, они определяют объекты, сроки и порядок проведения инвентаризации перед руководителем хозяйствующего субъекта.

При проведении инвентаризации выявляются изменения в составе средств хозяйствующего субъекта. Несоответствие наличия материальных ценностей учетным данным может быть вызвано двумя причинами – неправильным отражением в учете хозяйственных операций, объективность которых и проверяется инвентаризацией либо злоупотреблениями имущественного характера.

В связи с этим можно сказать, что инвентаризация – есть способ фактического контроля за сохранностью материальных ценностей и средств. В этом качестве и проявляются защитные функции инвентаризации. Объективно проведенная инвентаризация превентивно воздействует на материально ответственных лиц, дисциплинирует их, способствует предупреждению хищений, незаконных списаний ценностей, выявлению излишков и недостач.

Вместе с тем, если инвентаризационной комиссией в процессе контрольной деятельности допущены злоупотребления, некачественно проведена инвентаризация, то эти действия оставляют следы в документах по оформлению инвентаризации:

-в инвентаризационных описях;

-актах контрольной проверки правильности проведения инвентаризации ценностей;

- ведомости результатов, выявленных инвентаризацией; инвентаризационной описи основных средств;

-инвентаризационном ярлыке;

-акте инвентаризации отгруженных товаров;

-инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение;

-акте инвентаризации материалов и товаров, находящихся в пути;

-акте инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств;

-акте инвентаризации будущих периодов;

-акте инвентаризации наличных денежных средств;

- инвентаризационной описи ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности;

-сличительной ведомости результатов инвентаризации основных средств;

-сличительной ведомости результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей.

Качество инвентаризации определяется полнотой охвата инвентаризуемых материальных ценностей, правильным подсчетом, оценкой и описанием, своевременностью и точностью сопоставления натуральных (выявленных) остатков товарно-материальных ценностей с данными бухгалтерского учета.

По видам инвентаризации могут быть плановые и внеплановые, полные или частичные (выборочные), по организационному признаку – внешние и внутренние.

В соответствии со ст. 12 Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности», проведение инвентаризации обязательно: при смене собственника или реорганизации предприятия (учреждения); при ликвидации предприятия (учреждения); при составлении годовой отчетности; при смене руководителя предприятия (учреждения) или иного материально ответственного лица; при установлении фактов хищений, других злоупотреблений имущественного характера, порчи, утраты имущества или по другим причинам (пожар, аномальные явления природно-космического характера); по решению контролирующих, судебных, следственных и иных уполномоченных на то органов.

Проведение инвентаризации обязательно при выбытии более 50% коллек­тива, если применяется коллективная (бригадная) материальная ответствен­ность, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бри­гады).

В соответствии с п.6 Инструкции по инвентаризации активов и обязательств, инвентаризация проводится на дату, определенную принимающей и передающей сторонами в договоре (решении), в случае купли – продажи активов в виде имущественных комплексов; передачи активов организации в аренду, безвозмездное пользование; передачи активов по решению уполномоченного органа управления; на дату, установленную соответствующим решением собственников или уполномоченных органов управления, в случае передачи предприятий в виде имущественных комплексов. Инструкция также поясняет, что инвентаризация может проводиться в два этапа – предварительно и непосредственно при передаче имущественных комплексов. Также инвентаризация проводится на день приема- сдачи дел в случае смены руководителя или материально ответственных лиц или перед составлением разделительного (ликвидационного) баланса при реорганизации или ликвидации организации.

Далее Инструкция в п.7 поясняет, что пере тем как составить годовую бухгалтерскую отчетность необходимо провести инвентаризации в следующие сроки: основных средств, нематериальных активов, незавершенного строительства, сырья, материалов, готовой продукции, товаров для реализации (в том числе товары на складах, товары в розничной торговле, тара под товаром и порожняя, покупные изделия, продукция подсобного сельского хозяйства) – не ранее 1 ноября; незавершенного производства и полуфабрикатов - не ранее 1 ноября; денежных средств – не ранее 1 декабря; обязательств и других активов- не ранее 1 декабря.

Периодичность инвентаризации основных средств, нематериальных активов, незавершенного строительства, сырья, материалов, готовой продукции, товаров для реализации (в том числе товаров на складах, товаров в розничной торговле, тары под товаром и порожней, покупных изделий, продукции подсобного хозяйства) Инструкция определяет не мене одного раза в год, а незавершенного производства и полуфабрикатов не менее двух раз в год; животных на выращивании и откорме (в том числе и молодняка животных), денежных средств, обязательств и других активов – не менее одного раза в год.

В соответствии с п.10 Инструкции, субъекты малого предпринимательства которые применяют упрощенный порядок налогообложения, проводят инвентаризации активов и обязательств один раз в год, кроме случаев, когда в соответствии с бухгалтерским законодательством поведение инвентаризации обязательно больше одного раза.

В крупных организациях, с большим наличием материальных ценностей, для проведения инвентаризаций бухгалтерское законодательство разрешает создавать постоянно действующие центральные инвентаризационные комиссии и рабочие инвентаризационные комиссии. Глава 2 Инструкции по инвентаризации активов и обязательств указывает на то, что центральная инвентаризационная комиссия оказывает методическую помощь рабочим инвентаризационным комиссиям, проводит контрольные проверки инвентаризаций, рассматривает результаты инвентаризаций поведенных рабочими инвентаризационными комиссиями, готовит предложения по регулированию результатов инвентаризаций и представляет их руководству.

Что касается рабочих инвентаризационных комиссий, то они проводят инвентаризации, оформляют результаты инвентаризаций, проводят необходимые проверки с получением объяснений по причинам образования излишков или недостач, порчи имущества, принимают решения по регулированию выявленных ими результатов инвентаризации, все материалы передают в центральную инвентаризационную комиссию для дальнейшего рассмотрения.

Центральная инвентаризационная комиссия возглавляется руководителем организации или его заместителем, в состав комиссии входят главный бухгалтер или его заместитель, начальники структурных подразделений, другие работники организации. Рабочие инвентаризационные комиссии создаются в составе представителя руководителя организации, назначившего инвентаризацию (заместителя, начальника структурного подразделения - председатель комиссии), специалистов- товароведа, инженера, технолога, механика, производителя работ, экономиста, работника бухгалтерии и других должностных лиц. Инвентаризации проводятся при полном составе инвентаризационных комиссий. Инструкция в п.13 запрещает назначать в качестве председателя рабочей инвентаризационной комиссии материально - ответственных лиц и работников ревизионных подразделений, кроме того запрещается назначать два раза подряд одного и того же работника председателем рабочей инвентаризационной комиссии по проведению инвентаризаций у одних и тех же материально - ответственных лиц. При этом необходимо учитывать, что материально - ответственные лица в состав инвентаризационной комиссии не включаются.

Инструкция в п.16 поясняет, что члены инвентаризационной комиссии несут ответственность за правильность проведения инвентаризации, объективность представленных результатов проведенной ими инвентаризации.