Додаток 4. до Керівництва з обліку військового майна у Збройних Силах України

до Керівництва з обліку військового майна у Збройних Силах України

ПОРЯДОК

підготовки облікових документів для обробки з використанням обчислювальної техніки*

1. Всі постійні та змінні реквізити, найменування яких передаються словами або умовними (скороченими) значеннями, в облікових документах кодуються згідно з Кодами форм облікових документів, їх реквізитів і стандартних одиниць вимірів, які застосовуються під час ведення автоматизованого обліку військового майна у Збройних Силах України (додаток 3 до цього Керівництва).

Найменування постійних реквізитів кодуються триелементними цифровими кодами. Коди розміщуються під найменуваннями реквізитів та друкуються друкарським способом у разі виготовлення бланків форм облікових документів. Постійні реквізити, які мають подвійний або потрійний зміст, наприклад: “Військова частина (військовий склад)”, “Фактично витрачено, витрачено (у наявності)”, “Потребується за нормою (нараховується за обліком)”, кодуються також триелементними цифровими кодами безпосередньо у разі складання облікового документа та розробленні програми з обліку на об’єктах обчислювальної техніки. Конкретне значення кодів у цих випадках визначається в залежності від змісту або призначення облікового документа, який оформлюється.

Змінні реквізити кодуються двоелементними цифровими кодами тільки під час заповнення облікового документа. Виключенням є назви одиниць виміру, які згідно з загальнодержавним класифікатором кодуються триелементними цифровими кодами.

2. Записи (ввід) змінних реквізитів-ознак, а також реквізитів-підстав в обліковому документі здійснюються в кожному окремому рядку. Перенесення реквізиту-підстави в інший рядок (графу) не дозволяється. Якщо реквізит-ознака, який означає найменування військового майна, займає декілька рядків, то реквізити-підстави, які відносяться до нього, необхідно розташувати проти останнього рядка даного реквізиту-ознаки.

3. У графах облікового документа забороняється робити закреслення та застосовувати інші знаки замість відсутніх реквізитів-підстав. Графи з відсутніми реквізитами-підставами не заповнюються.

4. Заголовок облікового документа заповнюється таким чином:

під реквізитом “Ознака інформації” записується (вводиться) код інформації за належністю до виду забезпечення (служби забезпечення) або за підлеглістю

Продовження додатка 4

військового складу. Порядок кодування інформації за її ознаками встановлюється органом військового управління;

реквізит “Реєстраційний номер” записується (вводиться) тільки на вхідних облікових документах; він повинен відповідати номеру реєстрації облікового документа в книзі реєстрації (форма 25, додаток 1 до цього Керівництва) обліково-операційного відділу військового складу;

під реквізитом “Номер аркуша” записується (вводиться) порядковий номер аркуша облікового документа, який заповнюється. Якщо обліковий документ складається з декількох аркушів, то на останньому аркуші після його номера ставиться (вводиться) “КТ” (логічна ознака, що означає кінець тексту), а на інших аркушах ставляться (вводяться) тільки їх порядкові номери. Наприклад: обліковий документ складається з шести аркушів; в цьому випадку на шостому аркуші ставиться “6КТ”, а на інших відповідно 1, 2, 3, 4, 5. Якщо обліковий документ складається з одного аркуша, то під реквізитом “Номер аркуша” ставиться (вводиться) “1КТ”;

під реквізитом “Код документа” записується (вводиться) код облікового документа згідно з додатком 3 до цього Керівництва;

під реквізитом “Номер документа” записується (вводиться) номер облікового документа, який надається згідно з реєстрацією його в книзі реєстрації (форма 25, додаток 1 до цього Керівництва) обліково-операційного відділу;

під реквізитом “Дата документа” записується (вводиться) шестизначне число, у якому перші дві цифри означають число місяця, третя та четверта – місяць, п’ята та шоста – скорочено рік. Наприклад: 11.04.2004 означає: 11 квітня 2004 року;

під реквізитом “Підстава (мета) операції” записується (вводиться) код наказу (директиви, розпорядження, плану тощо) згідно з додатком 3 до цього Керівництва. Наприклад, якщо обліковий документ виписується на видавання військового майна відповідно до плану забезпечення (постачання), то ставиться код “134”;

під реквізитом “Код операції” записується (вводиться) код тієї операції, яка пов’язана з рухом військового майна, що здійснюється згідно з обліковим документом, який заповнюється. Наприклад, складається наряд на видавання зі складу автомобільного майна, у цьому випадку записується (вводиться) код “01”, що означає операцію “Видавання”;

реквізит-підстава “Дата операції” записується (вводиться) службовою особою, яка виконує вказану в обліковому документі операцію, таким же чином, як і реквізит-підстава “Дата документа”;

під реквізитами “Орган військового управління”, “Вантажовідправник”, “Вантажоодержувач”, “Військова частина” тощо записуються (вводяться) умовні (п’ятизначні) позначення, які присвоєні органу військового управління, військовому складу, військовій частині тощо, або коди, які встановлені вищим штабом;

під реквізитом “Відповідальний вантажоодержувач (здавальник)” записується (вводиться) військове звання, прізвище та ініціали або установлений код відповідального отримувача (здавальника), якому довірено отримання (здавання) військового майна.

5. Змістова частина облікового документа оформлюється таким чином:

Продовження додатка 4

заголовок графи “Найменування військового майна (індекс, номер креслення)” не кодується; заголовками рядків у цій графі записуються (вводяться) повні дійсні найменування відповідного військового майна або його індекси;

у графі “Код номенклатури” у відповідному рядку записується (вводиться) національний номенклатурний номер за Каталогом предметів постачання Збройних Сил України, а за його відсутності – код класу за Єдиним класифікатором предметів постачання ДК 020: 2004;

у графі “Одиниці виміру” записуються (вводяться) коди відповідних одиниць виміру військового майна згідно з загальнодержавним класифікатором (додаток 3 до цього Керівництва);

реквізити-підстави по кожному найменуванню військового майна в інших графах – “Категорія (сорт)”, “Видати (відвантажити)”, “Видано (відвантажено)”, “Заводський номер”, “Номер партії” тощо – не кодуються, а записуються (вводяться) їх дійсними значеннями;

у рядку “Усього” у графі реквізиту “Код номенклатури” записується (вводиться) контрольне число, яке складається з його коду (“209”) та кількості найменувань військового майна, яке вказане в обліковому документі. Наприклад, кількість найменувань військового майна 10, у цьому випадку записується (вводиться) контрольне число “20910”.

6. Змінні реквізити оформлюючої частини облікового документа, який підлягає обробці з використанням обчислювальної техніки, записується (вводиться) звичайним порядком.

7. Облікові дані, інформація про які передається каналами засобів зв’язку, спеціальної підготовки не потребують.