Самостоятельная работа против Команды поддержки

Давайте предположим, что Вы нашли прекрасного виртуального помощника. Он выполняет все Ваши некритические задачи, и Вы решили взять очень заслуженные каникулы в Таиланд. Хорошо знать, что кто-то помимо Вас будет крутить колесо и запускать фейерверки для разнообразия. Наконец-то, хоть какое-то облегчение! За два часа до Вашего полета от Бангкока до Пхукета, Вы получаете письмо: Ваш виртуальный помощник нетрудоспособен и будет в больнице в течение следующей недели. Не очень хорошо. Каникулы испорчены.

Мне не нравится зависеть от одного человека, и я ни кому этого не рекомендую. В мире высоких технологий этот тип зависимости упоминался бы как " единственный пункт отказа" - один хрупкий пункт, от которого зависит все остальное. В мире информационных технологий термин «избыточность» используется как пункт продажи систем, которые продолжают функционировать, даже если произошёл сбой или механический отказ в любой части. В контексте виртуальных помощников, избыточность влечет за собой поддержку от падений.

Я рекомендую, чтобы Вы наняли фирму виртуальных помощников или виртуальных помощников с резервными командами вместо единственных операторов. За примерами далеко ходить не надо, конечно, чтобы найти людей, у которых был единственный помощник в течение многих десятилетий совершенно без инцидентов, но я предполагаю, что это - исключение, а не правило. Лучше поберечься, чем потом жалеть. Помимо простого предотвращения бедствия, структура группы обеспечивает объединение талантов, что позволяет Вам назначать многократные задачи, не заморачиваясь поисками нового человека с необходимой квалификацией. «Brickwork» и «YMII» иллюстрируют этот тип структуры, а также обеспечивают единственный пункт контакта, личного менеджера, который затем отдает Ваши задачи наиболее способным людям в группе и разным рабочим группам. Нуждаетесь в графическом проекте? Сделано. Необходимо управление базой данных? Сделано. Мне не нравится звонить и координировать много людей. Я хочу «всё в одном» и выскажу желание заплатить на 10 % больше, лишь бы у меня было это. Я поощряю Вас быть также экономными в мелочах и расточительными в крупных делах.

Предпочтение команды не означает, что больше – лучше, а означает только, что большое количество людей лучше, чем один человек. Лучший виртуальный помощник, которого я использовал до настоящего времени – индус с пятью помощниками, подчиняющимися ему. Трёх может быть более чем достаточным, но двое – это уже правило, которому вы должны подчиняться.

Страх №1: «Дорогой, ты что, купил Порше в Китае?»

Я уверен, что у Вас могут быть свои страхи. У Якобса они, конечно, были:

Мои аутсорсеры теперь знают опасно много обо мне - не только моё расписание, но и мой холестерин, мои проблемы бесплодия, мой номер социального страхования, мои пароли (включая тот, который является детским обзывательством). Иногда я волнуюсь, что я не могу уйти от своих аутсорсеров, или я закончу с расходами в 12000 долларов на моей карте MasterCard за Луи Вьюитон в Анантапуре.

Хорошие новости заключаются в том, что неправильное использование финансовой и конфиденциальной информации – редкость. Во всех интервью, которые я провел для этой части книги, я смог найти только один случай информационного злоупотребления, и я искал долго. Это было связано с перегруженным работой виртуальным помощником в США, который нанял фрилансера в последний момент.

Запомните следующее – никогда не используйте только что нанятых на работу сотрудников. Запретите виртуальным помощникам, которые работают с маленькими задачами, заключать субподрядный договор на работу с непроверенными внештатным сотрудникам без Вашего письменного разрешения. Более уважаемые и высокоуровневые фирмы, «Brickwork» в примере ниже, имеют меры по безопасности, которые граничат с чрезмерностью и делают совершенно элементарным обнаружение злоумышленников в случае нарушения:

• Служащие подвергаются проверкам данных и подписывают NDAs (соглашение о неразглашении) в соответствии с политикой компании поддержания конфиденциальности информации клиента

• Электронная карта доступа для входа, и выхода

• Информация о кредитной карте вводится только избранными наблюдателями

• Вынос бумаги из офисов запрещен

• VLAN-доступ ограничен между различными командами; это гарантирует, что нет никакого несанкционированного доступа к информации между людьми различных команд в организации

• Регулярные отчёты об использовании принтера

• Накопители на гибких дисках и порты USB - отключены

• Сертификат «BS779» для окончательного соответствия международным стандартам безопасности

• 128-битовая технология шифрования для всего обмена данными

• Защищают VPN-соединения

Держу пари, что есть шанс, что уязвимые данные в 100 раз более защищены в «Brickwork», чем на Вашем собственном компьютере.

