IV. Проведение выставки

На этом этапе происходит полное оформление выставочного павильона (организация процесса въезда экспонентов, ввоза оборудования, контроль за состоянием стендов и оборудования, состоянием противопожарной безопасности и т.д.), раздача бэджей работникам выставки.

Рабочие дни выставки.

С этого момента начинается реализация деловой программы, например, раздача анкет для социологического исследования, отчетных и рекламных материалов мероприятия. Нельзя забывать о контроле над функционированием оборудования, звуком и светом в выставочном павильоне. В этот момент происходит формирование наборов сувенирной продукции, их распространение; передача объявлений по громкой связи в выставочном павильоне и на территории выставочного центра; организация видео - и фотосъемки; ведутся переговоры с партнерами, официальными лицами, ведущими СМИ.

4.2 Организация переговоров или заключения договоров

На выставке организуются элементы таких маркетинговых коммуникаций, как личная продажа. Также на выставке можно проводить бесплатные раздачи ручек с логотипом фирмы, листовок с расценками, контактными телефонами и перечнем предоставляемых услуг.

4.2 Организация учета посетителей, интересующихся продукцией

Во время выставки крайне целесообразно фиксировать ВСЕ возможные контакты и проявлять интерес к любому потенциальному клиенту (партнеру). Для этого лучше всего использовать специальную анкету. Она не должна быть большой по объему. В нее должны быть включены следующие пункты: ОРГАНИЗАЦИЯ - откуда он, АДРЕС - где он, ТЕЛЕФОН/ФАКС - как с ним связаться, ИМЯ/ФАМИЛИЯ - как его зовут, СФЕРА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ - чем он занимается (почему здесь), ДОП. ИНФОРМАЦИЯ - кто с ним говорил, пожелания, степень интереса, приоритет контакта.

Осуществление плана мероприятий. (ПРИЛОЖЕНИЕ П)

Каждый день выставки сопровождается выступлением музыкально-инструментального квартета Амадеус и прямой трансляцией в торговый зал с объявлением мероприятий, развлекательной информации. В помещении, где проходит выставка постоянно работают аква-гримеры, бесплатный фотограф, консультанты. Два раза в день в павильоне проходит мастер-класс и показательные выступления голландского флориста Йохана Хьюсмана. В последний день выставки объявляется распродажа товара, предназначенного для выставки.

На кассах все три дни раздаются сувениры и подарки: ручки и кружки с логотипом, фирменные пакеты и другое.