Методические указания. Лабораторное занятие № 3

Лабораторное занятие № 3

Тема: «Система организационно-распорядительной доку­ментации».

Наименование работы: «Составление и оформление справочно-информационных документов».

Цель занятия: научиться составлять справочно-информационную документацию.

Приобретаемые умения и навыки: умение составлять акт, докладную (служебную, объяснительную) записку.

Норма времени: 2 часа.

Оснащение рабочего места: план практического занятия, пособия по ДОУ, конспект.

Литература: Замыцкова О.И. Делопроизводство: Учеб. пособие. — Ростов н/Д: Феникс, 2006.

Кудрягв В.А. Организация работы с докумен­тами: Учебник. — М.: ИНФРА-М, 2005.

Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). — М.: ЗАО «Бизнес-школа» «Интел-Синтез», 1999.

Актуализация опорных знаний и практического опыта при допуске к работе:

1. Каково значение информационно-справочных документов?

2.Что такое докладная записка? Виды докладных записок.

Задание № 1

Составить и оформить акт.

Задание № 2

Составить и оформить внешнюю докладную (служебную) записку.

Задание № 3

Составить и оформить объяснительную записку.

Задание № 4

Составить и оформить личное заявление.

Методические указания

Чтобы выполнить задание, необходимо ознакомиться с па­кетом справочно-информационных документов (приложе­ния 3.1-11).

АКТ — это документ, составленный несколькими лица­ми для подтверждения установленных фактов, событий, дей­ствий. Акты могут составляться в самых различных ситуа­циях: при инвентаризации, при приеме-передаче докумен­тов, материальных ценностей, ревизии, ликвидации орга­низации и т. д.

Акты составляются коллегиально (не менее двух состави­телей). Нередко акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядитель­ным документом руководителя организации. Акты могут со­ставляться и постоянно действующими комиссиями на регу­лярной основе.

Акт составляется на общем бланке организации или на спе­циальном бланке акта с унифицированным текстом (для актов с постоянно повторяющейся информацией).

Обязательными реквизитами акта являются: название орга­низации, название вида документа (АКТ), дата, регистрацион­ный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях — гриф утверждения.

Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «акт».

Датой акта считается дата события (проверки, обследова­ния и т. п.).

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

Во вводной части акта указываются основание его состав­ления (распорядительный документ, договор с указанием его даты и номера), председатель и члены комиссии. В основной части излагаются сущность, характер, методы, сроки проде­ланной работы, установленные факты, а также выводы, пред­ложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, материал может быть представлен в виде таб­лицы.

При необходимости акт может иметь заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт.

В конце текста указывается количество составленных эк­земпляров, их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве эк­земпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, уча­ствовавшими в его составлении. Лицо, несогласное с содер­жанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем не­согласии. Особое мнение члена комиссии следует оформить на листе и прилагать к акту.

В необходимых случаях (если этого требуют нормативные документы) акты утверждаются руководителем данной или вы­шестоящей организации, по распоряжению которого проводи­лись действия, завершившиеся составлением акта.

Протокол — документ, содержащий запись хода обсужде­ния вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Протоколы оформляются на основании черновых записей, ведущихся во время заседания, стенограммы заседания или зву­козаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию. Оформляется протокол на общем бланке организации (см. при­ложения-3, 2-3), и содержит следующие реквизиты:

■ наименование организации;

■ название вида документа;

■ дату и номер протокола;

■ место составления протокола (проведения заседания);

■ заголовок к тексту;

■ текст;

■ подписи;

■ визы ознакомления.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и ос­новной.

Во вводной части указываются: кто председатель, секре­тарь, присутствовали (должностные лица, входящие в состав коллегиального органа, приглашенные), какова повестка дня. Если на заседании присутствует большое количество участни­ков, в этом случае составляется отдельный список присутство­вавших на собрании, прилагаемый к протоколу.

В разделе «Повестка дня» перечисляются и нумеруются рас­сматриваемые на заседании вопросы.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответству­ющих пунктам повестки дня. Текст каждого пункта строится по схеме: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ. Каждый вопрос «Повестки дня» рассматривается и оформля­ется отдельно по вышеуказанной схеме. Постановляющая часть может подразделяться на пункты.

Протокол подписывается председателем и секретарем (см. приложения 3.2-3.4). В особо важных случаях выступавшие должны визировать протокол. Визы проставляются на левом поле документа, на уровне записи выступления.

Датой протокола является дата протоколируемого события. Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указы­вают даты начала и окончания заседания.

Отдельные виды протоколов (протоколы технических, экс­пертных советов, комиссий, протоколы испытаний и др.) ут­верждаются руководителем организации или вышестоящего органа.

Наряду с полной формой протокола, существуют краткая и сокращенная формы протокола.

В сокращенных формах протокола после списка присут­ствовавших (приглашенных) указывается порядковый номер вопроса по повестке дня и печатается название доклада. Пос­ледняя строка названия доклада (повестки дня) подчеркивается и под чертой (в скобках) печатают фамилии высту­пивших в порядке их выступления. Название каждого док­лада заканчивается протокольным решением или постанов­лением.