Однако, об информационном воровстве обычно думают как о неизбежности в цифровом мире, и предосторожности в связи с минимизацией негативных последствий должны быть всегда у вас в памяти. Есть два правила, которые я использую, чтобы минимизировать повреждения и иметь возможность быстрого ремонта.

1. Никогда не используйте дебетовые карты для сделок онлайн или с удаленными помощниками. Обратить несанкционированные действия по кредитной карте, особенно American Express, является делом безболезненным и даже мгновенным. Восстановление фондов изъятых с Вашего текущего счета через несанкционированное использование дебетовой карты занимает множество часов в одной только бумажной волокиты и может занять месяцы, чтобы сделать это, если это вообще одобрят.
2. Если Ваш виртуальный помощник будет получать доступ к вебсайтам от Вашего имени, создайте новый уникальный логин и пароль, который будет использоваться на этих сайтах. Большинство из нас использует одни и те же логины и пароли на большом количестве сайтов, и эта предосторожность ограничивает возможные проблемы. Проинструктируйте их использовать эти уникальные логины, чтобы создать аккаунт на новых сайтах если нужно. Отметьте, что это особенно важно, когда Вы используете помощников, у которых есть доступ к онлайновым коммерческим сайтам (разработчики, программисты, и т.д.).

Если воровство информации или личных данных не поразило Вас, то это ещё случится. Используйте эти руководящие принципы, и когда это случится, Вы поймете, что точно так же как большинство кошмаров, это не такая уж и большая беда и это вполне обратимо.

Сложное искусство простоты: Частые жалобы

Мой помощник - идиот! Ему потребовались 23 часа, чтобы назначит интервью! Это точно была моя первая жалоба. 23 часа! Я был накален до предела. Оригинал моего письма этому первому помощнику выглядел достаточно понятным.

Дорогой Абдул,

Вот первые задачи, которые должны быть сделаны к концу следующего вторника. Пожалуйста звони или пиши, если у тебя возникнут любые вопросы:

1. Посмотри эту статью https://www.msnbc.msn.com/id/12666060/site/newsweek/, найди контакты данные – телефон/e-mall/сайт Кэрол Милиган, и Марка и Джули Счекели. Также найди ту же информацию о Робе Лонге здесь https://www.msnbc.msn.com/id/l2652789/site/newsweek/

2. Назначь 30-минутное интервью с Кэрол, Марком и Джули, и Робом Лонгом. Используйте www.myevents.com (имя пользователя: нереально, пароль: непытайсяподобрать), чтобы добавить их в мой календарь на следующую неделю в любое время между 9-21 по восточно-американскому времени.

3. Найдите имя, электронную почту, и телефон (телефон наименее важен) рабочих в США, которые договорились о соглашениях об удаленной работе (дистанционный доступ к рабочему месту) несмотря на противостоящих им начальников. Те, кто путешествовал вне США, являются идеальными кандидатами. Другими ключевыми словами могут быть «teleworking» и " telecommuting". Важным фактором является то, что они провели переговоры с трудными начальниками. Пожалуйста пошли мне ссылки на их профили или напиши параграф, описывающий, почему они подходят под описанные выше характеристики.

Жду возможности увидеть то, что Вы можете сделать. Пожалуйста напиши мне письмо, если ты не понимаешь или если у тебя есть вопросы.

Всего лучшего,

Тим

Правда в том, что я ошибался. Это не хорошее требование для первой работы, и я сделал фатальные ошибки даже прежде, чем написать письмо. Если Вы – эффективный человек, но Вам непривычно давать команды, знайте, что большинство проблем в начале – Ваша ошибка. Заманчиво сразу же показать пальцем на кого-то еще и напыжиться, но большинство новых начальников повторяет те же ошибки, что сделал я.