![]() Главная страница Случайная страница КАТЕГОРИИ: АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника |
Додаток 3. Лекція 3 «Основи ведення діловодства в установі»
Лекція 3 «Основи ведення діловодства в установі» Основою діяльності будь-якої установи є робота з інформацією – її отримання, опрацювання, прийняття рішень та їх виконання. Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, в яких фіксується з дотриманням установлених правил інформація про управлінські дії. Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається актами законодавства, положеннями про установу, положенням про структурні підрозділи і посадовими інструкціями. В установі визначається сукупність документів, передбачених номенклатурою справ, необхідних і достатніх для документування інформації про їх діяльність. Положення – це правовий акт, що визначає порядок утворення, статус, компетенцію, права, обов’язки та організацію роботи установи Інструкція – це правовий акт, що створюють органи управління для встановлення правил, які регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, підприємств, окремих їх підрозділів та служб, а також посадових осіб або громадян. Вона належить до категорії організаційних документів, що видаються міністерствами, установами є нормативним актом, що регламентує різні питання. Правила – це службові документи організаційного характеру, в яких викладаються настанови, або вимоги, що регламентують певний порядок будь-яких дій, поведінки. Розпорядчі документи – це документи, за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво, у певній установі, організації. До складу розпорядчих документів входять: Постанова – правовий акт, що приймається вищим та деякими центральними органами державної влади, іншими установами з метою вирішення найважливіших завдань, що стоять перед організаціями та встановлення стабільних норм, правил. Розпорядження – правовий акт, що видається керівниками різних рівнів; Наказ – це правовий акт, що видається керівником, який діє на засадах єдиноначальності з метою вирішення всіх основних або оперативних завдань, поставлених перед даною установою. Інформаційно-аналітичні документи – це документи, які містять інформацію, що є підставою для прийняття певних рішень, тобто ініціюють управлінські рішення, дозволяють обирати той або інший спосіб управлінського впливу. До складу інформаційно-аналітичних документів входять: Доповідніа записка – це документ, який інформує керівника установи чи структурного підрозділу про явища і факти, що сталися, про виконану роботу, про ситуацію, що склалася. Пояснювальна записка складається для пояснення ситуації, що виникла, фактів, дій або вчинків працівника. Вона складається на вимогу керівника, а в деяких випадках – з ініціативи підлеглого. Формуляр-зразок – це сукупність розташованих у певній послідовності реквізитів, притаманних усім видами даної системи документів. У ньому встановлено формат, розміри берегів, вимоги до побудови схеми розташованості реквізитів. Отже, у формулярі-зразок подано максимальний набір реквізитів, що постійно використовується при складанні організаційно-розпорядчих документів. ДСТУ 4163-2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» Склад реквізитів документів 01 — зображення Державного герба України 02 — зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування) 03 — зображення нагород 04 — код організації 05 — код форми документа 06 — назва організації вищого рівня 07 — назва організації 08 — назва структурного підрозділу організації 09 — довідкові дані про організацію 10 — назва виду документа 11 – дата документа 12 – реєстраційний індекс документа 13 – посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь 14 – місце складення або видання документа 15 – гриф обмеження доступу до документа 16 – адресат 17 – гриф затвердження документа 18 – резолюція 19 – заголовок до тексту документа 20 – відмітка про контроль 21 – текст документа 22 – відмітка про наявність додатків 23 – підпис 24 – гриф погодження документа 25 – візи документа 27 – відмітка про засвідчення копії 28 – прізвище виконавця і номер його телефону 29 – відмітка про виконання документа і направлення його до справи 30 – відмітка про наявність документа в електронній формі 31 – відмітка про надійдення документа до організації 32 – запис про державну реєстрацію Порядок оформлення додатків 1.Додаток 5 до Інструкції (пункт 8) 2.Додаток до наказу Державного архіву Київської області 20.04.2013 № 56 Порядок оформлення додатків Додаток: на 7 арк. у 2 прим. Додатки: 1. Довідка про виконання плану розвитку архівної справи державного архіву за 2013 рік на 15 арк. в 1 прим. 2. Графік приймання-передавання документів державного архіву на 2013 рік на 3 арк. в 1 прим. Додаток: лист Державної архівної служби України 20.09.2010 №595/04-12 і додаток до нього, всього на 20 арк. в 1 прим. Додаток: згідно з описом на 3 арк. Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу. Відмітка про виконання документа До справ № 01-26 Лист-відповідь від 20.05.2013 № 220/01-26 посада, підпис, ініціали (ініціал імені) прізвище Дата
|