В протоколе краткой формы указываются только рассмат­риваемые вопросы, фамилии участвовавших в обсуждении и принятые решения.

Докладная записка — это документ, адресованный руко­водству и содержащий изложение какого-либо вопроса с вы­водами и предложениями.

Докладная записка имеет реквизиты: наименование пред­приятия, наименование структурного подразделения, вид до­кумента (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА), дата, заголовок к тексту, текст, подпись (см. приложения З.7З76).

Заголовок к тексту раскрывает его содержание. В начале текста излагаются факты и приводится их анализ, затем следу­ют выводы и предложения о конкретных действиях.

Внутренние записки подписываются составителем, вне­шние (в вышестоящие органы) подписываются руководителем предприятия.

Объяснительная записка — это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составленный вышестоящему должностному лицу.

Объяснительная записка оформляется на стандартном лис­те бумаге и адресуется конкретному должностному лицу. Обя­зательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись (см. приложение З г7).

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: пер­вая содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая — причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. Объяснительную записку подписывает ее составитель. Да­той объяснительной записки является дата ее составления и подписания.

Служебное письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым спо­собом передачи текста — пересылкой по почте.

Письма составляются на специальном бланке А4 или А5 в зависимости от размера текста. Обязательными реквизитами письма являются:

■ наименование организации-автора;

■ справочные данные об организации;

■ дата;

■ регистрационный номер;

■ ссылка на дату и номер поступившего документа;

■ адресат;

■ заголовок к тексту;

■ подпись;

■ отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах — печать (см. приложение 3. 8).

В зависимости от типа письма и его содержания текст в нем может быть простым или сложным. Простые письма со­стоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Слож­ные в композиционном плане письма содержат вступление, ос­новную часть (доказательство) и заключение.

Во вступлении даются обоснование вопроса, причины воз­никновения вопроса, приводятся доказательства или опровер­жения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникло сомнений в правильности и обоснованности пред­лагаемых решений. В заключении формируется основная цель письма.

Текст большинства писем излагается от первого лица мно­жественного числа (просим, направляем...) или от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, сообщаю...). Пись­ма, адресованные руководителю по вопросам, требующим его особого внимания, могут содержать вступительное обраще­ние — формулу уважительного обращения к адресату («Ува­жаемый господин Беляев») и заключительную формулу веж­ливости (С уважением).

Если письмо является ответным, то в бланке письма указываются номер и дата письма, на который дается ответ: «№______ от».

Письма визируются составителем, руководителем подраз­деления-автора, при необходимости — с руководителями за­интересованных структурных подразделений, а также с замес­тителем руководителя организации, курирующим данное под­разделение. Визируются письма на втором экземпляре, кото­рый остается в архиве организации.

Письма подписываются руководителем организации, его за­местителями в рамках предоставленной им компетентности, а также руководителями самостоятельных структурных подраз­делений, если им предоставлено на это право.

Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая про­ставляется в нижней части листа, под подписью руководителя или на обратной стороне листа (см. приложение 3. 8). Датой письма является дата его подписания.

Факсограмма (телефакс, факс) — получаемая на бумаж­ном носителе копия документа, переданного по каналам фак­симильной связи.

Факсограмма не может считаться отдельным видом доку­мента, так как по факсу можно передавать любой документ на бумажном носителе — приказ, распоряжение, договор, прото­кол, и др. Чаще всего факс используется для передачи служеб­ных писем и разного рода информационных сообщений.

Строго говоря, документ, переданный по факсу, является копией и не обладает юридической силой, но по соглашению между организациями, осуществляющими факсимильную связь, факсограммы могут приравниваться к документу.

Документы, передаваемые по факсу, оформляются в соот­ветствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующе­му виду документа, и должны быть напечатаны четким, кон­трастным шрифтом (см. приложение 3: 9).

Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи. Телефоног­рамма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем.

Обязательными реквизитами телефонограммы являются: исходящий регистрационный номер отправляемой телефоно­граммы; наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телеграмму; входящий регистрационный номер полученной телеграммы.

В тексте не должно быть более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов (см. приложение)

Составляется телефонограмма в одном экземпляре и под­писывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана. Для записи телефонограмм целесообразно исполь­зовать специальные бланки.

Личное заявление — это документ, адресованный долж­ностному лицу и содержащий просьбу работника.

Заявление составляется по кадровым вопросам; при при­еме на работу, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и др. (см. приложение ЗЛ1),

Заявление адресуется руководителю организации или его заместителю и оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами заявления являются: наимено­вание подразделения, название документа, дата, регистраци­онный номер, адресат, фамилия и должность заявителя, под­пись. Текст заявления состоит из двух (обоснование и заклю­чение) или одной части (заключение). Заключение содержит изложение существа вопроса, затем излагаются детали за­тронутого вопроса.

Заявление может иметь приложения — документы, подтвер­ждающие обоснование просьбы (подлинники, копии докумен­тов, автобиографию и т. д.).

Заявление подписывается составителем.

Контрольные вопросы

1.Каковы требования, предъявляемые к составлению и

оформлению актов?

2. Каковы особенности составления гарантийных писем?