Документальное оформление поступления и движения основных средств

Для учета основных средств предусмотрены следующие документы.

акт (накладная) приемки-передачи основных средств (форма № ОС-1);.

акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструируемых и модернизированных объектов (форма № ОС-3);

акт на списание основных средств (форма № ОС-4);

акт на списание автотранспортных средств (форма № ОС-4а);

инвентарная карточка учета основных средств (форма № ОС-6);

акт о приемке оборудования (форма № ОС-14);

акт приемки-передачи оборудования в монтаж (форма № ОС-15);

акт о выявленных дефектах оборудования (форма № ОС-16).

Единицей учета основных средств является инвентарный объект. Инвентарным объектом основных средств является объект со всеми приспособлениями и принадлежностями или отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для вы­полнения определенных самостоятельных функций, или же обо­собленный комплекс конструктивно-сочлененных предметов, пред­ставляющих собой единое целое, предназначенный для выполне­ния определенной работы.

Для организации учета и обеспечения контроля за сохран­ностью основных средств каждому объекту основных средств (инвентарному объекту) независимо от того, находится ли он в эк­сплуатации, в запасе или на консервации, должен присваиваться при принятии их к бухгалтерскому учету соответствующий инвен­тарный номер.

Присвоенный инвентарному объекту номер может быть обо­значен путем прикрепления металлического жетона, нанесен крас­кой или иным способом.

Инвентарный номер, присвоенный объекту основных средств, сохраняется за ним на весь период его нахождения в данной орга­низации.

Инвентарные номера списанных с бухгалтерского учета объ­ектов основных средств не присваиваются вновь принятым к бух­галтерскому учету объектам в течение пяти лет по окончании года списания.

Объект основных средств, поступивший в организацию в соответствии с договором аренды, может учитываться арендато­ром по инвентарному номеру, присвоенному арендодателем.

Пообъектный учет основных средств ведется бухгалтер­ской службой на “Инвентарных карточках учета основных средств” (форма № ОС-6). Инвентарная карточка открывается на каждый ин­вентарный объект.

Инвентарные карточки могут группироваться в картотеке при­менительно к Общероссийскому классификатору основных фондов, а внутри разделов, подразделов, классов и подклассов - по месту эксплуатации (структурным подразделениям организации).

В организации, имеющей небольшое количество объектов основных средств, пообъектный учет рекомендуется осуществлять в инвентарной книге с указанием необходимых сведений об основ­ных средствах по их видам и местам нахождения.

Заполнение инвентарных карточек (инвентарной книги) производится на основе “Акта (накладной) приемки-передачи основ­ных средств”, технических паспортов и других документов на при­обретение, сооружение, перемещение и списание объектов основных средств. В инвентарных карточках (инвентарной книге) дол­жны быть приведены основные данные по объекту основных средств: срок полезного использования; способ начисления амор­тизации; освобождение от начисления амортизации (если имеет место); индивидуальные особенности объекта. Инвентарные кар­точки, как правило, составляются в одном экземпляре и находятся в бухгалтерской службе.

Инвентарные карточки суммарно сверяются с данными синтетического учета основных средств.

Принятие объектов основных средств к бухгалтерскому учету осуществляется на основании утвержденного руководите­лем организации “Акта (накладной) приемки-передачи основных средств”, который составляется на каждый отдельный инвентар­ный объект.

Один из экземпляров указанного акта, утвержденный ру­ководителем организации, вместе с технической документацией передается в бухгалтерскую службу организации, которая соглас­но этим документам открывает соответствующую инвентарную карточку или делает отметку о выбытии объекта в инвентарной карточке.

Техническая документация, относящаяся к данному инвентар­ному объекту, может передаваться по месту эксплуатации объекта с соответствующей отметкой в инвентарной карточке.

Приемка законченных работ по достройке, дооборудованию, реконструкции оформляется “Актом приемки-сдачи отремонти­рованных, реконструированных и модернизированных объектов " (форма № ОС-3).

Оборудование, не требующее монтажа (транспортные передвижные средства, свободно стоящие станки, сельскохозяй­ственные машины, строительные механизмы и т. п.), а также оборудование, требующее монтажа, но предназначенное для за­паса, принимается к бухгалтерскому учету на основании утверж­денного руководителем “Акта о приемке оборудования” (форма № ОС-14).